ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ (PO): ਪਰਿਭਾਸ਼ਾ, ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ, ਲਾਭ ਅਤੇ ਉਦਾਹਰਣਾਂ
- ਇੱਕ ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ (PO) ਇੱਕ ਰਸਮੀ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜੋ ਇੱਕ ਖਰੀਦਦਾਰ ਦੁਆਰਾ ਇੱਕ ਵਿਕਰੇਤਾ ਨੂੰ ਖਰੀਦ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਨ ਲਈ ਜਾਰੀ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਉਤਪਾਦ ਦੇ ਵੇਰਵੇ, ਮਾਤਰਾਵਾਂ, ਕੀਮਤ, ਡਿਲੀਵਰੀ ਸਮਾਂ-ਸੀਮਾਵਾਂ ਅਤੇ ਭੁਗਤਾਨ ਦੀਆਂ ਸ਼ਰਤਾਂ ਨੂੰ ਸੂਚੀਬੱਧ ਕਰਦਾ ਹੈ।
- ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਇੱਕ ਕਾਨੂੰਨੀ ਅਤੇ ਵਿੱਤੀ ਰਿਕਾਰਡ ਵਜੋਂ ਕੰਮ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਇੱਕ ਵਾਰ ਵਿਕਰੇਤਾ ਦੁਆਰਾ ਸਵੀਕਾਰ ਕੀਤੇ ਜਾਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ, ਇੱਕ PO ਇੱਕ ਬਾਈਡਿੰਗ ਸਮਝੌਤਾ ਬਣ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਜੋ ਵਿਵਾਦਾਂ ਨੂੰ ਘਟਾਉਂਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਲੈਣ-ਦੇਣ ਦੌਰਾਨ ਪਾਰਦਰਸ਼ਤਾ ਨੂੰ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ।
- ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਵਿੱਚ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਬੇਨਤੀ ਬਣਾਉਣਾ, ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ, ਪੀਓ ਜਾਰੀ ਕਰਨਾ, ਸਪਲਾਇਰ ਸਵੀਕ੍ਰਿਤੀ, ਆਰਡਰ ਪੂਰਤੀ ਅਤੇ ਅੰਤਿਮ ਇਨਵੌਇਸਿੰਗ ਸ਼ਾਮਲ ਹੁੰਦੀ ਹੈ।
- ਡਿਜੀਟਲ ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਕਾਰਜਾਂ ਨੂੰ ਸਰਲ ਬਣਾ ਸਕਦੇ ਹਨ। ਇਹ ਕਾਗਜ਼ੀ ਕਾਰਵਾਈ ਨੂੰ ਘਟਾਉਂਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀਆਂ ਨੂੰ ਤੇਜ਼ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਜਿਸਨੂੰ ਟਰੈਕ ਕਰਨਾ ਆਸਾਨ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
ਵਪਾਰਕ ਵਿਵਾਦ ਅਤੇ ਅਸਫਲ ਸੌਦੇ ਲਗਭਗ ਹਮੇਸ਼ਾ ਗੁੰਮ ਹੋਏ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਕਾਰਨ ਪੈਦਾ ਹੁੰਦੇ ਹਨ, ਖਾਸ ਕਰਕੇ ਖਰੀਦ ਅਤੇ ਸਪਲਾਇਰ ਸਮਝੌਤਿਆਂ ਵਿੱਚ। ਜੇਕਰ ਆਰਡਰ ਵੇਰਵੇ, ਕੀਮਤ ਅਤੇ ਡਿਲੀਵਰੀ ਸਮਾਂ-ਸੀਮਾਵਾਂ ਸਹੀ ਢੰਗ ਨਾਲ ਦਰਜ ਨਹੀਂ ਕੀਤੀਆਂ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ, ਤਾਂ ਇਹ ਉਲਝਣ ਜਾਂ ਵਿੱਤੀ ਨੁਕਸਾਨ ਦਾ ਕਾਰਨ ਬਣ ਸਕਦਾ ਹੈ।
ਇੱਕ ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਆਰਡਰ ਪੂਰਾ ਹੋਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਹਰੇਕ ਲੈਣ-ਦੇਣ ਨੂੰ ਲਿਖਤੀ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਰੱਖ ਕੇ ਇਹਨਾਂ ਮੁੱਦਿਆਂ ਤੋਂ ਬਚਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਤੁਹਾਨੂੰ ਅਤੇ ਤੁਹਾਡੇ ਸਪਲਾਇਰ ਦੋਵਾਂ ਨੂੰ ਇੱਕ ਹਵਾਲਾ ਬਿੰਦੂ ਦਿੰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਗਲਤੀਆਂ ਦੀ ਸੰਭਾਵਨਾ ਨੂੰ ਘਟਾਉਂਦਾ ਹੈ। ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨਾ ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ ਕਦਮ ਹੈ ਜੋ ਤੁਹਾਡੀ ਕਾਰੋਬਾਰੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਵਿੱਚ ਵਧੇਰੇ ਨਿਯੰਤਰਣ ਅਤੇ ਸਰਲਤਾ ਲਿਆ ਸਕਦਾ ਹੈ।
ਇੱਕ ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਕੀ ਹੈ?
ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਇੱਕ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜੋ ਖਰੀਦਦਾਰ ਆਰਡਰ ਦਿੰਦੇ ਸਮੇਂ ਸਪਲਾਇਰਾਂ ਨੂੰ ਭੇਜਦੇ ਹਨ। ਹਰੇਕ ਆਰਡਰ ਖਰੀਦ ਬੇਨਤੀ ਦੇ ਵੇਰਵੇ ਦੱਸੇਗਾ, ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਆਰਡਰ ਦਾ ਵੇਰਵਾ, ਚੀਜ਼ਾਂ ਦੀ ਗਿਣਤੀ, ਸਹਿਮਤੀ-ਪ੍ਰਾਪਤ ਕੀਮਤ ਅਤੇ ਭੁਗਤਾਨ ਦੀਆਂ ਸ਼ਰਤਾਂ। ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਨੰਬਰ ਵੀ ਸ਼ਾਮਲ ਹੈ।
ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹਨ ਕਿ ਖਰੀਦਦਾਰ ਅਤੇ ਵੇਚਣ ਵਾਲੇ ਵਿਚਕਾਰ ਇੱਕ ਸਹਿਜ ਲੈਣ-ਦੇਣ ਹੋਵੇ, ਭਾਵੇਂ ਉਹ ਖਰੀਦ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਵਿੱਚ ਕੁਝ ਵਾਧੂ ਪੜਾਅ ਜੋੜਦੇ ਹਨ। ਇਹ ਅੰਤ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਅਧੂਰਾ ਜਾਂ ਗਲਤ ਆਰਡਰ ਭੇਜਣ ਦੀ ਸੰਭਾਵਨਾ ਨੂੰ ਘਟਾਉਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਦੂਜੇ ਸ਼ਬਦਾਂ ਵਿੱਚ, ਇਹ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਖਰੀਦਦਾਰਾਂ ਨੂੰ ਆਪਣੀ ਬੇਨਤੀ ਸਿੱਧੇ ਅਤੇ ਸਪੱਸ਼ਟ ਤੌਰ 'ਤੇ ਜਾਣੇ-ਪਛਾਣੇ ਵਿਕਰੇਤਾ ਨੂੰ ਕਰਨ ਦਾ ਮੌਕਾ ਦਿੰਦੇ ਹਨ।
ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਵਿੱਚ ਕੀ ਹੁੰਦਾ ਹੈ?
ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਵਿੱਚ ਬਿਹਤਰ ਅਤੇ ਤੇਜ਼ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਲਈ ਕਈ ਕਾਨੂੰਨੀ ਜਾਂਚ-ਪੜਤਾਲ ਅਤੇ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ ਪ੍ਰੋਟੋਕੋਲ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ। ਜਦੋਂ ਇਹ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਤਿਆਰ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਤਾਂ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਹੇਠ ਲਿਖੇ ਕਦਮਾਂ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ:
- ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਬਣਾਉਣਾ: ਇੱਕ ਵਾਰ ਜਦੋਂ ਖਰੀਦ ਦੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਅੰਦਰੂਨੀ ਤੌਰ 'ਤੇ ਮਨਜ਼ੂਰ ਹੋ ਜਾਂਦੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਇੱਕ PO ਬਣਾਇਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਸਾਰੇ ਜ਼ਰੂਰੀ ਵੇਰਵਿਆਂ ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਆਈਟਮ ਵੇਰਵਾ, ਮਾਤਰਾ, ਕੀਮਤ ਅਤੇ ਇੱਕ ਵਿਲੱਖਣ PO ਨੰਬਰ ਸ਼ਾਮਲ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਕਦਮ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਤੁਹਾਡੇ ਕਾਰੋਬਾਰ ਨੇ ਖਰੀਦ ਨੂੰ ਅਧਿਕਾਰਤ ਕਰ ਦਿੱਤਾ ਹੈ।
- ਸਪਲਾਇਰ ਸਮੀਖਿਆ ਅਤੇ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ: ਪੁਸ਼ਟੀ ਲਈ PO ਸਪਲਾਇਰ ਨੂੰ ਭੇਜਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਜੇਕਰ ਕਿਸੇ ਵੀ ਵੇਰਵੇ ਵਿੱਚ ਸੁਧਾਰ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਤਾਂ ਸਪਲਾਇਰ ਤਬਦੀਲੀਆਂ ਨੂੰ ਸਵੀਕਾਰ, ਅਸਵੀਕਾਰ ਜਾਂ ਬੇਨਤੀ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਇੱਕ ਵਾਰ ਸਵੀਕਾਰ ਕਰਨ ਤੋਂ ਬਾਅਦ, PO ਦੋਵਾਂ ਧਿਰਾਂ ਵਿਚਕਾਰ ਇੱਕ ਰਸਮੀ ਸਮਝੌਤਾ ਬਣ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
- ਚਲਾਨ ਪੀੜ੍ਹੀ: ਸਹਿਮਤ ਹੋਈਆਂ ਸ਼ਰਤਾਂ ਦੇ ਆਧਾਰ 'ਤੇ, ਸਪਲਾਇਰ ਇੱਕ ਇਨਵੌਇਸ ਜਾਰੀ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਸਮਝੌਤੇ ਦੇ ਆਧਾਰ 'ਤੇ, ਡਿਲੀਵਰੀ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਦੌਰਾਨ ਜਾਂ ਸਾਮਾਨ ਪ੍ਰਾਪਤ ਹੋਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਭੁਗਤਾਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ।
- ਪੀਓ ਮੈਚਿੰਗ: ਭੁਗਤਾਨ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਹਮੇਸ਼ਾ ਇਹ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ ਕਿ ਇਨਵੌਇਸ ਅਸਲ PO ਅਤੇ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕੀਤੇ ਸਮਾਨ ਨਾਲ ਮੇਲ ਖਾਂਦਾ ਹੈ। ਇਸ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਨੂੰ PO ਮੈਚਿੰਗ ਕਿਹਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
- ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ ਅਤੇ ਭੁਗਤਾਨ: ਤਸਦੀਕ ਤੋਂ ਬਾਅਦ, ਇਨਵੌਇਸ ਮਨਜ਼ੂਰ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਭੁਗਤਾਨ ਜਾਰੀ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਜੇਕਰ ਆਰਡਰ ਪੂਰੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਪੂਰਾ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਬੰਦ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਅੰਸ਼ਕ ਪੂਰਤੀ ਦੇ ਮਾਮਲੇ ਵਿੱਚ, ਸਾਰੀਆਂ ਚੀਜ਼ਾਂ ਦੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਹੋਣ ਤੱਕ PO ਖੁੱਲ੍ਹਾ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ।
ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਕਿਵੇਂ ਬਣਾਇਆ ਜਾਵੇ?
ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਕਿਸੇ ਵੀ ਉੱਨਤ ਸਾਧਨਾਂ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੀ। ਤੁਸੀਂ ਵਰਡ ਜਾਂ ਐਕਸਲ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਕੇ ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂਆਤ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ, ਜਦੋਂ ਤੱਕ ਸਾਰੇ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਵੇਰਵੇ ਦੱਸੇ ਗਏ ਹਨ ਅਤੇ ਟਰੈਕ ਕਰਨਾ ਆਸਾਨ ਹੈ।
ਇੱਥੇ ਉਹ ਜ਼ਰੂਰੀ ਤੱਤ ਹਨ ਜੋ ਹਰੇਕ ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਹੋਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ:
- ਜਾਰੀ ਕਰਨ ਦੀ ਮਿਤੀ: PO ਬਣਾਉਣ ਦੀ ਮਿਤੀ ਦਰਜ ਕਰੋ। ਇਹ ਸਮਾਂ-ਸੀਮਾਵਾਂ ਅਤੇ ਆਰਡਰ ਇਤਿਹਾਸ ਨੂੰ ਟਰੈਕ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰਦਾ ਹੈ।
- ਉਤਪਾਦ ਵੇਰਵੇ ਅਤੇ ਮਾਤਰਾ: ਤੁਹਾਨੂੰ ਹਮੇਸ਼ਾ ਲੋੜੀਂਦੇ ਉਤਪਾਦਾਂ ਜਾਂ ਸੇਵਾਵਾਂ ਦੀ ਸੂਚੀ ਬਣਾਉਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ, ਨਾਲ ਹੀ ਹਰੇਕ ਵਸਤੂ ਦੀ ਸਹੀ ਮਾਤਰਾ ਵੀ ਦੱਸਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ।
- ਉਤਪਾਦ ਦੀ ਪਛਾਣ: ਵੇਰਵੇ ਸਮੇਤ ਜਿਵੇਂ ਕਿ SKU, ਮਾਡਲ ਨੰਬਰ ਜਾਂ ਬ੍ਰਾਂਡ ਨਾਮ ਉਲਝਣ ਤੋਂ ਬਚਣ ਅਤੇ ਸਹੀ ਡਿਲੀਵਰੀ ਨੂੰ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ।
- ਕੀਮਤ ਦੀ ਜਾਣਕਾਰੀ: ਪ੍ਰਤੀ ਯੂਨਿਟ ਕੀਮਤ ਅਤੇ ਕੁੱਲ ਲਾਗਤ ਦੱਸੋ। ਇਹ ਤੁਹਾਨੂੰ ਅਤੇ ਸਪਲਾਇਰ ਦੋਵਾਂ ਨੂੰ ਬਿਲਿੰਗ ਦੇ ਸੰਬੰਧ ਵਿੱਚ ਇੱਕੋ ਪੰਨੇ 'ਤੇ ਰਹਿਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰਦਾ ਹੈ।
- ਪਹੁੰਚਾਉਣ ਦੀ ਮਿਤੀ: ਡਿਲੀਵਰੀ ਦੀ ਸੰਭਾਵਿਤ ਸਮਾਂ-ਸੀਮਾ ਦੱਸੋ ਤਾਂ ਜੋ ਸਪਲਾਇਰ ਨੂੰ ਪਤਾ ਲੱਗੇ ਕਿ ਆਰਡਰ ਕਦੋਂ ਪੂਰਾ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ।
- ਸਥਾਨ ਦੇ ਵੇਰਵੇ: ਡਾਕ ਕੋਡ ਦੇ ਨਾਲ ਜੋੜੋ ਟਿਕਾਣੇ ਦਾ ਪਤਾ ਸਹੀ ਅਤੇ ਸਮੇਂ ਸਿਰ ਡਿਲੀਵਰੀ ਨੂੰ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਲਈ।
- ਵਪਾਰਕ ਜਾਣਕਾਰੀ: ਆਪਣੀ ਕੰਪਨੀ ਦਾ ਨਾਮ ਅਤੇ ਬਿਲਿੰਗ ਪਤਾ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ ਤਾਂ ਜੋ ਸਪਲਾਇਰ ਕੋਲ ਪੂਰੀ ਹਵਾਲਾ ਜਾਣਕਾਰੀ ਹੋਵੇ।
- ਭੁਗਤਾਨ ਦੀ ਨਿਯਮ: ਸਹੀ ਢੰਗ ਨਾਲ ਪਰਿਭਾਸ਼ਿਤ ਕਰੋ ਕਿ ਭੁਗਤਾਨ ਕਿਵੇਂ ਅਤੇ ਕਦੋਂ ਕੀਤਾ ਜਾਵੇਗਾ, ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਡਿਲੀਵਰੀ 'ਤੇ ਜਾਂ ਨਿਸ਼ਚਿਤ ਦਿਨਾਂ ਦੇ ਅੰਦਰ ਭੁਗਤਾਨ।
ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਦੀਆਂ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਕਿਸਮਾਂ ਕੀ ਹਨ?
ਸਾਰੇ ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਇੱਕੋ ਮਕਸਦ ਨੂੰ ਪੂਰਾ ਨਹੀਂ ਕਰਦੇ। ਤੁਸੀਂ ਕਿੰਨੀ ਵਾਰ ਆਰਡਰ ਕਰਦੇ ਹੋ ਅਤੇ ਸਮਾਂ-ਸੀਮਾਵਾਂ ਅਤੇ ਮਾਤਰਾਵਾਂ ਸੰਬੰਧੀ ਤੁਹਾਡੀਆਂ ਉਮੀਦਾਂ 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਕਰਦੇ ਹੋਏ, ਤੁਸੀਂ ਉਹ ਕਿਸਮ ਚੁਣ ਸਕਦੇ ਹੋ ਜੋ ਤੁਹਾਡੇ ਕਾਰੋਬਾਰ ਦੀਆਂ ਜ਼ਰੂਰਤਾਂ ਦੇ ਅਨੁਕੂਲ ਹੋਵੇ।
- ਸਟੈਂਡਰਡ ਪਰਚੇਜ਼ ਆਰਡਰ (SPO)): ਇਹ ਇੱਕ ਵਾਰ ਜਾਂ ਅਨਿਯਮਿਤ ਖਰੀਦਦਾਰੀ ਲਈ ਵਰਤਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਖਾਸ ਕਰਕੇ ਜਦੋਂ ਕਿਸੇ ਨਵੇਂ ਸਪਲਾਇਰ ਨਾਲ ਕੰਮ ਕਰਦੇ ਹੋ। ਇਸ ਵਿੱਚ ਪੂਰੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਸ਼ਾਮਲ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਚੀਜ਼ਾਂ, ਮਾਤਰਾਵਾਂ, ਕੀਮਤ, ਡਿਲੀਵਰੀ ਸਮਾਂ-ਸੀਮਾਵਾਂ ਅਤੇ ਸ਼ਰਤਾਂ।
- ਯੋਜਨਾਬੱਧ ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ (PPO): ਇੱਕ ਅਜਿਹਾ ਇਕਰਾਰਨਾਮਾ ਜੋ ਉਦੋਂ ਢੁਕਵਾਂ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਪਤਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਤੁਹਾਨੂੰ ਕੀ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਪਰ ਬਿਲਕੁਲ ਨਹੀਂ ਜਦੋਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਇਸਦੀ ਲੋੜ ਪਵੇਗੀ। ਉਤਪਾਦ ਵੇਰਵੇ ਅਤੇ ਕੀਮਤ ਨਿਸ਼ਚਿਤ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਜਦੋਂ ਕਿ ਡਿਲੀਵਰੀ ਤਾਰੀਖ ਅਤੇ ਸਥਾਨ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਜੋੜੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ।
- ਕੰਬਲ ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ (BPO): ਵਾਰ-ਵਾਰ ਜਾਂ ਲੰਬੇ ਸਮੇਂ ਦੀਆਂ ਖਰੀਦਦਾਰੀ ਲਈ ਆਦਰਸ਼ ਜਿੱਥੇ ਮਾਤਰਾਵਾਂ ਅਤੇ ਸਮਾਂ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਹੋ ਸਕਦੇ ਹਨ। ਇਹ ਤੁਹਾਨੂੰ ਇੱਕ ਸਪਲਾਇਰ ਨਾਲ ਇੱਕ ਸਮਝੌਤੇ ਦੇ ਤਹਿਤ ਕਈ ਆਰਡਰ ਦੇਣ ਦੀ ਆਗਿਆ ਦਿੰਦਾ ਹੈ।
- ਕੰਟਰੈਕਟ ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ (CPO): CPO ਸਿਰਫ਼ ਤੁਹਾਡੇ ਅਤੇ ਸਪਲਾਇਰ ਵਿਚਕਾਰ ਸਹਿਮਤ ਹੋਏ ਨਿਯਮਾਂ ਅਤੇ ਸ਼ਰਤਾਂ 'ਤੇ ਕੇਂਦ੍ਰਤ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਇੱਕ ਢਾਂਚੇ ਵਜੋਂ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਇਸ ਇਕਰਾਰਨਾਮੇ ਦੇ ਆਧਾਰ 'ਤੇ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਬਣਾਏ ਜਾਂਦੇ ਹਨ।
ਕੀ ਡਿਜੀਟਲ ਖਰੀਦ ਆਰਡਰਾਂ ਦੇ ਕੋਈ ਲਾਭ ਹਨ?
ਅੱਜ ਦੇ ਆਧੁਨਿਕ, ਮੁਕਾਬਲੇ ਵਾਲੇ ਸਮੇਂ ਵਿੱਚ ਦੇਰੀ ਨਾਲ ਕੀਤੀ ਗਈ ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਤੁਹਾਡੇ ਸੰਗਠਨ 'ਤੇ ਮਾੜਾ ਪ੍ਰਭਾਵ ਪਾ ਸਕਦੀ ਹੈ। ਇਸ ਲਈ ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਨੂੰ ਹੱਥੀਂ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਅਤੇ ਪੁਰਾਣੇ ਤਰੀਕਿਆਂ ਤੋਂ ਅਪਗ੍ਰੇਡ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ, ਜੋ ਕਿ ਲਾਭਦਾਇਕ ਅਤੇ ਲਾਗਤ ਬਚਾਉਣ ਨਾਲੋਂ ਜ਼ਿਆਦਾ ਨੁਕਸਾਨਦੇਹ ਅਤੇ ਸਮਾਂ ਬਰਬਾਦ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਹਨ। ਆਪਣੀ ਖਰੀਦ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਨੂੰ ਸਵੈਚਾਲਿਤ ਕਰਨਾ ਇਸ ਚੁਣੌਤੀ ਨੂੰ ਹੱਲ ਕਰਨ ਦਾ ਇੱਕ ਵਧੀਆ ਤਰੀਕਾ ਹੈ। ਡਿਜੀਟਲ ਤਕਨਾਲੋਜੀ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਕੇ, ਹੱਥੀਂ ਕੰਮਾਂ ਵਿੱਚ ਆਉਣ ਵਾਲੀਆਂ ਕਿਸੇ ਵੀ ਮੁਸ਼ਕਲ ਨੂੰ ਦੂਰ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ।
ਇੱਥੇ ਕੁਝ ਠੋਸ ਕਾਰਨ ਹਨ ਕਿ ਹਰੇਕ ਕਾਰੋਬਾਰੀ ਮਾਲਕ ਕੋਲ ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਪ੍ਰਣਾਲੀ ਦੇ ਨਾਲ ਇੱਕ ਖਰੀਦ ਹੱਲ ਕਿਉਂ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਡਿਜੀਟਲ ਖਰੀਦ ਆਰਡਰਾਂ ਲਈ ਸਿਸਟਮ ਇਹ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ:
- ਬਿਨਾਂ ਕਿਸੇ ਨੁਕਸਾਨ ਜਾਂ ਦੇਰੀ ਦੇ ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਕੁਸ਼ਲਤਾ ਵਿੱਚ ਸੁਧਾਰ ਕਰੋ
- ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਪ੍ਰੋਸੈਸਿੰਗ ਕੁਸ਼ਲਤਾ ਵਧਾਓ
- ਖਰੀਦ ਆਦੇਸ਼ਾਂ ਦੀ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ ਵਿੱਚ ਤੇਜ਼ੀ ਲਿਆਓ
- ਆਰਡਰ ਅਤੇ ਸਟਾਕਾਂ ਦੇ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਨੂੰ ਸੁਚਾਰੂ ਬਣਾਓ
- ਵਿਕਰੇਤਾਵਾਂ ਅਤੇ ਖਰੀਦਦਾਰਾਂ ਵਿਚਕਾਰ ਆਪਸੀ ਤਾਲਮੇਲ ਨੂੰ ਵਧਾਉਣਾ
- ਖਰੀਦ ਧੋਖਾਧੜੀ ਨੂੰ ਰੋਕੋ
ਸ਼ਿਪਰੋਕੇਟ ਨਾਲ ਆਪਣੇ ਈ-ਕਾਮਰਸ ਕਾਰੋਬਾਰ ਨੂੰ ਸ਼ਕਤੀਸ਼ਾਲੀ ਬਣਾਓ
ਜੇਕਰ ਤੁਹਾਡਾ ਕਾਰੋਬਾਰ ਵਧ ਰਿਹਾ ਹੈ ਤਾਂ ਖਰੀਦ, ਵਸਤੂ ਸੂਚੀ, ਡਿਲੀਵਰੀ ਅਤੇ ਆਰਡਰ ਪੂਰਤੀ ਨੂੰ ਇਕੱਠੇ ਸੰਭਾਲਣਾ ਬਹੁਤ ਜ਼ਿਆਦਾ ਵਿਅਸਤ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਸ਼ਿਪਰੌਟ ਤੁਹਾਡੇ ਸਟੋਰ ਨੂੰ ਲੌਜਿਸਟਿਕਸ ਅਤੇ ਤਕਨਾਲੋਜੀ ਭਾਈਵਾਲਾਂ ਦੇ ਇੱਕ ਵਿਸ਼ਾਲ ਨੈੱਟਵਰਕ ਨਾਲ ਜੋੜ ਕੇ ਤੁਹਾਡੇ ਕੰਮ ਦੇ ਬੋਝ ਨੂੰ ਘਟਾਉਂਦਾ ਹੈ।
ਇੱਕ ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਰਾਹੀਂ, ਤੁਸੀਂ ਆਰਡਰ ਪ੍ਰਬੰਧਿਤ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ, ਸ਼ਿਪਮੈਂਟ ਨੂੰ ਟਰੈਕ ਕਰੋ, ਡਿਲੀਵਰੀ ਸਮਾਂ-ਸੀਮਾਵਾਂ ਨੂੰ ਬਿਹਤਰ ਬਣਾਓ ਅਤੇ ਆਪਣੀਆਂ ਬੈਕਐਂਡ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ ਨੂੰ ਸੰਗਠਿਤ ਰੱਖਦੇ ਹੋਏ ਗਾਹਕਾਂ ਦੀ ਸੰਤੁਸ਼ਟੀ ਨੂੰ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਕਰੋ। ਇਹ ਹੱਥੀਂ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਨੂੰ ਘਟਾਉਂਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਸਪਲਾਇਰਾਂ ਅਤੇ ਕੋਰੀਅਰਾਂ ਨਾਲ ਤਾਲਮੇਲ ਨੂੰ ਬਿਹਤਰ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ।
ਸਿੱਟਾ
ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਹਰ ਲੈਣ-ਦੇਣ ਨੂੰ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ੀ ਰੂਪ ਦਿੰਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਸਪਲਾਇਰਾਂ ਨਾਲ ਗਲਤਫਹਿਮੀਆਂ ਨੂੰ ਘਟਾਉਂਦੇ ਹਨ। ਉਹ ਤੁਹਾਨੂੰ ਇਸ ਗੱਲ ਦਾ ਰਿਕਾਰਡ ਦਿੰਦੇ ਹਨ ਕਿ ਕੀ ਆਰਡਰ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਸੀ, ਕਿਸ ਕੀਮਤ 'ਤੇ ਅਤੇ ਕਿਹੜੀਆਂ ਸ਼ਰਤਾਂ ਦੇ ਤਹਿਤ। ਇਹ ਵਸਤੂ ਸੂਚੀ ਨੂੰ ਟਰੈਕ ਕਰਨਾ ਅਤੇ ਭੁਗਤਾਨਾਂ ਦਾ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਕਰਨਾ ਆਸਾਨ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ।
ਖਰੀਦ ਆਰਡਰਾਂ ਦੀ ਨਿਯਮਤ ਵਰਤੋਂ ਰੋਜ਼ਾਨਾ ਦੇ ਕੰਮਾਂ 'ਤੇ ਨਿਯੰਤਰਣ ਨੂੰ ਬਿਹਤਰ ਬਣਾਉਂਦੀ ਹੈ। ਸਹੀ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ੀਕਰਨ ਗਲਤੀਆਂ ਦੀ ਸੰਭਾਵਨਾ ਨੂੰ ਘਟਾਉਂਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਦੇਰੀ ਤੋਂ ਬਚਾਉਂਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਸਧਾਰਨ ਅਭਿਆਸ ਤੁਹਾਡੀ ਖਰੀਦ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਨੂੰ ਵਧੇਰੇ ਕੁਸ਼ਲ ਅਤੇ ਪ੍ਰਬੰਧਨਯੋਗ ਬਣਾ ਸਕਦਾ ਹੈ।
