খুচরা ম্যানেজার, বিভাগীয় প্রধান এবং কোম্পানির নির্বাহীদের জিজ্ঞাসা করুন কোন নথিটি ব্যবসায় সবচেয়ে উল্লেখযোগ্য প্রভাব ফেলে। প্রতিক্রিয়া একটি বিস্তৃত পরিসীমা হবে. তবুও, বেশিরভাগই একমত হবেন যে একটি একক নথি, ক্রয় আদেশ (বা PO), ঘন ঘন উপেক্ষা করার সময় বিভিন্ন অপারেশনের জন্য অপরিহার্য।
একটি ক্রয় আদেশ কি?
ক্রয় আদেশ হল নথি যা ক্রেতারা অর্ডার দেওয়ার সময় সরবরাহকারীদের কাছে পাঠান। প্রতিটি ক্রয়ের অর্ডার একটি ক্রয়ের অনুরোধের বিবরণ নির্দিষ্ট করবে, যেমন অর্ডারের বিবরণ, আইটেমের সংখ্যা, সম্মত মূল্য এবং অর্থপ্রদানের শর্তাবলী। ক্রয় অর্ডার নম্বরও অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে।
ক্রয় আদেশগুলি ক্রেতা এবং বিক্রেতার মধ্যে একটি নিরবচ্ছিন্ন লেনদেন নিশ্চিত করতে সহায়তা করে, যদিও তারা ক্রয় প্রক্রিয়ায় কয়েকটি অতিরিক্ত পর্যায় যোগ করে। তারা শেষ পর্যন্ত একটি অসম্পূর্ণ বা ভুল অর্ডার জুড়ে পাঠানোর সম্ভাবনা কমাতে সাহায্য করে। অন্য কথায়, এই নথিগুলি ক্রেতাদের সরাসরি এবং স্পষ্টভাবে পরিচিত বিক্রেতার কাছে তাদের অনুরোধ করার সুযোগ দেয়।
ক্রয় আদেশ প্রক্রিয়া ব্যাখ্যা করা হয়েছে
ক্রয় অর্ডার প্রক্রিয়ায় আরও ভাল এবং দ্রুত প্রক্রিয়াকরণের জন্য বেশ কয়েকটি আইনি চেকপয়েন্ট এবং অনুমোদন প্রক্রিয়া অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। নিম্নোক্ত ধাপগুলি সাধারণত ক্রয় আদেশের মধ্য দিয়ে যায়:
ক্রয়েশন রিকোয়েস্ট (পিআর)
ক্রয়ের জন্য অনুমোদন পেতে, একজন অনুরোধকারী একটি নথি প্রস্তুত করেন। ছাড়পত্র পাওয়ার আগে, এটি পরিবর্তন করা যেতে পারে, প্রসারিত করা যেতে পারে বা এমনকি বাতিলও করা যেতে পারে।
ক্রয় আদেশ রিলিজ
দাম, ডেলিভারি, শর্তাবলী এবং শর্তাবলীর উপর সম্মত হওয়ার পরে এবং ক্রয়ের অনুরোধ গৃহীত হওয়ার পরে ক্রয় আদেশ চূড়ান্ত করা যেতে পারে। সংস্থাগুলি সাধারণত উল্লেখযোগ্য লেনদেনের জন্য তাদের পছন্দের বিক্রেতাদের প্রস্তাবের জন্য একটি অনুরোধ (RFP) পাঠায়। কিছু আর্থিক কর্তৃপক্ষ অর্ডার প্রকাশ করার আগে ক্রয় অনুমোদন করা আবশ্যক. নির্বাচিত সরবরাহকারীকে সাধারণত ইলেকট্রনিকভাবে PO পাঠানো হয়।
বিক্রেতা ক্রয় আদেশ গ্রহণ করে
অনুরোধকারী ক্রয় আদেশ রেকর্ড করে এবং বিতরণের জন্য অপেক্ষা করার সময় এটি ফাইল করে। কোনো তথ্য অসম্পূর্ণ বা ভুল হলে সরবরাহকারী পরিবর্তনের জন্য জিজ্ঞাসা করতে পারে। তারপর সরবরাহকারী, যদি প্রয়োজন হয়, ইমেল বা একটি ই-প্রকিউরমেন্ট প্ল্যাটফর্মের মাধ্যমে পরিবর্তিত ক্রয় আদেশ অনুমোদন করে।
একবার পণ্য বা পরিষেবাগুলি সরবরাহ করা বা রেন্ডার করার পরে এটি স্বীকৃত মানদণ্ড মেনে চলে কিনা তা যাচাই করার জন্য কোম্পানিটি ক্রয়ের মূল্যায়ন করবে। পণ্য সাইন ইন করতে একটি 'পণ্য প্রাপ্ত' নোট ব্যবহার করা হয়।
অর্থপ্রদান ও অনুমোদন
চালান প্রাপ্ত হলে, এটি ক্রয় আদেশের সাথে তুলনা করা হয়। চালানটি নির্দিষ্ট অর্থপ্রদানের শর্তাবলী অনুযায়ী প্রদান করা হয়, যদি সবকিছু সঠিক হয়।
কিভাবে একটি ক্রয় আদেশ তৈরি করতে?
ক্রয় অর্ডার তৈরির সফ্টওয়্যার ব্যবসার মালিকদের জন্য অনলাইনে উপলব্ধ, তবে আপনি সহজেই একটি মৌলিক Word বা Excel নথির সাহায্যে আপনার অর্ডার ফর্মগুলি তৈরি করতে পারেন।
এখানে কিছু গুরুত্বপূর্ণ বিবরণ উল্লেখ করতে হবে:
- তারিখে ইস্যু করা হয়েছে
- প্রয়োজনীয় পণ্য এবং প্রয়োজনীয় প্রতিটি পণ্যের পরিমাণ
- পণ্য সম্পর্কে তথ্য, যেমন SKUs, মডেল নম্বর, এবং ব্র্যান্ড নাম
- প্রতিটি পণ্যের জন্য ইউনিট প্রতি মূল্য
- প্রসবের তারিখ
- পোস্ট অফিসের নাম্বার
- ব্যবসার বিবরণ যেমন কোম্পানির নাম, যোগাযোগের তথ্য এবং শিপিং এবং বিলিং ঠিকানা
- অর্থপ্রদানের শর্ত যেমন "প্রদানের সময় পরিশোধ করা" বা পূর্বনির্ধারিত অর্থপ্রদানের তারিখের বিকল্প
ডিজিটাল ক্রয় আদেশের সুবিধা
একটি বিলম্বিত ক্রয় অর্ডার প্রক্রিয়া আজকের আধুনিক, প্রতিযোগিতামূলক সময়ে আপনার প্রতিষ্ঠানকে বিরূপভাবে প্রভাবিত করতে পারে। ক্রয় অর্ডার পদ্ধতিকে ম্যানুয়াল প্রসেসিং এবং পুরানো পদ্ধতি থেকে আপগ্রেড করতে হবে, যা উপকারী এবং খরচ সাশ্রয়ের চেয়ে বেশি ক্ষতিকর এবং সময় সাপেক্ষ।
আপনার ক্রয় প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয় করা এই অসুবিধা মোকাবেলা করার জন্য একটি চমৎকার পদ্ধতি। ডিজিটাল প্রযুক্তি ব্যবহার করে, জটিল পদ্ধতিগুলি সুচারুভাবে কাজ করে।
এখানে কিছু বাধ্যতামূলক কারণ রয়েছে কেন প্রতিটি ব্যবসার মালিকের ক্রয় অর্ডার ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের সাথে একটি ক্রয় সমাধান থাকা উচিত। ডিজিটাল ক্রয় আদেশের জন্য সিস্টেমগুলি করতে পারে:
- কোনো ক্ষতি বা বিলম্ব ছাড়াই ক্রয় আদেশ ব্যবস্থাপনা দক্ষতা উন্নত করুন
- ক্রয় আদেশ প্রক্রিয়াকরণ দক্ষতা বুস্ট
- ক্রয় আদেশ অনুমোদন ত্বরান্বিত
- অর্ডার এবং স্টক হ্যান্ডলিং স্ট্রীমলাইন
- মধ্যে মিথস্ক্রিয়া উন্নত বিক্রেতারা এবং ক্রেতারা
- ক্রয় জালিয়াতি রোধ করুন
সারাংশ
টেবিল, আর্থিক বিবৃতি, এবং অ্যাকাউন্টিং ব্যালেন্স যে কোনো প্রতিষ্ঠানের জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। কিন্তু মৌলিক নথি যা সমস্ত ব্যবসায়িক ক্রিয়াকলাপ পরিচালনা করে তা হল ক্রয় আদেশ। নথির এই অংশটি কর্মক্ষমতা মূল্যায়ন এবং ভবিষ্যতের জন্য ব্যবসার প্রবণতা ভবিষ্যদ্বাণী করার জন্যও গুরুত্বপূর্ণ।
কিন্তু শুধুমাত্র একটি সঠিক ক্রয় আদেশ কাজ করে না। ব্যবসায়িকগুলিকে নিশ্চিত করতে হবে যে অর্ডার করা পণ্যটি সময়মতো এবং নিখুঁত অবস্থায় গ্রাহকের কাছে পৌঁছায়। আপনার ইকমার্স ব্যবসার জন্য একটি দক্ষ লজিস্টিক পরিষেবা পেতে, একটি নামী কোম্পানির উপর নির্ভর করা ভাল Shiprocket. শিপ্রকেটের মতো ই-কমার্স ডেলিভারি প্ল্যাটফর্মের সাথে, ব্যবসাগুলি এক ছাদের নিচে 25+ নির্ভরযোগ্য কুরিয়ার পরিষেবা থেকে বেছে নিতে পারে এবং সারা ভারতে 24000+ পিন কোড জুড়ে তাদের পণ্য পাঠাতে পারে।
