તમારા વ્યવસાયને સ્વચાલિત કરવાની 5 રીતો

દરેક બિઝનેસ નેતાએ વ્યસ્ત કાર્ય અને ઉત્પાદક કાર્ય વચ્ચેનો તફાવત જાણવો જોઈએ. બાદમાં કર્મચારીઓને કંપની માટે નફો ઉત્પન્ન કરવા પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવા દે છે અને તે વધુ સંતોષકારક પણ છે. 

અને સાચું કહું તો, મોટાભાગના કામદારો અર્થહીન વ્યસ્ત કામ કરવાને બદલે ઉત્પાદક કાર્ય કરવાનું પસંદ કરશે. બિઝનેસ પ્રોસેસ ઓટોમેશન (BPA) એ છે કે કેવી રીતે કંપનીઓ તમામ વ્યસ્ત કામને મશીનમાં ટ્રાન્સફર કરે છે અને કર્મચારીઓને સમસ્યાનું નિરાકરણ અને અન્ય આવશ્યક કાર્યો પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવા સક્ષમ બનાવે છે. 

BPA એ સોફ્ટવેર છે જેમાં રોબોટિક્સ જેવી યાંત્રિક તકનીકોનો પણ સમાવેશ થાય છે. આ એક એકલ સોફ્ટવેર પેકેજ હોઈ શકે છે અથવા તેને સુવિધાઓના ભાગ રૂપે અન્ય સોફ્ટવેર સાથે સંકલિત કરી શકાય છે. ધ્યેય મેન્યુઅલ અને પુનરાવર્તિત પ્રક્રિયાઓને ન્યૂનતમથી કોઈ માનવ હસ્તક્ષેપ વિના પૂર્ણ કરવાનો છે. 

તે મોટાભાગે બિઝનેસ પ્રોસેસ મેનેજમેન્ટ (BPM) સ્યુટ્સનો સબસેટ છે, જે બદલામાં ઈન્ફ્રાસ્ટ્રક્ચર મેનેજમેન્ટનો એક ઘટક બની શકે છે.

ઘણા લોકો BPA અને BPM શબ્દોનો એકબીજાના બદલે ઉપયોગ કરે છે. જો કે, તેઓ એક જ વસ્તુ નથી. BPA મુખ્યત્વે કેવી રીતે ઓટોમેશન બિઝનેસ પ્રક્રિયાઓને સુવ્યવસ્થિત કરી શકે છે તેના પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરે છે, અને BPM મોડલ શોધવા, વિશ્લેષણ કરવા, બદલવા અને એન્ડ-ટુ-એન્ડ બિઝનેસ પ્રક્રિયાઓને ઑપ્ટિમાઇઝ કરવા માટે વિવિધ પદ્ધતિઓનો ઉપયોગ કરે છે.

શા માટે વ્યાપાર પ્રક્રિયાઓને સ્વચાલિત કરવી?

બધા વ્યવસાયો ઓછા કર્મચારીઓ સાથે વધુ કરવા માંગો છો. BPA થોડા લોકો સાથે વધુને વધુ કામ કરવાનું શક્ય બનાવે છે અને લોકો માટે નવા ઉત્પાદનો બનાવવા, વધુ નવીન બનવા અને નફો મેળવવા માટે સમય ફાળવે છે. 

BPA પૈસા અને સમય બચાવવાની કાર્યક્ષમતા પણ ઉમેરે છે, માનવીય ભૂલો ઘટાડે છે અને કંપનીના સંસાધનો અને અસ્કયામતોનો લાભ લે છે. 

તેથી, તમારા વ્યવસાયને સ્વચાલિત કરવાની અહીં પાંચ રીતો છે- 

તમારી કંપનીમાં વિવિધ પ્રક્રિયાઓને સ્વચાલિત કરવા માટે ઘણા વિકલ્પો છે. મોટેભાગે, BPA એ કોમર્શિયલ સોફ્ટવેરમાં સમાવિષ્ટ એક લક્ષણ અથવા કાર્ય છે. કેટલીકવાર તે એક સ્વતંત્ર ઉત્પાદન હોય છે, અને કેટલીકવાર તે મોટા સોફ્ટવેર સ્યુટમાં મોડ્યુલોની શ્રેણીમાંથી એક હોય છે. અન્ય સમયે, ઓટોમેશન એ તમારી પોતાની અથવા તૃતીય-પક્ષ વિકાસકર્તાઓ ખાસ કરીને તમારી કંપની માટે બનાવેલ છે.

પરંતુ તેમ છતાં તમે BPA નો ઉપયોગ કરવાનું પસંદ કરો છો, તે તમારા માટે કામ કરે તે માટે અહીં કી છે:

ઓટોમેશન સાધનો 

તમારી વ્યવસાય પ્રક્રિયાઓને સ્વચાલિત કરવા માટે બજારમાં ઘણા ઓટોમેશન ટૂલ્સ છે. સામાન્ય રીતે, તેઓ જે હેતુથી ઉકેલે છે અથવા તેનો ઉપયોગ કરવા માટે જરૂરી IT કૌશલ્યની માત્રા અને પછી ભલે તે સામાન્ય પ્રક્રિયા હોય કે જ્ઞાનાત્મક AI સાધનો હોય તેના આધારે વિભાજિત કરવામાં આવે છે. 

સામાન્ય-પ્રક્રિયા, નો-કોડિંગ-જરૂરી ઓટોમેશન ટૂલ્સનો સમાવેશ થાય છે સામાજિક મીડિયા, વર્કફ્લો અને પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ, ઈકોમર્સ અને માર્કેટિંગ.

કંપનીઓએ ઓટોમેશન ટૂલ્સ પર ધ્યાન આપવું જોઈએ કે જેને કોડિંગ કૌશલ્યની જરૂર નથી તેની ખાતરી કરવા માટે કે ઈન્ટરફેસ બિન-તકનીકી દ્વારા વાપરી શકાય તેવું છે. ઉપરાંત, ખાતરી કરો કે પ્રક્રિયાઓ પારદર્શક છે જેથી તમારી ટીમ આદેશ આપી શકે અને સમજી શકે કે સિસ્ટમ કેવી રીતે કાર્ય પૂર્ણ કરવા માંગે છે. 

એઆઈ અને મશીન લર્નિંગ 

મશીન લર્નિંગ સિસ્ટમ્સ સામાન્ય રીતે ઘણા બધા ડેટાને જુએ છે અને તેમાંથી શીખે છે. ML વચ્ચેનો તફાવત હાલના ડેટાને જુએ છે અને બહારના લોકોને કેવી રીતે શોધી શકાય તેમાંથી શીખે છે. જ્યારે, AI એ છે કે આર્ટિફિશિયલ ઇન્ટેલિજન્સ સંદર્ભ ઉમેરીને આગળ વધે છે. જો રકમ અપેક્ષિત પરિમાણોની અંદર આવે તો સપ્ટેમ્બર ઇંધણની ખરીદી માટે સ્વચાલિત ઇન્વૉઇસેસ.

પ્રક્રિયાઓ બનાવો

માટે શ્રેષ્ઠ માર્ગ નાના ઉદ્યોગો વ્યવસાયિક સૉફ્ટવેરને અપનાવવાનું છે જે ઑપ્ટિમાઇઝ પ્રક્રિયાઓ તમારા માટે પૂર્વ-સ્વચાલિત છે. જ્યારે તમે જાણો છો કે બહાર નીકળતું સોફ્ટવેર તમને મદદ કરી શકે છે અને તે સેવાના મોડલમાં અનુકૂળ સોફ્ટવેરમાં ઉપલબ્ધ છે ત્યારે સોફ્ટવેર બનાવવું મહત્વપૂર્ણ નથી.

 સ્ટ્રીમલાઇન કોમ્યુનિકેશન અને ટાસ્ક મેનેજમેન્ટ

આ બધું પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ વિશે છે. જેમ આપણે ચર્ચા કરી છે, ઓટોમેશન એ સમય માંગી લેનારા અને પુનરાવર્તિત કાર્યોને માણસથી મશીનમાં ઑફલોડ કરવા વિશે છે-અને ઘણા પ્રોજેક્ટ કાર્યો જોબ ટિકિટ સોંપવા અને નિયમિત સ્ટેટસ અપડેટ્સ મોકલવા કરતાં વધુ પુનરાવર્તિત નથી. ઓટોમેશન પ્રોડક્શન ટીમો વચ્ચેના પ્રયત્નોના ડુપ્લિકેશનને દૂર કરી શકે છે, જે હવે ઘણી વખત ઘરેથી કામ કરવા સહિત બહુવિધ સ્થળોએથી કાર્યરત છે.

તેથી, ઉદાહરણ તરીકે, પ્રોજેક્ટ મેનેજર સ્પષ્ટ કરી શકે છે કે જ્યારે દસ્તાવેજ મેનેજમેન્ટ સિસ્ટમમાં ગ્રાફિક પ્રૂફની તપાસ કરવામાં આવે છે, ત્યારે મંજૂરી આપનારને જોવા માટે ટિકિટ આપમેળે જનરેટ થાય છે. તે કલાકારને મેન્યુઅલી રિવ્યૂની વિનંતી કરવાથી અથવા તેનાથી ખરાબ, ઈમેલ મોકલવાથી બચાવે છે.

અથવા ERP લો. અમુક કરતાં વધુ કર્મચારીઓ ધરાવતો કોઈપણ વ્યવસાય તેના ઓપરેશનલ અને નાણાકીય ડેટા અને કાર્યો વચ્ચેના કડક જોડાણથી લાભ મેળવે છે. અને તે લિંક્સ જેટલી વધુ સ્વચાલિત છે, તેટલી સારી. ક્લાઉડ-આધારિત એન્ટરપ્રાઇઝ રિસોર્સ પ્લાનિંગ પાછળનો આ વિચાર છે.

ઓફિસમાં ઓટોમેશનનું કલ્ચર બનાવો

ટેક્નોલોજી કરતાં સંસ્કૃતિ ઓટોમેશન પહેલને પાટા પરથી ઉતારી શકે છે. એક્ઝિક્યુટિવ્સને સ્ટાફને આશ્વાસન આપવાની જરૂર છે કે વ્યવસાયિક પ્રક્રિયાઓને સ્વચાલિત કરવાનો અર્થ તેમના કામને સરળ બનાવવા માટે છે - તેમને બદલવા માટે નહીં. જ્યારે લોકો સમજે છે કે તેમની નોકરીઓ જોખમમાં નથી, ત્યારે તેઓ નવી પ્રક્રિયાઓ અપનાવે અને પરંપરાગત પ્રક્રિયાઓમાં જરૂરી સુધારાઓને ઓળખવામાં પણ મદદ કરે તેવી શક્યતા વધુ હોય છે.

કોઈ પણ સંજોગોમાં, સફળ થવા માટે, તમારે દરેકના સહકારની જરૂર પડશે. પ્રતિકાર નિરર્થક હોઈ શકે છે, પરંતુ તે ઘણીવાર વિનાશક પણ હોય છે. તમારી ઓટોમેશન યોજનાઓની શરૂઆતમાં લોકો પર કામ કરો.

શિપરોકેટ એન્ગેજ વ્યવસાયોને RTO નુકસાન ઘટાડવા અને તેમના ઈકોમર્સ વ્યવસાય માટે નફાકારકતા વધારવા માટે સક્ષમ બનાવે છે. તે AI સમર્થિત WhatsApp ઓટોમેશન દ્વારા સંચાલિત એક સીમલેસ પોસ્ટ-પરચેઝ કોમ્યુનિકેશન સ્યુટ છે.