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वाणिज्यिक चालान: सुगम शिपिंग की कुंजी

साहिल बजाज

साहिल बजाज

वरिष्ठ विशेषज्ञ - विपणन@ Shiprocket

अप्रैल १, २०२४

10 मिनट पढ़ा

विषय-सूचीछिपाना
  1. वाणिज्यिक चालान का प्रारूप क्या है?
  2. वाणिज्यिक चालान का महत्व क्या है?
  3. आप वाणिज्यिक चालान कैसे भरते हैं?
  4. आप अपने शिपमेंट में वाणिज्यिक चालान कैसे जोड़ते हैं?
  5. सबसे अच्छा वाणिज्यिक चालान टेम्पलेट कौन सा है?
    1. लेन-देन से संबंधित जानकारी:
    2. निर्यातक एवं आयातक से संबंधित जानकारी:
    3. माल की शिपिंग से संबंधित जानकारी:
  6. वाणिज्यिक चालान कैसे बनाएं?
  7. वाणिज्यिक चालान की आवश्यकता कब होती है?
  8. वाणिज्यिक चालान आवश्यकताएँ
    1. शिपिंग के लिए विवरण:
    2. लेन-देन का विवरण:
  9. वाणिज्यिक चालान और पैकिंग सूची के बीच अंतर
  10. वाणिज्यिक चालान और प्रोफार्मा चालान के बीच अंतर
  11. वाणिज्यिक चालान और कर चालान के बीच अंतर
  12. निर्यात के लिए वाणिज्यिक चालान
  13. वाणिज्यिक चालान न भरने के जोखिम क्या हैं?
  14. निष्कर्ष

बिजनेस इनवॉइस वैश्विक वाणिज्य और समुद्री माल शिपमेंट में सबसे महत्वपूर्ण रिकॉर्ड में से एक है। यह एक कानूनी दस्तावेज है जिसका उपयोग विक्रेता (निर्यातक) द्वारा खरीदार (आयातक) को जारी किए गए अंतरराष्ट्रीय लेनदेन में खरीदार और विक्रेता के बीच बिक्री के अनुबंध और सबूत के रूप में किया जाता है। इसके विपरीत, व्यवसाय चालान बेची जा रही वस्तुओं के स्वामित्व या शीर्षक को नहीं बताता है लदान बिल. हालाँकि, सीमा शुल्क निकासी के लिए कर्तव्यों और करों का निर्धारण और मूल्यांकन आवश्यक है। बेचे गए उत्पादों की कीमत, मूल्य और मात्रा सभी व्यवसाय चालान में निर्दिष्ट हैं। इसमें कोई भी व्यापार या बिक्री की शर्तें शामिल होनी चाहिए जिन पर खरीदार और विक्रेता ने लेनदेन पूरा होने से पहले सहमति व्यक्त की है।

यह वित्तीय लेन-देन के लिए भी आवश्यक हो सकता है (जैसे कि साख पत्र के साथ भुगतान करते समय) और खरीदार के बैंक द्वारा विक्रेता को भुगतान के लिए धन जारी करने के लिए अधिकृत करने की आवश्यकता हो सकती है। शिपिंग के लिए वाणिज्यिक चालान पर आवश्यक जानकारी। वाणिज्यिक चालान भरते समय, यह सुनिश्चित करना अत्यंत महत्वपूर्ण है कि जानकारी स्पष्ट और सटीक रूप से भरी गई है।

वाणिज्यिक चालान क्या है

वाणिज्यिक चालान का प्रारूप क्या है?

निर्यातकों द्वारा आयातकों को प्रदान किया जाने वाला एक आवश्यक दस्तावेज़ जो विक्रेता के बिल के बराबर होता है उसे वाणिज्यिक चालान के रूप में जाना जाता है। आयातक इन चालानों का उपयोग अन्य प्रासंगिक शिपिंग दस्तावेजों के अलावा यह सुनिश्चित करने के लिए करते हैं कि शिपमेंट आयात करने वाले देश की सीमा शुल्क प्रक्रियाओं के माध्यम से हो। वाणिज्यिक चालान हवाई और जहाज माल ढुलाई के लिए एक अनिवार्य दस्तावेज है। इसमें निम्नलिखित जानकारी है:

  • उपभोक्ता का शिपमेंट विवरण
  • सीमा शुल्क प्राधिकरण
  • एजेंट शामिल थे
  • माल अग्रेषण भागीदार
  • प्रासंगिक बैंकिंग संस्थान

वाणिज्यिक चालान में कर शामिल नहीं हैं, क्योंकि अंतरराष्ट्रीय स्तर पर होने वाले लेनदेन स्थानीय करों के अधीन नहीं होते हैं। निर्यातकों को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि सभी विवरण सही प्रारूप में सही ढंग से जोड़े गए हैं शिपमेंट आसानी से सीमा शुल्क साफ़ कर सकता है. शिपमेंट पर करों का आवेदन वाणिज्यिक चालान की सटीकता से निर्धारित होता है। इसलिए, वाणिज्यिक चालान को सटीक और सटीक रखना महत्वपूर्ण है। 

वाणिज्यिक चालान का महत्व क्या है?

एक वाणिज्यिक चालान एक महत्वपूर्ण दस्तावेज है जो शिपमेंट के लेनदेन और संबंधित भुगतान शर्तों के बारे में स्पष्टीकरण प्रदान करता है। इसके अलावा, सीमा शुल्क विभाग भेजे गए माल का मूल्य निर्धारित करने के लिए इस दस्तावेज़ का उपयोग करते हैं। सरकार भी इसका प्रयोग करती है आयात और निर्यात को सत्यापित करने के लिए दस्तावेज़ प्रक्रियाएँ। यहां वाणिज्यिक चालान के अन्य कार्यों की एक सूची दी गई है:

  • बिक्री के प्रमाण के रूप में कार्य करता है
  • मुख्य अभिलेख
  • भुगतान की गारंटी सुनिश्चित करता है
  • खरीददारों के शोषण से बचाता है
  • देय भुगतान के लिए अनुस्मारक के रूप में कार्य करता है
  • ऑर्डर की सटीकता की जाँच करता है 
  • कार्यशील पूंजी आवश्यकता निधि जुटाने में सक्षम बनाता है

आप वाणिज्यिक चालान कैसे भरते हैं?

वाणिज्यिक चालान भरने के लिए कोई मानक प्रारूप नहीं है। हालाँकि, इसमें निश्चित तत्वों का एक समूह होना चाहिए। विक्रेता और खरीदार पक्षों से संबंधित विवरण, शिपमेंट विवरण, लेनदेन विवरण इत्यादि कुछ तत्व हैं जो दस्तावेज़ में मौजूद होने चाहिए। वाणिज्यिक चालान को बेहतर ढंग से समझने में आपकी सहायता के लिए यहां कुछ तत्वों के बारे में विस्तार से बताया गया है:

  • शिपमेंट का विवरण: शिपमेंट के भीतर सामग्री का वर्णन करना महत्वपूर्ण है। यह वाणिज्यिक चालान का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा है। यह अधिकारियों को आपके द्वारा शिपिंग की जा रही हर चीज़ का संपूर्ण अवलोकन देता है। आपको इसे अपने शिपमेंट के प्रत्येक तत्व के लिए व्यक्तिगत रूप से करना होगा। 
  • एचएस कोड या सामुदायिक कोड: आपके शिपमेंट में प्रत्येक आइटम में यह अवश्य होना चाहिए एचएस कोड. ये कोड यह जानने के लिए आपके शिपमेंट को वर्गीकृत करते हैं कि शुल्क और कर कहाँ और कैसे लागू किए जाने चाहिए। यदि आप इस कोड को नहीं जानते हैं, तो आप इसे देख सकते हैं।
  • उद्गम देश: यह महत्वपूर्ण है क्योंकि यह इस बात पर प्रकाश डालता है कि सामान का उत्पादन कहां किया गया था। आपको इसके आधार पर एक सीओ दस्तावेज़ की आवश्यकता हो सकती है नौवहन नीति आयात करने वाली कंपनी का.
  • RSI Incoterms: ये अंतरराष्ट्रीय समझौते पर आधारित मानक समझौते की शर्तें हैं। इन्कोटर्म्स निम्नलिखित पहलुओं में स्पष्टता लाते हैं:
  • शिपमेंट के बीमा, शिपमेंट, सीमा शुल्क आदि की जिम्मेदारी
  • जो परिवहन और यात्रा की अवधि का प्रभारी है
  • जोखिम लेने वाला और डिलीवरी की लागत

आप अपने शिपमेंट में वाणिज्यिक चालान कैसे जोड़ते हैं?

आम तौर पर, आपको अपने वाणिज्यिक चालान की तीन प्रतियों की आवश्यकता होगी। एक की जरूरत उस देश को होगी जहां से आप निर्यात कर रहे हैं, दूसरा प्राप्तकर्ता देश होगा और आखिरी उपभोक्ता के पास जाएगा। आपको पैकेज के बाहर पैकिंग सूची लिफाफे में दो डालने होंगे, और अंतिम उपभोक्ता के लिए पैकेज के अंदर होगा। 

सबसे अच्छा वाणिज्यिक चालान टेम्पलेट कौन सा है?

ऑनलाइन चुनने के लिए बहुत सारे वाणिज्यिक चालान टेम्प्लेट और नमूने हैं। जबकि कोई निश्चित वाणिज्यिक चालान प्रारूप नहीं है, अधिकांश आवश्यक जानकारी सभी टेम्पलेट्स में बहुत समान और मानकीकृत है। आप जो भी टेम्प्लेट चुनें, सुनिश्चित करें कि निम्नलिखित विवरण शामिल हैं:

  • बीजक संख्या
  • चालान की तारीख
  • ORDERNUMBER
  • कुल बिक्री राशि
  • मुद्रा
  • भुगतान के लिए निर्देश
  • निर्यातक/विक्रेता जानकारी (नाम, पता, फोन नंबर, आदि)
  • निर्यातक/विक्रेता की कर पहचान संख्या (जैसे वैट, ईओआरआई, आदि)
  • आयातक/खरीदार की जानकारी (नाम, पता, फोन नंबर, आदि)
  • आयातक/खरीदार की कर पहचान संख्या (जैसे वैट, ईओआरआई, आदि)
  • पार्टी की जानकारी को सूचित करें
  • लदान बिल संख्या
  • फोरवर्डिंग एजेन्ट
  • एच एस कोड
  • माल का स्पष्ट विवरण (पैकेज, इकाइयों, वजन, आदि की संख्या)
  • Incoterm जिसके तहत माल बेचा गया है
  • माल की उत्पत्ति
  • आंतरिक टेलीफ़ोन व्यवस्था
  • निर्यात की तिथि, परिवहन के साधन और अंतिम गंतव्य
  • शिपर के हस्ताक्षर
तेजी से जहाज, सस्ता, होशियार

वाणिज्यिक चालान कैसे बनाएं?

वाणिज्यिक चालान बनाने की कोई मानक विधि नहीं है। हालाँकि, यहां एक विशिष्ट चालान बनाने की पूरी प्रक्रिया का अवलोकन दिया गया है:

  • चरण 1 - आपके लिए आवश्यक सभी जानकारी एकत्र करना: अपना वाणिज्यिक चालान बनाने से पहले, आपको सभी आवश्यक जानकारी प्राप्त करने की आवश्यकता होगी। इसमें भेजे जाने वाले सामान का प्रकार, मात्रा, वजन, अनुमानित मूल्य और शिपमेंट का विवरण शामिल है। विक्रेता और खरीदार का पता और कोई भी कर संख्या महत्वपूर्ण जानकारी है।
  • चरण 2 - टेम्पलेट चुनना: कई व्यवसायों के पास अपने ब्रांड को प्रदर्शित करने के लिए पूर्व-निर्धारित टेम्पलेट होता है। यह सुनिश्चित करता है कि दस्तावेज़ में सभी आवश्यक जानकारी मौजूद है। 
  • चरण 3 - आवश्यक विवरण भरें: आपके द्वारा एकत्र की गई सभी जानकारी अब चालान में डाली जा सकती है। आप इसे टाइप करना या लिखना चुन सकते हैं। हालाँकि, सुपाठ्यता बढ़ाने के लिए टाइपिंग बेहतर विकल्प है। 
  • चरण 4 - अन्य दस्तावेज़: शिपमेंट की प्रकृति के आधार पर, अतिरिक्त दस्तावेज़ों की आवश्यकता होगी, जैसे लदान बिल, पैकिंग सूची, निर्यात लाइसेंस इत्यादि। 
  • चरण 5 - चालान भेजना: एक बार जब आप चालान पूरा कर लेते हैं, तो आपको इसे खरीदार और अन्य पार्टियों को भेजना होगा, जैसे कि माल भाड़ा और सीमा शुल्क अधिकारी। 

वाणिज्यिक चालान की आवश्यकता कब होती है?

एक वाणिज्यिक चालान सभी अंतर्राष्ट्रीय व्यापार के लिए आवश्यक दस्तावेज़ है। इसका उपयोग विभिन्न परिदृश्यों में किया जाता है। उदाहरण के लिए, जब आप एक देश से दूसरे देश में सामान निर्यात करते हैं, तो आपको उपभोक्ता को एक वाणिज्यिक चालान देना चाहिए। यदि आप आयात कर रहे हैं, तो आपको अपने आपूर्तिकर्ता से एक प्राप्त करना होगा। 

सीमा शुल्क अधिकारियों को आपके माल को अपने सिस्टम के माध्यम से साफ़ करने के लिए आपके चालान की एक प्रति की भी आवश्यकता होती है। यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि इसमें देरी और अस्वीकृति से बचने के लिए सभी आवश्यक विवरण हों। इसके अलावा, यह कानूनी मुद्दों के मामले में रिकॉर्ड रखने की प्रक्रिया में मदद करता है।

वाणिज्यिक चालान आवश्यकताएँ

अंतर्राष्ट्रीय व्यापार में शामिल सभी भारतीयों के लिए, 1962 के सीमा शुल्क अधिनियम के तहत वाणिज्यिक चालान की आवश्यकता होती है। वे भारत की विदेश व्यापार नीति द्वारा भी शासित होते हैं। वाणिज्यिक चालान की निम्नलिखित आवश्यकताएँ हैं:

  • भेजने वाले और उपभोक्ता का नाम, पता और प्रासंगिक जानकारी
  • शिपमेंट का विवरण युक्त एक संपूर्ण दस्तावेज़
  • शिपमेंट की कीमत
  • शिपमेंट का कुल मूल्य
  • भुगतान विवरण और शर्तें

शिपिंग के लिए विवरण:

जब आप अंतरराष्ट्रीय स्तर पर सामान भेजते हैं, तो व्यापार को सुविधाजनक बनाने के लिए वाणिज्यिक चालान एक प्राथमिक दस्तावेज़ है। सीमा शुल्क प्रक्रियाओं के माध्यम से आसान प्रसंस्करण सुनिश्चित करने के लिए, आपके चालान में कुछ महत्वपूर्ण जानकारी होनी चाहिए। इनमें निम्नलिखित शामिल हैं:

  • शिपमेंट के सभी हिस्सों का विवरण, मात्रा, वजन और मूल्य
  • नाम, पता, विक्रेता और खरीदार की जानकारी
  • भुगतान की शर्तें
  • मूल देश और परिवहन मोड, और गंतव्य देश का विवरण
  • कर संख्या और पंजीकरण विवरण

लेन-देन का विवरण:

नीचे सूचीबद्ध सभी लेन-देन विवरण वाणिज्यिक चालान आवश्यकताएँ हैं। आपको निम्नलिखित का उल्लेख करना होगा:

  • लेन-देन की शर्तों जैसे कीमत, आदि को अच्छी तरह से इंगित करें भुगतान की विधि, और डिलीवरी की शर्तें।
  • अन्य प्रासंगिक शुल्कों के साथ लागू करों को इंगित करें
  • लदान बिल, पैकिंग सूची आदि जैसे दस्तावेज़ शामिल करें।
वाणिज्यिक चालान और पैकिंग सूची के बीच अंतर

वाणिज्यिक चालान और पैकिंग सूची के बीच अंतर

वाणिज्यिक इनवॉइस पर सूचीबद्ध लेन-देन और शिपमेंट जानकारी को पैकिंग सूची के अनुरूप होना चाहिए।

जबकि दोनों दस्तावेज़ों पर आवश्यक जानकारी अत्यधिक समान है और विक्रेता/निर्यातक दोनों जारी करता है, दोनों दस्तावेज़ बहुत अलग उद्देश्यों की पूर्ति करते हैं।

ले जाई जा रही वस्तुओं के भौतिक विवरण पर ध्यान देने के साथ, पैकिंग सूची अधिक तार्किक उद्देश्य को पूरा करती है। इसके अतिरिक्त, इसका उपयोग स्टॉक-कीपिंग और इन्वेंट्री उद्देश्यों के लिए किया जाता है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि निर्यातक द्वारा वितरित सभी सामान सही स्थिति में प्राप्त हों। यदि इससे कोई असहमति या दावा हो तो यह दस्तावेज़ आवश्यक होगा नौवहन कंपनी, सीमा शुल्क, या उत्पादों के खरीदार और विक्रेता के बीच।

दूसरी ओर, वाणिज्यिक चालान, परिवहन की जा रही वस्तुओं की बिक्री के लिए वित्तीय लेनदेन का वर्णन करता है, जिसमें नियम, शर्तें और भुगतान जानकारी शामिल है।

वाणिज्यिक चालान और प्रोफार्मा चालान के बीच अंतर

नीचे दी गई तालिका प्रोफार्मा और वाणिज्यिक चालान के बीच मुख्य अंतर पर प्रकाश डालती है।

वाणिज्यिक चालानप्रोफार्मा चालान
वाणिज्यिक चालान ऐसे दस्तावेज़ हैं जो शिपमेंट के बाद के चरण में भूमिका निभाते हैं।प्रोफार्मा चालान प्री-शिपमेंट चरण में एक भूमिका निभाते हैं।
वाणिज्यिक चालान वे नोटिस हैं जो खरीदी गई वस्तुओं के भुगतान के लिए अपने खरीदारों से अनुरोध करने में आपकी सहायता करते हैं। प्रोफार्मा चालान आपके उपभोक्ताओं को यह समझने में मदद करते हैं कि वे कीमत, मात्रा, गुणवत्ता और वितरण शर्तों के संदर्भ में क्या उम्मीद कर सकते हैं।

वाणिज्यिक चालान और कर चालान के बीच अंतर

आइए कर और वाणिज्यिक चालान के बीच प्रमुख अंतरों पर गौर करें।

वाणिज्यिक चालानकर चालान
विक्रेता का बिल एक वाणिज्यिक चालान है। यह उपभोक्ता को भेजे गए सामान का वास्तविक मूल्य निर्धारित करने में मदद करता है। वस्तुओं और सेवाओं के लिए लगाए गए शुल्क को टैक्स चालान कहा जाता है। 
करों और कर्तव्यों के मूल्यांकन के साथ-साथ खरीदार और विक्रेता की पहचान में मदद करता हैली गई राशि पर देय कर निर्दिष्ट करता है

निर्यात के लिए वाणिज्यिक चालान

एक कंपनी जो एंटीवायरस सॉफ़्टवेयर बेचती है और अपनी सेवाओं को दूसरे देश में निर्यात करती है, उसे लेनदेन विवरण दस्तावेज करने के लिए वाणिज्यिक चालान का उपयोग करने की आवश्यकता होगी। उदाहरण के लिए, यदि कंपनी ने लगभग रु. संयुक्त राज्य अमेरिका में एक ग्राहक को 10,000 मूल्य की सेवाओं के लिए, वाणिज्यिक चालान में उत्पाद विवरण, इकाई मूल्य, कुल मूल्य, विक्रेता और खरीदार विवरण, भुगतान शर्तें, वितरण शर्तें आदि जैसी जानकारी होगी। 

यह सीमा शुल्क अधिकारियों के लिए खरीदार द्वारा डिलीवरी पर भुगतान किए जाने वाले कर्तव्यों और करों का आकलन करने के लिए एक कानूनी दस्तावेज के रूप में कार्य करता है। देरी से बचने के लिए, कंपनी को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि शिपिंग प्रक्रिया में बाधाओं से बचने के लिए इन सभी विवरणों का उल्लेख किया गया है। 

वाणिज्यिक चालान न भरने के जोखिम क्या हैं?

यह बिल्कुल स्पष्ट है कि वाणिज्यिक चालान एक कानूनी दस्तावेज़ और आवश्यकता है। उचित वाणिज्यिक चालान प्रदान करने में विफलता के कारण निर्यात प्रक्रिया में रुकावट आ सकती है। इससे शिपिंग में देरी हो सकती है और आपको जुर्माना भरने का जोखिम उठाना पड़ सकता है। चूंकि इस दस्तावेज़ का उपयोग सीमा शुल्क घोषणाओं के लिए किया जाता है, इसलिए कोई भी गलत जानकारी राशि और शुल्क के कम भुगतान का कारण बन सकती है जिसके बड़े कानूनी प्रभाव हो सकते हैं। 

निष्कर्ष

एक वाणिज्यिक चालान को सटीक रूप से भरना एक कानूनी आवश्यकता है। ऐसा करने में विफलता के परिणामस्वरूप लंबी होल्ड-अप और शिपिंग विलंब लागतें हो सकती हैं। यह देखते हुए कि एक वाणिज्यिक चालान का उपयोग सीमा शुल्क घोषणा उद्देश्यों के लिए भी किया जाता है, किसी भी गलत सूचना के कारण शुल्क और करों की सही राशि और उनके कानूनी प्रभाव का कम भुगतान हो सकता है।

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