प्रत्येक व्यापार नेता को व्यस्त कार्य और उत्पादक कार्य के बीच का अंतर पता होना चाहिए। उत्तरार्द्ध कर्मचारियों को कंपनी के लिए मुनाफे का उत्पादन करने पर ध्यान केंद्रित करने देता है और अधिक संतोषजनक भी होता है।
और ईमानदारी से कहूं तो अधिकांश श्रमिक व्यर्थ व्यस्त कार्य करने के बजाय उत्पादक कार्य करना पसंद करेंगे। बिजनेस प्रोसेस ऑटोमेशन (बीपीए) है कि कैसे कंपनियां सभी व्यस्त काम को मशीनों में स्थानांतरित करती हैं और कर्मचारियों को समस्या-समाधान और अन्य आवश्यक कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए सशक्त बनाती हैं।
BPA एक सॉफ्टवेयर है जिसमें रोबोटिक्स जैसी यांत्रिक प्रौद्योगिकियां भी शामिल हैं। यह एक स्टैंडअलोन सॉफ्टवेयर पैकेज हो सकता है या इसे सुविधाओं के हिस्से के रूप में अन्य सॉफ्टवेयर के साथ एकीकृत किया जा सकता है। लक्ष्य मैनुअल और दोहराव वाली प्रक्रियाओं को न्यूनतम या बिना किसी मानवीय हस्तक्षेप के पूरा करना है।
यह अक्सर बिजनेस प्रोसेस मैनेजमेंट (बीपीएम) सुइट्स का एक सबसेट होता है, जो बदले में इंफ्रास्ट्रक्चर मैनेजमेंट का एक घटक हो सकता है।
बहुत से लोग बीपीए और बीपीएम शब्दों का परस्पर उपयोग करते हैं। हालांकि, वे एक ही चीज नहीं हैं। BPA प्रमुख रूप से इस बात पर ध्यान केंद्रित करता है कि स्वचालन व्यावसायिक प्रक्रियाओं को कैसे सुव्यवस्थित कर सकता है, और BPM मॉडल की खोज, विश्लेषण, परिवर्तन और एंड-टू-एंड व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने के लिए विभिन्न तरीकों का उपयोग करता है।
व्यावसायिक प्रक्रियाओं को स्वचालित क्यों करें?
सभी व्यवसाय कम कार्यबल के साथ अधिक करना चाहते हैं। BPA कुछ लोगों के साथ अधिक से अधिक कार्य करना संभव बनाता है और लोगों के लिए नए उत्पाद बनाने, अधिक नवीन बनने और लाभ उत्पन्न करने के लिए समय खाली करता है।
बीपीए पैसे और समय बचाने की क्षमता भी जोड़ता है, मानवीय त्रुटियों को कम करता है, और कंपनी के संसाधनों और संपत्तियों का लाभ उठाता है।
तो, यहां आपके व्यवसाय को स्वचालित करने के पांच तरीके दिए गए हैं-
आपकी कंपनी में विभिन्न प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के लिए कई विकल्प हैं। अक्सर, BPA व्यावसायिक सॉफ़्टवेयर में शामिल एक विशेषता या कार्य होता है। कभी-कभी यह एक स्टैंडअलोन उत्पाद होता है, और कभी-कभी यह बड़े सॉफ़्टवेयर सूट में मॉड्यूल की श्रृंखला में से एक होता है। दूसरी बार, स्वचालन कुछ ऐसा है जो विशेष रूप से आपकी कंपनी के लिए आपका अपना या तृतीय-पक्ष डेवलपर्स शिल्प है।
लेकिन फिर भी आप BPA का उपयोग करना चुनते हैं, इसे आपके लिए कारगर बनाने के लिए ये कुंजियाँ हैं:
स्वचालन उपकरण
आपकी व्यावसायिक प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के लिए बाजार में कई स्वचालन उपकरण हैं। आमतौर पर, वे जिस उद्देश्य को हल करते हैं या उनका उपयोग करने के लिए आवश्यक आईटी कौशल की मात्रा से विभाजित होते हैं, और चाहे वे सामान्य प्रक्रिया या संज्ञानात्मक एआई उपकरण हों।
सामान्य-प्रक्रिया, नो-कोडिंग-आवश्यक स्वचालन उपकरण में शामिल हैं सोशल मीडिया, कार्यप्रवाह और परियोजना प्रबंधन, ई-कॉमर्स और मार्केटिंग।
कंपनियों को ऑटोमेशन टूल्स पर ध्यान देना चाहिए, जिन्हें कोडिंग कौशल की आवश्यकता नहीं है, यह सुनिश्चित करने के लिए कि इंटरफ़ेस गैर-तकनीकी द्वारा प्रयोग योग्य है। साथ ही, सुनिश्चित करें कि प्रक्रियाएं पारदर्शी हों ताकि आपकी टीम निर्देश दे सके और समझ सके कि सिस्टम किसी कार्य को कैसे पूरा करना चाहता है।
एअर इंडिया और मशीन लर्निंग
मशीन लर्निंग सिस्टम आमतौर पर बहुत सारे डेटा को देखते हैं और उससे सीखते हैं। एमएल के बीच का अंतर मौजूदा डेटा को देखता है और यह सीखता है कि आउटलेर्स को कैसे स्पॉट किया जाए। जबकि, AI वह है जो संदर्भ जोड़कर आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस को आगे बढ़ाता है। सितंबर ईंधन खरीद के लिए स्वचालित चालान यदि राशि अपेक्षित मापदंडों के भीतर आती है।
प्रक्रियाएं बनाएं
के लिए सबसे अच्छा तरीका छोटे व्यवसायों वाणिज्यिक सॉफ़्टवेयर को अपनाना है जिसमें आपके लिए पूर्व-स्वचालित प्रक्रियाओं को अनुकूलित किया गया है। सॉफ़्टवेयर बनाना महत्वपूर्ण नहीं है जब आप जानते हैं कि एक बाहर निकलने वाला सॉफ़्टवेयर आपकी मदद कर सकता है और एक सुविधाजनक सॉफ़्टवेयर-ए-ए-सर्विस मॉडल में उपलब्ध है।
संचार और कार्य प्रबंधन को कारगर बनाना
यह सब परियोजना प्रबंधन के बारे में है। जैसा कि हमने चर्चा की है, स्वचालन एक मानव से मशीन पर समय लेने वाले और दोहराए जाने वाले कार्यों को उतारने के बारे में है- और नौकरी के टिकट आवंटित करने और नियमित स्थिति अपडेट भेजने की तुलना में कई परियोजना कार्य अधिक दोहराव वाले नहीं हैं। स्वचालन उत्पादन टीमों के बीच प्रयासों के दोहराव को समाप्त कर सकता है, जो अब अक्सर घर से काम करने वालों सहित कई स्थानों से संचालित होता है।
इसलिए, उदाहरण के लिए, एक प्रोजेक्ट मैनेजर यह निर्दिष्ट कर सकता है कि जब एक ग्राफिक प्रूफ को दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में चेक किया जाता है, तो एक टिकट स्वचालित रूप से एक अनुमोदनकर्ता को देखने के लिए उत्पन्न होता है। यह एक कलाकार को मैन्युअल रूप से समीक्षा का अनुरोध करने, या इससे भी बदतर, ईमेल भेजने से बचाता है।
या ईआरपी लें। कुछ से अधिक कर्मचारियों वाला कोई भी व्यवसाय अपने परिचालन और वित्तीय डेटा और कार्यों के बीच एक सख्त संबंध से लाभान्वित होता है। और वे लिंक जितने अधिक स्वचालित होंगे, उतना ही बेहतर होगा। क्लाउड-आधारित उद्यम संसाधन योजना के पीछे यही विचार है।
कार्यालय में स्वचालन की संस्कृति बनाएं
प्रौद्योगिकी की तुलना में संस्कृति एक स्वचालन पहल को पटरी से उतारने की अधिक संभावना है। अधिकारियों को कर्मचारियों को आश्वस्त करने की आवश्यकता है कि व्यावसायिक प्रक्रियाओं को स्वचालित करना उनके काम को आसान बनाने के लिए है - उन्हें बदलने के लिए नहीं। जब लोग समझते हैं कि उनकी नौकरी जोखिम में नहीं है, तो वे नई प्रक्रियाओं को अपनाने की अधिक संभावना रखते हैं और यहां तक कि पारंपरिक प्रक्रियाओं में आवश्यक सुधारों की पहचान करने में भी मदद करते हैं।
किसी भी मामले में, सफल होने के लिए, आपको सभी के सहयोग की आवश्यकता होगी। प्रतिरोध व्यर्थ हो सकता है, लेकिन यह अक्सर विनाशकारी भी होता है। अपने ऑटोमेशन प्लान में लोगों के मामलों पर जल्दी काम करें।
शिपरॉकेट एंगेज व्यवसायों को आरटीओ घाटे को कम करने और उनके ईकामर्स व्यवसाय के लिए लाभप्रदता बढ़ाने में सक्षम बनाता है। यह एआई-समर्थित व्हाट्सएप ऑटोमेशन द्वारा संचालित एक सहज पोस्ट-परचेज कम्युनिकेशन सूट है।
