কিভাবে খরচ নিয়ন্ত্রণ লাভ বাড়ায়: কৌশল, উদাহরণ, এবং সরঞ্জাম

আপনার ব্যবসার জন্য একটি দৃঢ় আর্থিক ভিত্তি তৈরি করতে এবং সেই মুনাফাগুলিকে বাড়ানোর জন্য আপনার খরচের উপর আঁকড়ে ধরা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। আপনি যদি কিছু নিফটি খরচ নিয়ন্ত্রণের কৌশল জানেন, তাহলে আপনি আপনার প্রকল্পের বাজেটের সাথে লেগে থাকতে এবং প্রতিটি থেকে আরও বেশি মুনাফা নিতে সজ্জিত হবেন।

সুতরাং, খরচ নিয়ন্ত্রণ সম্পর্কে আসল চুক্তি কী, কেন আপনার এটি করা উচিত, এবং সেই কষ্টকর ব্যয়গুলি নিয়ন্ত্রণে রাখতে আপনি কী কার্যকর পদ্ধতি ব্যবহার করতে পারেন? এর মধ্যে ডুব এবং এটি বাছাই করা যাক.

খরচ নিয়ন্ত্রণ মধ্যে অন্তর্দৃষ্টি 

খরচ নিয়ন্ত্রণের সহজ অর্থ হল আপনার লাভ বাড়ানোর জন্য ব্যবসায়িক ব্যয় চিহ্নিত করা এবং হ্রাস করা এবং এটি বাজেট প্রক্রিয়ার সাথে শুরু হয়। আপনি কীভাবে এটি করবেন তা এখানে: আপনি শেষ পর্যন্ত আপনার পরিকল্পিত বাজেটের সাথে যা ব্যয় করেন তার তুলনা করেন। আপনি যদি আপনার পরিকল্পনার চেয়ে বেশি স্প্ল্যাশ আউট করে থাকেন, তবে এটি আপনার পদক্ষেপ এবং জিনিসগুলি ঠিক করার জন্য।

উদাহরণস্বরূপ, এটি নিন। বলুন আপনি একটি নির্দিষ্ট পণ্য বা পরিষেবার পরে আছেন। কেন চারপাশে তাকান না এবং বিভিন্ন সরবরাহকারীদের কাছ থেকে উদ্ধৃতি পান? আপনি শুধু নিজেকে একটি ভাল চুক্তি ব্যাগ এবং খরচ বাঁচাতে পারে.

যাইহোক, খরচ নিয়ন্ত্রণ শুধুমাত্র পেনি-পিঞ্চিং সম্পর্কে নয়। আপনি যদি আপনার ব্যবসাকে কালো রাখতে চান এবং এটিকে বাড়তে দেখতে চান তবে এটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।

আসুন এক সেকেন্ডের জন্য বেতন সম্পর্কে কথা বলি; কোম্পানি লোড এই দিন এটি আউটসোর্স. কেন? ঠিক আছে, ট্যাক্স আইন সবসময় পরিবর্তিত হয়, এবং যখনই একজন কর্মচারী আসে বা যায়, আপনাকে রেকর্ড আপডেট করতে হবে। যাইহোক, যদি আপনি একটি বেতনের কোম্পানি পান, তারা প্রত্যেকের মজুরি এবং ট্যাক্স বাছাই করবে। এটি দীর্ঘমেয়াদে আপনার সময় এবং অর্থ সাশ্রয় করে।

দক্ষ খরচ নিয়ন্ত্রণের সুবিধা

কিন্তু কেন আপনি খরচ নিয়ন্ত্রণে ফোকাস করা উচিত? এখানে এর সাথে আসা কিছু সুবিধা রয়েছে:

• বাজেট প্রকল্পগুলিকে ট্র্যাকে রাখতে সাহায্য করে: একটি বাজেট সেট করা আপনার দলকে অনুসরণ করার জন্য একটি পরিষ্কার পরিকল্পনা দেয়। এটি দেখায় কখন প্রকল্পটি শেষ করা উচিত, যা প্রত্যেককে দক্ষতার সাথে কাজ করতে অনুপ্রাণিত করতে পারে। এটি প্রকল্পটিকে মসৃণভাবে চলতে সহায়তা করে।
• ভালো লাভ বজায় রাখে: খরচ ম্যানেজ করার মাধ্যমে, আপনি নিশ্চিত করেন যে প্রকল্পগুলি তাদের বিনিয়োগের চেয়ে বেশি অর্থ আনতে পারে৷ এই প্রবাহ লাভকে সুস্থ রাখে এবং কোম্পানির আর্থিক অবস্থার উন্নতি করে। এটি ব্যবসাকে শক্তিশালী রাখার একটি স্মার্ট উপায়।
• খরচ খুব বেশি বাড়তে বাধা দেয়: খরচ নিয়ন্ত্রণ প্রকল্পের খরচ নিয়ন্ত্রণে রাখতে সাহায্য করে। দল যদি দেখে যে তাদের আরও অর্থের প্রয়োজন, তারা অর্থ বিভাগের সাথে কথা বলতে পারে। এইভাবে, প্রকল্পটি চলার সাথে সাথে খরচ অপ্রত্যাশিতভাবে বৃদ্ধি পায় না।

সফল খরচ নিয়ন্ত্রণ উপাদান

সুতরাং, আপনি কিভাবে একটি প্রকল্পের খরচ নিয়ন্ত্রণ অর্জন এবং নিরীক্ষণ করার একটি সফল প্রচেষ্টা করবেন? ভাল, এই মূল কারণগুলি বিবেচনা করুন: 

• মজুরি খরচ

খরচ শ্রম হল আপনি আপনার কর্মীদের কত বেতন দেন। বেনিফিট এবং ট্যাক্স মত সব অতিরিক্ত যোগ করুন. আপনি যখন একটি প্রকল্পের পরিকল্পনা করছেন, তখন চিন্তা করুন যে আপনার কতজন লোকের প্রয়োজন হবে এবং কতদিনের জন্য। এটি আপনাকে মোট খরচ সম্পর্কে একটি ভাল ধারণা পেতে সাহায্য করে।

• উপকরণ এবং সরঞ্জাম

উপকরণের খরচ আপনার প্রকল্পের জন্য কেনার জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত সরঞ্জাম এবং সরবরাহ কভার করে। শুরুতে আপনার যা প্রয়োজন তা শুধু নয় - প্রকল্পের সময় এবং শেষেও আপনার কী পেতে হবে তা নিয়ে ভাবুন।

• আসল খরচ

প্রকৃত খরচ হল মোট পরিমাণ যা আপনি একটি প্রকল্পে শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত প্রয়োগ করেন। এতে মজুরি, উপকরণ, এবং পথ ধরে পপ আপ যে অন্য কোনো খরচ অন্তর্ভুক্ত।

• খরচ বৈচিত্র

আপনার বাজেট কত ছিল এবং আপনি পুরো প্রকল্প বাস্তবায়নে শেষ পর্যন্ত কত খরচ করেছেন তা তুলনা করার পরে আপনি খরচের পার্থক্য পাবেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি 20 লাখ খরচ করার পরিকল্পনা করেন কিন্তু 25 লাখ খরচ করে শেষ করেন, তাহলে ভ্যারিয়েন্সের খরচ হবে 5 লাখ। অতিরিক্ত খরচের দিকে নজর রাখা ভালো।

• আপনার বিনিয়োগ থেকে লাভ

আপনি যা বিনিয়োগ করেছেন তার তুলনায় প্রকল্পটি কতটা লাভ এনেছে তা ROI দেখে। আপনি যদি আপনার ব্যয়ের চেয়ে বেশি অর্থ উপার্জন করেন তবে এটি একটি ভাল লক্ষণ। এর মানে আপনার বিনিয়োগ সার্থক ছিল।

খরচ নিয়ন্ত্রণ করার 5 টি কৌশল

এখন, আপনি আপনার ব্যবসার ব্যয়ের উপর নজর রাখতে পারেন এমন পাঁচটি উপায় দেখুন:

• আপনার বাজেট সাবধানে পরিকল্পনা করুন: একটি নতুন প্রজেক্ট শুরু করার আগে, বসে থাকা এবং কত খরচ হবে তা নিয়ে কাজ করা গুরুত্বপূর্ণ কারণ বাজেট অনুমান খরচ করতে, আর্থিক সংগঠিত করতে এবং খরচের পার্থক্য তুলনামূলকভাবে কম তা নিশ্চিত করতে সাহায্য করে৷ সবকিছু সম্পর্কে চিন্তা করুন - আপনার কতজন লোকের প্রয়োজন হবে, কতক্ষণ লাগবে এবং আপনি কী উপকরণ ব্যবহার করবেন। সারপ্রাইজের জন্য সবসময় বাজেটে একটু বাড়তি রাখুন, কারণ কখনও কখনও জিনিসগুলি বেশি সময় নেয়, বা আপনার যা ভেবেছিল তার চেয়ে বেশি জিনিসের প্রয়োজন৷
• আপনার খরচ চেক করতে থাকুন: নিয়মিত আপনার খরচের দিকে নজর দেওয়া ভালো। চেকপয়েন্ট সেট আপ করুন - হতে পারে সাপ্তাহিক বা মাসিক - আপনি বাজেটে লেগে আছেন কিনা তা দেখতে। যদি দলের আরও সময় বা উপকরণের প্রয়োজন হয়, তাহলে আপনি এটিকে প্রথম দিকে দেখতে পারেন এবং ব্যাঙ্ক না ভেঙে পরিবর্তন করতে পারেন।
• বড় পরিবর্তনের জন্য একটি সিস্টেম আছে: কখনও কখনও, বড় পরিবর্তন ঘটে যা আপনার বাজেটকে প্রভাবিত করতে পারে। হতে পারে একটি সমস্যা বা একটি বড় বিলম্ব আছে. এই পরিবর্তনগুলি ট্র্যাক করতে একটি সিস্টেম ব্যবহার করুন, নিশ্চিত করুন যে সেগুলি প্রয়োজন, এবং সেই অনুযায়ী আপনার বাজেট সামঞ্জস্য করুন৷ 
• আপনার সময়টি ভালভাবে পরিচালনা করুন: সময়ই অর্থ, যেমন তারা বলে। যদি একটি প্রকল্প তার নির্দিষ্ট সময়সীমা অতিক্রম করে, তাহলে আপনি মজুরি এবং উপকরণগুলিতে আরও বেশি ব্যয় করবেন। ভাল সময় ব্যবস্থাপনা খরচ কম রাখতে সাহায্য করে এবং প্রকল্পকে লাভজনক রাখে।
• আপনি যে মান পাচ্ছেন তা ট্র্যাক করুন: এটি একটি চতুর কৌশল হিসাবরক্ষক ব্যবহার. তারা প্রকল্পের কতটা সম্পূর্ণ হয়েছে তা দেখেন এবং বাজেটের সাথে তুলনা করেন। এটি কীভাবে প্রকল্পটি আর্থিকভাবে চালু হবে তা অনুমান করতে সহায়তা করে। আপনি ট্র্যাকে আছেন কিনা বা আপনার কিছু পরিবর্তন করতে হবে কিনা তা দেখার এটি একটি ভাল উপায়।

ব্যয় পরিচালনার পদ্ধতি

অনেক খরচ নিয়ন্ত্রণ কৌশল রয়েছে যা আপনি আপনার ব্যয় পরিচালনা বা কমাতে প্রয়োগ করতে পারেন:

• স্টক পরিচালনা

আপনার স্টক দেখাশোনা করার অর্থ হল সঠিক পরিমাণ পণ্য হাতে থাকা, সর্বোত্তম ইনভেন্টরি রাখার সময় আন্ডারস্টকিং এবং ওভারস্টকিং প্রতিরোধ করা। এটি সঞ্চয়স্থানে অর্থ সঞ্চয় করতে সহায়তা করে, নিশ্চিত করে যে আপনি অতিরিক্ত অর্থ প্রদান করে এটি নষ্ট করবেন না গুদামজাতকরণের ব্যয় অপ্রচলিত পণ্যের জন্য, এবং আপনার নগদ প্রবাহকে অপ্টিমাইজ করে।

• সরবরাহকারীদের সাথে ভাল কাজ করা

আপনার সরবরাহকারীদের সাথে উপকারী এবং দৃঢ় সম্পর্ক তৈরি করা আপনাকে আরও ভাল দাম এবং শর্তাবলীতে সম্মত হতে সাহায্য করতে পারে। এটি এমন সরবরাহকারীদের বেছে নেওয়ার বিষয়েও যারা নির্ভরযোগ্য এবং ভাল মূল্য প্রদান করে। ভাল যোগাযোগ সবাইকে একসাথে ভালভাবে কাজ করতে এবং অর্থ সাশ্রয় করতে সাহায্য করে।

• আপনার প্রক্রিয়া অপ্টিমাইজ করা

প্রক্রিয়া অপ্টিমাইজেশান হল জিনিসগুলি করার আরও উদ্ভাবনী উপায় খুঁজে বের করা, যেমন অদক্ষতা দূর করা এবং আপনার খরচ কমানো। এর অর্থ হল আপনার কর্মপ্রবাহের উন্নতি করা, সমস্যাগুলি সমাধান করতে বাধা চিহ্নিত করা এবং পুনরাবৃত্তিমূলক কাজগুলি স্বয়ংক্রিয় করা। লক্ষ্য হল কম বর্জ্য দিয়ে আরও কাজ করা।

• আর্বজনা কমানো

বর্জ্য হ্রাস করার জন্য সম্পদগুলিকে বিজ্ঞতার সাথে ব্যবহার করা প্রয়োজন এবং আপনার যদি প্রয়োজন না হয় তবে জিনিসগুলি ফেলে দেওয়া উচিত নয়, অর্থাৎ আপনার সম্পদের সর্বোচ্চ ব্যবহার করা। এর মধ্যে রয়েছে পুনর্ব্যবহার, কম বর্জ্য দিয়ে পণ্য তৈরি করা এবং টেকসই এবং পরিবেশ-সচেতন হওয়ার উপায় খুঁজে বের করা।

• চতুর মূল্য নির্ধারণ

এটি আপনি যা বিক্রি করেন তার জন্য সঠিক মূল্য নির্ধারণ করা, গ্রাহকরা কী অর্থ প্রদান করবে, জিনিসগুলি তৈরি করতে কত খরচ হবে এবং অন্যান্য সংস্থাগুলি কী চার্জ করবে সে সম্পর্কে চিন্তা করা। এই ধরনের প্রতিযোগিতামূলক মূল্য গ্রাহকদের খুশি রাখার সাথে সাথে আপনাকে একটি প্রান্ত এবং একটি ভাল লাভ দেয়।

সার্জারির মূল্য কৌশল যেগুলি আপনি এখানে ব্যবহার করতে পারেন তাতে খরচ-প্লাস মূল্য, মান-ভিত্তিক মূল্য, বা গতিশীল মূল্য অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে। 

খরচ নিয়ন্ত্রণের জন্য ভ্যারিয়েন্স বিশ্লেষণ প্রয়োগ করা হচ্ছে

যখন আমরা একটি 'ভ্যারিয়েন্স' সম্পর্কে কথা বলি, আমরা বাজেট এবং প্রকৃত খরচের মধ্যে পার্থক্য দেখছি। এটি এমন একটি উপযোগী টুল যা ম্যানেজারদের জন্য এমন এলাকাগুলি চিহ্নিত করতে পারে যেগুলিকে একটু মনোযোগের প্রয়োজন হতে পারে।

একটি কোম্পানির জন্য প্রতি মাসে আসা এবং বাইরে যাওয়া সমস্ত অর্থের জন্য এই পার্থক্যগুলি পরীক্ষা করা একটি ভাল ধারণা। সাধারণত, তারা প্রথমে সবচেয়ে বড় পার্থক্যগুলির উপর ফোকাস করবে, কারণ এটি কোম্পানির সামগ্রিকভাবে কীভাবে কাজ করছে তার উপর সবচেয়ে বেশি প্রভাব ফেলতে পারে।

ধরা যাক, উদাহরণ স্বরূপ, একটি ফার্নিচার কোম্পানি দেখতে পায় যে তারা তাদের পরিকল্পনার চেয়ে 3,75,000 টাকা বেশি খরচ করেছে। এটা বেশ বড় প্রতিকূল বৈচিত্র্য! তারা আরও ভালো দাম দিতে পারে এমন অন্যান্য সরবরাহকারীদের সন্ধান করতে চাইতে পারে। এটি তাদের ভবিষ্যতে অতিরিক্ত খরচ এড়াতে সাহায্য করতে পারে।

কিছু ব্যবসা একটু ভিন্নভাবে কাজ করে। তারা শুধুমাত্র সবচেয়ে বড় পরিমাণের উপর ফোকাস না করে, শতাংশের ভিত্তিতে নির্ধারিত বাজেট থেকে কোন খরচগুলির মধ্যে সবচেয়ে বেশি পার্থক্য রয়েছে তা দেখে।

যেভাবেই হোক, লক্ষ্য একই – একটি মসৃণ নগদ প্রবাহ বজায় রাখা এবং আপনার ব্যবসাকে সুচারুভাবে চলতে দেওয়া।

কস্ট ম্যানেজমেন্ট ফ্রেমওয়ার্কের মধ্যে খরচ নিয়ন্ত্রণ

প্রকল্প পরিচালন ব্যয় সমাপ্তির আগে প্রকল্প কার্যক্রম পর্যায়ে যথাযথ মনোযোগ এবং পর্যবেক্ষণ প্রয়োজন। একটি খরচ নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থায় টাস্ক, নিয়ন্ত্রণ এবং প্রকল্পের খরচ কমানোর জন্য আপনাকে অবশ্যই বিশেষায়িত প্রকল্প ব্যবস্থাপনা সফ্টওয়্যার এবং মেট্রিক্স ব্যবহার করতে হবে। আপনি আপনার ভবিষ্যত প্রকল্পগুলিকে বিশ্লেষণ করার পরে আরও কার্যকরীতে পরিণত করতে পারেন।

দক্ষ খরচ ব্যবস্থাপনা অর্জনের পদক্ষেপ

আপনার খরচ নিয়ন্ত্রণে রাখার জন্য চারটি প্রধান পদক্ষেপ হল:

• সেট আপ করা

প্রথমে, আপনাকে সিদ্ধান্ত নিতে হবে যে আপনার খরচ পরিকল্পনায় কী ঘটছে৷ কারা জড়িত করা প্রয়োজন? খরচ ট্র্যাক রাখতে আপনি কি সরঞ্জাম ব্যবহার করবেন? আপনি কিভাবে সব সংখ্যা সংগঠিত হবে? এটিকে তাড়াতাড়ি বাছাই করা পরে সবকিছু সহজ করে তোলে।

• আপনার সম্পদ পরিকল্পনা

এই ধাপে, আপনাকে অবশ্যই আপনার প্রকল্পের জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত কিছু বের করতে হবে, যা উপকরণ এবং তথ্য থেকে শুরু করে মানুষ এবং ক্লাউড কম্পিউটিং সংস্থান হতে পারে। আপনার প্রতিটি জিনিসের কতটা প্রয়োজন এবং কতক্ষণের জন্য কাজ করুন। 

• বাজেট নিয়ে কাজ করা

এখন, আপনাকে কাগজে কিছু সংখ্যা রাখতে হবে। প্রকল্পের সাথে কী জড়িত সে সম্পর্কে আপনি স্পষ্ট হয়ে উঠলে, আপনি খরচ সম্পর্কে আরও সুনির্দিষ্ট হতে পারেন। সুতরাং, প্রকল্প পরিচালকদের অবশ্যই আগে সম্পন্ন হওয়া অনুরূপ প্রকল্পগুলি দেখতে হবে, যা কিছু গভীর অন্তর্দৃষ্টি দিতে পারে।

এটির কাছে যাওয়ার দুটি উপায় রয়েছে। টপ-ডাউন পদ্ধতিতে, একটি সংস্থার উচ্চতর ব্যবস্থাপনা বা বসরা কাজ করে যে জিনিসগুলি কতক্ষণ নিতে হবে এবং তাদের কত খরচ করা উচিত। বটম-আপ পদ্ধতিতে, প্রতিটি দল তাদের পৃথক কাজের বরাদ্দকৃত বাজেট এবং সময়কাল অনুমান করে। ব্যবস্থাপনা প্রকল্পের আনুমানিক বাজেট এবং সময়কাল বের করতে এই তথ্য ব্যবহার করে। আপনার পরিস্থিতির উপর নির্ভর করে উভয় উপায়ই ভাল কাজ করতে পারে।

• খরচ নিয়ন্ত্রণে রাখা

এখন যখন আপনি প্রস্তুত এবং চলমান, আপনি কি ব্যয় করছেন তার উপর ঘনিষ্ঠ নজর রাখুন। বিভিন্ন প্রকল্প দলের ডেটা বিশ্লেষণ করে আপনি যা ব্যয় করার পরিকল্পনা করেছেন তার সাথে তুলনা করুন। যদি খরচ আপনার বাজেটের চেয়ে বেশি হয়, তাহলে ম্যানেজারদের খরচ ওভাররান সামঞ্জস্য করতে, বাজেট থেকে বিচ্যুতি কমাতে এবং প্রয়োজনে বাজেট ক্যাপ করতে কিছু পরিবর্তন করতে হতে পারে।

কার্যকর খরচ ব্যবস্থাপনার জন্য সঠিক খরচ রিপোর্টিং সহ আপনার খরচ সম্পর্কে ভাল, আপ-টু-ডেট তথ্য থাকা সত্যিই গুরুত্বপূর্ণ। রিয়েল-টাইম খরচ ডেটা আনতে আপনাকে ডেটা ভিজ্যুয়ালাইজেশন ব্যবহার করতে হবে এবং যেকোনো সমস্যা দ্রুত খুঁজে পেতে অন্তর্দৃষ্টি ব্যবহার করতে হবে। আপনাকে অবশ্যই বাজেট করা খরচ থেকে ভিন্নতা পরিমাপ করতে হবে এবং অবিলম্বে সংশোধনমূলক ব্যবস্থা নিতে হবে।

প্রকল্পে খরচ ব্যবস্থাপনা কৌশল

আসুন আমরা আপনাকে কিছু কার্যকর খরচ নিয়ন্ত্রণ পদ্ধতির সাথে পরিচিত করি:

• খরচ কাটা

খরচ নিয়ন্ত্রণে আপনার পণ্য বা পরিষেবার গুণমানে আপস না করে কম খরচ করার উপায় খুঁজে বের করা জড়িত। আপনি সরবরাহকারীদের কাছ থেকে আরও ভাল ডিল পেতে পারেন, আপনার কাজের প্রক্রিয়াগুলিকে মসৃণ করতে পারেন বা দক্ষতা উন্নত করতে কৌশলগুলি ব্যবহার করতে পারেন।

• খরচের হিসাব রাখা

আপনার পণ্যগুলি তৈরি করতে বা আপনার পরিষেবাগুলি সরবরাহ করতে কত খরচ হয় তা আপনাকে অবশ্যই যত্ন সহকারে দেখতে হবে। এটি আপনাকে বুঝতে সাহায্য করে যে আপনার অর্থ কোথায় যাচ্ছে, ন্যায্য মূল্য নির্ধারণ করুন এবং কীভাবে আপনার সংস্থানগুলি ব্যবহার করবেন তা নির্ধারণ করুন৷

• বাজেট তৈরি করা

একটি বাজেট আপনার ব্যবসার জন্য একটি আর্থিক পরিকল্পনার মত। এটি দেখায় যে আপনি একটি নির্দিষ্ট সময়ে কত টাকা উপার্জন করতে এবং ব্যয় করতে চান। আপনি যখন বাজেটের বেশি যাচ্ছেন তখন এটি আপনাকে ব্যয়ের সীমা নির্ধারণ করতে এবং স্পট করতে সহায়তা করে।

• স্ট্যান্ডার্ড খরচ পরিকল্পনা

এই পদ্ধতিতে উপকরণ, কাজ এবং অন্যান্য খরচের জন্য প্রত্যাশিত খরচ সেট করা জড়িত। তারপরে আপনি আসলে যা ব্যয় করেন তার সাথে তুলনা করুন। এটি আপনাকে দেখায় যে আপনি আপনার হওয়া উচিত তার চেয়ে বেশি বা কম ব্যয় করছেন কিনা।

• মান অর্জন ব্যবস্থাপনা

আপনি কতটা ব্যয় করেছেন এবং কত সময় নিয়েছেন তার তুলনায় আপনি কতটা প্রকল্পের কাজ সম্পন্ন করেছেন তার ট্র্যাক রাখতে এই পদ্ধতিটি আপনাকে সাহায্য করে। প্রকল্পগুলি বাজেটে এবং সময়মতো থাকে তা নিশ্চিত করার জন্য এটি কার্যকর।

• পার্থক্য বিশ্লেষণ

আপনার প্রকৃত খরচ আপনার পরিকল্পিত বাজেট থেকে আলাদা কেন হতে পারে তা বোঝার জন্য এই পদ্ধতিটি হল। এটি আপনাকে মূল্যের পরিবর্তন বা এমন অঞ্চলের মতো জিনিসগুলি সনাক্ত করতে সহায়তা করে যেখানে আপনি আপনার মতো দক্ষতার সাথে কাজ করছেন না।

• বাজেটে লেগে থাকা

এর অর্থ হল নিয়মিত আপনার বাজেটের বিপরীতে আপনার ব্যয় পরীক্ষা করা। আপনি কী শেলিং আউট করছেন তার উপর আপনি নিয়মিত চেক রাখুন এবং আপনি যদি আপনার বাজেটের অতিরিক্ত ব্যয় করেন বা অতিক্রম করেন তবে পরিবর্তন করুন।

• আউটসোর্সিং

কখনও কখনও, আপনার ব্যবসার বাইরে কাউকে নির্দিষ্ট কাজ করার জন্য আনা সস্তা। এটি আপনাকে সরঞ্জাম বা প্রশিক্ষণের মতো জিনিসগুলিতে অর্থ সাশ্রয় করতে সহায়তা করতে পারে।

• ক্রমাগত উন্নতি প্রক্রিয়া (সিআইপি)

এই পদ্ধতিতে, আপনি সর্বদা ব্যয় নিয়ন্ত্রণে ক্রমাগত উন্নতি আনার উপায়গুলি সন্ধান করেন। আপনি উন্নতি করার লক্ষ্য নির্ধারণ করুন, পরিবর্তন করুন এবং তারপর দেখুন যে পরিবর্তনগুলি আপনাকে অর্থ সঞ্চয় করতে সাহায্য করছে কিনা।

খরচ অনুমান পদ্ধতি

ব্যয় অনুমান ব্যয় পরিচালনার একটি গুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপ। সুতরাং, এখানে কিছু কৌশল রয়েছে যা আপনাকে সঠিক অনুমান পেতে সাহায্য করতে পারে কারণ জটিল কর্মপ্রবাহের জন্য বাজেট করা চ্যালেঞ্জিং হতে পারে।

• ফ্যাক্টর অনুমান

যখন প্রকল্পগুলি শুরু হয়, ব্যবসাগুলি প্রায়শই তাদের সম্পর্কে সবকিছু জানে না। তারা সমস্ত বিবরণ বা বৈশিষ্ট্য সম্পর্কে নিশ্চিত নাও হতে পারে। পরিবর্তিত হতে পারে এমন একটি বিস্তারিত বাজেটে সময় নষ্ট করার পরিবর্তে, আপনি ফ্যাক্টর অনুমান ব্যবহার করতে পারেন। এটি খরচ সম্পর্কে একটি সাধারণ ধারণা পেতে একটি দ্রুত উপায়। উদাহরণস্বরূপ, ম্যানুফ্যাকচারিং এ, এমন একটি নিয়ম আছে যা বলে যে আপনি যদি একটি কারখানার আকার দ্বিগুণ করেন তবে খরচ সাধারণত প্রায় 60% বেড়ে যায়।

• প্যারামেট্রিক অনুমান

অতীতের প্রকল্পগুলির দিকে তাকিয়ে নতুন খরচের পূর্বাভাস দিতে সাহায্য করে। আপনি পুরানো চুক্তিগুলি অধ্যয়ন করতে পারেন এবং দেখতে পারেন কিভাবে উপকরণ এবং শ্রম খরচ সম্পর্কিত ছিল, যার অর্থ পূর্ববর্তী চুক্তির মূল্য, মান এবং পূর্ববর্তী কাজের শ্রম এবং উপকরণের মধ্যে সম্পর্ক বিশ্লেষণ করা।

উদাহরণস্বরূপ, আপনি লক্ষ্য করতে পারেন যে ইঞ্জিনিয়ারিং প্রকল্পগুলিতে মোটা ধাতব শীটগুলি সর্বদা বেশি ব্যয় করে। অনুরূপ নতুন প্রকল্পের পরিকল্পনা করার সময় আপনি এই তথ্য ব্যবহার করতে পারেন।

• পরিমাণগত ফ্যাক্টর

কাজ চলার সাথে সাথে আপনি প্রকল্প সম্পর্কে আরও জানবেন। আপনি, তারপর, আপনার পূর্বের অনুমান আরো সঠিক করতে এই নতুন তথ্য ব্যবহার করুন। আপনি প্রকল্পে কাজ করার সাথে সাথে আপনি পেয়েছিলেন এমন বাস্তব ডেটার সাথে প্রথম অনুমান আপডেট করার মতো।

• সম্পদ ভিত্তিক অনুমান

কখনও কখনও, সময় বিবেচনা করা গুরুত্বপূর্ণ, বিশেষ করে যখন একটি সংবেদনশীল সম্পদ নিয়ে কাজ করা হয়। এই পদ্ধতিতে, আপনি অনুমান করেন যে প্রকল্পের প্রতিটি পা কতক্ষণ লাগবে এবং এটি একটি ক্যালেন্ডারে রাখুন। সময়ের ট্র্যাক রাখা খরচ দেখার মতই গুরুত্বপূর্ণ হতে পারে।

• একক-হার

এটি একটি সহজ কিন্তু দরকারী পদ্ধতি। আপনি একটি ছোট অংশের খরচ দেখুন এবং মোট খরচ অনুমান করতে এটি ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ, যদি একটি পাইপের দাম ₹1,200 হয় এবং এটি ইনস্টল করতে এক ঘন্টা সময় লাগে এবং আমাদের 20টি পাইপ প্রয়োজন, তাহলে আমরা অনুমান ₹24,000 এবং 20 ঘন্টা কাজ করতে পারি। এটি সর্বদা নিখুঁত নয় (অনেক পাইপ ইনস্টল করা দ্রুত হতে পারে), তবে এটি একটি সহায়ক সূচনা পয়েন্ট।

খরচ ব্যবস্থাপনা নিয়ন্ত্রণ কৌশল

এখানে খরচ নিয়ন্ত্রণ পদ্ধতির একটি তালিকা রয়েছে যা আপনি সেই সমস্ত খরচ পরিচালনা করতে ব্যবহার করতে পারেন:

লক্ষ্য নিট আয় 

লক্ষ্য নিট আয় একটি অ্যাকাউন্টিং সময়ের জন্য কর গণনা করার পরে প্রত্যাশিত ব্যবসায়িক মুনাফা বোঝায়। এটি একটি প্রকল্প বা ব্যবসাকে তার কাঙ্ক্ষিত আয়ের স্তর দেওয়ার জন্য বাজেটে ব্যয়ের সর্বোত্তম স্তর নির্ধারণ করে।    

আপনি শূন্য ব্রেক-ইভেন অ্যামাউন্ট পদ্ধতি অবলম্বন করার পরিবর্তে সেই লক্ষ্যমাত্রা নেট আয়ের জন্য আপনার প্রয়োজনীয় ইউনিটের সংখ্যা খুঁজে বের করতে একটি ব্রেক-ইভেন বিশ্লেষণ সূত্রে এই পদ্ধতিটি ব্যবহার করতে পারেন। আপনি বিক্রয় থেকে পরিবর্তনশীল খরচ (বিক্রয় – পরিবর্তনশীল খরচ) কাটার সাথে সাথে আপনি অবদান মার্জিন পাবেন। 

লক্ষ্য নিট আয় (TNI) সূত্র:

লক্ষ্য নিট আয় = বিক্রয় – পরিবর্তনশীল ব্যয় – নির্দিষ্ট খরচ

কোথায়,

TNI = (ইউনিট x বিক্রয় মূল্য) - (ইউনিট x পরিবর্তনশীল ব্যয়) - নির্দিষ্ট খরচ

এই সূত্রগুলো বেশ কার্যকর। আপনি তাদের দুটি উপায়ে ব্যবহার করতে পারেন:

আপনি যদি জানেন যে আপনি কতটা লাভ করতে চান, তাহলে আপনি কতগুলি আইটেম বিক্রি করতে হবে বা কত টাকা আনতে হবে তা নির্ধারণ করতে পারেন।

অথবা, যদি আপনার বিক্রয় এবং খরচ সম্পর্কে একটি ন্যায্য ধারনা থাকে, তাহলে আপনি কতটা লাভ করতে পারবেন তা বের করতে পারেন।

• বৈচিত্র্য বিশ্লেষণ

একটি সময়কাল বা প্রকল্পের জন্য বাজেট এবং প্রকৃত খরচ তুলনা করার জন্য ভিন্নতা বিশ্লেষণ নিখুঁত। যখন প্রকৃত খরচ আপনার নির্ধারিত বাজেটের চেয়ে বেশি হয় তখন আপনার প্রতিকূল বৈচিত্র্য তৈরি হয়। অনুকূলগুলি হল যেখানে প্রকৃত খরচগুলি বাজেটের নীচে থাকে, আপনার প্রত্যাশার চেয়ে ভাল বাস্তব ফলাফল দেখায়৷ 

অনেক কারখানা একটি বিশেষ ধরনের অ্যাকাউন্টিং ব্যবহার করে যা শ্রমিক, উপকরণ এবং কারখানা চালানোর মতো জিনিসগুলির জন্য 'মান' খরচ সেট করে। এটি তাদের দেখতে সাহায্য করে কখন প্রকৃত খরচগুলি তাদের প্রত্যাশার থেকে আলাদা।

প্রতি মাসে, এবং বছরের শেষে বা একটি প্রকল্পে, আর্থিক বিশ্লেষকরা যে কোনও বড় পার্থক্যকে ঘনিষ্ঠভাবে দেখেন যেখানে তারা পরিকল্পনার চেয়ে বেশি ব্যয় করেছে। কেন এটি ঘটেছে এবং ভবিষ্যতে কীভাবে কম খরচ করা যায় তা তারা বের করার চেষ্টা করে।

• মান অর্জন ব্যবস্থাপনা 

ইভিএমকে একটি প্রকল্প স্বাস্থ্য পরীক্ষা হিসাবে ভাবুন যা প্রকল্পটি এখনও চলমান থাকাকালীন ঘটে। এখানে কিভাবে এটা কাজ করে:

• এটি আপনার সাথে যাওয়ার সময়সূচী এবং খরচ উভয়ই দেখে।
• এটি তুলনা করে যে আপনি এখন পর্যন্ত যা ব্যয় করবেন ভেবেছিলেন তা আপনি আসলে যা ব্যয় করেছেন তার সাথে।
• এটি আপনাকে দেখতে সাহায্য করে যে আপনি ট্র্যাকে আছেন বা জিনিসগুলি হাতের বাইরে চলে যাচ্ছে কিনা।
• ইভিএম এর সৌন্দর্য হল যে এটি আপনাকে সমস্যাগুলি তাড়াতাড়ি সনাক্ত করতে দেয়। যদি খরচ বাড়তে থাকে, ম্যানেজাররা পদক্ষেপ নিতে পারে এবং খরচ কমাতে পারে। এটি সাধারণত সামগ্রিকভাবে ভাল ফলাফলের দিকে পরিচালিত করে।
• চরম ক্ষেত্রে, যদি ইভিএম দেখায় যে খরচ ট্র্যাকের বাইরে এবং বাতিল করা সম্ভব, একটি ব্যবসা একটি আর্থিক বিপর্যয়ের দিকে যাচ্ছে এমন একটি প্রকল্পে প্লাগ টানানোর সিদ্ধান্ত নিতে পারে।

খরচ নিয়ন্ত্রণের বাস্তব-বিশ্বের উদাহরণ

এখানে বিভিন্ন শিল্পে খরচ নিয়ন্ত্রণের কিছু উদাহরণ রয়েছে:

• প্রস্তুতকারী প্রতিষ্ঠান

উৎপাদনে, উৎপাদন প্রক্রিয়া অপ্টিমাইজ করা, উপাদানের বর্জ্য কমানো এবং কর্মক্ষমতা বৃদ্ধিতে খরচ নিয়ন্ত্রণ শূন্য। এই শিল্পের সংস্থাগুলি ঠিক-সময়ের মতো কৌশলগুলি প্রয়োগ করে জায় ব্যবস্থাপনা, চর্বিহীন উত্পাদন, এবং অটোমেশন তাদের ক্রিয়াকলাপকে স্ট্রিমলাইন করতে এবং পণ্য/পরিষেবার গুণমানকে অবনতি না করে খরচ কমাতে।

• স্বাস্থ্যসেবা 

খরচ নিয়ন্ত্রণ স্বাস্থ্যসেবা শিল্পের একটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ অংশ, কারণ স্বাস্থ্যসেবা খাতে চিকিৎসা ব্যয় বাড়ছে। এই সেক্টরের খরচ নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়ায় ব্যয়-কার্যকর স্বাস্থ্যসেবা প্রযুক্তি নিয়োগ, সম্পদ বরাদ্দ অপ্টিমাইজ করা, এবং সরবরাহকারী এবং পরিষেবা প্রদানকারীদের সাথে চুক্তি এবং আরও ভাল হারের আলোচনার মত কৌশলগুলি জড়িত।

• খুচরা 

মধ্যে খুচরা সেক্টর, দোকান সঠিক পরিমাণ স্টক রাখা এবং তাদের সাপ্লাই চেইন অপ্টিমাইজ করার উপর ফোকাস করে। তারা এই লক্ষ্যগুলি অর্জনের জন্য দক্ষ ইনভেন্টরি সিস্টেম, সংকোচন পর্যবেক্ষণ, অনুকূল মূল্যের জন্য বিক্রেতাদের সাথে দর কষাকষি এবং ব্যয়-কার্যকর বিপণন কৌশলগুলির মতো কৌশলগুলি ব্যবহার করে।

খরচ নিয়ন্ত্রণে বাধা

আপনি খরচ নিয়ন্ত্রণ করতে কিছু সমস্যার সম্মুখীন হতে পারেন, যার মধ্যে অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে:

• অ্যাকাউন্টিং সঙ্গে খরচ বিশ্লেষণ মিশ্রিত
• বাজেট গণনা এবং ভবিষ্যদ্বাণীগুলি সামঞ্জস্যপূর্ণ হয় তা নিশ্চিত করা
• বিভিন্ন উৎস থেকে আর্থিক তথ্য একত্রিত করা
• আর্থিক সময়ের সাথে প্রকল্পের সময়সূচী সারিবদ্ধ করা
• প্রকল্পের পরিবর্তনের সাথে খাপ খাইয়ে নেওয়া
• খরচ নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়ার খরচ নিজেই পরিচালনা

খরচ নিয়ন্ত্রণের জন্য সফ্টওয়্যার সমাধান

ব্যবসাগুলিকে তাদের ব্যয়ের উপর নজর রাখতে সহায়তা করার জন্য সেখানে একগুচ্ছ খরচ নিয়ন্ত্রণ সফ্টওয়্যার রয়েছে। আসুন এটি ভেঙে দিন:

• কোর ইআরপি এবং অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার

এন্টারপ্রাইজ রিসোর্স প্ল্যানিং (ERP) এবং অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমগুলি প্রয়োজনীয় খরচ-নিয়ন্ত্রণ বৈচিত্র্য বৈশিষ্ট্যগুলির সাথে আসে, যেমন অন্তর্নিহিত ডেটাতে ড্রিল-ডাউন সহ অ্যাকাউন্ট দ্বারা গভীরভাবে আর্থিক বিবৃতির জন্য অন্তর্নির্মিত প্রকৃত বনাম বাজেট তুলনা। 

অধিকন্তু, আপনি উত্পাদন সংস্থাগুলির জন্য মান বনাম প্রকৃত খরচের অদক্ষ এবং সুসজ্জিত ইআরপি সিস্টেমগুলি বাস্তবায়ন করতে পারেন। এই স্ট্যান্ডার্ড কস্টিং ভ্যারিয়েন্সের মধ্যে রয়েছে শ্রমের সময় এবং মূল্য নির্ধারণ, উপকরণের ক্রয় মূল্য, উপাদানের ব্যবহার, এবং উৎপাদনের পরিমাণ বা মেশিনের সময় পরিবর্তনের কারণে ওভারহেড খরচ ব্যবহারের ভিন্নতা।

• স্মার্ট দোকান মেঝে মডিউল

মেশিন লার্নিং, আইওটি সেন্সর (ইন্টারনেট অফ থিংস) এবং এআই (কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তা) সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে একটি স্মার্ট শপ ফ্লোর অ্যাপ্লিকেশন তৈরি করতে খরচ নিয়ন্ত্রণ সফ্টওয়্যারটির ইআরপি সিস্টেমের মধ্যে বিশেষ বৈশিষ্ট্য রয়েছে। 

এরা কারখানার মেঝের নজরদারি। যখন উত্পাদন প্রক্রিয়াগুলি মান থেকে বিচ্যুত হয় তখন তারা ব্যতিক্রমগুলিকে ট্রিগার করতে রিয়েল-টাইম সতর্কতা শুরু করে। যত তাড়াতাড়ি আপনি একটি পাবেন, কম স্ক্র্যাপ এবং পুনরায় কাজের খরচ আপনি বহন করবেন। 

• আর্থিক পূর্বাভাস এবং বাজেট সফ্টওয়্যার

উন্নত পূর্বাভাস এবং বাজেট সফ্টওয়্যার দুটি আকারে আসে: এটি হয় একটি বড় ERP সিস্টেমের একটি সফ্টওয়্যার মডিউল বা একটি পৃথক টুল যা আপনি নিজে থেকে কিনতে পারেন৷ এটি আপনাকে আরও সঠিক বিক্রয় পূর্বাভাস এবং ব্যয় নিয়ন্ত্রণের বৈচিত্র্য বিশ্লেষণের জন্য ব্যয় বাজেট তৈরি করতে সহায়তা করে। 

• এপি অটোমেশন সফটওয়্যার

নতুন নিয়োগের জন্য আপনার ভবিষ্যত শ্রম খরচ কমিয়ে বিশ্বব্যাপী ব্যাপক অর্থপ্রদানের জন্য প্রদেয় এবং কাজের চাপ 80% পর্যন্ত অপ্টিমাইজ করতে এবং কমানোর জন্য আপনি এই অ্যাকাউন্টস প্রদেয় (AP) অটোমেশন সফ্টওয়্যারটিকে ERP এবং অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমের সাথে সহজেই সংহত করতে পারেন। 

• প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার

প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যার প্রকল্পের ব্যয়, প্রকল্পের সময়সূচী অনুমান, সম্পদ অভিক্ষেপ, ব্যয় এবং বাজেট, বৈচিত্র বিশ্লেষণ এবং গ্যান্ট চার্ট নিয়ে গঠিত। সফ্টওয়্যারটি আপনাকে প্রকৃত খরচের একটি পোস্ট-প্রকল্প মূল্যায়ন করতে সাহায্য করতে পারে যা আপনাকে দেখায় মোট খরচ বনাম বাজেট এবং একই ধরনের প্রকল্প এবং প্রতিদ্বন্দ্বীদের সাথে মানদণ্ড। 

উপসংহার

ব্যবসায়িক সাফল্যের জন্য খরচ নিয়ন্ত্রণ অত্যাবশ্যক। এটি স্মার্ট খরচ সম্পর্কে, শুধু কোণ কাটা নয়। বাজেট সেট করে, খরচ বিশ্লেষণ করে এবং আধুনিক সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে, আপনি আপনার কোম্পানির অর্থ আরও কার্যকরভাবে পরিচালনা করতে পারেন। এই সতর্ক তদারকি আপনাকে সমস্যাগুলিকে তাড়াতাড়ি চিহ্নিত করতে, জ্ঞাত সিদ্ধান্ত নিতে এবং শেষ পর্যন্ত লাভ বাড়াতে সাহায্য করে৷ ভাল খরচ নিয়ন্ত্রণ শুধুমাত্র একটি স্বল্পমেয়াদী কৌশল নয় - এটি দীর্ঘমেয়াদী আর্থিক স্বাস্থ্য এবং বৃদ্ধির জন্য একটি কৌশল।