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भुगतान रसीदें: सर्वोत्तम प्रथाएँ, लाभ और महत्व

साहिल बजाज

साहिल बजाज

वरिष्ठ विशेषज्ञ - विपणन@ Shiprocket

फ़रवरी 28, 2024

11 मिनट पढ़ा

क्या आपने कभी सोचा है कि खरीदारी करने के बाद आपको वह छोटी कागज़ की पर्ची क्यों मिलती है? यह केवल सबूत का एक प्रतीक है जो दर्शाता है कि आपने अपना भुगतान कर दिया है। कागज के इस टुकड़े को भुगतान रसीद कहा जाता है।

आपके व्यवसाय के आकार से स्वतंत्र, आपको लेन-देन पूरा करने पर अपने खरीदारों को एक रसीद प्रदान करने की आवश्यकता होगी। यह आपको अपने नकदी प्रवाह को ट्रैक करने में सक्षम बनाता है और साथ ही आपके खरीदारों को भुगतान का प्रमाण भी देता है।

इस लेख में भुगतान रसीद के बारे में वह सब कुछ बताया गया है जो आपको जानना आवश्यक है।

वित्तीय स्पष्टता के लिए भुगतान रसीदें

भुगतान रसीद: जानिए यह क्या है

किसी विक्रेता द्वारा भुगतान या किसी विशिष्ट लेनदेन के पूरा होने के प्रमाण के रूप में जारी किया गया दस्तावेज़ भुगतान रसीद के रूप में जाना जाता है। यह सुनिश्चित करता है कि विक्रेता को बेचे गए सभी उत्पादों या सेवाओं के लिए राशि प्राप्त हुई है। यह पूरा लेन-देन तय होने के बाद दिया जाता है।

भुगतान रसीद का उपयोग भुगतान के प्रमाण के रूप में किया गया है 5000 साल से अधिक द अमेरिकन न्यूमिज़माटिक सोसाइटी के अनुसार। पुराने मेसोपोटामिया के विक्रेताओं से लेकर 21वीं सदी के ईकॉमर्स विक्रेताओं तक, भुगतान का प्रमाण कई रूपों में दिया गया था। आज, व्यवसाय इन्हें कागज़ की शीट पर या डिजिटल प्रतियों के रूप में जारी करते हैं। 

जब किसी सामान या सेवाओं के लिए अग्रिम रूप से जमा या आंशिक भुगतान किया जाता है तो ग्राहक को रसीदें भी दी जाती हैं। 

भुगतान रसीद को अक्सर चालान समझ लिया जाता है। हालाँकि ये शब्द परस्पर विनिमय के लिए उपयोग किए जाते हैं, लेकिन ये समान नहीं हैं। भुगतान रसीद यह सुनिश्चित करती है कि विक्रेता को भुगतान प्राप्त हो गया है और चालान एक दस्तावेज है जो ग्राहक को किए जाने वाले भुगतान के बारे में सूचित करता है। दोनों के बीच सबसे महत्वपूर्ण अंतर यह है कि एक चालान वस्तुओं और सेवाओं के लिए भुगतान का अनुरोध करता है और रसीद एक दस्तावेज है जो खरीदे गए उत्पादों या सेवाओं के लिए किए गए भुगतान की पुष्टि करता है।

भुगतान रसीद की सामग्री

भुगतान रसीद का प्रारूप कोई मायने नहीं रखता. आपको कुछ ऐसे विवरण शामिल करने होंगे जिन्हें भूलना नहीं चाहिए। भुगतान रसीद के आवश्यक घटक हैं:

  • शीर्षक: शीर्षक एक आदेश है जिसका उल्लेख हमेशा भुगतान दस्तावेज़ पर किया जाना चाहिए।
  • रसीद संख्या: यह संख्याओं, अक्षरों या दोनों का एक अनूठा क्रम है जो आपको एक निश्चित लेनदेन की पहचान करने में सक्षम बनाता है।
  • व्यवसाय विवरण: विक्रेता का पता, नाम और संपर्क विवरण दर्शाया जाना है।
  • भुगतान की तिथि: भुगतान की सही तारीख रसीद में अवश्य जोड़ी जानी चाहिए।
  • राशि का भुगतान: आपको प्रति उत्पाद कीमत और भुगतान की गई कुल राशि के साथ उपभोक्ता द्वारा खरीदे गए उत्पादों की एक सूची भी शामिल करनी होगी।
  • की गई खरीदारी का विवरण: भुगतान रसीद में गुणवत्ता, छोटा उत्पाद विवरण आदि अवश्य जोड़ा जाना चाहिए।
  • कर, शुल्क और प्रमोशन: भुगतान रसीद में कर या वैट अवश्य जोड़ा जाना चाहिए। इस पर सेवा शुल्क और छूट भी अंकित होनी चाहिए। 

आवश्यकता पड़ने पर, आपको निम्नलिखित विवरण भी जोड़ना होगा:

  • ग्राहक सूचना: खरीदार का नाम, पता और संपर्क विवरण जोड़ा जा सकता है।
  • भुगतान का तरीका: लोग विभिन्न विकल्पों के माध्यम से भुगतान कर सकते हैं और यदि आप भुगतान के इन विभिन्न तरीकों को स्वीकार करते हैं, तो आप यह भी शामिल कर सकते हैं कि आपको भुगतान कैसे किया गया।
  • बीजक संख्या: यह एक विशिष्ट चालान के लिए एक अद्वितीय संख्या है और भुगतान पर, आप आसान क्रॉस-रेफरेंसिंग सक्षम करने के लिए रसीद पर चालान संख्या जोड़ सकते हैं।
  • भुगतान का सत्यापन: आप किसी भुगतान को सत्यापित करने के लिए हस्ताक्षर का उपयोग कर सकते हैं। हस्ताक्षर डिजिटल या हस्तलिखित हो सकते हैं।
भुगतान रसीद उदाहरण
स्रोत: typecalendar.com

भुगतान की प्राप्ति: व्यवसायों और ग्राहकों के लिए महत्व

व्यवसायों के लिए महत्व

किसी भी व्यवसाय में लेखांकन उद्देश्यों के लिए भुगतान की सभी प्राप्तियों का रिकॉर्ड रखना महत्वपूर्ण है। भुगतान रसीदें वर्ष या एक निर्धारित अवधि के दौरान की गई सभी खरीद के लिए रिकॉर्ड रखरखाव हो सकती हैं। 

जब आपकी कर घोषणा देने और कटौती का दावा करने का उचित समय होता है, तो इन प्राप्तियों का रिकॉर्ड प्रक्रिया को पूरा करना बहुत आसान बना देता है। यह व्यावसायिक खरीदारी पर आपके खर्चों को अलग करने में भी मदद करता है। 

ये रिकॉर्ड ऑडिट और ऐसे अन्य आयोजनों के दौरान भी काम आते हैं। जब कोई व्यवसाय भुगतान रसीद जारी करता है, तो यह दर्शाता है कि वह एक पारदर्शी व्यवसाय है। यह बदले में ग्राहकों का विश्वास बढ़ाता है और व्यवसाय को अधिक उपभोक्ता-केंद्रित बनाता है।

ग्राहकों के लिए महत्व

एक वैध भुगतान रसीद ग्राहकों के लिए महत्वपूर्ण है, खासकर जब वे अपनी खरीदारी वापस करना चाहते हैं, वारंटी का दावा करना चाहते हैं, रिफंड का अनुरोध करना चाहते हैं, आदि। ये आम तौर पर की गई विशिष्ट बिक्री की शर्तों के अधीन होते हैं और भुगतान रसीद साबित करती है कि आपने उस व्यवसाय से खरीदारी की है . 

इन चालानों और रसीदों का एक सुव्यवस्थित और सुसंगत रिकॉर्ड होने से ग्राहक को समस्या आने पर भौतिक प्रमाण बनाए रखने की अनुमति मिलेगी। भुगतान रसीदें ग्राहक के बजट और खाते को बेहतर बनाने में भी मदद करती हैं। 

रसीदें ग्राहक को अपनी कर कटौती को अधिकतम करने की भी अनुमति देती हैं। यदि वे व्यवसाय के मालिक भी हैं, तो कर दाखिल करते समय उनके सभी खर्चों का हिसाब रखना आवश्यक है। हालाँकि कार्ड स्टेटमेंट लेनदेन दिखाते हैं, लेकिन कर दाखिल करते समय साबित करने के लिए वे पर्याप्त नहीं हैं। 

क्या भुगतान रसीद प्रदान करना आवश्यक है?

हर देश के अपने नियम और कानून होते हैं। हालाँकि, अधिकांश देशों में लेन-देन पूरा होने के बाद खरीदारी का प्रमाण प्रदान करने की अनुशंसा की जाती है। ऑस्ट्रेलिया एक ऐसा देश है जहां इसे अनिवार्य नहीं माना जाता है।

भुगतान रसीद तब भी प्रदान की जानी चाहिए जब कोई ग्राहक अनुरोध न करे। अंतर्राष्ट्रीय व्यापार में, विक्रेता के लिए ग्राहक के गृह देश से संबंधित कानूनों पर ध्यान देना महत्वपूर्ण है। यह जानना भी महत्वपूर्ण है कि विभिन्न उद्योगों में प्राप्तियों से संबंधित नियम अलग-अलग हैं। 

शर्तों में अंतर करना: भुगतान रसीद, बिक्री रसीद और चालान

नीचे दी गई तालिका भुगतान रसीदों, बिक्री रसीदों और चालान के बीच मुख्य अंतर पर प्रकाश डालती है।

बीजकबिक्री की रसीदभुगतान रसीद
यह क्या है?किसी व्यवसाय स्वामी द्वारा अपने ग्राहक को उनके सामान और सेवाओं के लिए बकाया भुगतान के बारे में सूचित करने के लिए भेजा गया दस्तावेज़ चालान के रूप में जाना जाता हैबिक्री रसीद एक औपचारिक दस्तावेज है जो एक ग्राहक को विक्रेता से प्राप्त होता है जिसमें खरीदे गए सामान के एक सेट के लिए बकाया राशि होती हैयह विक्रेता द्वारा खरीदार को जारी किए गए भुगतान का एक प्रमाण है जो यह स्वीकार करता है कि भुगतान वस्तुओं और सेवाओं के लिए की गई खरीदारी के लिए प्राप्त हुआ है।
उद्देश्यचालान ऐसे दस्तावेज़ हैं जिन्हें वैयक्तिकृत किया जा सकता है और इनका उपयोग सभी व्यवसाय क्रेडिट पर अपने उत्पादों के लिए कर सकते हैंइनकी एक सामान्य संरचना होती है और इन्हें तुरंत भुगतान मिलता है और ये क्रेडिट की सीमा पर कोई विस्तार नहीं देते हैंभुगतान रसीदें की गई खरीदारी के भुगतान के प्रमाण के रूप में जारी की जाती हैं
उपयोगइन्हें आवर्ती या एकल-बिक्री के लिए जारी किया जा सकता हैखुदरा सेवाओं के लिए तत्काल भुगतान के लिए विक्रेता रसीदें एक बार जारी की जाती हैंइनका उपयोग बिक्री की शर्तों के आधार पर रिफंड और प्रतिस्थापन का दावा करने के लिए किया जा सकता है
यह कब जारी किया जाता है?उत्पाद की डिलीवरी पर देय भुगतान, भुगतान की तारीख, कुल बकाया राशि और वह अवधि जिसके भीतर भुगतान किया जाना चाहिए, के साथ चालान दिए जाते हैं।खरीद को अंतिम रूप देने के तुरंत बाद बिक्री रसीदें भी जारी की जाती हैं।दिया गया पोस्ट भुगतान किया गया
लाभवे गिनती के उद्देश्यों में मदद करते हैं और वे आपको सभी बिक्री और इन्वेंट्री का ट्रैक रखने में मदद करते हैंविक्रेता और खरीदार के बीच खरीद प्रमाण दस्तावेज़ के रूप में कार्य करता हैव्यवसायों के कारण होने वाले खर्चों पर करों और कटौती का दावा करने में मदद करता है

अपने भुगतान की रसीद बनाना: विभिन्न तरीके

भुगतान रसीद टेम्पलेट आसानी से बनाया जा सकता है। भुगतान रसीद बनाने के लिए अलग-अलग तरीके हैं। ये आसानी से आपको अपने ग्राहकों को रसीदें जारी करने में मदद कर सकते हैं और ये आपको अपनी वित्तीय और लेखांकन प्रक्रियाओं को अनुकूलित और व्यवस्थित करने में भी सक्षम बनाते हैं। भुगतान रसीद बनाने की तीन अलग-अलग विधियाँ यहां दी गई हैं:

  • टेम्पलेट्स ऑनलाइन: आज, इंटरनेट आपको भुगतान रसीदें उत्पन्न करने के लिए कई पूर्व-निर्मित या पूर्व-डिज़ाइन किए गए ऑनलाइन टेम्पलेट प्रदान करता है। यह सबसे सरल तरीका है जिसका उपयोग आप रसीद बनाने के लिए कर सकते हैं। यह आपको टेम्पलेट डिज़ाइन करने में बहुत समय बचाने में मदद करेगा। माइक्रोसॉफ्ट वर्ड, पांडाडॉक आदि आपको बहुत आसानी से ऑनलाइन टेम्प्लेट का उपयोग करके रसीदें उत्पन्न करने में मदद करते हैं। 
  • रसीद बुक: ये पूर्व-मुद्रित पुस्तकें हैं जो आपको हस्तलिखित तरीकों से भुगतान की रसीदें बनाने में मदद करती हैं। वे आपको आसानी से भुगतान प्रमाण बनाने की अनुमति देते हैं और उनके पास कार्बन कॉपी पेपर की शीट के साथ खाली पृष्ठ होते हैं ताकि आप एक बार में दो प्रतियां बना सकें। 
  • अपना खुद का बना: आप बस अपना टेम्पलेट डिज़ाइन कर सकते हैं. ऐसे कई सॉफ़्टवेयर ऑनलाइन उपलब्ध हैं जो आपको ऑनलाइन रसीदें बनाने के लिए कस्टम टेम्पलेट बनाने की अनुमति देते हैं।

ग्राहकों को भुगतान रसीदें कैसे भेजें?

एक बार भुगतान रसीद जारी करने के बाद, आपको इसे अपने ग्राहक को भेजना होगा। यहां दो तरीके हैं जिनसे आप ग्राहक को अपनी भुगतान रसीद दे सकते हैं:

  • ऑफ़लाइन रसीद: कागजी रसीदें ग्राहक को सबसे अधिक उपयोग की जाने वाली और जारी की जाने वाली रसीदें हैं। यह 20वीं सदी का है। ये रसीदें सीधे ग्राहक को सौंपी जा सकती हैं या बाद में मेल सेवा के माध्यम से उनके पते पर भेजी जा सकती हैं। यहाँ कुछ उदाहरण हैं:
    • लिखित रसीदें: ये भौतिक हस्तलिखित पत्रक हैं जिनमें लेन-देन की तारीख, व्यवसाय का नाम, माल का विवरण आदि जैसे विवरण शामिल हैं।
    • मुद्रित रसीदें: ये पॉइंट-ऑफ़-सेल सिस्टम द्वारा उत्पन्न होते हैं। उनके पास बारकोड, क्यूआर कोड और ऐसे अन्य विवरण हो सकते हैं।
  • ऑनलाइन रसीदें या ई-रसीदें: आज की दुनिया में जहां लोग रहते हैं, सांस लेते हैं और ऑनलाइन खरीदारी करते हैं, ई-रसीदें बेहद लोकप्रिय हैं। वे के लिए जारी की गई रसीदें हैं ऑनलाइन लेनदेन और ये हस्तलिखित की तुलना में अधिक कुशल और रखरखाव में आसान हैं। कुछ उदाहरणों में शामिल हैं:
    • ईमेल रसीदें: वे इलेक्ट्रॉनिक मेल के माध्यम से भेजे जाते हैं और उनमें वही डेटा होता है जो हस्तलिखित में होता है।
    • मोबाइल रसीदें: आप भविष्य के संदर्भ के लिए खरीद ट्रैकिंग, लेनदेन इतिहास आदि जैसी सुविधाओं के साथ अपने मोबाइल फोन पर रसीदों को स्कैन, साझा और संग्रहीत कर सकते हैं।
    • डिजिटल भुगतान की पुष्टि: ये तब जारी किए जाते हैं जब आप इलेक्ट्रॉनिक भुगतान या नेट बैंकिंग एप्लिकेशन का उपयोग करते हैं। उनमें लेनदेन आईडी और लेनदेन के समय के साथ समान जानकारी भी होती है।

भुगतान रसीदों को डिज़ाइन करने और भेजने के लिए सर्वोत्तम व्यावसायिक प्रथाएँ

अराजकता और अव्यवस्था से बचने के लिए भुगतान रसीदों को डिजाइन करने और भेजने का प्रबंधन अच्छी तरह से किया जाना चाहिए। यहां कुछ पेशेवर प्रथाएं दी गई हैं:

  • भुगतान रसीदों का कुशल निर्माण: आपका चालान बहुत जटिल नहीं होना चाहिए. उनके पास आवश्यक विवरण होना चाहिए और इससे अधिक कुछ नहीं। इसमें प्रति आइटम कीमत, मात्रा और कुल के साथ की गई खरीदारी की एक विस्तृत सूची होनी चाहिए। इससे आप भ्रम से बच सकेंगे और संगठन एवं कुशल प्रबंधन को भी बढ़ावा मिलेगा।
  • प्रभावी रिकॉर्ड-कीपिंग: छोटे व्यवसायों को प्रभावी ढंग से चलाने के लिए रिकॉर्ड-कीपिंग, रिकॉर्ड हैंडलिंग और रिकॉर्ड संगठन अनिवार्य हैं। वे सुलभ और व्यवस्थित होने चाहिए ताकि जब भी आपको उनकी आवश्यकता हो तो आप उन्हें बिना किसी परेशानी के ले सकें।
  • आवधिक समीक्षा और अनुकूलन: आपके लिए यह आवश्यक है कि आप समय-समय पर अपने पुराने रिकॉर्ड देखें और अपने संगठन के तरीकों और अपने उपभोक्ताओं तक रसीद की डिलीवरी के तरीकों दोनों को बेहतर बनाने के लिए आवश्यक परिवर्तन और अनुकूलन करें। जब आप समय-समय पर समीक्षा करते हैं, तो आप अपनी दक्षता में सुधार करने के लिए अपनी प्रक्रियाओं को अनुकूलित कर सकते हैं।
  • टिकाऊ विकल्प: आप अपने स्थिरता लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए इलेक्ट्रॉनिक रसीदें प्रदान करने पर विचार कर सकते हैं। इसके अलावा, इन्हें संभालना, उपयोग करना और रखरखाव करना अधिक आसान है।

चालान सॉफ्टवेयर: अपनी भुगतान रसीदें निर्बाध रूप से उत्पन्न करें

चालान बनाए रखना कठिन हो सकता है। मैन्युअल रूप से किए जाने पर इन्हें बहुत अधिक ऊर्जा की आवश्यकता होती है। के माध्यम से प्रक्रिया को स्वचालित करना चालान उपकरण यह आपको मैन्युअल प्रक्रिया के साथ आने वाले सभी बोझों से बचने में मदद कर सकता है। इनवॉइसिंग सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने के कुछ लाभ यहां दिए गए हैं:

  • डेटा में बढ़ी हुई सटीकता
  • चालान ट्रैकिंग विधियों का सरलीकरण
  • नकल और ऐसी अन्य त्रुटियों को कम करता है
  • संसाधनों को सुव्यवस्थित करता है
  • आसान पहुंच और उन्नत संगठन

निष्कर्ष

भुगतान रसीद विक्रेता द्वारा ग्राहक को दिए गए भुगतान का प्रमाण है। जैसे ही ग्राहक द्वारा वस्तुओं और सेवाओं की खरीद के लिए भुगतान किया जाता है, यह जारी किया जाता है। रसीद में हमेशा खरीदी गई सभी वस्तुओं की मात्रा और ज्वार के साथ व्यक्तिगत कीमत का विवरण होता है। अतिरिक्त कर और खरीद की तारीख भी बताई गई है। यह दस्तावेज़ ग्राहक और विक्रेता दोनों के लिए अत्यंत मूल्यवान है। उन दोनों को अपनी बिक्री, खरीद, खर्च और नकदी प्रवाह को ट्रैक करने के लिए रिकॉर्ड बनाए रखने की आवश्यकता है। यह तब भी काम आता है जब आपको करों, छूटों, रिफंड आदि के लिए आवेदन करने की आवश्यकता होती है। आज, रसीदों को अब हाथ से लिखने की ज़रूरत नहीं है, आप उन्हें सॉफ़्टवेयर के माध्यम से आसानी से ऑनलाइन जेनरेट कर सकते हैं, जिससे आप हमेशा एक डिजिटल रिकॉर्ड रख सकते हैं।

क्या भुगतान रसीद चालान के समान है?

नहीं, ये वही नहीं हैं. चालान भुगतान का अनुरोध करने वाले ग्राहकों को भेजा गया एक दस्तावेज है, जबकि भुगतान रसीद एक पुष्टि या प्रमाण है कि भुगतान किया गया है। इन्हें बिक्री प्रक्रिया के विभिन्न चरणों में जारी किया जाता है।

क्या भुगतान रसीद जारी करना अनिवार्य है?

जीएसटी कानून कहता है कि किसी भी पंजीकृत व्यक्ति को किसी अपंजीकृत व्यक्ति से सामान या सेवाएं खरीदने के लिए टैक्स चालान के अलावा भुगतान रसीद जारी करनी होगी। जारी किए गए चालान का प्रकार आपूर्ति करने वाले पंजीकृत व्यक्ति की श्रेणी पर निर्भर करेगा।

भुगतान रसीदों का क्या महत्व है?

भुगतान रसीदें जारी करने के चार सबसे महत्वपूर्ण कारणों में शामिल हैं:
1. वे खरीद के पूर्ण प्रमाण के रूप में कार्य करते हैं
2. रिकॉर्ड रखने और लेखांकन में सहायता
3. टैक्स सीज़न के दौरान उपयोगी साबित हों
4. कानूनी सुरक्षा के रूप में कार्य करें

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