ਰਿਟੇਲ ਮੈਨੇਜਰਾਂ, ਵਿਭਾਗ ਦੇ ਮੁਖੀਆਂ ਅਤੇ ਕੰਪਨੀ ਦੇ ਅਧਿਕਾਰੀਆਂ ਨੂੰ ਪੁੱਛੋ ਕਿ ਕਾਰੋਬਾਰ 'ਤੇ ਕਿਹੜੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਦਾ ਸਭ ਤੋਂ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਪ੍ਰਭਾਵ ਹੈ। ਜਵਾਬਾਂ ਦੀ ਇੱਕ ਵਿਸ਼ਾਲ ਸ਼੍ਰੇਣੀ ਹੋਵੇਗੀ. ਫਿਰ ਵੀ, ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਇਸ ਗੱਲ ਨਾਲ ਸਹਿਮਤ ਹੋਣਗੇ ਕਿ ਇੱਕ ਸਿੰਗਲ ਦਸਤਾਵੇਜ਼, ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ (ਜਾਂ PO), ਕਈ ਕਾਰਜਾਂ ਲਈ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ ਜਦੋਂ ਕਿ ਅਕਸਰ ਨਜ਼ਰਅੰਦਾਜ਼ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
ਇੱਕ ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਕੀ ਹੈ?
ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਉਹ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਜੋ ਖਰੀਦਦਾਰ ਆਰਡਰ ਦਿੰਦੇ ਸਮੇਂ ਸਪਲਾਇਰਾਂ ਨੂੰ ਭੇਜਦੇ ਹਨ। ਹਰੇਕ ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਖਰੀਦ ਦੀ ਬੇਨਤੀ ਦੇ ਵੇਰਵਿਆਂ ਨੂੰ ਦਰਸਾਏਗਾ, ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਆਰਡਰ ਦਾ ਵੇਰਵਾ, ਆਈਟਮਾਂ ਦੀ ਸੰਖਿਆ, ਸਹਿਮਤੀ ਨਾਲ ਕੀਮਤ, ਅਤੇ ਭੁਗਤਾਨ ਦੀਆਂ ਸ਼ਰਤਾਂ। ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਨੰਬਰ ਵੀ ਸ਼ਾਮਲ ਹੈ।
ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਖਰੀਦਦਾਰ ਅਤੇ ਵਿਕਰੇਤਾ ਵਿਚਕਾਰ ਨਿਰਵਿਘਨ ਲੈਣ-ਦੇਣ ਨੂੰ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਭਾਵੇਂ ਉਹ ਖਰੀਦ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਵਿੱਚ ਕੁਝ ਵਾਧੂ ਪੜਾਅ ਜੋੜਦੇ ਹਨ। ਉਹ ਆਖਰਕਾਰ ਇੱਕ ਅਧੂਰੇ ਜਾਂ ਗਲਤ ਆਰਡਰ ਵਿੱਚ ਭੇਜਣ ਦੀ ਸੰਭਾਵਨਾ ਨੂੰ ਘਟਾਉਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਦੂਜੇ ਸ਼ਬਦਾਂ ਵਿਚ, ਇਹ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਖਰੀਦਦਾਰਾਂ ਨੂੰ ਸਿੱਧੇ ਅਤੇ ਸਪੱਸ਼ਟ ਤੌਰ 'ਤੇ ਜਾਣੇ ਜਾਂਦੇ ਵਿਕਰੇਤਾ ਨੂੰ ਆਪਣੀ ਬੇਨਤੀ ਕਰਨ ਦਾ ਮੌਕਾ ਦਿੰਦੇ ਹਨ।
ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਦੀ ਵਿਆਖਿਆ ਕੀਤੀ ਗਈ
ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਦੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਵਿੱਚ ਬਿਹਤਰ ਅਤੇ ਤੇਜ਼ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਲਈ ਕਈ ਕਾਨੂੰਨੀ ਚੈਕਪੁਆਇੰਟ ਅਤੇ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ। ਹੇਠਾਂ ਦਿੱਤੇ ਕਦਮ ਹਨ ਜੋ ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਲੰਘਦੇ ਹਨ:
ਖਰੀਦ ਬੇਨਤੀ (PR) ਦੀ ਰਚਨਾ
ਖਰੀਦ ਲਈ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਲਈ, ਇੱਕ ਮੰਗਕਰਤਾ ਇੱਕ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਤਿਆਰ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਕਲੀਅਰੈਂਸ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਇਸਨੂੰ ਬਦਲਿਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਇਸ 'ਤੇ ਵਿਸਤਾਰ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਜਾਂ ਇੱਥੋਂ ਤੱਕ ਕਿ ਰੱਦ ਵੀ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ।
ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਜਾਰੀ ਕਰਨਾ
ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਨੂੰ ਕੀਮਤਾਂ, ਡਿਲੀਵਰੀ, ਨਿਯਮਾਂ ਅਤੇ ਸ਼ਰਤਾਂ 'ਤੇ ਸਹਿਮਤ ਹੋਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ, ਅਤੇ ਖਰੀਦ ਦੀ ਬੇਨਤੀ ਨੂੰ ਸਵੀਕਾਰ ਕੀਤੇ ਜਾਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਅੰਤਿਮ ਰੂਪ ਦਿੱਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਸੰਸਥਾਵਾਂ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਲੈਣ-ਦੇਣ ਲਈ ਆਪਣੇ ਪਸੰਦੀਦਾ ਵਿਕਰੇਤਾਵਾਂ ਨੂੰ ਪ੍ਰਸਤਾਵ ਲਈ ਬੇਨਤੀ (RFP) ਭੇਜਦੀਆਂ ਹਨ। ਆਰਡਰ ਜਾਰੀ ਕੀਤੇ ਜਾਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਕੁਝ ਵਿੱਤੀ ਅਧਿਕਾਰੀਆਂ ਨੂੰ ਖਰੀਦ ਨੂੰ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਦੇਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ। ਚੁਣੇ ਹੋਏ ਸਪਲਾਇਰ ਨੂੰ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਇਲੈਕਟ੍ਰਾਨਿਕ ਤੌਰ 'ਤੇ ਪੀਓ ਭੇਜਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
ਵਿਕਰੇਤਾ ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਨੂੰ ਸਵੀਕਾਰ ਕਰਦਾ ਹੈ
ਮੰਗਕਰਤਾ ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਨੂੰ ਰਿਕਾਰਡ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਡਿਲੀਵਰੀ ਦੀ ਉਡੀਕ ਕਰਦੇ ਹੋਏ ਇਸਨੂੰ ਫਾਈਲ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਜੇਕਰ ਕੋਈ ਜਾਣਕਾਰੀ ਅਧੂਰੀ ਜਾਂ ਗਲਤ ਹੈ ਤਾਂ ਸਪਲਾਇਰ ਤਬਦੀਲੀਆਂ ਦੀ ਮੰਗ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਫਿਰ ਸਪਲਾਇਰ, ਜੇਕਰ ਲੋੜ ਹੋਵੇ, ਸੰਸ਼ੋਧਿਤ ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਨੂੰ ਈਮੇਲ ਜਾਂ ਇੱਕ ਈ-ਪ੍ਰੋਕਿਊਰਮੈਂਟ ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਦੁਆਰਾ ਅਧਿਕਾਰਤ ਕਰਦਾ ਹੈ।
ਕੰਪਨੀ ਇਹ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਨ ਲਈ ਖਰੀਦ ਦਾ ਮੁਲਾਂਕਣ ਕਰੇਗੀ ਕਿ ਕੀ ਇਹ ਵਸਤੂਆਂ ਜਾਂ ਸੇਵਾਵਾਂ ਦੇ ਡਿਲੀਵਰ ਜਾਂ ਰੈਂਡਰ ਕੀਤੇ ਜਾਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਸਵੀਕਾਰ ਕੀਤੇ ਮਾਪਦੰਡਾਂ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰਦੀ ਹੈ। ਮਾਲ ਵਿੱਚ ਦਸਤਖਤ ਕਰਨ ਲਈ ਇੱਕ 'ਗੁਡਜ਼ ਰਿਸੀਵਡ' ਨੋਟ ਵਰਤਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
ਭੁਗਤਾਨ ਅਤੇ ਮਨਜ਼ੂਰੀ
ਜਦੋਂ ਇਨਵੌਇਸ ਪ੍ਰਾਪਤ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਇਸਦੀ ਤੁਲਨਾ ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਨਾਲ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ। ਇਨਵੌਇਸ ਦਾ ਭੁਗਤਾਨ ਨਿਸ਼ਚਿਤ ਭੁਗਤਾਨ ਸ਼ਰਤਾਂ ਦੇ ਅਨੁਸਾਰ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਬਸ਼ਰਤੇ ਸਭ ਕੁਝ ਸਹੀ ਹੋਵੇ।
ਇੱਕ ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਕਿਵੇਂ ਬਣਾਉਣਾ ਹੈ?
ਖਰੀਦੋ ਆਰਡਰ ਬਣਾਉਣ ਦਾ ਸੌਫਟਵੇਅਰ ਕਾਰੋਬਾਰ ਦੇ ਮਾਲਕਾਂ ਲਈ ਔਨਲਾਈਨ ਉਪਲਬਧ ਹੈ, ਪਰ ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਬੁਨਿਆਦੀ Word ਜਾਂ Excel ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਨਾਲ ਆਸਾਨੀ ਨਾਲ ਆਪਣੇ ਆਰਡਰ ਫਾਰਮ ਬਣਾ ਸਕਦੇ ਹੋ।
ਇੱਥੇ ਕੁਝ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਵੇਰਵਿਆਂ ਦਾ ਜ਼ਿਕਰ ਕੀਤਾ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ:
- ਮਿਤੀ ਨੂੰ ਜਾਰੀ ਕੀਤਾ ਗਿਆ
- ਲੋੜੀਂਦੇ ਉਤਪਾਦ ਅਤੇ ਲੋੜੀਂਦੇ ਹਰੇਕ ਉਤਪਾਦ ਦੀ ਮਾਤਰਾ
- ਉਤਪਾਦਾਂ ਬਾਰੇ ਜਾਣਕਾਰੀ, ਜਿਵੇਂ ਕਿ SKUs, ਮਾਡਲ ਨੰਬਰ, ਅਤੇ ਬ੍ਰਾਂਡ ਦੇ ਨਾਮ
- ਹਰੇਕ ਉਤਪਾਦ ਲਈ ਪ੍ਰਤੀ ਯੂਨਿਟ ਕੀਮਤ
- ਡਿਲੀਵਰੀ ਦੀ ਮਿਤੀ
- ਡਾਕ ਕੋਡ
- ਕਾਰੋਬਾਰੀ ਵੇਰਵੇ ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਕੰਪਨੀ ਦਾ ਨਾਮ, ਸੰਪਰਕ ਜਾਣਕਾਰੀ, ਅਤੇ ਸ਼ਿਪਿੰਗ ਅਤੇ ਬਿਲਿੰਗ ਪਤੇ
- ਭੁਗਤਾਨ ਦੀਆਂ ਸ਼ਰਤਾਂ ਜਿਵੇਂ ਕਿ "ਡਿਲਿਵਰੀ 'ਤੇ ਭੁਗਤਾਨ ਕੀਤਾ ਗਿਆ" ਜਾਂ ਪੂਰਵ-ਨਿਰਧਾਰਤ ਭੁਗਤਾਨ ਮਿਤੀ ਲਈ ਵਿਕਲਪ
ਡਿਜੀਟਲ ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਦੇ ਲਾਭ
ਇੱਕ ਦੇਰੀ ਨਾਲ ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਦੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਅੱਜ ਦੇ ਆਧੁਨਿਕ, ਪ੍ਰਤੀਯੋਗੀ ਸਮਿਆਂ ਵਿੱਚ ਤੁਹਾਡੀ ਸੰਸਥਾ ਨੂੰ ਬੁਰੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਪ੍ਰਭਾਵਿਤ ਕਰ ਸਕਦੀ ਹੈ। ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਦੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਨੂੰ ਮੈਨੂਅਲ ਪ੍ਰੋਸੈਸਿੰਗ ਅਤੇ ਪੁਰਾਣੇ ਢੰਗਾਂ ਤੋਂ ਅੱਪਗਰੇਡ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ, ਜੋ ਕਿ ਫਾਇਦੇਮੰਦ ਅਤੇ ਲਾਗਤ ਬਚਾਉਣ ਨਾਲੋਂ ਜ਼ਿਆਦਾ ਨੁਕਸਾਨਦੇਹ ਅਤੇ ਸਮਾਂ ਬਰਬਾਦ ਕਰਨ ਵਾਲੀਆਂ ਹਨ।
ਤੁਹਾਡੀ ਖਰੀਦ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਨੂੰ ਸਵੈਚਾਲਤ ਕਰਨਾ ਇਸ ਮੁਸ਼ਕਲ ਨਾਲ ਨਜਿੱਠਣ ਲਈ ਇੱਕ ਵਧੀਆ ਤਰੀਕਾ ਹੈ। ਡਿਜੀਟਲ ਤਕਨਾਲੋਜੀ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਦੇ ਹੋਏ, ਗੁੰਝਲਦਾਰ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ ਸੁਚਾਰੂ ਢੰਗ ਨਾਲ ਕੰਮ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ।
ਇੱਥੇ ਕੁਝ ਮਜਬੂਰ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਕਾਰਨ ਹਨ ਕਿ ਹਰੇਕ ਕਾਰੋਬਾਰੀ ਮਾਲਕ ਨੂੰ ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਪ੍ਰਣਾਲੀ ਦੇ ਨਾਲ ਇੱਕ ਖਰੀਦ ਹੱਲ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਡਿਜੀਟਲ ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਲਈ ਸਿਸਟਮ ਇਹ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ:
- ਬਿਨਾਂ ਕਿਸੇ ਨੁਕਸਾਨ ਜਾਂ ਦੇਰੀ ਦੇ ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਕੁਸ਼ਲਤਾ ਵਿੱਚ ਸੁਧਾਰ ਕਰੋ
- ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਪ੍ਰੋਸੈਸਿੰਗ ਕੁਸ਼ਲਤਾ ਨੂੰ ਵਧਾਓ
- ਖਰੀਦ ਆਦੇਸ਼ਾਂ ਦੀ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ ਵਿੱਚ ਤੇਜ਼ੀ ਲਿਆਓ
- ਆਰਡਰ ਅਤੇ ਸਟਾਕਾਂ ਦੇ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਨੂੰ ਸੁਚਾਰੂ ਬਣਾਓ
- ਵਿਚਕਾਰ ਆਪਸੀ ਤਾਲਮੇਲ ਵਧਾਓ ਵਿਕਰੇਤਾ ਅਤੇ ਖਰੀਦਦਾਰ
- ਖਰੀਦ ਧੋਖਾਧੜੀ ਨੂੰ ਰੋਕੋ
ਸੰਖੇਪ
ਟੇਬਲ, ਵਿੱਤੀ ਸਟੇਟਮੈਂਟਾਂ, ਅਤੇ ਲੇਖਾ ਬਕਾਏ ਕਿਸੇ ਵੀ ਸੰਸਥਾ ਲਈ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹਨ। ਪਰ ਬੁਨਿਆਦੀ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਜੋ ਸਾਰੇ ਕਾਰੋਬਾਰੀ ਕਾਰਜਾਂ ਨੂੰ ਨਿਯੰਤ੍ਰਿਤ ਕਰਦਾ ਹੈ ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਹੈ। ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਦਾ ਇਹ ਟੁਕੜਾ ਕਾਰਗੁਜ਼ਾਰੀ ਦਾ ਮੁਲਾਂਕਣ ਕਰਨ ਅਤੇ ਭਵਿੱਖ ਲਈ ਕਾਰੋਬਾਰ ਵਿੱਚ ਰੁਝਾਨਾਂ ਦੀ ਭਵਿੱਖਬਾਣੀ ਕਰਨ ਲਈ ਵੀ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ।
ਪਰ ਸਿਰਫ਼ ਇੱਕ ਸਹੀ ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਕੰਮ ਨਹੀਂ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਕਾਰੋਬਾਰਾਂ ਨੂੰ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਆਰਡਰ ਕੀਤਾ ਉਤਪਾਦ ਗਾਹਕ ਤੱਕ ਸਮੇਂ ਸਿਰ ਅਤੇ ਸਹੀ ਸਥਿਤੀ ਵਿੱਚ ਵੀ ਪਹੁੰਚਦਾ ਹੈ। ਆਪਣੇ ਈ-ਕਾਮਰਸ ਕਾਰੋਬਾਰ ਲਈ ਇੱਕ ਕੁਸ਼ਲ ਲੌਜਿਸਟਿਕਸ ਸੇਵਾ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਲਈ, ਇੱਕ ਨਾਮਵਰ ਕੰਪਨੀ 'ਤੇ ਭਰੋਸਾ ਕਰਨਾ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਹੈ ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਸ਼ਿਪਰੌਟ. ਸ਼ਿਪਰੋਕੇਟ ਵਰਗੇ ਈ-ਕਾਮਰਸ ਡਿਲੀਵਰੀ ਪਲੇਟਫਾਰਮਾਂ ਦੇ ਨਾਲ, ਕਾਰੋਬਾਰ ਇੱਕ ਛੱਤ ਹੇਠ 25+ ਭਰੋਸੇਮੰਦ ਕੋਰੀਅਰ ਸੇਵਾਵਾਂ ਵਿੱਚੋਂ ਚੋਣ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਆਪਣੇ ਉਤਪਾਦਾਂ ਨੂੰ ਪੂਰੇ ਭਾਰਤ ਵਿੱਚ 24000+ ਪਿੰਨ ਕੋਡਾਂ ਵਿੱਚ ਭੇਜ ਸਕਦੇ ਹਨ।
