ইমেল দমন দক্ষতা: ইমেল পরিচালনার জন্য একটি সম্পূর্ণ গাইড
খ্যাতি ভঙ্গুর কাঁচের মতো; এটি একটি ভাল নির্মাণ করতে অপরিমেয় সময় লাগে, এবং সহজেই ভেঙে যায়। সুতরাং, অপ্রতুল ইমেইল পাঠানোর অভ্যাস আপনার ডেলিভারিবিলিটিকে ঝুঁকিতে ফেলতে পারে এবং আপনার লক্ষ্য দর্শকের ইনবক্সে পৌঁছাতে বাধা দিতে পারে।
এটি শুধুমাত্র স্প্যাম হিসাবে চিহ্নিত হবে যদি আপনি ইতিমধ্যেই সদস্যতা ত্যাগ করার পরেও তাদের ইমেল পাঠাতে থাকেন। সুতরাং, ভবিষ্যতে যোগাযোগ এড়াতে আপনাকে অবশ্যই আপনার তালিকা থেকে এই জাতীয় ইমেল ঠিকানাগুলি মুছতে হবে। কিন্তু কিভাবে আপনি এটা করতে পারেন? আপনি একটি ইমেল দমন তালিকা তাদের যোগ করতে পারেন.
আপনি হয়তো ভাবছেন যে একটি দমন তালিকা ঠিক কী এবং কাকে এতে যুক্ত করা উচিত। এই নিবন্ধটি দমন তালিকা সম্পর্কে আপনার যা জানা দরকার তা ব্যাখ্যা করবে। আরও জানতে পড়ুন।
দমন তালিকা বোঝা
একটি দমন তালিকায় এমন ইমেল ঠিকানা রয়েছে যা ভবিষ্যতের যোগাযোগ থেকে বাদ দিতে হবে 2003 সালের CAN-SPAM আইন (মার্কিন যুক্তরাষ্ট্র)। এর জন্য ইমেল প্রেরকদের ভবিষ্যতের ইমেলগুলি যেমন প্রচারমূলক অফার বা পণ্য লঞ্চ আপডেটগুলি থেকে অপ্ট আউট করার জন্য একটি বিকল্প প্রদান করতে হবে৷ সদস্যতা ত্যাগ করার পরে, ইমেল ঠিকানাগুলিকে একটি দমন তালিকায় যুক্ত করা হয় যাতে ভবিষ্যতে বার্তাগুলি পাঠানো না হয়।
CAN-SPAM আইন, 2003 সালে একটি আইন হিসাবে স্বাক্ষরিত এবং ফেডারেল ট্রেড কমিশন দ্বারা প্রয়োগ করা হয়েছে, এটি মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রে বাণিজ্যিক ইমেল বিপণনের জাতীয় মান। এর মূল উদ্দেশ্য ছিল বিভ্রান্তিকর, ব্যাজারিং এবং মিথ্যা ইমেলগুলি সীমিত করা এবং প্রাপকদের অপ্ট-আউট করার অনুমতি দেওয়া। নতুন আইন তিনটি প্রধান ক্ষেত্রে সম্মতি প্রয়োজন:
- আনসাবস্ক্রাইব প্রক্রিয়া
- বিষয়বস্তুর বৈধতা
- পাঠানোর অভ্যাস
আনসাবস্ক্রাইবড প্রোটোকলের জন্য অপ্ট আউট করার জন্য একটি পরিষ্কার প্রক্রিয়া প্রদান করতে, 10 কার্যদিবসের মধ্যে আনসাবস্ক্রাইব করার অনুরোধগুলি প্রক্রিয়া করতে এবং প্রয়োজনীয় দমন নীতিগুলি শুধুমাত্র সম্মতির উদ্দেশ্যে নিশ্চিত করার জন্য ইমেলগুলির প্রয়োজন৷
বিষয়বস্তুর যথার্থতা: প্রেরকের তথ্য অবশ্যই সঠিক হতে হবে, বিষয় লাইনটি অবশ্যই প্রাসঙ্গিক হতে হবে, একটি বৈধ প্রকৃত ঠিকানা অবশ্যই অন্তর্ভুক্ত করতে হবে এবং বার্তাটি অবশ্যই সঠিকভাবে লেবেলযুক্ত হতে হবে (যদি এটি প্রাপ্তবয়স্কদের সামগ্রী থাকে)।
পাঠানোর অভ্যাস সম্মতি নিশ্চিত করে যে ইমেলগুলিতে একটি আনসাবস্ক্রাইব বিকল্প, সঠিক শিরোনাম এবং প্রকৃত আগ্রহের বিষয়বস্তু অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।
এটি নৈতিক ইমেল বিপণন প্রচার করে এবং প্রতারণামূলক অনুশীলনকে নিরুৎসাহিত করে। এই নির্দেশিকাগুলি অনুসরণ করা কেবল আইনের দ্বারাই প্রয়োজনীয় নয়, অনেক সংস্থাগুলি ক্লায়েন্টের ব্যস্ততা উন্নত করতে এবং ইমেল সরবরাহের হার বাড়ানোর জন্য এগুলিকে মূল্যবান বলে মনে করে।
কেন আপনি একটি ইমেল দমন তালিকা প্রয়োজন?
একটি ইমেল দমন তালিকা বজায় রাখা ইমেল বিপণন প্রচেষ্টা অপ্টিমাইজ করার জন্য এবং প্রবিধানগুলির সাথে সম্মতি নিশ্চিত করার জন্য গুরুত্বপূর্ণ। এখানে কেন এটি গুরুত্বপূর্ণ:
- ভাল ব্যবহারকারীর অভিজ্ঞতা: দমন তালিকাগুলি ব্যবহারকারীদের পছন্দগুলিকে সম্মানিত করা নিশ্চিত করে লেনদেনমূলক ইমেলগুলিকে দক্ষতার সাথে পরিচালনা করতে সহায়তা করে, যার ফলে ব্যবহারকারীর অভিজ্ঞতা আরও ভাল হয়। মার্কেটিং ইমেলের বিপরীতে, লেনদেনমূলক ইমেলগুলিতে সাধারণত একটি আনসাবস্ক্রাইব লিঙ্ক থাকা উচিত নয় (আপনি একটি ক্রয় থেকে সদস্যতা ত্যাগ করতে পারবেন না); যাইহোক, কিছু উপলক্ষ আছে যখন সেই বিকল্পটি অন্তর্ভুক্ত করা ব্যবহারকারীদের জন্য অভিজ্ঞতা উন্নত করতে পারে যারা অপ্রয়োজনীয় বার্তাগুলি অপ্ট আউট করতে পারে৷
- স্বচ্ছতা এবং বিশ্বাস: গুরুত্বপূর্ণ ইমেলগুলির জন্য, যেমন পাসওয়ার্ড রিসেট, রসিদ ইত্যাদি।-যেখানে সদস্যতা ত্যাগ করা একটি বিকল্পও নয়- ব্যবহারকারীকে ঠিক কেন তারা এই বার্তাগুলি পাচ্ছেন এবং কেন তারা সদস্যতা ত্যাগ করতে পারবেন না তা জানানো বিবেচ্য হবে। এই ধরনের স্বচ্ছতা আপনার এবং আপনার গ্রাহক বা সম্ভাবনার মধ্যে বিশ্বাস এবং বোঝাপড়া তৈরি করে।
- প্রেরকের খ্যাতি রক্ষা করুন: অবৈধ বা স্প্যাম-সম্পর্কিত ইমেল ঠিকানাগুলিতে মেল করা আইএসপি (ইন্টারনেট পরিষেবা প্রদানকারী) এর সাথে আপনার খ্যাতির ক্ষতি করতে পারে, যার ফলে আপনার ডোমেন পতাকাঙ্কিত হতে পারে। এটি আপনার লক্ষ্য দর্শকদের কাছে পৌঁছানোর আপনার ক্ষমতাকে প্রভাবিত করতে পারে। দমন তালিকাগুলি একটি পরিষ্কার মেইলিং তালিকা বজায় রাখতে এবং আপনার প্রেরকের খ্যাতি রক্ষা করতে সহায়তা করে।
- উন্নত বিতরণযোগ্যতা: নিষ্ক্রিয়, হার্ড-বাউন্স, বা স্প্যাম-অভিযোগ ইমেল ঠিকানাগুলি সরাতে দমন তালিকা ব্যবহার করা আপনার ইমেল বিতরণযোগ্যতা উন্নত করবে। আইএসপিগুলি পরিষ্কার মেইলিং তালিকার পক্ষে, তাই প্রেরক যারা সক্রিয়ভাবে তাদের তালিকাগুলি পরিষ্কার করে তাদের এই আইএসপিগুলির দ্বারা নির্ভরযোগ্য হিসাবে বিবেচিত হয়। এটি নিশ্চিত করতে সাহায্য করে যে আপনার ইমেলগুলি আপনার প্রাপকের ইনবক্সে ল্যান্ড করার পরিবর্তে তাদের স্প্যাম ফোল্ডারে যায়, আপনার যোগাযোগগুলিকে কার্যকর রাখে৷
- সম্পদ এবং খরচ দক্ষতা: দমন তালিকা সম্পদ সংরক্ষণ এবং খরচ কমাতে সাহায্য করে। নিষ্ক্রিয় ঠিকানায় ইমেল পাঠানো আপনার কোটা নষ্ট করে এবং খরচ বাড়ায়। প্রতিক্রিয়াহীন প্রাপকদের ক্রমবর্ধমান সংখ্যা আপনার বাজেটকে প্রভাবিত করে এবং সামগ্রিক দক্ষতা কমিয়ে দেয়। দমন তালিকাগুলি এই অপচয় কমাতে সাহায্য করে, আপনাকে গুণমানের লক্ষ্যে ফোকাস করার অনুমতি দেয়, আপনার প্রেরকের খ্যাতি আরও সুরক্ষিত করে, বিতরণযোগ্যতা উন্নত করে এবং অর্থ সাশ্রয় করে।
এছাড়াও পড়ুন: কীভাবে আপনার ব্যবসার জন্য একটি ইমেল তালিকা তৈরি এবং বৃদ্ধি করবেন
আপনার দমন তালিকায় কোন পরিচিতি যোগ করা উচিত?
ব্র্যান্ডগুলি থেকে প্রাপ্ত ইমেলগুলির সাথে সম্পর্কিত বিভিন্ন ধরণের ব্যবহারকারীর ক্রিয়া রয়েছে, যেমন সদস্যতা ত্যাগ করা, স্প্যাম চিহ্নিত করা ইত্যাদি৷ এখানে কিছু ইমেল ঠিকানা বিভাগ রয়েছে যা আপনাকে অবশ্যই আপনার সদস্যতা তালিকায় অন্তর্ভুক্ত করতে হবে:
- আনসাবস্ক্রাইব ইমেল
কিছু ক্ষেত্রে, যখন একজন ব্যবহারকারী প্রচারমূলক বা অন্যান্য ইমেলগুলি গ্রহণ করা থেকে সদস্যতা ত্যাগ করেন, তাদের ইমেল ঠিকানা অবিলম্বে একটি দমন তালিকায় যুক্ত করা উচিত। এটি আপনার ইমেল সিস্টেমকে সেই ব্যক্তির সাথে যোগাযোগ বন্ধ করতে বলে৷
আনসাবস্ক্রাইব গ্রুপ দমন তালিকা হিসাবে একই? ঠিক না।
দুটি একে অপরের পরিপূরক, কিন্তু তারা ভিন্ন উদ্দেশ্য পরিবেশন করে। আনসাবস্ক্রাইব গ্রুপটি ইমেল পাওয়া বন্ধ করার জন্য প্রাপকের পছন্দকে প্রতিফলিত করে, যখন দমন তালিকা নিশ্চিত করে যে যারা সদস্যতা ত্যাগ করেছেন তাদের কাছে আর কোন ইমেল পাঠানো হবে না।
একটি দমন তালিকা ছাড়া, সদস্যতা ত্যাগ করা অকার্যকর হবে এবং মেইলিংগুলি এমন লোকেদের কাছে পাঠানো অব্যাহত থাকবে যারা আর সেগুলি গ্রহণ করতে চান না৷ এটি প্রাপকদের আপনার ইমেলগুলিকে স্প্যাম হিসাবে রিপোর্ট করার সম্ভাবনা বাড়ায়। সুতরাং, প্রাপকদের জন্য আপনার সদস্যতা ত্যাগের লিঙ্কটি খুঁজে পাওয়া সহজ করে তোলাই উত্তম। যদি তারা সহজেই এই আনসাবস্ক্রাইব বোতামটি খুঁজে না পায়, তাহলে আপনার সম্ভাবনা বা গ্রাহকরা সম্ভবত এই ইমেলগুলিকে স্প্যাম হিসাবে রিপোর্ট করবে৷
- অবরুদ্ধ, অবৈধ, বা বাউন্স করা ঠিকানা
একটি দমন তালিকা শুধু আনসাবস্ক্রাইব ছাড়াও আরো কিছু অন্তর্ভুক্ত করে; এটিতে বাউন্স, ব্লক বা অবৈধ ইমেল আইডিও রয়েছে। বারবার তাদের মেল করা আপনার ডেলিভারির হারকে কমিয়ে দিতে পারে, তাই স্প্যামাররা আইএসপি-তে ত্রুটি রিলে করে, যার অর্থ হল আপনি সম্ভবত একটি লাইভ তালিকা বজায় রাখার বিষয়ে যত্নবান বা মনে রাখবেন না।
সুতরাং, শুধুমাত্র বৈধ ইমেল ঠিকানাগুলির সাথে ইমেলের মাধ্যমে যোগাযোগ করা ভাল যা আপনার ইমেলগুলিকে অনুমতি দেয় বা চায়৷
- স্প্যাম রিপোর্ট করা হয়েছে
দমন তালিকায় ইমেল ঠিকানাগুলিও রয়েছে যা আপনার ইমেলগুলিকে স্প্যাম হিসাবে চিহ্নিত করে৷ আপনার ইমেলের বিরুদ্ধে স্প্যাম অভিযোগ দায়ের করার পরে প্রাপকদের ইমেল পাঠানো আপনার প্রেরকের খ্যাতির জন্য বড় ক্ষতির কারণ হতে পারে। এটি আইএসপি (ইন্টারনেট পরিষেবা প্রদানকারী) কে নির্দেশ করে যে আপনি অযাচিত ইমেল পাঠাচ্ছেন এবং আপনার শ্রোতাদের কথা শুনছেন না, তাই আপনার আইপি ঠিকানা বা ডোমেন স্প্যাম হিসাবে চিহ্নিত হতে পারে।
দমনের জন্য ইমেল ঠিকানা চিহ্নিত করা
ইমেল দমন তালিকাগুলি বেশিরভাগ স্বয়ংক্রিয়ভাবে পরিচালিত হয়। আপনার প্রেরকের খ্যাতির ক্ষতি করতে পারে এমন ইমেল ঠিকানাগুলি ভবিষ্যতের প্রচারাভিযানগুলি গ্রহণ করা থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে অবরুদ্ধ করা হয়৷
এমন সময় হতে পারে যখন আপনাকে দমন তালিকা থেকে ইমেল আইডিগুলি সরিয়ে ফেলতে হবে যদি সেগুলি আর এটিতে না থাকে। ব্যবহারকারীরা ভুলবশত আপনার ইমেল প্রচারাভিযানের সদস্যতা ত্যাগ করেছেন বা তাদের পছন্দগুলি আপডেট করেছেন। এটা জানা গুরুত্বপূর্ণ যে দমন তালিকার ইমেল ঠিকানাগুলি লেনদেনমূলক ইমেলগুলি গ্রহণ করে না! এই ধরনের একটি যোগাযোগ ব্যবহারকারীর জন্য প্রয়োজনীয় হতে পারে এবং তারা আপনার ইমেল পরিষেবাগুলিতে পুনঃস্থাপিত করার জন্য আপনার সহায়তা দলের সাথে যোগাযোগ করতে পারে।
আপনি ম্যানুয়ালি ব্যবহারকারীদের দমন তালিকায় যুক্ত করতে পারেন। ইমেল পরিষেবা প্রদানকারীদের মধ্যে স্থানান্তর করার সময় এটি বিশেষভাবে কার্যকর। আপনি স্বয়ংক্রিয়ভাবে ঠিকানাগুলি স্থানান্তর করতে পারেন এবং দমন তালিকায় একটি CSV আমদানি করে একটি স্বাস্থ্যকর বিতরণযোগ্যতার হার বজায় রাখতে পারেন৷
এছাড়াও পড়ুন: ইমেল বিপণন সর্বোত্তম অভ্যাস আপনি আজ বাস্তবায়ন প্রয়োজন
উপসংহার
আপনার ইমেল বিপণন প্রচারাভিযানের কার্যকারিতা কার্যকরভাবে পরিচালনা করতে, আপনার অবশ্যই একটি দমন তালিকা থাকতে হবে। এই তালিকাগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনাকে অপ্ট আউট করা প্রাপকদের ইমেল না পাঠানোর অনুমতি দেয়৷ তারা রিসিভারদের তাদের পছন্দ মতো ইমেলের ফ্রিকোয়েন্সি এবং বিষয়বস্তু কাস্টমাইজ করার অনুমতি দেয়। এটি প্রাপকদের বাদ দেয় যারা আপনার কাছ থেকে ইমেল যোগাযোগ করতে চান না এবং একটি ভাল প্রেরকের খ্যাতিও সংরক্ষণ করে৷ সঙ্গে আপনার ইমেল প্রচারাভিযান নিয়ন্ত্রণ নিন শিপ্রকেট এনগেজ+. দমন তালিকা পরিচালনার মতো বৈশিষ্ট্যগুলির সাথে আপনার কৌশলটি অপ্টিমাইজ করুন এবং আরও ভাল বিতরণযোগ্যতা এবং ব্যস্ততা পান।