ইকমার্স পরিপূর্ণতার জন্য অটোমেটেড অর্ডার ম্যানেজমেন্টের প্রাসঙ্গিকতা

অর্ডার ম্যানেজমেন্ট আপনার ই-কমার্স ব্যবসার অন্যতম অপরিহার্য সংযোগকারী দিক। এটি ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট এবং অর্ডার প্রসেসিং-এর মধ্যে একটি সেতুবন্ধন তৈরি করে। বহু যুগ ধরে, অর্ডার গ্রহণ এবং ব্যবস্থাপনা একটি ম্যানুয়াল প্রক্রিয়া হয়ে আসছে। প্রচলিত দোকানগুলোতে, একজন বিক্রয়কর্মী আপনার সামনেই আপনার অর্ডার গ্রহণ করেন এবং তা প্রসেস করেন। কিন্তু ই-কমার্সে, একই সময়ে আপনার কাছে একাধিক অর্ডার আসে। এক্ষেত্রে ম্যানুয়াল প্রসেসিং কি সঠিক পদ্ধতি?

ইকমার্স ইন্ডাস্ট্রির অনেক বিক্রেতা শিপিং , ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট, ওয়্যারহাউস ম্যানেজমেন্ট, এমনকি রিটার্ন হ্যান্ডলিং-এর মতো ক্ষেত্রেও অটোমেশনের দিকে ঝুঁকছেন । কিন্তু, নির্বিঘ্ন অর্ডার প্রসেসিং-এর জন্য অটোমেটেড অর্ডার ম্যানেজমেন্টের গুরুত্ব আমরা প্রায়শই ভুলে যাই। চলুন দেখে নেওয়া যাক, নির্বিঘ্ন ইকমার্স কার্যক্রমের জন্য অটোমেটেড অর্ডার ম্যানেজমেন্টের তাৎপর্য কী।

অর্ডার ম্যানেজমেন্ট কী? 

অর্ডার পরিচালনা আপনার ইকমার্স ওয়েবসাইটে আগত আদেশগুলি পরিচালনা করার প্রক্রিয়াটিকে বোঝায়। আপনি যদি এটি একটি ছাতা ভিউ থেকে দেখেন তবে অর্ডার ম্যানেজমেন্ট হ'ল বিক্রয়-পরবর্তী সমস্ত কিছু চালানোর প্রক্রিয়া। এর মধ্যে আগত অর্ডারগুলি প্রক্রিয়া করা, সেগুলি শিপিং এবং রিটার্নগুলি হ্যান্ডেল করা অন্তর্ভুক্ত।

সাধারণ অর্ডার ম্যানেজমেন্ট প্রক্রিয়া

নীচে দেওয়া চিত্রটি একটি সাধারণ অর্ডার ফুলফিলমেন্ট সাপ্লাই চেইনের স্পষ্ট বর্ণনা দেয় । বেশিরভাগ বিক্রেতা অর্ডার গ্রহণের বিষয়টি উপেক্ষা করেন। ম্যানুয়াল প্রক্রিয়া এবং মানবিক ভুলের কারণে, কার্যক্রমের দুর্বল সমন্বয়ের জন্য বিক্রেতারা প্রায়শই কিছু অর্ডার বাদ দেন বা সময়মতো সেগুলো পূরণ করেন না।

অর্ডার ম্যানেজমেন্টে অটোমেশন কী? 

অটোমেশন এবং ম্যানেজমেন্ট বলতে অর্ডার আমদানি ও গ্রহণকে স্বয়ংক্রিয় করার প্রক্রিয়াকে বোঝায়, যাতে আপনার পণ্য যে গুদাম বা স্টোরেজ ফ্যাসিলিটিতে রাখা হয়, সেখান থেকেই অর্ডারগুলো সরাসরি প্রসেস করা যায়। আপনি যদি কোনো থার্ড-পার্টি সলিউশন ব্যবহার করে পণ্য পাঠান , তবে আপনি তাদের প্যানেলে অর্ডার ইম্পোর্ট করতে পারেন, ফলে কোনো অর্ডার বাদ পড়ে না এবং আপনার ইনভেন্টরি, অর্ডার ও প্রসেসিংয়ের মধ্যে একটি সমন্বয় বজায় থাকে।

অর্ডার ব্যবস্থাপনায় অটোমেশন আনতে, আপনি একাধিক অর্ডার ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম ব্যবহার করতে পারেন অথবা শিপরকেটের মতো একটি ইন্টিগ্রেটেড সলিউশনের সাথে কাজ করতে পারেন , যা আপনাকে ১২টিরও বেশি ওয়েবসাইট এবং মার্কেটপ্লেস থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে অর্ডার ইম্পোর্ট করার সুবিধা দেয়।

ইকমার্সের জন্য অর্ডার ম্যানেজমেন্টে অটোমেশনের গুরুত্ব

কোনও আদেশ ছেড়ে যান না

একটি স্বয়ংক্রিয় ব্যবস্থাপনা সিস্টেমের মাধ্যমে, আপনার কোনো অর্ডার বাদ পড়ার সম্ভাবনা কমে যাবে। ম্যানুয়াল সিস্টেমে, ব্যবহারকারীরা একসাথে আসা বা একই ধরনের অর্ডার এড়িয়ে যেতে পারেন। একটি স্বয়ংক্রিয় সিস্টেম আপনাকে আপনার অর্ডারগুলো রক্ষণাবেক্ষণ এবং সময়মতো সেগুলো প্রসেস করার ক্ষেত্রে বাড়তি সুবিধা দেয়।

হ্রাস করা মানুষের ত্রুটি

ম্যানুয়াল অর্ডার প্রসেসিং সিস্টেমে মানুষকে প্রক্রিয়াটিতে হস্তক্ষেপ করতে হয় এবং পুরো সিস্টেমটি নিজেরাই পরিচালনা করতে হয়। এর ফলে প্রায়শই বিভিন্ন মানবিক ভুল হয়ে থাকে, যা একটি স্বয়ংক্রিয় অর্ডার ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের মাধ্যমে এড়ানো সম্ভব। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একশটি অর্ডার পান এবং তার মধ্যে মাত্র নিরানব্বইটি হাতে লিখে রাখেন, তবে একজন গ্রাহকই আপনার সোশ্যাল মিডিয়া এবং অন্যান্য প্রোফাইলে বড় ধরনের সমস্যা তৈরি করতে পারে। একটি স্বয়ংক্রিয় অর্ডার ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম এই ধরনের ভুল এড়াতে সাহায্য করে এবং দ্রুত অর্ডার প্রসেসিংয়ের মাধ্যমে আপনার গ্রাহকদের একটি নির্বিঘ্ন অভিজ্ঞতা প্রদান করে।

উন্নত পূর্বাভাস

একটি স্বয়ংক্রিয় সিস্টেমের সাহায্যে আপনি আপনার ভবিষ্যতের বিক্রয়ও আরও ভাল করে পূর্বাভাস দিতে পারেন কারণ আগত আদেশগুলির বিষয়ে রিয়েল-টাইমে আপনার ধারণা থাকবে। অপারেশন জুড়ে দৃশ্যমানতা বর্ধিত হয় এবং আপনি কর্মপ্রবাহকে অগ্রাধিকার দিতে পারেন, বাজেট এবং পরিকল্পনা উন্নত করতে পারেন এবং এসএলএ প্রত্যাশা পূরণ করতে পারেন। 

দ্রুত পিকিং এবং প্যাকিং

একটি অর্ডার ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমে প্রায়শই ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট এবং অর্ডার ম্যানেজমেন্টের মধ্যে সমন্বয় অন্তর্ভুক্ত থাকে। এর ফলে আপনি রিয়েল-টাইম মনিটরিংয়ের সুবিধা পান এবং বিভিন্ন ওয়্যারহাউস ও চ্যানেলের মধ্যে অর্ডারগুলো অনেক দ্রুত প্রসেস করতে পারেন। ম্যানুয়াল বা সেমি-অটোমেটেড সিস্টেম ব্যবহার করে যে অর্ডার প্রসেস করতে আপনার একদিন সময় লাগে, তা আপনি কয়েক ঘণ্টার মধ্যেই করতে পারেন।

রিয়েল-টাইম ইনভেন্টরি আপডেট

একটি স্বয়ংক্রিয় ইনভেন্টরি এবং অর্ডার ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের সাহায্যে আপনি রিয়েল-টাইমে আপনার তালিকাটি আপডেট করতে পারেন এবং আপনার সম্পূর্ণ অভ্যন্তরীণ পরিপূরণ প্রক্রিয়াটি সিঙ্ক্রোনাইজ করতে পারেন। আদর্শভাবে, যখনই আপনি কোনও অর্ডার পান, স্টকটিকে অবশ্যই এমন একটি আইটেম হ্রাস করতে হবে যা প্রক্রিয়া করা প্রয়োজন। এটি আপনাকে আপনার তালিকা সম্পর্কিত রিয়েল-টাইম ডেটা দেয় এবং আপনি ভবিষ্যতের আউটপুট পূর্বাভাস দিতে পারেন।

গ্রাহকের অভিজ্ঞতা উন্নত

অটোমেশন আপনাকে প্রচুর কোলাটেড ডেটা অ্যাক্সেস দেয়। সুতরাং, যখনই কোনও গ্রাহক তাদের জিজ্ঞাসা সম্পর্কে আপনাকে কল করবেন, গ্রাহক সহায়তা দলটি তাত্ক্ষণিকভাবে একবারে প্রচুর পরিমাণে ডেটা সন্ধান করতে পারে, তাদের প্রয়োজনীয় তথ্যগুলি ফিল্টার করতে পারে এবং গ্রাহককে সন্তোষজনক উত্তর দিতে পারে। এটি কথোপকথন হ্রাস করে এবং সময় ঘুরে এবং আরও দক্ষ গ্রাহকের অভিজ্ঞতা প্রতিষ্ঠায় সহায়তা করে। 

অন্তর্দৃষ্টিপূর্ণ বিশ্লেষণ পান

সবশেষে, স্বয়ংক্রিয় অর্ডার ব্যবস্থাপনার মাধ্যমে আপনি এমন অন্তর্দৃষ্টিপূর্ণ বিশ্লেষণ পেতে পারেন যা আপনার ইনভেন্টরি, সর্বাধিক বিক্রিত পণ্য, যে পণ্যগুলোর আরও বেশি প্রচার প্রয়োজন, ইত্যাদি বিষয়ে ভবিষ্যতের সিদ্ধান্ত নিতে সাহায্য করে। এই অন্তর্দৃষ্টিগুলো আপনাকে প্রবণতা অনুযায়ী পরিবর্তন আনতে এবং আপনার প্রক্রিয়াকে সর্বোত্তম করতে আপনার কার্যক্রম পর্যালোচনা করতে সহায়তা করে।

অর্ডার ম্যানেজমেন্ট প্রক্রিয়া

কোনও গ্রাহক অর্ডার দেওয়ার পরে তার জন্য অর্থ প্রদানের পরে অর্ডার পরিচালনা প্রক্রিয়া শুরু হয়। অর্ডার বিশদটি তারপরে স্টোর বা তার গুদামে পাঠানো হয় যেখানে ইনভেন্টরিটি সঞ্চিত থাকে। গুদামকর্মী অর্ডারটি পিক করে, এটি প্যাক করে এবং ক্রেতার কাছে পাঠায়।

অর্ডার ম্যানেজমেন্টের শেষ পর্যায়ে হ'ল গ্রাহকদের প্রতিক্রিয়া নেওয়া এবং তারা কেনার সাথে সন্তুষ্ট কিনা তা পরীক্ষা করা। অর্ডার পরিচালনার তিনটি পর্যায়ে একবার দেখুন:

মঞ্চ 1: অর্ডার প্রাপ্তি

অর্ডার ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়ার প্রথম ধাপ হলো যখন কোনো গ্রাহক অর্ডার দেন। আপনি অর্ডারটির বিস্তারিত বিবরণসহ তা গ্রহণ করেন। এরপর, আপনি অর্ডারটি গ্রহণ করেন এবং এর জন্য মূল্য সংগ্রহ করেন। মূল্য পাওয়ার পর, আপনি অর্ডারের বিস্তারিত বিবরণ আপনার ইনভেন্টরি গুদামে পাঠিয়ে দেন, যাতে গুদামরক্ষক অর্ডারটি চালানের জন্য প্রস্তুত করতে পারেন।

দ্বিতীয় পর্যায়: অর্ডার পূরণ

এই পর্যায়ে, আপনি আপনার গ্রাহকের আদেশ পূরণ করুন। এই পর্যায়টি 3 টি বিভিন্ন ধাপে বিভক্ত:

পদক্ষেপ 1: বাছাই

একটি অর্ডার পূরণের প্রথম ধাপ শুরু হয় পণ্য বাছাই প্রক্রিয়ার মাধ্যমে। এখানে, গুদাম থেকে পণ্যগুলো নিয়ে আসা হয় । সাধারণত, গুদামগুলোতে তাক থাকে এবং প্রতিটি তাকে বিভিন্ন পণ্য সাজানো থাকে। তাই, গুদামের কর্মীরা অর্ডারের চাহিদা অনুযায়ী সঠিক পণ্যগুলো বাছাই করেন। অর্ডার করা পণ্যটি বাছাই করার পর, তা প্যাকিং স্টেশনে পাঠানো হয়।

পদক্ষেপ 2: প্যাকিং

প্যাকিং স্টেশনটি আইটেমগুলিকে সহজেই চালানোর জন্য প্যাক করে না। সঠিক প্যাকেজিং উপাদান ব্যবহার করার জন্য স্টেশনও দায়িত্বে রয়েছে যাতে পণ্যটি গ্রাহকদের কাছে অক্ষত এবং ভাল অবস্থায় পৌঁছায়। উদাহরণস্বরূপ, ভঙ্গুর আইটেমগুলির জন্য বায়ু বালিশ এবং বুদ্বুদ মোড়কের মতো প্যাকেজিং সন্নিবেশগুলি প্রয়োজন। এবং যদি পণ্যগুলি ভুলভাবে প্যাকেজ করা থাকে তবে তারা ট্রানজিটে ক্ষতিগ্রস্থ হতে পারে।

পদক্ষেপ 3: শিপিং

আপনি অর্ডারটি বাছাই এবং এটি প্যাক করার পরে, আপনাকে এটি শিপ করতে হবে। গুদামগুলি নিম্নলিখিত বিষয়গুলি মাথায় রেখে অর্ডারটি সরবরাহ করে:

1. সংযুক্ত করা প্রেরণ বার্তা এবং চালান
2. পাঠানো হিসাবে অর্ডার চিহ্নিত করা
3. ট্র্যাকিং ইমেল সহ গ্রাহকের কাছে শিপিংয়ের নিশ্চয়তা প্রেরণ করা

উল্লেখযোগ্যভাবে, আপনি বাছাই করতে পারেন, প্যাক করতে পারবেন এবং শিপ পণ্যগুলি কেবল তখনই ঘটতে পারে যদি ব্যবসায়ের সমস্ত পণ্য স্টক থাকে। যখন পণ্যটি অনুপলভ্য থাকে তখন আপনার কাছে কেবল দুটি পছন্দ থাকে - হয় গ্রাহককে পরিণত করুন বা ড্রপশিপিং মডেলটি ব্যবহার করে পরবর্তী তারিখে স্থগিত করুন।

ড্রপশিপিংয়ের জন্য, পণ্য সরবরাহের বাইরে চলে গেলে আপনি সরবরাহকারীর সাথে পণ্য ক্রয় করতে পারেন। সরবরাহকারী আপনাকে একটি তারিখ সরবরাহ করবে যখন আপনি সম্ভবত নতুন স্টকটি পাবেন। ঘুরে দেখা যায়, আপনি কখন আপনার গ্রাহককে অর্ডার পাওয়ার সম্ভাবনা বেশি তা সম্পর্কে একটি স্থায়ী তারিখ দিতে পারেন।

পর্যায় 3: বিক্রয় বিক্রয় পরিচালনা করা

শেষ পর্যায়ে বিক্রয়োত্তর পরিচালনা করা হয়। এই পর্যায়ে, আপনি গ্রাহকদের সাথে ফলোআপ করেন, তাদের মতামত দিতে এবং তাদের ক্রয়ে সন্তুষ্ট কিনা তা নিশ্চিত করতে তাদের বলুন। এই পর্যায়ে রিটার্ন এবং ফেরতও অন্তর্ভুক্ত থাকে।

আউটসোর্সিং অর্ডার পূরণের মাধ্যমে অর্ডার এবং ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্টকে উন্নত করুন

সম্পূর্ণ ইকমার্স ফুলফিলমেন্ট প্রক্রিয়াটি স্বয়ংক্রিয় করতে গেলে প্রায়শই তা ব্যয়বহুল হয়ে উঠতে পারে। এছাড়াও, এমন সময়ও আসে যখন আপনার অর্ডারের তেমন আকস্মিক বৃদ্ধি ঘটে না, যা মাঝে মাঝেই ঘটে। তাই, এই ধরনের পরিস্থিতিতে শিপরকেট ফুলফিলমেন্টের মতো 3PL ফুলফিলমেন্ট প্রদানকারীদের কাছে আপনার ফুলফিলমেন্ট কার্যক্রম আউটসোর্স করাই সর্বোত্তম।

শিপরকেট ফুলফিলমেন্ট আপনাকে ওয়্যারহাউজিং, ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট, অর্ডার ম্যানেজমেন্ট এবং শিপিং-এর একটি সম্পূর্ণ সমাধান প্রদান করে। আপনাকে শুধু আপনার ইনভেন্টরি শিপরকেট ফুলফিলমেন্ট সেন্টারে পাঠাতে হবে এবং প্যাকেজিং, শিপিং ও রিটার্নের মতো বাকি সমস্ত কার্যক্রম আমরাই সামলে নেব। আপনি আপনার গ্রাহকদের কাছাকাছি ইনভেন্টরি সংরক্ষণ করতে পারবেন এবং তা দ্বিগুণ দ্রুত ডেলিভারি হবে। একটি সম্পূর্ণ স্বয়ংক্রিয় সিস্টেমের মাধ্যমে, আপনি আপনার অর্ডার প্রক্রিয়াকরণের গতি বাড়াতে এবং পণ্য আরও দ্রুত শিপ করতে পারবেন।

উপসংহার

একটি স্বয়ংক্রিয় অর্ডার ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম আপনার জন্য একাধিক উপায়ে উপকারী হতে পারে। অটোমেশনে বিনিয়োগ করার আগে এর প্রতিটি সুবিধা ও অসুবিধা ভালোভাবে খতিয়ে দেখুন। আশা করা যায়, আগামী বছরগুলোতে বেশিরভাগ ই-কমার্স সাপ্লাই চেইন কার্যক্রম স্বয়ংক্রিয় হয়ে যাবে। এই ট্রেন্ডগুলোর সাথে নিজেকে মানিয়ে নিন, যাতে আপনি অন্যদের চেয়ে দ্রুত প্রতিযোগিতামূলক সুবিধা অর্জন করতে পারেন।