கொள்முதல் ஆணை (PO): வரையறை, செயல்முறை, நன்மைகள் மற்றும் எடுத்துக்காட்டுகள்

வணிகச் சச்சரவுகளும் தோல்வியுற்ற ஒப்பந்தங்களும் பெரும்பாலும் ஆவணங்கள் இல்லாததாலேயே ஏற்படுகின்றன, குறிப்பாக கொள்முதல் மற்றும் விநியோகஸ்தர் ஒப்பந்தங்களில். ஆர்டர் விவரங்கள், விலை நிர்ணயம் மற்றும் விநியோக காலக்கெடு ஆகியவை முறையாகப் பதிவு செய்யப்படாவிட்டால், அது குழப்பத்திற்கோ அல்லது நிதி இழப்புகளுக்கோ வழிவகுக்கும்.

ஒரு கொள்முதல் ஆணை, ஆர்டரை நிறைவேற்றுவதற்கு முன்பே ஒவ்வொரு பரிவர்த்தனையையும் எழுத்துப்பூர்வமாகப் பதிவு செய்வதன் மூலம் இந்தச் சிக்கல்களைத் தவிர்க்கிறது. இது உங்களுக்கும் உங்கள் விநியோகஸ்தருக்கும் ஒரு ஒப்பீட்டுப் புள்ளியை வழங்குவதோடு, பிழைகள் ஏற்படுவதற்கான வாய்ப்பையும் குறைக்கிறது. கொள்முதல் ஆணைகளைப் பயன்படுத்துவது என்பது, உங்கள் வணிகச் செயல்முறைக்கு அதிகக் கட்டுப்பாட்டையும் எளிமையையும் கொண்டுவரக்கூடிய ஒரு எளிய படியாகும்.

கொள்முதல் ஆணை என்றால் என்ன?

கொள்முதல் ஆணை என்பது, வாங்குபவர்கள் பொருட்களை வாங்கும்போது விற்பனையாளர்களுக்கு அனுப்பும் ஒரு ஆவணமாகும். ஒவ்வொரு ஆணையிலும், அதன் விவரம், பொருட்களின் எண்ணிக்கை, ஒப்புக்கொள்ளப்பட்ட விலை மற்றும் பணம் செலுத்தும் விதிமுறைகள் போன்ற கொள்முதல் கோரிக்கையின் விவரங்கள் குறிப்பிடப்பட்டிருக்கும். கொள்முதல் ஆணை எண்ணும் அதில் சேர்க்கப்பட்டிருக்கும்.

கொள்முதல் ஆணைகள், வாங்கும் செயல்முறையில் சில கூடுதல் படிநிலைகளைச் சேர்த்தாலும், வாங்குபவருக்கும் விற்பவருக்கும் இடையே ஒரு தடையற்ற பரிவர்த்தனை நடைபெறுவதை உறுதி செய்கின்றன. இறுதியில், முழுமையற்ற அல்லது தவறான ஆணையை அனுப்பும் வாய்ப்பைக் குறைக்க அவை உதவுகின்றன. வேறுவிதமாகக் கூறினால், இந்த ஆவணங்கள், வாங்குபவர்கள் தங்கள் கோரிக்கையை விற்பனையாளரிடம் நேரடியாகவும் வெளிப்படையாகவும் தெரிவிக்க ஒரு வாய்ப்பை அளிக்கின்றன.

கொள்முதல் ஆணைச் செயல்பாட்டில் என்ன நடக்கிறது?

சிறந்த மற்றும் விரைவான செயலாக்கத்திற்காக, கொள்முதல் ஆணைச் செயல்முறையானது பல சட்டரீதியான சரிபார்ப்பு நிலைகளையும் ஒப்புதல் நெறிமுறைகளையும் உள்ளடக்கியுள்ளது. இந்த ஆவணம் தயாரிக்கப்படும்போது பொதுவாகப் பின்வரும் வழிமுறைகள் பின்பற்றப்படுகின்றன:

1. கொள்முதல் ஆணையை உருவாக்குதல்ஒரு கொள்முதல் தேவை உள்நாட்டில் அங்கீகரிக்கப்பட்டவுடன், பொருளின் விவரம், அளவு, விலை மற்றும் ஒரு தனித்துவமான கொள்முதல் ஆணை எண் போன்ற அனைத்துத் தேவையான விவரங்களுடன் ஒரு கொள்முதல் ஆணை உருவாக்கப்படுகிறது. இந்த நடவடிக்கை, உங்கள் நிறுவனம் அந்தக் கொள்முதலுக்கு அங்கீகாரம் அளித்துள்ளது என்பதை உறுதி செய்கிறது.
2. வழங்குநர் மதிப்பாய்வு மற்றும் ஒப்புதல்கொள்முதல் ஆணை (PO) உறுதிப்படுத்தலுக்காக விநியோகஸ்தருக்கு அனுப்பப்படுகிறது. விநியோகஸ்தர் அதை ஏற்கலாம், நிராகரிக்கலாம் அல்லது ஏதேனும் விவரங்களில் திருத்தம் தேவைப்பட்டால் மாற்றங்களைக் கோரலாம். ஏற்றுக்கொள்ளப்பட்டவுடன், அந்தக் கொள்முதல் ஆணை இரு தரப்பினருக்கும் இடையிலான ஒரு முறையான ஒப்பந்தமாகிறது.
3. விலைப்பட்டியல் உருவாக்கம்ஒப்புக்கொள்ளப்பட்ட விதிமுறைகளின் அடிப்படையில், வழங்குநர் ஒரு விலைப்பட்டியலை வழங்குகிறார். ஒப்பந்தத்தைப் பொறுத்து, விநியோகத்திற்கு முன்போ, செயல்முறையின்போதோ அல்லது பொருட்கள் பெறப்பட்ட பிறகோ பணம் செலுத்த வேண்டியிருக்கலாம்.
4. PO பொருத்தம்பணம் செலுத்துவதற்கு முன், விலைப்பட்டியல் அசல் கொள்முதல் ஆணை (PO) மற்றும் பெறப்பட்ட பொருட்களுடன் பொருந்துகிறதா என்பதை எப்போதும் சரிபார்க்கவும். இந்த செயல்முறை கொள்முதல் ஆணை பொருத்தம் (PO matching) என்று அழைக்கப்படுகிறது.
5. ஒப்புதல் மற்றும் பணம் செலுத்துதல்சரிபார்ப்பிற்குப் பிறகு, விலைப்பட்டியல் அங்கீகரிக்கப்பட்டு, பணம் விடுவிக்கப்படும். ஆர்டர் முழுமையாக நிறைவேற்றப்பட்டால், கொள்முதல் ஆணை மூடப்படும். பகுதியளவு நிறைவேற்றப்பட்டால், அனைத்துப் பொருட்களும் செயலாக்கப்படும் வரை கொள்முதல் ஆணை திறந்தே இருக்கும்.

கொள்முதல் ஆணையை எவ்வாறு உருவாக்குவது?

கொள்முதல் ஆணை ஒன்றை உருவாக்குவதற்கு எந்த மேம்பட்ட கருவிகளும் தேவையில்லை. அனைத்து முக்கிய விவரங்களும் குறிப்பிடப்பட்டு, எளிதில் கண்காணிக்கக்கூடியதாக இருக்கும் பட்சத்தில், நீங்கள் வேர்ட் அல்லது எக்செல் பயன்படுத்தி ஒரு எளிய ஆவணத்துடன் தொடங்கலாம்.

ஒவ்வொரு கொள்முதல் ஆணையிலும் இடம்பெற வேண்டிய அத்தியாவசிய அம்சங்கள் பின்வருமாறு:

• வெளியீட்டு தேதிகொள்முதல் ஆணை உருவாக்கப்பட்ட தேதியை உள்ளிடவும். இது காலவரிசைகளையும் ஆர்டர் வரலாற்றையும் கண்காணிக்க உதவுகிறது.
• தயாரிப்பு விவரங்கள் மற்றும் அளவுதேவைப்படும் பொருட்கள் அல்லது சேவைகளை, ஒவ்வொரு பொருளின் சரியான எண்ணிக்கையுடன் எப்போதும் பட்டியலிட வேண்டும்.
• தயாரிப்பு அடையாளம்பின்வரும் விவரங்கள் உட்பட எழுகுழப்பத்தைத் தவிர்ப்பதற்கும், துல்லியமான விநியோகத்தை உறுதி செய்வதற்கும் மாடல் எண் அல்லது பிராண்ட் பெயரைத் தெரிவிப்பது முக்கியம். 
• விலை தகவல்: அலகுக்கான விலை மற்றும் மொத்தச் செலவைக் குறிப்பிடவும். இது, கட்டணம் செலுத்துவது தொடர்பாக நீங்களும் வழங்குநரும் ஒரே புரிதலுடன் இருக்க உதவுகிறது.
• டெலிவரி நாள்: ஆர்டரை எப்போது நிறைவேற்ற வேண்டும் என்பதை வழங்குநர் அறிந்துகொள்ளும் வகையில், எதிர்பார்க்கப்படும் விநியோக காலக்கெடுவைக் குறிப்பிடவும்.
• இருப்பிட விவரங்கள்அஞ்சல் குறியீட்டுடன் சேர்த்து சேரும் முகவரி சரியான மற்றும் உரிய நேரத்தில் விநியோகத்தை உறுதிசெய்ய.
• வணிக தகவல்வழங்குநருக்கு முழுமையான குறிப்புத் தகவல் கிடைப்பதற்காக, உங்கள் நிறுவனத்தின் பெயரையும் பில்லிங் முகவரியையும் சேர்க்கவும்.
• கட்டண வரையறைகள்பணம் எவ்வாறு, எப்போது செலுத்தப்படும் என்பதைத் தெளிவாக வரையறுக்கவும்; உதாரணமாக, பொருள் வழங்கப்படும்போது பணம் செலுத்துதல் அல்லது குறிப்பிட்ட நாட்களுக்குள் பணம் செலுத்துதல்.

கொள்முதல் ஆணைகளின் பல்வேறு வகைகள் யாவை?

அனைத்து கொள்முதல் ஆணைகளும் ஒரே நோக்கத்திற்காகப் பயன்படுவதில்லை. நீங்கள் எவ்வளவு அடிக்கடி கொள்முதல் செய்கிறீர்கள் என்பதையும், காலக்கெடு மற்றும் அளவுகள் தொடர்பான உங்கள் எதிர்பார்ப்புகளையும் பொறுத்து, உங்கள் வணிகத் தேவைகளுக்கு மிகவும் பொருத்தமான வகையை நீங்கள் தேர்ந்தெடுக்கலாம்.

• நிலையான கொள்முதல் ஆணை (SPO)இது ஒரு முறை அல்லது ஒழுங்கற்ற கொள்முதல்களுக்கு, குறிப்பாக ஒரு புதிய விநியோகஸ்தருடன் பணிபுரியும்போது பயன்படுத்தப்படுகிறது. இதில் பொருட்கள், அளவுகள், விலை, விநியோக காலக்கெடு மற்றும் விதிமுறைகள் போன்ற முழுமையான விவரங்கள் அடங்கும்.
• திட்டமிடப்பட்ட கொள்முதல் ஆணை (PPO)உங்களுக்கு என்ன தேவை என்று தெரிந்திருந்தாலும், அது எப்போது தேவைப்படும் என்று துல்லியமாகத் தெரியாத சூழ்நிலைகளுக்கு ஏற்ற ஒப்பந்தம். இதில், பொருளின் விவரங்களும் விலையும் நிலையானவை, அதே சமயம்... விநியோக தேதிகள் மேலும், இடங்கள் பின்னர் சேர்க்கப்படுகின்றன.
• மொத்த கொள்முதல் ஆணை (BPO): அளவுகளும் நேரமும் மாறுபடக்கூடிய தொடர்ச்சியான அல்லது நீண்ட கால கொள்முதல்களுக்கு இது மிகவும் ஏற்றது. இதன் மூலம், ஒரு விநியோகஸ்தருடன் ஒரே ஒப்பந்தத்தின் கீழ் பல ஆர்டர்களை உங்களால் செய்ய முடியும்.
• ஒப்பந்த கொள்முதல் ஆணை (CPO)CPO ஆனது, உங்களுக்கும் விநியோகஸ்தருக்கும் இடையில் ஒப்புக்கொள்ளப்பட்ட விதிமுறைகள் மற்றும் நிபந்தனைகளில் மட்டுமே கவனம் செலுத்துகிறது. இது ஒரு கட்டமைப்பாகச் செயல்படுகிறது, மேலும் இந்த ஒப்பந்தத்தின் அடிப்படையில் தனிப்பட்ட கொள்முதல் ஆணைகள் பின்னர் உருவாக்கப்படுகின்றன.

டிஜிட்டல் கொள்முதல் ஆணைகளால் ஏதேனும் நன்மைகள் உண்டா?

இன்றைய நவீன, போட்டி நிறைந்த காலங்களில், தாமதமான கொள்முதல் ஆணைச் செயல்முறை உங்கள் நிறுவனத்தைப் பாதகமாகப் பாதிக்கக்கூடும். இதனால்தான், கொள்முதல் ஆணை நடைமுறையானது, நன்மை பயப்பதையும் செலவு சேமிப்பையும் விட அதிக பாதிப்பையும் நேரத்தையும் விளைவிக்கும் கைமுறை மற்றும் காலாவதியான முறைகளிலிருந்து மேம்படுத்தப்பட வேண்டும். உங்கள் கொள்முதல் செயல்முறையைத் தானியக்கமாக்குவது இந்தச் சவாலை எதிர்கொள்வதற்கான ஒரு சிறந்த வழியாகும். டிஜிட்டல் தொழில்நுட்பத்தைப் பயன்படுத்துவதன் மூலம், கைமுறைப் பணிகளில் ஏற்படும் எந்தவொரு சிரமங்களையும் தவிர்க்க முடியும்.

ஒவ்வொரு வணிக உரிமையாளரும் கொள்முதல் ஆணை மேலாண்மை அமைப்புடன் கூடிய ஒரு கொள்முதல் தீர்வைக் கொண்டிருக்க வேண்டியதற்கான சில வலுவான காரணங்கள் இங்கே கொடுக்கப்பட்டுள்ளன. டிஜிட்டல் கொள்முதல் ஆணைகளுக்கான அமைப்புகள் பின்வருவனவற்றைச் செய்ய முடியும்:

• எந்தவித இழப்போ தாமதமோ இன்றி கொள்முதல் ஆணை மேலாண்மை செயல்திறனை மேம்படுத்துங்கள்.
• கொள்முதல் ஆணை செயலாக்கத் திறனை மேம்படுத்துங்கள் 
• கொள்முதல் உத்தரவுகளின் ஒப்புதலை விரைவுபடுத்துங்கள்
• ஆர்டர்கள் மற்றும் பங்குகளின் கையாளுதலை நெறிப்படுத்துங்கள்
• விற்பனையாளர்களுக்கும் வாங்குபவர்களுக்கும் இடையிலான தொடர்பை மேம்படுத்துங்கள் 
• கொள்முதல் மோசடியைத் தடுக்கவும்

ஷிப்ராக்கெட் மூலம் உங்கள் இ-காமர்ஸ் வணிகத்திற்கு வலுவூட்டுங்கள். 

உங்கள் வணிகம் வளர்ந்து வரும் பட்சத்தில், கொள்முதல், சரக்கு இருப்பு, விநியோகம் மற்றும் ஆர்டர் நிறைவேற்றம் ஆகியவற்றை ஒன்றாகக் கையாள்வது மேலும் மேலும் பரபரப்பானதாக மாறக்கூடும். Shiprocket உங்கள் கடையை, தளவாட மற்றும் தொழில்நுட்பக் கூட்டாளர்களின் பரந்த வலையமைப்புடன் இணைப்பதன் மூலம், இது உங்கள் பணிச்சுமையைக் குறைக்கிறது.

ஒரே தளத்தின் மூலம் நீங்கள் ஆர்டர்களை நிர்வகிக்கலாம். ட்ராக் ஏற்றுமதிஉங்கள் பின்தளச் செயல்முறைகளை ஒழுங்கமைத்து வைத்திருக்கும் அதே வேளையில், விநியோக காலக்கெடுவை மேம்படுத்தி, வாடிக்கையாளர் திருப்தியை உறுதிசெய்யுங்கள். இது கைமுறை உழைப்பைக் குறைத்து, விநியோகஸ்தர்கள் மற்றும் கூரியர் நிறுவனங்களுடனான ஒருங்கிணைப்பை மேம்படுத்துகிறது.

தீர்மானம் 

கொள்முதல் ஆணைகள் ஒவ்வொரு பரிவர்த்தனையையும் ஆவணப்படுத்துவதோடு, விநியோகஸ்தர்களுடனான தவறான புரிதல்களையும் குறைக்கின்றன. என்ன, என்ன விலையில், என்ன நிபந்தனைகளின் கீழ் ஆர்டர் செய்யப்பட்டது என்பதற்கான பதிவை அவை உங்களுக்கு வழங்குகின்றன. இது சரக்குகளைக் கண்காணிப்பதையும், பணம் செலுத்துதலை நிர்வகிப்பதையும் எளிதாக்குகிறது.

கொள்முதல் ஆணைகளைத் தவறாமல் பயன்படுத்துவது, அன்றாடச் செயல்பாடுகளின் மீதான கட்டுப்பாட்டை மேம்படுத்துகிறது. முறையான ஆவணப்படுத்தல், பிழைகள் ஏற்படுவதற்கான வாய்ப்புகளைக் குறைத்து, தாமதங்களைத் தவிர்க்கிறது. இந்த எளிய நடைமுறை, உங்கள் கொள்முதல் செயல்முறையை மேலும் திறமையானதாகவும் நிர்வகிக்கக்கூடியதாகவும் மாற்றும்.