खरेदी ऑर्डर: व्याख्या, प्रक्रिया आणि फायदे

किरकोळ व्यवस्थापक, विभाग प्रमुख आणि कंपनी अधिकारी यांना विचारा की व्यवसायावर कोणत्या दस्तऐवजाचा सर्वात लक्षणीय प्रभाव आहे. प्रतिसादांची विस्तृत श्रेणी असेल. तरीही, बर्‍याच ऑपरेशन्ससाठी एकच दस्तऐवज, खरेदी ऑर्डर (किंवा PO) हे वारंवार दुर्लक्षित असताना आवश्यक आहे हे बहुतेकजण मान्य करतील.

खरेदी ऑर्डर म्हणजे काय?

खरेदी ऑर्डर्स हे दस्तऐवज असतात जे खरेदीदार ऑर्डर देताना पुरवठादारांना पाठवतात. प्रत्येक खरेदी ऑर्डर खरेदी विनंतीचे तपशील निर्दिष्ट करेल, जसे की ऑर्डरचे वर्णन, आयटमची संख्या, सहमतीनुसार किंमत आणि पेमेंट अटी. खरेदी ऑर्डर क्रमांक देखील समाविष्ट आहे.

खरेदी ऑर्डर खरेदी प्रक्रियेत काही अतिरिक्त टप्पे जोडत असले तरीही खरेदीदार आणि विक्रेता यांच्यात अखंड व्यवहार सुनिश्चित करण्यात मदत करतात. ते शेवटी अपूर्ण किंवा चुकीच्या ऑर्डरवर पाठवण्याची शक्यता कमी करण्यात मदत करतात. दुसऱ्या शब्दांत, हे दस्तऐवज खरेदीदारांना त्यांची विनंती थेट आणि स्पष्टपणे ज्ञात असलेल्या विक्रेत्याला करण्याची संधी देतात.

खरेदी ऑर्डर प्रक्रिया स्पष्ट केली

खरेदी ऑर्डर प्रक्रियेमध्ये चांगल्या आणि जलद प्रक्रियेसाठी अनेक कायदेशीर चेकपॉईंट आणि मंजूरी प्रक्रिया समाविष्ट आहेत. खालील पायर्‍या आहेत ज्याद्वारे खरेदी ऑर्डर सामान्यतः जातात:

खरेदी विनंती (PR) तयार करणे

खरेदीसाठी मंजूरी मिळवण्यासाठी, मागणी करणारा एक कागदपत्र तयार करतो. मंजुरी प्राप्त करण्यापूर्वी, ते बदलले जाऊ शकते, विस्तारित केले जाऊ शकते किंवा अगदी स्क्रॅप केले जाऊ शकते.

खरेदी ऑर्डरचे प्रकाशन

किंमती, वितरण, अटी आणि शर्तींवर सहमती झाल्यानंतर आणि खरेदी विनंती स्वीकारल्यानंतर खरेदी ऑर्डर अंतिम केली जाऊ शकते. संस्था विशेषत: महत्त्वाच्या व्यवहारांसाठी त्यांच्या पसंतीच्या विक्रेत्यांना प्रस्तावाची विनंती (RFP) पाठवतात. ऑर्डर जारी करण्यापूर्वी काही आर्थिक अधिकार्‍यांनी खरेदी मंजूर करणे आवश्यक आहे. निवडलेल्या पुरवठादाराला सामान्यतः इलेक्ट्रॉनिक पद्धतीने PO पाठवले जाते.

विक्रेता खरेदी ऑर्डर स्वीकारतो

मागणीकर्ता खरेदी ऑर्डर रेकॉर्ड करतो आणि डिलिव्हरीची वाट पाहत असताना फाइल करतो. कोणतीही माहिती अपूर्ण किंवा चुकीची असल्यास पुरवठादार बदल करण्यास सांगू शकतो. त्यानंतर, पुरवठादार, आवश्यक असल्यास, सुधारित खरेदी ऑर्डर ईमेलद्वारे किंवा ई-प्रोक्योरमेंट प्लॅटफॉर्मद्वारे अधिकृत करतो.

एकदा वस्तू किंवा सेवा वितरीत किंवा प्रस्तुत केल्यानंतर कंपनी स्वीकृत निकषांचे पालन करते की नाही हे सत्यापित करण्यासाठी खरेदीचे मूल्यांकन करेल. मालामध्ये स्वाक्षरी करण्यासाठी 'गुड्स रिसिव्ह्ड' नोट वापरली जाते.

पेमेंट आणि मंजूरी

बीजक प्राप्त झाल्यावर त्याची खरेदी ऑर्डरशी तुलना केली जाते. सर्व काही अचूक असल्यास, निर्दिष्ट पेमेंट अटींनुसार चलन दिले जाते.

खरेदी ऑर्डर कशी तयार करावी?

खरेदी ऑर्डर क्रिएशन सॉफ्टवेअर व्यवसाय मालकांसाठी ऑनलाइन उपलब्ध आहे, परंतु तुम्ही मूळ वर्ड किंवा एक्सेल दस्तऐवजासह तुमचे ऑर्डर फॉर्म सहजपणे तयार करू शकता.

येथे काही महत्त्वाचे तपशील नमूद करणे आवश्यक आहे:

• तारखेला जारी केले

• आवश्यक उत्पादने आणि प्रत्येक उत्पादनाचे प्रमाण आवश्यक आहे

• उत्पादनांबद्दल माहिती, जसे की एसकेयू, मॉडेल क्रमांक आणि ब्रँड नावे

• प्रत्येक उत्पादनासाठी प्रति युनिट किंमत

• पोहोचवण्याची तारीख

• पिनकोड

• व्यवसाय तपशील जसे की कंपनीचे नाव, संपर्क माहिती आणि शिपिंग आणि बिलिंग पत्ते

• पेमेंट अटी जसे की "डिलिव्हरीवर पैसे दिले" किंवा पूर्वनिर्धारित पेमेंट तारखेसाठी पर्याय

डिजिटल खरेदी ऑर्डरचे फायदे

विलंबित खरेदी ऑर्डर प्रक्रियेचा आजच्या आधुनिक, स्पर्धात्मक काळात तुमच्या संस्थेवर विपरित परिणाम होऊ शकतो. खरेदी ऑर्डर प्रक्रियेला मॅन्युअल प्रोसेसिंग आणि कालबाह्य पद्धतींमधून अपग्रेड करणे आवश्यक आहे, जे फायदेशीर आणि खर्च वाचवण्यापेक्षा अधिक हानिकारक आणि वेळ घेणारे आहेत. 

या अडचणीला तोंड देण्यासाठी तुमची खरेदी प्रक्रिया स्वयंचलित करणे ही एक उत्कृष्ट पद्धत आहे. डिजिटल तंत्रज्ञानाचा वापर करून, जटिल प्रक्रिया सुरळीतपणे कार्य करतात.

येथे काही आकर्षक कारणे आहेत की प्रत्येक व्यवसाय मालकाकडे खरेदी ऑर्डर व्यवस्थापन प्रणालीसह खरेदीचे समाधान असावे. डिजिटल खरेदी ऑर्डरसाठी सिस्टम हे करू शकतात:

• कोणतेही नुकसान किंवा विलंब न करता खरेदी ऑर्डर व्यवस्थापन कार्यक्षमता सुधारा
• खरेदी ऑर्डर प्रक्रियेची कार्यक्षमता वाढवा
• खरेदी आदेशांच्या मंजुरीला गती द्या
• ऑर्डर आणि स्टॉकची हाताळणी सुलभ करा
• यांच्यातील संवाद वाढवा विक्रेते आणि खरेदीदार 
• खरेदी फसवणूक रोखा

सारांश

कोणत्याही संस्थेसाठी तक्ते, आर्थिक विवरणे आणि अकाउंटिंग बॅलन्स महत्त्वपूर्ण असतात. परंतु सर्व व्यवसाय ऑपरेशन्स नियंत्रित करणारे मूलभूत दस्तऐवज म्हणजे खरेदी ऑर्डर. दस्तऐवजाचा हा तुकडा कार्यक्षमतेचे मूल्यांकन करण्यासाठी आणि भविष्यातील व्यवसायातील ट्रेंडचा अंदाज घेण्यासाठी देखील महत्त्वपूर्ण आहे. 
परंतु केवळ योग्य खरेदी ऑर्डर हे काम करत नाही. ऑर्डर केलेले उत्पादन ग्राहकापर्यंत वेळेवर आणि परिपूर्ण स्थितीत पोहोचेल याची व्यवसायांना खात्री करावी लागेल. तुमच्या ईकॉमर्स व्यवसायासाठी कार्यक्षम लॉजिस्टिक सेवा मिळविण्यासाठी, यासारख्या प्रतिष्ठित कंपनीवर अवलंबून राहणे चांगले. शिप्राकेट. Shiprocket सारख्या ई-कॉमर्स वितरण प्लॅटफॉर्मसह, व्यवसाय एकाच छताखाली 25+ विश्वासार्ह कुरिअर सेवा निवडू शकतात आणि त्यांची उत्पादने संपूर्ण भारतभर 24000+ पिन कोडवर पाठवू शकतात.