আদেশ পূর্ণতা কি? মূল পদক্ষেপ, প্রক্রিয়া এবং কৌশল

গত কয়েক বছরে ভারতে ই-কমার্সের ব্যাপক বিবর্তন ঘটেছে। ইন্টারনেট ব্যবহারে সক্রিয় অল্প কিছু মানুষের কাছে পণ্য বিক্রি করা থেকে শুরু করে, ই-কমার্স এখন দেশজুড়ে এক বিশাল ভোক্তা গোষ্ঠীর কাছে পৌঁছেছে। অনলাইন বিক্রেতাদের সাহায্য করার জন্য সরকারের বিভিন্ন উদ্যোগ নেওয়ায়, অনেকেই এখন বিদেশেও তাদের পণ্য বিক্রি করতে শুরু করেছেন। ই-কমার্স ব্যবসাগুলোর প্রতি মানুষের প্রত্যাশাও বেড়েছে।

একসময় অফলাইন দোকানে কোনো কিছু খুঁজে না পেলে ই-কমার্সকে একটি বিকল্প হিসেবে দেখা হতো, যা এখন অনেকের কাছে একটি পছন্দের বিষয় হয়ে উঠেছে। এতটাই যে, প্রায় ৩৮% বিক্রেতা এখন বলছেন যে, এক সপ্তাহের মধ্যে অর্ডার না পেলে তারা তাদের কার্ট পরিত্যাগ করবেন । কিন্তু এর গভীরে গেলে, ই-কমার্সকে কী চালিত করে? এটি শুধু একটি একক প্রক্রিয়া নয়; এটি বিভিন্ন কার্যপ্রণালী এবং ইউনিটের একটি সমন্বয়, যা আপনার কাঙ্ক্ষিত পণ্যটি আপনার কাছে পৌঁছে দেওয়ার জন্য একযোগে কাজ করে। চলুন জেনে নেওয়া যাক এই কার্যপ্রণালীগুলো কী এবং কীভাবে কাজ করে।

ইকমার্সে অর্ডার পূরণ কি?

অর্ডার পূর্ণতা বলতে বিক্রয় থেকে শুরু করে গ্রাহকের ডেলিভারি-পরবর্তী অভিজ্ঞতা পর্যন্ত পুরো প্রক্রিয়াকে বোঝায়। এটি অর্ডার গ্রহণ, প্রক্রিয়াকরণ এবং বিতরণের মতো সমস্ত প্রয়োজনীয় দিকগুলিকে কভার করে।

বেশিরভাগ ইকমার্স বিক্রেতা নিজেরাই অর্ডার ফুলফিলমেন্টের কাজ করেন অথবা এর কিছু কার্যক্রম আউটসোর্স করেন। অর্ডার ফুলফিলমেন্টের একটি চমৎকার উদাহরণ হলো শিপরকেট ফুলফিলমেন্ট , যা আপনার পণ্য বিক্রি করার পরের সমস্ত প্রক্রিয়া সম্পন্ন করে।

কিভাবে eCommerce পরিপূরক ফাংশন সম্পর্কে আরও জানার জন্য এই ধাপে ঘনিষ্ঠভাবে নজর দিন।

প্রতিটি ধাপে অর্ডার পূরণ প্রক্রিয়া উন্নত করা

1. ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট

এটি একটি চলমান প্রক্রিয়া যা স্টোরেজের সাথে একযোগে চলে এবং আপনি এটিকে প্রথম বা দ্বিতীয় অবস্থানে রাখতে পারেন। আমাদের জন্য, ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্টই সর্বাগ্রে, কারণ যেকোনো অর্ডার প্রসেস করা শুরু করার আগে আপনার স্টক সম্পর্কে একটি ভালো ধারণা থাকা প্রয়োজন। প্রতিটি পণ্যের জন্য SKU চিহ্নিত করা একটি হালনাগাদ ইনভেন্টরি থাকা অপরিহার্য।

এর সঠিক বাস্তবায়ন নিশ্চিত করতে নিয়মিত অডিট করা উচিত। আপনার পণ্যগুলির আরও ভাল পরিচালনার জন্য একটি ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম স্থাপন করুন। SKU যোগ করুন এবং কোনো বিভ্রান্তি এড়াতে আপনার পণ্যের সাথে তাদের তুলুন। এছাড়াও, আইটেম আকারে আছে কিনা তা পরীক্ষা করুন; যদি ত্রুটিপূর্ণ পাওয়া যায়, সেগুলি বাতিল করুন এবং নতুন কেনার ব্যবস্থা করুন।

2. ইনভেন্টরি স্টোরেজ এবং গুদামজাতকরণ

ইনভেন্টরি ব্যবস্থাপনার মধ্যে পণ্য সংরক্ষণও অন্তর্ভুক্ত। এই ধাপটি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণগুলোর মধ্যে একটি, কারণ এটি আপনার ফুলফিলমেন্ট কার্যক্রমের গতি নির্ধারণ করে। যদি এটি সঠিকভাবে করা না হয়, তবে পণ্য খুঁজে বের করতে আপনার সময় ব্যয় হতে পারে, যা প্রক্রিয়াকরণে বিলম্ব ঘটাতে পারে। এছাড়াও, যদি আপনি সঠিকভাবে সংরক্ষণ না করেন, তবে আপনার স্টক নষ্টও হতে পারে। তাই, পণ্য বাছাইয়ের সময় যেকোনো ঝামেলা এড়াতে আপনার ইনভেন্টরি সঠিক লেবেলসহ যথাযথ তাক এবং বাক্সে সাজিয়ে রাখুন। সমস্ত পণ্য রাখার জন্য আপনার গুদামের জায়গার সর্বোত্তম ব্যবহার করুন ।

3. প্রাপ্তি

এই ধাপটি ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্টের সমান্তরালে চলে। আপনি ম্যানুয়ালি অর্ডার গ্রহণ করতে পারেন অথবা সরাসরি আপনার স্টোর থেকে অর্ডার আনার জন্য আপনার কার্ট বা মার্কেটপ্লেসকে সফটওয়্যারের সাথে সংযুক্ত করতে পারেন। অনুরোধ গ্রহণের জন্য আপনার পছন্দগুলো সেট করার পর, ডেলিভারির তারিখ অনুযায়ী সেগুলো সাজানো শুরু করুন। উদাহরণস্বরূপ, যদি কোনো ব্যক্তি একদিনের ডেলিভারি বেছে নেন, তবে সেই অর্ডারগুলোকে সর্বোচ্চ অগ্রাধিকার দিন। আপনার গ্রাহককে একটি ইমেল পাঠিয়ে নিশ্চিত করুন যে আপনি অর্ডারটি পেয়েছেন এবং প্রযোজ্য ক্ষেত্রে আনুমানিক ডেলিভারির তারিখও জানান। যদি আপনি একটি নির্দিষ্ট ডেলিভারির তারিখ দিতে না পারেন, তবে একটি সময়সীমা দিন যার মধ্যে তারা তাদের অর্ডারের ডেলিভারি আশা করতে পারেন।

4. পিকিং

পিকিং হল আপনার গুদামের মাধ্যমে স্ক্যান করা এবং গ্রাহকের প্রয়োজনীয় পণ্যটি খুঁজে বের করা। এই অর্ডারে একটি অবস্থান থেকে একটি পণ্য বা আপনার গুদামের দুটি কোণ থেকে দুটি পণ্য অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে। আবার, জটিল বাছাই শুধুমাত্র একটি সাজানো গুদাম দিয়েই সম্ভব। যদি আপনার ব্যবসা অনেক অর্ডার পায়, গুদাম সরবরাহের জন্য নিবেদিত কর্মী নিয়োগ করুন। এই পরিমাপটি আপনার পরিপূর্ণতা প্রক্রিয়াকে ত্বরান্বিত করতে এবং পদ্ধতিটিকে সুবিন্যস্ত করে খরচ বাঁচাতে সাহায্য করবে।

এছাড়াও, অর্ডার পিকিং-এর অন্যতম সেরা একটি পদ্ধতি হলো ব্যাচ পিকিং , যেখানে একাধিক অর্ডারকে ছোট ছোট ব্যাচে ভাগ করা হয় – সাধারণত প্রতিটি ব্যাচে ১০-২০টি অর্ডার থাকে। এটি ওয়্যারহাউসের কর্মদক্ষতা বহুগুণে বাড়িয়ে দেয়। পিকিং প্রক্রিয়াকে দ্রুততর করতে অটোমেশন এবং প্রযুক্তিতে বিনিয়োগ করুন।

5. প্যাকেজিং

প্যাকেজিং আপনার ব্র্যান্ডের একটি বাস্তব প্রতিচ্ছবি হওয়ায় এটি পুরো প্রক্রিয়ার একটি অপরিহার্য অংশ। তাই, আপনাকে বিভিন্ন ধরনের প্যাকেজিং এবং আপনার ব্যবসার জন্য কোনটি সবচেয়ে উপযুক্ত, সেদিকে মনোযোগ দিতে হবে। যদি আপনার মনে হয় প্যাকেজিং আপনার প্রধান লক্ষ্য নয়, তবে আপনি মজবুত কিন্তু সাদামাটা প্যাকেজিংয়ে বিনিয়োগ করতে পারেন, অথবা সামর্থ্য থাকলে কাস্টমাইজড প্যাকেজিং বেছে নিতে পারেন। যে ক্ষেত্রেই হোক, নিশ্চিত করুন যে আপনার প্যাকেজটি সঠিকভাবে প্যাক করা, লেবেলযুক্ত এবং কুরিয়ার কোম্পানিগুলোর নির্ধারিত মানদণ্ডের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ। প্যাকেজিংটি পরিবহনের কারণে সৃষ্ট ঘর্ষণ সহ্য করতে সক্ষম হওয়া উচিত।

আপনি যদি আপনার ই-কমার্স ব্যবসার জন্য সর্বোৎকৃষ্ট মানের প্যাকেজিং সামগ্রী খুঁজে থাকেন, তাহলে শিপরকেট প্যাকেজিং দেখুন । তারা ঢেউখেলানো বাক্স এবং ফ্লায়ার সহ সর্বোচ্চ মানের কিছু প্যাকেজিং সামগ্রী সরবরাহ করে। প্যাকেজিং সম্পর্কে আরও জানতে এখানে পড়ুন ।

প্যাকেজিং সেরা অনুশীলন সম্পর্কে আরও পড়ুন

6। পাঠানো

শিপিং ছাড়া আপনার গ্রাহক ক্রেতায় পরিণত হতে পারেন না। তাই, এটি আপনার অর্ডার ফুলফিলমেন্ট প্রক্রিয়ার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ অংশ। যেকোনো কুরিয়ার কোম্পানি বা অ্যাগ্রিগেটরের সাথে চুক্তিবদ্ধ হওয়ার আগে ভালোভাবে যাচাই করে নিন । যেহেতু শিপিং আপনার গ্রাহকের মনে আপনার ব্র্যান্ডের চূড়ান্ত ধারণা তৈরি করে, তাই তাদের একটি নির্বিঘ্ন অভিজ্ঞতা দেওয়ার চেষ্টা করুন। তাদের পেমেন্টের জন্য ক্যাশ অন ডেলিভারি এবং প্রিপেইড ফি-এর মতো বিভিন্ন বিকল্প দিন। এই পদক্ষেপটি নিশ্চিত করে যে তাদের কাছে বিভিন্ন বিকল্প রয়েছে এবং আপনি তাদের কেবল একটি মাধ্যমে সীমাবদ্ধ রাখছেন না। এছাড়াও, এমন একটি কুরিয়ারের সাথে অংশীদারিত্ব করুন যা আপনাকে ভারত এবং বিশ্বজুড়ে বিস্তৃত পরিসরে পরিষেবা দেয়।

7. রিটার্ন অর্ডার প্রসেসিং

বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, অর্ডার সরবরাহের শৃঙ্খলা পণ্য সরবরাহের শেষ হয়ে যায়। কিন্তু পরিবর্তিত সময়ের সাথে, ফেরত আদেশ আপনার প্রক্রিয়া যোগ করা হয়। ক্রমবর্ধমান প্রতিযোগিতার সাথে, ফেরত আদেশ অপরিহার্য। সুতরাং, তাদের কার্যকরভাবে পরিচালনা করা কি গণনা করা হয়। অতএব, এমন একটি পদ্ধতির জন্য নির্বাচন করুন যা আপনাকে আপনার NDR স্বয়ংক্রিয়ভাবে অটোমেটিক করতে সহায়তা করবে এবং আরও সহজে ফেরত অর্ডারগুলি প্রক্রিয়া করবে। এই ভাবে, আপনি আপনার আয় কমাতে এবং একটি বৃহৎ মার্জিন দ্বারা ফেরত আদেশ সংরক্ষণ করতে পারেন।

শিপরকেটের মতো কুরিয়ার অ্যাগ্রিগেটররা শুধু ঝামেলাহীন শিপিংয়ের জন্যই পরিচিত নয়, বরং তাদের ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট, স্বয়ংক্রিয় রিটার্ন অর্ডার প্রসেসিং এবং সর্বনিম্ন শিপিং রেটের মতো ফিচারের মাধ্যমে আপনার অর্ডার ফুলফিলমেন্টের কাজ এক জায়গা থেকেই সম্পন্ন করার সুযোগ দেয়।

অর্ডার পূর্ণতা চ্যালেঞ্জ

ইনভেন্টরি স্টক আউট

অর্ডার পূরককরণ ক্রিয়াকলাপ চালিয়ে যাওয়ার সম্ভাবনা রয়েছে যে আপনি তালিকা থেকে বেরিয়ে যেতে পারেন। সুতরাং, কাছে আসা স্টক সম্পর্কে আপনাকে অবহিত করার জন্য সূক্ষ্মভাবে ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম স্থাপন করা বাধ্যতামূলক।

বিজোড় বিতরণ

আপনার যদি একটি শক্তিশালী ডিস্ট্রিবিউশন নেটওয়ার্ক না থাকে, তবে আপনি নির্বিঘ্ন ডেলিভারি পরিচালনা করতে পারবেন না। তাই, শিপরকেট ফুলফিলমেন্টের মতো 3PL প্রোভাইডারদের সন্ধান করুন , যারা আপনার জন্য অর্ডার ফুলফিলমেন্ট প্রক্রিয়াকে সহজ করে দিতে পারে এবং ঝামেলামুক্ত ডেলিভারির জন্য একটি শক্তিশালী লজিস্টিকস ডিস্ট্রিবিউশন প্রদান করতে পারে।

একটি সফল অর্ডার পূরণের কৌশল কীভাবে খসড়া করা যায়?

এই কৌশলটি সাফল্যের সাথে বিবেচনা করে এমন একটি কৌশল খসড়া করা কঠিন। আপনার সরবরাহ সরবরাহ শৃঙ্খলার সমস্ত দিক সম্পর্কে আপনাকে সচেতন হওয়া এবং তারপরে আপনার গ্রাহকের উন্নততর অভিজ্ঞতা প্রদানের জন্য তাদের চারপাশে কাজ করা প্রয়োজন। 

অর্ডার সিদ্ধি কৌশলটি খসড়া তৈরির জন্য শুরু করার জন্য এখানে কয়েকটি টিপস যা আপনাকে সময়মতো পণ্য সরবরাহ করতে এবং গ্রাহকের সন্তুষ্টি উন্নত করতে সহায়তা করতে পারে।

ইনভেন্টরির নিয়মিত ট্র্যাক রাখুন

গ্রাহকরা যখন জানতে পারেন যে তাদের অর্ডার করা পণ্যটি স্টকে নেই, তখন তা তাদের জন্য অত্যন্ত হতাশাজনক হতে পারে। হয় গ্রাহক আপনার দোকান থেকে আর কখনও কেনাকাটা করবেন না, অথবা তাদের ক্ষোভ প্রকাশ করতে সোশ্যাল মিডিয়ায় তীব্র সমালোচনা করবেন । উভয় ক্ষেত্রেই আপনার ব্র্যান্ডের ক্ষতি হবে। এই ধরনের ঘটনা আপনার গ্রাহকদের কাছে দ্রুত অর্ডার পৌঁছে দেওয়ার জন্য আপনার ফুলফিলমেন্ট প্রক্রিয়াকে সুবিন্যস্ত করা অপরিহার্য করে তোলে।

পরিপূরকটি অর্ডার করার সময় জায় সর্বাধিক সমালোচিত ক্ষেত্র। আপনার পুরো চেইন এটি নির্ভর করে depends অতএব, আপনি আপনার জায় উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ করা প্রয়োজন। এমন একটি ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম স্থাপন করুন যা আপনাকে রিয়েল-টাইম চক্র গণনা করতে সহায়তা করতে পারে যাতে কোনও পণ্য যখন স্টক বাইরে না থাকে বা অনুপলব্ধ থাকে তখন আপনি সর্বদা সচেতন হন।

রিয়েল-টাইম ইনভেন্টরি পরিচালনা ব্যতীত আপনি নিজের গুদামকে গুছিয়ে রাখতে বা সঠিক রাখতে পারবেন না। সমস্ত ইনকামিং, আউটগোয়িং এবং স্রোস অর্ডার সহ আপ টু ডেট থাকার জন্য আপনার ইনভেন্টরি গুদাম এবং জল পরিচালন সিস্টেমকে সংহত করুন। 

পণ্য কিটিং গ্রহণ করুন 

প্রসেসিং টাইম এবং ফুলফিলমেন্ট খরচ কমানোর জন্য প্রোডাক্ট কিটিং অত্যন্ত সহায়ক হতে পারে । প্রোডাক্ট কিটিং বলতে এমন একটি প্রক্রিয়াকে বোঝায় যেখানে বিভিন্ন কিন্তু সম্পর্কিত আইটেমগুলোকে একত্রিত করে, প্যাকেজ করে এবং একটি একক ইউনিট হিসেবে একসাথে সরবরাহ করা হয়।

কিটিংয়ের অনেক সুবিধা রয়েছে। আপনি পৃথক কিটে পণ্য সঞ্চয় করে উত্পাদনশীলতা এবং শ্রমের ব্যয় হ্রাস করতে পারবেন। আপনি তালিকা হ্রাস এবং নগদ প্রবাহ উন্নত করতে পারেন।

এখানে পণ্য কিটিং সম্পর্কে আরও পড়ুন।

আপনার গুদাম স্বয়ংক্রিয়

প্রযুক্তি ফুলফিলমেন্ট চেইনের প্রতিটি দিক দখল করে নিয়েছে। আপনার ওয়্যারহাউসও যেন পিছিয়ে না থাকে। আপনার ইনভেন্টরি, ওয়্যারহাউস ব্যবস্থাপনা এবং লজিস্টিকস পরিচালনার জন্য অবশ্যই একটি স্মার্ট ওয়্যারহাউস সিস্টেম গ্রহণ করতে হবে এবং ডেটা-নির্ভর প্রযুক্তি ব্যবহার করতে হবে ।

আপনি আরএফআইডি সনাক্তকরণ, আইটেমের ইন্টারনেট, বা সহজ ট্র্যাকিংয়ের জন্য আইওটি এবং বারকোডগুলি অন্তর্ভুক্ত প্রযুক্তির সাথে আপনার গুদামটি স্বয়ংক্রিয় করতে বেছে নিতে পারেন। 

একবার আপনি একটি গুদাম পরিচালনা ব্যবস্থা ব্যবহার করার পরে, আপনি ম্যানুয়াল ত্রুটিগুলি হ্রাস করতে পারেন এবং অর্ডারগুলি আরও দ্রুত প্রক্রিয়া করতে পারেন। 

একটি স্বচ্ছ সরবরাহের চেইন বজায় রাখুন

আপনার কৌশলগুলির প্রধান দিকটিতে চেইন দৃশ্যমানতা সরবরাহ করুন। সম্পূর্ণ সরবরাহের চেইন দৃশ্যমানতার সাহায্যে আপনি আপনার প্রক্রিয়াটি সম্পর্কে সমৃদ্ধ অন্তর্দৃষ্টি অর্জন করতে পারেন এবং যে অঞ্চলগুলি ভাল পারফর্ম করছে না তাদের উন্নতি করতে পারেন। একবার আপনি পরিপূরণ শৃঙ্খলার প্রতিটি পদক্ষেপের সন্ধান শুরু করেন। অভাবের অঞ্চলগুলি সম্পর্কে আপনি শিখবেন এবং সেগুলি নিয়ে আপনি কাজ করতে পারেন। 

উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি আপনার গুদামের পণ্য বাছাই কার্যক্রম পর্যবেক্ষণ করে দেখেন যে, এমনকি নিচের তাকের পণ্যও হাতে করে বাছাই করতে সময় বেশি লাগছে, তাহলে আপনি এই প্রক্রিয়াটিকে একটি স্বয়ংক্রিয় ব্যবস্থায় নিয়ে যেতে পারেন।

অতএব, ক্রমাগত আপনার সরবরাহের চেনটি ট্র্যাক করা এবং ডেটা সংগ্রহ করা একান্ত আবশ্যক। 

সর্বশেষ ভাবনা

আপনার গ্রাহকদের কাছে ঝামেলাহীনভাবে পণ্য পৌঁছে দেওয়ার জন্য আপনার অর্ডার পূরণের প্রক্রিয়াটি মসৃণভাবে চলা অপরিহার্য। ধাপগুলো মনে রাখুন এবং এমন একটি কৌশল তৈরি করুন যা আপনার ব্যবসার জন্য ভালোভাবে কাজ করে। মনে রাখবেন, এটি আপনার ব্যবসাকে আধুনিক ও যুগোপযোগী রাখবে এবং ট্রেন্ডের সাথে তাল মেলাতে আপনাকে সর্বদা নতুনত্ব আনতে হবে।

প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন (প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন)