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कूरियर/लॉजिस्टिक्स में डिलीवरी का प्रमाण (पीओडी): प्रकार और लाभ

पुनीत भल्ला

एसोसिएट निदेशक - विपणन@ Shiprocket

दिसम्बर 28/2017

7 मिनट पढ़ा

ग्राहक आपकी सबसे मूल्यवान संपत्ति है. आपकी लगभग सभी रणनीतियाँ और नीतियाँ ग्राहक और उनके सकारात्मक अनुभवों के इर्द-गिर्द घूमती हैं। इसलिए, एक दस्तावेज़ की आवश्यकता होती है जो उन्हें उनके शिपमेंट की शर्तों के बारे में सुनिश्चित होने का लाभ देता है। डिलीवरी का प्रमाण एक ऐसा दस्तावेज़ है जो आपको इस जांच को व्यवस्थित तरीके से संचालित करने में मदद करता है।

प्रसव का प्रमाण क्या है और यह क्यों महत्वपूर्ण है

डिलीवरी का सबूत क्या है?

डिलीवरी का प्रमाण या पीओडी (उच्चारण पीओडी) एक रसीद है जो अच्छी स्थिति में प्राप्त माल ढुलाई की रिसीवर की स्वीकृति स्थापित करती है। पीओडी में वाहक द्वारा रिले की गई जानकारी शामिल होती है, जिसमें उत्पाद प्राप्त करने वाले व्यक्ति का नाम, माल वितरित होने की तारीख और समय और अन्य प्रासंगिक शिपिंग विवरण शामिल होते हैं। एक पीओडी हार्डकॉपी प्रारूप में हो सकता है, या आप इसे इलेक्ट्रॉनिक रूप से भी फीड कर सकते हैं।

डिलीवरी के प्रमाण का क्या महत्व है?

डिलीवरी का प्रमाण व्यवसाय मालिकों के साथ-साथ ग्राहकों के लिए भी महत्वपूर्ण है। यह डिलीवरी का रिकॉर्ड बनाए रखने में मदद करता है जिसे आवश्यकता पड़ने पर बाद के चरण में देखा जा सकता है। इस रिकॉर्ड को बनाए रखना क्यों महत्वपूर्ण है:

  1. धोखाधड़ी से बचाव - डिलीवरी का प्रमाण धोखाधड़ी वाली गतिविधियों से बचा सकता है। इस रिकॉर्ड से दोनों पक्षों को लाभ होता है क्योंकि इस तरह से डिलीवरी से संबंधित कोई भी गलत दावा करने की संभावना कम हो सकती है।
  1. पारदर्शिता - डिलीवरी का प्रमाण पारदर्शिता बनाने में मदद करता है। जब पीओडी बनाए रखने की सख्त नीति होती है तो छूटी हुई डिलीवरी की संभावना काफी हद तक कम हो जाती है। देरी और अन्य समस्याएं जो ग्राहकों को असुविधा का कारण बनती हैं, उन्हें भी पीओडी के साथ कम किया जाता है।

पीओडी पर हस्ताक्षर करने से पहले डिलीवरी की जांच कैसे करें और शिकायत कब दर्ज करें?

  • एक बार जब उत्पाद आपके गोदाम को छोड़ देता है और अंतिम ग्राहक के लिए जाता है, तो जिम्मेदारी का आदान-प्रदान होता है। यह तब ग्राहक का कर्तव्य बन जाता है कि वह पैकेज का निरीक्षण करे और उसे स्वीकार करने से पहले किसी भी नुकसान की तलाश करे। इसलिए किसी भी परेशानी से बचने के लिए ग्राहक को पहले से शिक्षित करें।
  • फटे हुए बाहरी आवरण, खुले कवर, छेड़छाड़, या किसी भी तरह के रिसाव के लिए माल की जांच करना सबसे अच्छा है। किसी भी असंतोष के मामले में, ग्राहक को तुरंत POD कॉपी पर एक टिप्पणी देनी चाहिए। ऐसा करने में विफलता बाद में दावे के लिए फाइल करना असंभव बना देगी।
  • ग्राहक उत्पाद की स्थिति से खुश नहीं होने पर उसे स्वीकार करने से मना भी कर सकता है।
  • पीओडी पर हस्ताक्षर करने से पहले उत्पाद की स्थिति और गुणवत्ता की जांच करना और संतुष्ट होना उचित है यदि ग्राहक इस प्रक्रिया का पालन नहीं करता है, तो क्षतिग्रस्त माल ढुलाई के लिए वाहक को जिम्मेदार नहीं ठहराया जा सकता है।
  • इसी तरह, एक ही प्रक्रिया के दौरान पालन किया जाना चाहिए आरटीओ डिलीवरी भी. यदि, आरटीओ डिलीवरी के समय, आपको पता चलता है कि शिपमेंट की बाहरी पैकेजिंग के साथ छेड़छाड़ की गई है, तो तुरंत पीओडी पर अपनी टिप्पणी दें। यदि डिलीवरी कार्यकारी पीओडी पर टिप्पणी लेने से इनकार करता है, तो डिलीवरी स्वीकार न करें और शिपरॉकेट के पास शिकायत दर्ज करें। . कॉल रिकॉर्डिंग या सीसीटीवी फुटेज आपके केस को मजबूत बनाने में हमेशा मददगार होते हैं।
  • यदि प्राप्त किया गया शिपमेंट क्षतिग्रस्त स्थिति में है, या सामग्री गायब है, तो शिपमेंट प्राप्त करने के 24 घंटे के भीतर 48 घंटे के भीतर दावा करना अनिवार्य है, साथ ही POD पर अनिवार्य नकारात्मक टिप्पणी भी।
  • कृपया याद रखें कि कूरियर केवल बरकरार बाहरी पैकेजिंग के साथ शिपमेंट वितरित करने के लिए उत्तरदायी है। चूंकि वे पार्सल की आंतरिक सामग्री की जांच नहीं करते हैं, इसलिए केवल बाहरी पैकेजिंग के लिए दायित्व लगाया जा सकता है।

डिलीवरी के प्रमाण में मुख्य जानकारी क्या है?

डिलीवरी के प्रमाण में शामिल विवरण नीचे दिए गए हैं:

  • प्राप्तकर्ता का नाम
  • प्राप्तकर्ता का पता
  • वाहक का नाम और लोगो
  • उत्पाद की विशेषताएं
  • वस्तु का वजन और मात्रा
  • ग्राहक के ऑर्डर का विवरण
  • परिवहन विवरण
  • लेनदेन मोड का विवरण
  • डिलीवरी की तारीख और समय
  • क्यूआर कोड या बारकोड
  • खोज संख्या
  • प्राप्तकर्ता के हस्ताक्षर

डिलीवरी के सबूत के विभिन्न प्रकार क्या हैं?

ऑर्डर के लिए प्रूफ ऑफ़ डिलीवरी रिकॉर्ड करने के दो तरीके हैं - 

1. पेपर चालान: यह सबसे आम तरीका है. इसमें उत्पाद प्राप्त करने पर प्राप्तकर्ता को एक पावती पर हस्ताक्षर करने की आवश्यकता होती है। इस पद्धति का उपयोग कई कंपनियों द्वारा किया जा रहा है जबकि कई अन्य ने इलेक्ट्रॉनिक पीओडी पर स्विच कर दिया है। ऐसे मामलों में जहां बड़ी मात्रा में डिलीवरी शामिल हो, डिलीवरी का कागज-आधारित प्रमाण महंगा और समय लेने वाला साबित हो सकता है

2. eP.OD: यह दस्तावेज़ डिलीवरी के इलेक्ट्रॉनिक प्रमाण को संदर्भित करता है। वाहक एजेंट आमतौर पर एक उपकरण रखता है जिसके लिए रिसीवर को इलेक्ट्रॉनिक रूप से शिपमेंट की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने की आवश्यकता होती है। यह पेपर पीओडी से बेहतर है क्योंकि यह अन्य सुविधाएँ प्रदान करता है, जैसे, जियोटैगिंग, वास्तविक समय स्थिति अपडेट, और निश्चित रूप से, इस प्रक्रिया में कागज की बचत होती है।

3. डिलीवरी का फोटो और ई-हस्ताक्षर प्रमाण: कई कंपनियां अपने ई-हस्ताक्षर के अलावा रिसीवर की तस्वीर खींचने का विकल्प चुनती हैं। यह उन्नत POD विधि सभी में सबसे विश्वसनीय मानी जाती है। यह क्षतिग्रस्त सामान या डिलीवरी से संबंधित अन्य विवादों के मामलों में सहायक है।

4. सीधा पीओडी: इसका उपयोग उन मामलों में किया जाता है जहां ग्राहकों ने डिलीवरी के लिए पहले ही भुगतान कर दिया है।

5. खंडित पीओडी: जब शिपमेंट क्षतिग्रस्त हो जाता है और डिलीवरी विनिर्देशों से मेल नहीं खाता है, तो इसे क्लॉज्ड पीओडी कहा जाता है।

6. टू-ऑर्डर पीओडी: इस प्रकार के पीओडी में, डिलीवरी का स्वामित्व तीसरे पक्ष के माध्यम से एक पक्ष से दूसरे पक्ष को हस्तांतरित किया जाता है। इसका उपयोग अधिकतर तृतीय-पक्ष लॉजिस्टिक्स कंपनियों द्वारा किया जाता है। उनका नाम शिपमेंट के साथ संलग्न दस्तावेज़ में सूचीबद्ध है

अधिक से अधिक कंपनियां पुराने स्कूल के पेपर पद्धति को जारी रखने के बजाय eP.OD का विकल्प चुन रही हैं। यह नोटों को रिकॉर्ड करते समय और माल से संबंधित टिप्पणियों / सूचनाओं को रिकॉर्ड करते समय आसान, तकनीक-प्रेमी और कुशल है।

इलेक्ट्रॉनिक प्रूफ़ ऑफ़ डिलीवरी प्रणाली का उपयोग करने के मुख्य लाभ क्या हैं?

डिलीवरी के इलेक्ट्रॉनिक या डिजिटल प्रमाण का उपयोग करने के कुछ मुख्य लाभ यहां दिए गए हैं:

डेटा का तेज़ प्रसंस्करण

कागजी दस्तावेज़ों को एक स्थान से दूसरे स्थान तक ले जाना, उनका प्रबंधन करना और उन्हें व्यवस्थित रूप से रखना एक कठिन काम हो सकता है। डेटा को मैन्युअल रूप से संसाधित करना भी उतना ही कठिन है। इन कार्यों में समय लग सकता है और प्रयास की आवश्यकता हो सकती है। डिजिटल पीओडी में ऐसी कोई परेशानी शामिल नहीं है। डिजिटल पीओडी के साथ डेटा दर्ज करना और सत्यापित करना आसान है। यह डेटा के तेज़ प्रसंस्करण की सुविधा प्रदान करता है।

डेटा की सटीकता

कागज़-आधारित POD अपनी चुनौतियों के साथ आता है। दस्तावेज़ों के गुम हो जाने की संभावना है, लिखावट स्पष्ट नहीं हो सकती है और डेटा में मानवीय त्रुटियाँ हो सकती हैं। इलेक्ट्रॉनिक पीओडी ऐसी त्रुटियों की गुंजाइश को कम करने में मदद करता है।

लागत को कम करता है

इलेक्ट्रॉनिक पीओडी का उपयोग करके, आप मुद्रण शुल्क और कागज की लागत बचा सकते हैं। कागज-आधारित पीओडी के लिए भंडारण स्थान की भी आवश्यकता होती है जिससे लागत बढ़ जाती है। हालाँकि, इलेक्ट्रॉनिक पीओडी में ऐसी कोई लागत शामिल नहीं है। आप बिना किसी अतिरिक्त लागत के डिजिटल माध्यमों से भी डेटा आसानी से साझा कर सकते हैं। इस प्रकार, यह कुल लागत को कम कर देता है।

निष्कर्ष

  • महत्वपूर्ण बिंदु यह है कि अपने ग्राहकों को स्वीकार करने से पहले हमेशा माल की स्थिति की जांच करने के लिए शिक्षित करें
  • एक शिकायत उठाएं और आरटीओ डिलीवरी के दौरान, पीओडी पर नकारात्मक टिप्पणी दें पैकेजिंग क्षतिग्रस्त है।
  • यदि यह क्षतिग्रस्त पाया जाता है, तो उन्हें या तो इसे स्वीकार नहीं करना चाहिए, या यह सुनिश्चित करना चाहिए कि पीओडी के पास इसके संबंध में टिप्पणियां हों। इस तरह, उनके लिए बाद में दावा करना और सही उत्पाद प्राप्त करना आसान हो जाता है। लेख में POD के समग्र महत्व और डिजिटल POD पर स्विच करने की आवश्यकता के बारे में भी बताया गया है।
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