2024 में व्यवसाय प्रक्रिया सेवाओं की प्रमुख भूमिकाएँ

बिजनेस प्रोसेस सर्विसेज (BPS) में कुछ कार्यों या प्रक्रियाओं को उन कंपनियों को आउटसोर्स करना शामिल है जो उनमें विशेषज्ञ हैं। किसी संगठन की कुछ गतिविधियों को आउटसोर्स करना एक अच्छा विचार है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि उन्हें उस क्षेत्र के विशेषज्ञ पेशेवरों द्वारा बेहतर तरीके से संभाला जाए। यह व्यवसायों को उनकी मुख्य दक्षताओं पर ध्यान केंद्रित करने और इस प्रकार बेहतर प्रदर्शन करने में भी सक्षम बनाता है।

हालाँकि व्यवसाय प्रक्रिया सेवाएँ किसी संगठन की मुख्य योग्यताओं की तुलना में कमतर मानी जाती हैं, लेकिन इस बात से इनकार नहीं किया जा सकता कि ये प्रक्रियाएँ ज़रूरी हैं। यही कारण है कि ज़्यादातर व्यवसाय कई प्रक्रियाओं को आउटसोर्स कर रहे हैं। आमतौर पर आउटसोर्स की जाने वाली प्रक्रियाओं में कंटेंट राइटिंग, भर्ती, ग्राहक सेवाएँ और वेब डिज़ाइनिंग और विकास शामिल हैं। लेकिन BPS, BPO से किस तरह अलग है? BPS की मुख्य भूमिका क्या है? इसके मुख्य लाभ क्या हैं? ऑटोमेशन व्यवसाय प्रक्रिया सेवाओं की किस तरह मदद करता है? अपनी सेवाओं को कुशलतापूर्वक आउटसोर्स करने के लिए किन चरणों का पालन किया जाना चाहिए? आइए जानें!

बीपीएस और बीपीओ में अंतर

तकनीकी रूप से, इन दोनों शब्दों के बीच कोई अंतर नहीं है। बिजनेस प्रोसेस सर्विसेज (BPS) और बिजनेस प्रोसेस आउटसोर्सिंग (BPO) का उपयोग किसी संगठन में आवश्यक विभिन्न व्यावसायिक प्रक्रियाओं को संदर्भित करने के लिए समानार्थी रूप से किया जाता है।

हालांकि, अधिक विस्तृत स्तर पर, कोई यह बता सकता है कि बिजनेस प्रोसेस सर्विसेज में बीपीओ के साथ संयुक्त प्रौद्योगिकी की एक अतिरिक्त परत है। यह लोगों, प्रक्रियाओं और प्रौद्योगिकी का मिश्रण है जो इसे बीपीओ से अलग करता है। 

हाल के वर्षों में, उद्योग की शब्दावली में बदलाव आया है। BPO अब BPS बन गया है; अब, 2024 में, इसे बिजनेस प्रोसेस मैनेजमेंट (BPM) के नाम से जाना जाएगा। BPM प्रबंधन से संबंधित कार्यों पर अधिक ध्यान केंद्रित करता है, लेकिन इसका मुख्य उद्देश्य संगठन की वाणिज्यिक प्रक्रियाओं का प्रबंधन और स्वचालन करना है।

बिजनेस प्रोसेस सेवाओं के मुख्य लाभ

बीपीएस व्यवसायों को किस प्रकार लाभ पहुंचाता है, आइए जानें:

1. विशेषज्ञ पेशेवरों की मदद से, बीपीएस ग्राहक अनुभव को बढ़ाने में मदद करता है। 
2. वे डिजाइन सोच, कृत्रिम बुद्धिमत्ता, संवर्धित डेटा और विश्लेषण प्रक्रियाओं और बहु-चैनल समर्थन के उपयोग से व्यावसायिक राजस्व बढ़ाने में मदद करते हैं।
3. वे आधुनिक परिचालन सिद्धांतों को अपनाने को प्रोत्साहित करते हैं।
4. उन्नत प्रौद्योगिकी और प्रक्रिया पुनः डिजाइन का उपयोग उत्पादकता बढ़ाने में मदद करता है।
5. लागत में कमी से लाभ मार्जिन बढ़ता है।
6. विशिष्ट बीपीएस समर्थन व्यवसायों को नए और अभिनव विचारों का परीक्षण करने और उन पर काम करने में मदद करता है।
7. बीपीएस पुनर्चक्रण अवधारणाओं को प्रयोग में लाकर चक्रीय अर्थव्यवस्था को प्रोत्साहित करता है।

बीपीएस से बीपीएएस तक

डिजिटल परिवर्तन से व्यवसायों को लाभ हुआ है, और कैसे! प्रौद्योगिकी ने व्यवसायों को लाभ पहुंचाया है, जिससे क्लाउड सेवाएँ सामने आई हैं। बिजनेस प्रोसेस ऐज अ सर्विस या BPaaS एक पूरी तरह से कॉन्फ़िगर करने योग्य क्लाउड सेवा है जो कंपनियों को सर्वोत्तम उद्योग प्रक्रियाओं और प्रथाओं के शीर्ष पर बने रहने में मदद करती है। यह कार्यकुशलता बढ़ाकर और लागत तथा डाउनटाइम को कम करके व्यवसाय प्रक्रियाओं को एक कदम आगे ले जाता है। व्यवसायों को इससे लाभ होता है:

• बेहतर उत्पाद और सेवा सुपुर्दगी
• कम लागत पर अत्याधुनिक तकनीक
• उतार-चढ़ाव वाली व्यावसायिक जरूरतों को समायोजित करना

बिजनेस प्रोसेस ऐज अ सर्विस अपनी अनूठी परिचालन लचीलेपन और चपलता के लिए जानी जाती है, जिसने इसे इंफ्रास्ट्रक्चर ऐज अ सर्विस (IaaS) और प्लेटफॉर्म ऐज अ सर्विस (PaaS) के साथ सबसे पसंदीदा क्लाउड सेवाओं में से एक बना दिया है। यह कहा जा सकता है कि BPS का भविष्य BPaaS है। 

व्यवसाय प्रक्रिया सेवाओं की प्रमुख भूमिकाएँ

प्रौद्योगिकी व्यवसायों की मौलिक प्रकृति को बदल रही है। संगठन अब अगली पीढ़ी की गतिशीलता के नेतृत्व में नए युग की प्रौद्योगिकी-आधारित अभिनव व्यवसाय मॉडल को अपना रहे हैं। बदलते व्यावसायिक परिदृश्य और ग्राहकों की अपेक्षाएँ पारंपरिक लागत बनाम श्रम-उन्मुख व्यवसाय प्रक्रिया सेवाओं को बाधित करती हैं। BPS का उपयोग कई उद्योगों में किया जाता है। वर्ष 2024 में बिजनेस प्रोसेस सेवाओं की कुछ महत्वपूर्ण भूमिकाएं इस प्रकार हैं:

• आंकड़ा प्रविष्टि
• ई - मेल समर्थन
• वेब डिजाइनिंग
• सामग्री लेखन
• आवाज प्रक्रियाएं
• तकनीकी लेखन
• चिकित्सकीय लिप्यंतरण
• कानूनी प्रक्रिया आउटसोर्सिंग
• शिक्षा प्रक्रिया आउटसोर्सिंग
• ज्ञान प्रक्रिया आउटसोर्सिंग
• भर्ती प्रक्रिया आउटसोर्सिंग
• ग्राहक सेवाएं

2024 में मुख्य व्यावसायिक प्रक्रियाओं की आउटसोर्सिंग

अधिकांश कंपनियां अपना काम साझा करने और विशेषज्ञ सेवाएं लेने के लिए उपर्युक्त प्रक्रियाओं में से कुछ या सभी को आउटसोर्स करना पसंद करती हैं। हालाँकि, कई कंपनियों ने अपनी मुख्य व्यावसायिक प्रक्रियाओं को आउटसोर्स करना शुरू कर दिया है, जैसे कि निम्नलिखित:

• विपणन और बिक्री
• वित्त (फाइनेंस)
• लेखांकन
• आपूर्ति श्रृंखला

व्यापार प्रक्रिया सेवाओं पर उद्योग बैंकिंग

जबकि अधिकांश व्यवसाय अपनी मुख्य क्षमताओं पर ध्यान केंद्रित करने के लिए प्रक्रियाओं को आउटसोर्स करते हैं, कुछ क्षेत्र मुख्य रूप से आउटसोर्सिंग पर निर्भर करते हैं। निम्नलिखित उद्योग क्षेत्र हैं जहां प्रक्रिया सेवाओं को आउटसोर्स करने का प्रचलन अधिक है:

1. IT
2. बैंकों
3. एयरलाइंस
4. दूरसंचार
5. बीमा
6. यात्राभिकरण
7. एसेट मैनेजमेंट
8. सरकारी क्षेत्र
9. हेल्थकेयर और फार्मा

स्वचालन व्यावसायिक प्रक्रियाओं में कैसे मदद करता है?

व्यवसाय अपनी प्रक्रियाओं को स्वचालित कर सकते हैं और अपने वर्कफ़्लो को तेज़ कर सकते हैं। इससे उत्पादकता बढ़ती है, व्यक्ति-घंटे कम होते हैं और समग्र प्रतिस्पर्धात्मक बढ़त मिलती है। यहां कुछ उदाहरण दिए गए हैं कि प्रक्रिया सेवाओं का स्वचालन किस प्रकार किसी व्यवसाय में मदद कर सकता है:

1. मार्केटिंग और सेल्स टीम आसानी से मार्केटिंग ईमेल को स्वचालित कर सकती है और बिक्री प्रस्तावों और रिपोर्ट को ट्रैक कर सकती है।
2. वित्त विभाग अधिक सटीकता के साथ सभी खातों को आसानी से और देय राशि का प्रबंधन कर सकता है।
3. ग्राहक सहायता और ORM टीमें मुद्दों को आगे बढ़ाने के लिए सेकंड में डेटा और वार्तालाप लॉग पुनर्प्राप्त कर सकती हैं।
4. मानव संसाधन अन्य आवश्यक कार्यों पर ध्यान केंद्रित करते हुए कर्मचारी को ऑनबोर्डिंग में तेजी ला सकता है।

व्यवसाय प्रक्रिया सेवाओं में स्वचालन

कुछ व्यावसायिक प्रक्रिया सेवाओं को उद्योग से परे स्वचालित करने की आवश्यकता है। व्यावसायिक प्रक्रिया स्वचालन (BPA) दोहराई जाने वाली, बहुस्तरीय प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के लिए सॉफ़्टवेयर का उपयोग है, जिसके लिए अन्यथा लंबे समय और अन्य संसाधनों की आवश्यकता होगी। स्वचालन के अन्य प्रकारों की तुलना में, BPA संगठन की विशिष्ट आवश्यकताओं के अनुरूप है। 

लेकिन BPA को अक्सर रोबोटिक प्रोसेस ऑटोमेशन (RPA) के साथ भ्रमित किया जाता है। जबकि RPA दोहराए जाने वाले चरणों की नकल करने के लिए सॉफ़्टवेयर का उपयोग करता है, BPA सॉफ़्टवेयर अधिक जटिल कार्यों को संभालने के लिए प्रवृत्त होते हैं। इसके अलावा, तीन कारक दो प्रक्रियाओं के बीच अंतर करते हैं: एकीकरण, मूल्य निर्धारण और वर्कफ़्लो। 

आरपीए के उदाहरणों में शामिल हैं:

• नेविगेट करने वाले पृष्ठ
• सिस्टम में लॉग इन करना
• डेटा कॉपी और पेस्ट करना
• दोहराव और अशुद्धियों को दूर करना

प्रक्रियाओं व्यवसायों को स्वचालित करने की आवश्यकता है

हालाँकि आजकल बिजनेस प्रोसेस ऑटोमेशन आम बात लग सकती है, लेकिन इसकी शुरुआत 1913 में हेनरी फोर्ड की मॉडल टी कारों के लिए चलती असेंबली लाइन से हुई थी। एक सदी आगे बढ़ते हुए, कंप्यूटिंग शक्ति में एक ट्रिलियन गुना वृद्धि हुई है, जिसके परिणामस्वरूप अधिक तेज़, बेहतर और कुशल बिजनेस प्रोसेस ऑटोमेशन हुआ है। संगठनात्मक कार्य के हर चरण में बिजनेस प्रोसेस सेवाओं के स्वचालित होने के साथ, कुछ प्रक्रियाओं को शायद ही कभी मैन्युअल हस्तक्षेप की आवश्यकता होती है। यहां कुछ प्रक्रियाएं दी गई हैं जिन्हें व्यवसाय बेहतर लागत दक्षता और उत्पादकता के लिए स्वचालित करते हैं:

• विश्लेषिकी और योजना
• संचालन प्रबंधन
• खरीद आदेश अनुरोध 
• सोशल मीडिया प्रबंधन
• ग्राहक सहायता और अनुभव

बिजनेस प्रोसेस सर्विसेज़ चरण

बीपीएस आउटसोर्सिंग में शामिल आवश्यक चरण इस प्रकार हैं:

• ऐसे सेवा प्रदाताओं की तलाश करें जो विशिष्ट सेवाएं प्रदान करते हों तथा उन प्रदाताओं को छांटें जिनकी बाजार में साख हो।
• उन विकल्पों को सीमित करें जो उन्नत प्रौद्योगिकी का उपयोग करते हैं और आधुनिक सेवाएं प्रदान करते हैं। 
• अपने संभावित सेवा प्रदाता द्वारा अपनाई जा रही वर्तमान प्रक्रियाओं का गहन मूल्यांकन करें ताकि उनकी दक्षता और सुधार की गुंजाइश को समझा जा सके।
• वित्तीय मामलों पर चर्चा करें और देखें कि ली जा रही राशि आपके बजट के अनुकूल है या नहीं।
• यदि उपरोक्त आपकी आवश्यकता और बजट से मेल खाता है तो आगे बढ़ें और अनुबंध पर हस्ताक्षर करें। डील पर हस्ताक्षर करने से पहले प्रक्रिया में शामिल विभिन्न नियमों और शर्तों को पढ़ना न भूलें। 

निष्कर्ष

व्यावसायिक प्रक्रिया सेवाएँ (BPS) मुख्य संगठनात्मक प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित रखने और विभिन्न अन्य प्रक्रियाओं को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करने के लिए आवश्यक हैं। लाभकारी सौदा करने के लिए अपने व्यवसाय प्रक्रिया सेवा प्रदाता का सावधानीपूर्वक चयन करना महत्वपूर्ण है। स्वचालित विपणन उपकरण जैसे शिपरॉकेट एंगेज पोस्ट-आदेश संचार को और अधिक सरल बनाना और व्यवसायों को उच्च-जोखिम वाले आदेशों को कम करने में मदद करना। यह बेहतर ग्राहक सहायता और अनुभव को जोड़ता है। एक ऐसे बाजार में जो ग्राहक प्रतिधारण और जुड़ाव पर केंद्रित है, व्यवसाय प्रक्रिया सेवाओं को स्वचालित करना आगे का रास्ता है।

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