రిటైల్ మేనేజర్‌లు, డిపార్ట్‌మెంట్ హెడ్‌లు మరియు కంపెనీ ఎగ్జిక్యూటివ్‌లను ఏ పత్రం వ్యాపారంపై అత్యంత ముఖ్యమైన ప్రభావాన్ని చూపుతుందో అడగండి. విస్తృత స్థాయిలో స్పందన ఉంటుంది. అయినప్పటికీ, తరచుగా విస్మరించబడుతున్నప్పుడు అనేక కార్యకలాపాలకు ఒకే పత్రం, కొనుగోలు ఆర్డర్ (లేదా PO) అవసరం అని చాలా మంది అంగీకరిస్తారు.
కొనుగోలు ఆర్డర్ అంటే ఏమిటి?
కొనుగోలు ఆర్డర్లు అంటే కొనుగోలుదారులు ఆర్డర్లు చేసేటప్పుడు సరఫరాదారులకు పంపే పత్రాలు. ప్రతి కొనుగోలు ఆర్డర్ కొనుగోలు అభ్యర్థన యొక్క వివరాలను, ఆర్డర్ వివరణ, వస్తువుల సంఖ్య, అంగీకరించిన ధర మరియు చెల్లింపు నిబంధనలు వంటి వాటిని నిర్దేశిస్తుంది. కొనుగోలు ఆర్డర్ నంబర్ కూడా చేర్చబడింది.
కొనుగోలు ప్రక్రియకు కొన్ని అదనపు దశలను జోడించినప్పటికీ, కొనుగోలుదారు మరియు విక్రేత మధ్య అతుకులు లేని లావాదేవీని నిర్ధారించడానికి కొనుగోలు ఆర్డర్లు సహాయపడతాయి. అవి అంతిమంగా అసంపూర్ణమైన లేదా సరికాని క్రమంలో పంపే అవకాశాన్ని తగ్గించడంలో సహాయపడతాయి. మరో మాటలో చెప్పాలంటే, ఈ పత్రాలు కొనుగోలుదారులకు వారి అభ్యర్థనను నేరుగా మరియు స్పష్టంగా విక్రేతకు తెలియజేయడానికి అవకాశం ఇస్తాయి.
కొనుగోలు ఆర్డర్ ప్రక్రియ వివరించబడింది
కొనుగోలు ఆర్డర్ ప్రక్రియలో మెరుగైన మరియు వేగవంతమైన ప్రాసెసింగ్ కోసం అనేక చట్టపరమైన తనిఖీ కేంద్రాలు మరియు ఆమోద ప్రక్రియలు ఉంటాయి. కొనుగోలు ఆర్డర్లు సాధారణంగా అనుసరించే దశలు క్రిందివి:
కొనుగోలు అభ్యర్థన (PR) సృష్టి
కొనుగోలు కోసం ఆమోదం పొందడానికి, అభ్యర్థించిన వ్యక్తి పత్రాన్ని సిద్ధం చేస్తాడు. క్లియరెన్స్ పొందే ముందు, దానిని మార్చవచ్చు, విస్తరించవచ్చు లేదా స్క్రాప్ చేయవచ్చు.
కొనుగోలు ఆర్డర్ విడుదల
ధరలు, డెలివరీ, నిబంధనలు మరియు షరతులు అంగీకరించబడిన తర్వాత మరియు కొనుగోలు అభ్యర్థన ఆమోదించబడిన తర్వాత కొనుగోలు ఆర్డర్‌ను ఖరారు చేయవచ్చు. సంస్థలు సాధారణంగా తమ ప్రాధాన్య విక్రేతలకు ముఖ్యమైన లావాదేవీల కోసం రిక్వెస్ట్ ఫర్ ప్రపోజల్ (RFP)ని పంపుతాయి. ఆర్డర్‌ను విడుదల చేయడానికి ముందు కొంతమంది ఆర్థిక అధికారులు తప్పనిసరిగా కొనుగోలును ఆమోదించాలి. ఎంచుకున్న సరఫరాదారు సాధారణంగా PO ఎలక్ట్రానిక్‌గా పంపబడతారు.
విక్రేత కొనుగోలు ఆర్డర్‌ను అంగీకరిస్తాడు
రిక్విజిషనర్ కొనుగోలు ఆర్డర్‌ను రికార్డ్ చేసి, డెలివరీ కోసం వేచి ఉన్నప్పుడు ఫైల్ చేస్తాడు. ఏదైనా సమాచారం అసంపూర్తిగా లేదా తప్పుగా ఉంటే సరఫరాదారు మార్పులను అడగవచ్చు. అప్పుడు సరఫరాదారు, అవసరమైతే, ఇమెయిల్ లేదా ఇ-ప్రొక్యూర్‌మెంట్ ప్లాట్‌ఫారమ్ ద్వారా సవరించిన కొనుగోలు ఆర్డర్‌కు అధికారం ఇస్తారు.
వస్తువులు లేదా సేవలను డెలివరీ చేసిన తర్వాత లేదా అందించిన తర్వాత ఆమోదించబడిన ప్రమాణాలకు అనుగుణంగా ఉన్నదో లేదో ధృవీకరించడానికి కంపెనీ కొనుగోలును అంచనా వేస్తుంది. వస్తువులపై సంతకం చేయడానికి 'గూడ్స్ రిసీవ్డ్' నోట్ ఉపయోగించబడుతుంది.
చెల్లింపు & ఆమోదం
ఇన్వాయిస్ స్వీకరించినప్పుడు, అది కొనుగోలు ఆర్డర్‌తో పోల్చబడుతుంది. పేర్కొన్న చెల్లింపు నిబంధనల ప్రకారం ఇన్వాయిస్ చెల్లించబడుతుంది, ప్రతిదీ ఖచ్చితంగా ఉంటే.
కొనుగోలు ఆర్డర్‌ను ఎలా సృష్టించాలి?
కొనుగోలు ఆర్డర్ సృష్టి సాఫ్ట్‌వేర్ వ్యాపార యజమానుల కోసం ఆన్‌లైన్‌లో అందుబాటులో ఉంది, కానీ మీరు మీ ఆర్డర్ ఫారమ్‌లను ప్రాథమిక Word లేదా Excel డాక్యుమెంట్‌తో సులభంగా రూపొందించవచ్చు.
పేర్కొనవలసిన కొన్ని ముఖ్యమైన వివరాలు ఇక్కడ ఉన్నాయి:
- తేదీలో జారీ చేయబడింది
- అవసరమైన ఉత్పత్తులు మరియు అవసరమైన ప్రతి ఉత్పత్తి పరిమాణం
- వంటి ఉత్పత్తుల గురించిన సమాచారం SKUs, మోడల్ సంఖ్యలు మరియు బ్రాండ్ పేర్లు
- ప్రతి ఉత్పత్తికి యూనిట్ ధర
- డెలివరీ తేదీ
- పోస్టల్ కోడ్
- కంపెనీ పేరు, సంప్రదింపు సమాచారం మరియు షిప్పింగ్ మరియు బిల్లింగ్ చిరునామాలు వంటి వ్యాపార వివరాలు
- "డెలివరీ సమయంలో చెల్లించబడింది" లేదా ముందుగా నిర్ణయించిన చెల్లింపు తేదీ కోసం ఎంపికలు వంటి చెల్లింపు షరతులు
డిజిటల్ కొనుగోలు ఆర్డర్‌ల ప్రయోజనాలు
నేటి ఆధునిక, పోటీ సమయాల్లో ఆలస్యమైన కొనుగోలు ఆర్డర్ ప్రక్రియ మీ సంస్థను ప్రతికూలంగా ప్రభావితం చేస్తుంది. కొనుగోలు ఆర్డర్ విధానాన్ని మాన్యువల్ ప్రాసెసింగ్ మరియు పాత పద్ధతుల నుండి అప్‌గ్రేడ్ చేయాలి, ఇవి ప్రయోజనకరమైన మరియు ఖర్చు-పొదుపు కంటే ఎక్కువ నష్టాన్ని కలిగిస్తాయి మరియు సమయం తీసుకుంటాయి.
మీ కొనుగోలు ప్రక్రియను ఆటోమేట్ చేయడం ఈ కష్టాన్ని పరిష్కరించడానికి ఒక అద్భుతమైన పద్ధతి. డిజిటల్ టెక్నాలజీని ఉపయోగించి, సంక్లిష్ట విధానాలు సజావుగా పనిచేస్తాయి.
ప్రతి వ్యాపార యజమాని కొనుగోలు ఆర్డర్ మేనేజ్‌మెంట్ సిస్టమ్‌తో సేకరణ పరిష్కారాన్ని ఎందుకు కలిగి ఉండాలో ఇక్కడ కొన్ని బలమైన కారణాలు ఉన్నాయి. డిజిటల్ కొనుగోలు ఆర్డర్‌ల కోసం సిస్టమ్‌లు వీటిని చేయగలవు:
- ఎటువంటి నష్టం లేదా ఆలస్యం లేకుండా కొనుగోలు ఆర్డర్ నిర్వహణ సామర్థ్యాన్ని మెరుగుపరచండి
- కొనుగోలు ఆర్డర్ ప్రాసెసింగ్ సామర్థ్యాన్ని పెంచండి
- సేకరణ ఆర్డర్‌ల ఆమోదాన్ని వేగవంతం చేయండి
- ఆర్డర్లు మరియు స్టాక్‌ల నిర్వహణను క్రమబద్ధీకరించండి
- మధ్య పరస్పర చర్యను మెరుగుపరచండి విక్రేతలు మరియు కొనుగోలుదారులు
- సేకరణ మోసాన్ని నిరోధించండి
సారాంశం
పట్టికలు, ఆర్థిక నివేదికలు మరియు అకౌంటింగ్ నిల్వలు ఏ సంస్థకైనా కీలకమైనవి. కానీ అన్ని వ్యాపార కార్యకలాపాలను నియంత్రించే ప్రాథమిక పత్రం కొనుగోలు ఆర్డర్. పనితీరును అంచనా వేయడానికి మరియు భవిష్యత్తులో వ్యాపారంలో ట్రెండ్‌లను అంచనా వేయడానికి కూడా ఈ పత్రం చాలా ముఖ్యమైనది.
కానీ సరైన కొనుగోలు ఆర్డర్ మాత్రమే పనిని చేయదు. ఆర్డర్ చేసిన ఉత్పత్తి కస్టమర్‌కు సమయానికి మరియు ఖచ్చితమైన స్థితిలో చేరేలా వ్యాపారాలు నిర్ధారించుకోవాలి. మీ ఇ-కామర్స్ వ్యాపారం కోసం సమర్థవంతమైన లాజిస్టిక్స్ సేవను పొందడానికి, అటువంటి ప్రసిద్ధ కంపెనీపై ఆధారపడటం ఉత్తమం Shiprocket. షిప్రోకెట్ వంటి ఇ-కామర్స్ డెలివరీ ప్లాట్‌ఫారమ్‌లతో, వ్యాపారాలు ఒకే పైకప్పు క్రింద 25+ నమ్మకమైన కొరియర్ సేవలను ఎంచుకోవచ్చు మరియు భారతదేశం అంతటా 24000+ పిన్ కోడ్‌లలో తమ ఉత్పత్తులను రవాణా చేయవచ్చు.
