শিপিং প্রক্রিয়া: অনলাইন শিপিং কিভাবে কাজ করে?

প্যাকেজগুলির নিরাপদ এবং সময়মত বিতরণের জন্য একটি শক্তিশালী শিপিং প্রক্রিয়া তৈরি করা অপরিহার্য। এটি নিশ্চিত করা আপনার ইকমার্স কোম্পানির জন্য একটি শক্তিশালী গ্রাহক বেস তৈরি করবে।  

শিপিংকে বিশ্ব বাণিজ্যের মেরুদন্ড হিসাবে বর্ণনা করার অনেক কারণ রয়েছে। এই প্রক্রিয়াটি বেশিরভাগ কাঁচামাল, উপাদান এবং সমাপ্ত পণ্য পরিবহনের জন্য দায়ী যা শুধুমাত্র আপনার অনলাইন ব্যবসার রাজস্ব নয় বরং সামগ্রিকভাবে অর্থনীতিকে চালিত করে।

শিপিং ছাড়া সাপ্লাই চেইন ম্যানেজমেন্টের পুরো প্রক্রিয়াটিই অকার্যকর হয়ে পড়ে। যেহেতু একটি অনলাইন ব্যবসার প্রধান উদ্দেশ্য হলো চূড়ান্ত গ্রাহকদের কাছে সময়মতো এবং দক্ষতার সাথে পণ্য পৌঁছে দেওয়া, তাই ই-কমার্স শিপিংয়ের ক্ষেত্রে বিভিন্ন পদ্ধতি অনুসরণ করা উচিত।

শিপিং প্রক্রিয়া কি?

গ্রাহকের অর্ডার গ্রহণ করা থেকে শুরু করে শেষ ধাপের ডেলিভারির জন্য তা প্রস্তুত করা পর্যন্ত সবকিছুই শিপিং প্রক্রিয়ার অন্তর্ভুক্ত । সহজ কথায়, এই প্রক্রিয়ায় এমন কিছু ধারাবাহিক কার্যক্রম জড়িত যা এক স্থান থেকে অন্য স্থানে পণ্যের চলাচল সম্পন্ন করে।

লজিস্টিকস যেকোন ব্যবসার মূল গঠন করে এবং আপনার ব্যবসা সফল হওয়ার জন্য শিপিং প্রক্রিয়া অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। পণ্যের সময়মত এবং দক্ষ ডেলিভারি নিশ্চিত করার মাধ্যমে আপনার গ্রাহক বেস বাড়ানোর জন্য একটি শক্তিশালী শিপিং প্রক্রিয়া অপরিহার্য। 

অনলাইন শিপিং কীভাবে কাজ করে?

একটি সু-পরিচালিত শিপিং প্রক্রিয়া গ্রাহকরা কীভাবে একটি ব্যবসাকে উপলব্ধি করে এবং গ্রাহকের সন্তুষ্টিকে প্রভাবিত করে তা প্রভাবিত করে। আপনি যদি একটি ব্যবসা চালান, তাহলে শিপিং প্রক্রিয়া সম্পর্কে জানা এবং বোঝা অপরিহার্য। অর্ডার করা আইটেমগুলি নিরাপদে এবং সময়মত গ্রাহকের কাছে পৌঁছানো নিশ্চিত করতে এটি বিভিন্ন পর্যায়ে জড়িত।

আসুন বুঝতে পারি কীভাবে শিপিং প্রক্রিয়াটিকে ভারতে তিনটি প্রধান ক্রিয়াকলাপে বিভক্ত করা হয়েছে: 

1. প্রাক চালান

এই পর্যায়ে শিপিং তথ্য সংগ্রহ করা, পণ্য প্যাকেজিং ও লেবেলিং করা, শিপিং পদ্ধতি নির্বাচন করা এবং উৎপত্তিস্থলের সনদ , প্যাকিং তালিকা, গ্রাহকের ঘোষণা, চালান ইত্যাদির মতো নথি প্রস্তুত করা অন্তর্ভুক্ত।

2. চালান এবং ডেলিভারি

এটি শিপিং প্রক্রিয়ার দ্বিতীয় পর্যায়, যেখানে গ্রাহকের কাছে পণ্যটির প্রকৃত ডেলিভারির জন্য পার্সেলটি শিপিং ক্যারিয়ারের কাছে হস্তান্তর করা হয়। এই পর্যায়ে পার্সেলটি তার গন্তব্যের দিকে যাওয়ার সময় সেটির গতিবিধি ট্র্যাক করাও অন্তর্ভুক্ত।

3. পোস্ট চালান

পোস্ট-শিপমেন্ট পর্যায় হল শিপিং প্রক্রিয়ার শেষ পর্যায় যখন গ্রাহক পার্সেল গ্রহণ করে এবং ডেলিভারি নিশ্চিত করে। পোস্ট-শিপিং প্রক্রিয়া রিটার্ন এবং বিনিময় পরিচালনা করে, গ্রাহক সহায়তা প্রদান করে এবং হারিয়ে যাওয়া বা ক্ষতিগ্রস্ত প্যাকেজ পরিচালনা করে।   

শিপিং প্রক্রিয়ার ধাপে ধাপে নির্দেশিকা 

সাতটি সহজ ধাপে ই-কমার্স শিপিং প্রক্রিয়া খুঁজে বের করতে পড়ুন যা সময়মতো গ্রাহকদের কাছে পণ্য পৌঁছানো নিশ্চিত করে সেরা গ্রাহক অভিজ্ঞতা প্রদান করে।

ধাপ 1: অর্ডার প্রসেসিং

অর্ডার প্রসেসিং বলতে গ্রাহকের অর্ডার প্রক্রিয়া করার জন্য প্রয়োজনীয় কার্যকলাপের সমষ্টিকে বোঝায়। প্রতিটি ক্রয় একটি নির্দিষ্ট অর্ডার এবং ডেলিভারিযোগ্য পণ্যের জন্য একটি ট্র্যাকিং আইডির সাথে যুক্ত থাকে। অর্ডার প্রক্রিয়াকরণে বিভিন্ন দলের বিভিন্ন কাজ থাকে। উৎপাদন ও লজিস্টিকস দল ইনভেন্টরি আপডেট করে, পারচেজ অর্ডার বন্ধ করে এবং প্যাকেজিং ও ডেলিভারি দলকে কাজ বরাদ্দ করে।

ধাপ 2: ক্যারিয়ার নির্বাচন

পরিবহন সংস্থা নির্বাচন শিপিং খরচ , ডেলিভারির সময় এবং গ্রাহক পরিষেবার উপর উল্লেখযোগ্য প্রভাব ফেলে। সুতরাং, শিপিং প্রক্রিয়ায় এই ধাপটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।

ভারতের অন্যতম সেরা শিপিং ক্যারিয়ার শিপরকেটের মাধ্যমে, জরুরি চালানের ক্ষেত্রে আপনি আপনার গ্রাহকদের একই দিনে বা পরের দিন ডেলিভারি দিতে পারেন । এছাড়াও, আপনি বিভিন্ন গ্রাহকের প্রয়োজন অনুযায়ী নানা ধরনের ভ্যালু-অ্যাডেড পরিষেবা থেকেও উপকৃত হবেন। উদাহরণস্বরূপ, এই প্ল্যাটফর্মটি তার বিক্রেতাদের জন্য পেমেন্ট এবং লেন্ডিং ব্যবস্থাও তৈরি করছে।

সুতরাং, আপনার সর্বদা এমন একটি ক্যারিয়ার বেছে নেওয়া উচিত যা আপনার ব্যবসার চাহিদা, প্রত্যাশা এবং বাজেটের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ।  

ধাপ 3: অর্ডার প্যাকেজিং

চূড়ান্তভাবে পাঠানোর আগে পরবর্তী ধাপ হলো পণ্যগুলো সঠিকভাবে প্যাক করা। প্যাকেজিংয়ের দুটি উদ্দেশ্য রয়েছে; প্রথমত, এটি পণ্যকে ক্ষতি থেকে রক্ষা করে এবং দ্বিতীয়ত, এটি ব্র্যান্ড ভ্যালু তৈরিতে সাহায্য করে। কিছু প্রচলিত প্যাকেজিং বিকল্পের মধ্যে রয়েছে বাক্স, প্যাকেট, খাম ইত্যাদি। পণ্যের ধরনের ওপর ভিত্তি করে প্যাকেজিং করা হয়।

প্যাকেজিং সবসময় ব্যবহারকারী-বান্ধব এবং কম কষ্টকর হওয়া উচিত। যাইহোক, এটি মজবুত এবং টেকসই হওয়া উচিত যাতে পণ্যটি ট্রানজিটের সময় ক্ষতিগ্রস্থ হওয়া থেকে বিরত থাকে। তাছাড়া, আপনার ব্র্যান্ডের লোগো (যদি থাকে) প্যাকেজে স্পষ্টভাবে দৃশ্যমান হওয়া প্রয়োজন, কারণ এটি ব্র্যান্ডের মান এবং ধরে রাখতে সাহায্য করে।

ধাপ 4: লেবেলিং

শিপিং কোম্পানিগুলি গ্রাহকের তথ্য যেমন তাদের ঠিকানা, যোগাযোগ নম্বর, অর্ডার নম্বর, ট্র্যাকিং নম্বর এবং শিপিংয়ের পদ্ধতিগুলি সহ পণ্যগুলিকে লেবেল করে। 

পদক্ষেপ 5: সরবরাহ ও বিতরণ

এটি সম্পূর্ণ শিপিং প্রক্রিয়ার চতুর্থ এবং সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ধাপ। গ্রাহকের কাছে নির্বিঘ্ন এবং সময়মতো ডেলিভারির জন্য ই-কমার্স কোম্পানিগুলোর একটি নির্ভরযোগ্য লজিস্টিকস প্রক্রিয়া প্রয়োজন। এক্ষেত্রে, নির্ভরযোগ্য এবং স্বনামধন্য থার্ড-পার্টি লজিস্টিকস বা কুরিয়ার এজেন্সিকে নিয়োগ করা বা তাদের সাথে অংশীদারিত্ব করা সহায়ক হয়। তারা আপনার পক্ষ থেকে পণ্যগুলো পৌঁছে দেবে।

অ্যামাজনের মতো ইকমার্স জায়ান্টদের অর্ডার ডেলিভারি করার জন্য নিজস্ব লজিস্টিকস বিভাগ রয়েছে। অন্যরা শিপরকেটের মতো অনলাইন শিপিং অ্যাগ্রিগেটর বেছে নিতে পারেন, যা বিক্রেতাদের একাধিক শিপিং পার্টনার থেকে বেছে নেওয়ার সুযোগ দেয় এবং শিপিং চার্জ আগে থেকেই ঠিক করে রাখে।

ধাপ 6: ট্র্যাকিং

ট্র্যাকিং নম্বর সরবরাহকারী এবং ক্রেতাকে ডেলিভারির অবস্থা সম্পর্কে আপডেট থাকতে সাহায্য করে। এই নম্বরটি ব্যবহার করে, তারা ক্যারিয়ারের ওয়েবসাইট বা অ্যাপের মাধ্যমে প্যাকেজের যাত্রা ট্র্যাক করতে পারে। 

গ্রাহক সন্তুষ্টি এবং সম্পদের সর্বোত্তম ব্যবহার নিশ্চিত করার জন্য এই পদক্ষেপটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। একটি নম্বরের মাধ্যমে ট্র্যাকিং করার সবচেয়ে ভালো দিকটি হলো, গ্রাহকরা কাস্টমার সাপোর্টে যোগাযোগ না করেই তাদের প্যাকেজের অবস্থা সম্পর্কে রিয়েল-টাইম আপডেট পেতে পারেন।

পদক্ষেপ 7: ফিরে

শিপিংয়ের সাথে বিপরীত লজিস্টিকও জড়িত থাকে, অর্থাৎ, যদি কোনো কারণে পণ্য ফেরত দেওয়া হয়, যা ক্ষতিগ্রস্থ হতে পারে, গুণমানের সমস্যা হতে পারে বা গ্রাহকের শেষ থেকে অসন্তোষ হতে পারে।

গ্রাহক পণ্যগুলো ফেরত দেওয়ার পর, লজিস্টিক এজেন্সি সেগুলো খুচরা বিক্রেতার কাছে ফেরত পাঠিয়ে দেয়। ফেরতের শর্তাবলী অনুযায়ী , খুচরা বিক্রেতা অর্থ ফেরতের প্রক্রিয়া সম্পন্ন করে।

ভারতে শিপিং প্রক্রিয়ার ধরন

আপনি শিপিং প্রক্রিয়ার প্রতিটি ধাপকে অপ্টিমাইজ করে আপনার ব্যবসার প্রক্রিয়াকে স্ট্রিমলাইন করতে পারেন, দক্ষতা উন্নত করতে পারেন এবং অনেকাংশে ত্রুটি কমাতে পারেন। আসুন বিভিন্ন শিপিং প্রক্রিয়ার অন্তর্দৃষ্টি অর্জন করি যা আপনার ব্যবসার প্রয়োজনীয়তা অনুসারে আপনার শিপিং প্রক্রিয়াটিকে অপ্টিমাইজ করতে পারে:

1. মালবাহী শিপিং

পণ্য পরিবহণ বলতে স্থল, আকাশ বা জলপথে বিপুল পরিমাণে পণ্য পরিবহণ করাকে বোঝায়। এই ধরনের পরিবহণ ব্যবসা প্রতিষ্ঠানগুলোকে তাদের বাজার প্রসারিত করতে, খরচ বাঁচাতে এবং দক্ষতার সাথে পরিবহণ করতে সাহায্য করে।

যখন আপনার কাছে বড় আকারের কোনো চালানের অর্ডার থাকে যা আপনি সাধারণ পদ্ধতিতে পরিবহন করতে পারেন না, তখন মালবাহী পরিবহন একটি কার্যকর উপায়। মালবাহী পরিবহনের খরচ বিভিন্ন বিষয়ের উপর নির্ভর করে, যার মধ্যে রয়েছে পরিবহনকারী সংস্থা, উৎস ও গন্তব্যের মধ্যকার দূরত্ব, পণ্যের ধরন ও পরিমাণ ইত্যাদি।

2. বাছাই এবং প্যাক শিপিং

পিক-এন্ড-প্যাক শিপিং প্রক্রিয়াটি দ্রুত, ঝামেলামুক্ত এবং দ্রুত ডেলিভারির জন্য সুপরিচিত। এতে ইনভেন্টরি থেকে আইটেম তোলা, প্যাক করা এবং গ্রাহকদের কাছে পাঠানো জড়িত।  

এই শিপিং পদ্ধতিটি বিভিন্ন ধরণের পণ্য সরবরাহকারী বড় ব্যবসা প্রতিষ্ঠানগুলোর জন্য উপযুক্ত । এর সবচেয়ে ভালো দিক হলো, আপনি আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী অর্ডারগুলো কাস্টমাইজ করতে পারেন। যেসব ব্যবসা প্রতিষ্ঠান তাদের ওয়্যারহাউস কার্যক্রমে গতিশীলতা ও দক্ষতা আনতে চায়, তাদের জন্য এটি একটি আদর্শ পদ্ধতি।

3. PTL শিপিং

পার্শিয়াল ট্রাকলোড (পিটিএল) শিপিং হলো এমন একটি বিকল্প যা ব্যবসা প্রতিষ্ঠানগুলোকে পরিবহনের একটি সাশ্রয়ী উপায় প্রদান করে। এই শিপিং মডেলের প্রধান সুবিধা হলো, দুই বা ততোধিক প্রেরক পণ্য ভাগাভাগি করে নিতে পারে এবং শুধুমাত্র তাদের ব্যবহৃত নির্দিষ্ট স্থানের জন্যই অর্থ প্রদান করে।

আপনার কাছে যদি অল্প পরিমাণে পণ্য থাকে যা একটি সম্পূর্ণ ট্রাক বোঝাই করার জন্য অপর্যাপ্ত , তবে এটি একটি আদর্শ পরিবহন পদ্ধতি। অনেক ছোট ব্যবসা, যাদের সাশ্রয়ী মূল্যে পরিবহনের প্রয়োজন হয় এবং যারা খরচ ও গতির মধ্যে ভারসাম্য বজায় রাখতে চায়, তারা তাদের গ্রাহকদের কাছে পণ্য পৌঁছে দেওয়ার জন্য পিটিএল শিপিং বেছে নেয়।

4. ড্রপ শিপিং

ড্রপ শিপিং হলো একটি খুচরা ব্যবসায়িক মডেল, যা ব্র্যান্ডগুলোকে বিপুল পরিচালন ব্যয় এবং ইনভেন্টরি ঝুঁকি ছাড়াই গ্রাহকদের কাছে তাদের পণ্য বিক্রি ও পরিবহন করতে সক্ষম করে। এই শিপিং প্রক্রিয়ায় অনলাইন ব্যবসাগুলোকে সরাসরি তাদের পণ্যের ইনভেন্টরি পরিচালনা ও বিতরণ করতে হয় না, ফলে গুদামের জায়গা এবং প্রাথমিক খরচ/বিনিয়োগ সাশ্রয় হয়।

5. ইকমার্স শিপিং

ইকমার্স শিপিং মূলত অনলাইন ব্যবসায়ীদের লক্ষ্য করে তৈরি। তারা কী ধরনের পণ্য বিক্রি করছেন এবং কোন ধরনের গ্রাহকদের লক্ষ্য করছেন, তার উপর নির্ভর করে এই শিপিং পদ্ধতিতে স্ট্যান্ডার্ড বা এক্সপ্রেস ডেলিভারি , একই দিনে বা পরের দিনে ডেলিভারি, স্থানীয় ডেলিভারি , আন্তর্জাতিক ডেলিভারি, ফ্রি শিপিং , ওভারনাইট শিপিং ইত্যাদির মতো একাধিক বিকল্প অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে।

6. দ্রুত শিপিং

এক্সপেডিটেড শিপিং আপনার গ্রাহকদের কাছে পণ্যের দ্রুত ডেলিভারি নিশ্চিত করে। এই শিপিং মডেলটি সেইসব ব্যবসার জন্য উপযোগী, যারা সময়-সংবেদনশীল বা বিলাসবহুল পণ্য নিয়ে কাজ করে। বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, অভ্যন্তরীণ চালানের জন্য এক্সপেডিটেড শিপিং-এ ১-৩ দিন এবং আন্তর্জাতিক ডেলিভারির জন্য পাঁচ বা তার বেশি দিন সময় লাগতে পারে।

আপনি একটি প্রিমিয়াম মূল্য পরিশোধ করে এই শিপিং মডেলটি বেছে নিতে পারেন, যা নিয়মিত শিপিং খরচের চেয়ে বেশি। 

শিপ্রকেটের সাথে আপনার শিপিং প্রক্রিয়া স্ট্রীমলাইন করুন!

ডিজিটাল প্ল্যাটফর্মের ক্রমবর্ধমান জনপ্রিয়তা ই-কমার্সের দ্রুত বৃদ্ধির দিকে পরিচালিত করেছে। উদ্ভাবনী শিপিং প্রক্রিয়া এবং কৌশল প্রায় প্রতিদিন আসছে, এটি ব্যবসা এবং গ্রাহক উভয়ই উপকৃত হবে বলে আশা করা হচ্ছে।

আপনি অভ্যন্তরীণ বা আন্তর্জাতিক শিপিং যাই করুন না কেন , শিপরকেট আপনাকে একসাথে অনেক অর্ডার পাঠাতে, কুরিয়ারের পরামর্শ পেতে এবং বিভিন্ন স্থান থেকে অর্ডার সংগ্রহ করতে সাহায্য করে। এটি প্রতিবার ম্যানুয়ালি আপনার ওয়েবসাইট সিঙ্ক না করেই আপনার সমস্ত অর্ডার ইম্পোর্ট করার শিপিং প্রক্রিয়াটিকে স্বয়ংক্রিয় করে এবং একটি স্বয়ংক্রিয় প্যানেলের মাধ্যমে ডেলিভারি না হওয়া অর্ডারগুলো পরিচালনা করে।

উপসংহার

এই ব্লগটি ইন্ডাস্ট্রির অগ্রগতি সম্পর্কিত দরকারি আপডেট এবং আপনার ই-কমার্স ব্যবসা বাড়ানোর টিপস প্রদান করে। শিপরকেট ভারতের এক নম্বর ই-কমার্স শিপিং সলিউশন, যা হাজার হাজার অনলাইন বিক্রেতাকে একটি ঝামেলা-মুক্ত শিপিং অভিজ্ঞতা প্রদান করে।

প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নাবলী (প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নাবলী)