पेमेंट पावत्या: सर्वोत्तम पद्धती, फायदे आणि महत्त्व

तुम्ही कधी विचार केला आहे का की खरेदी केल्यानंतर तुम्हाला ती छोटी कागदी स्लिप का मिळते? हे फक्त पुराव्याचे टोकन आहे जे दाखवते की तुम्ही तुमचे पेमेंट केले आहे. या कागदाच्या तुकड्याला पेमेंट पावती म्हणतात.

तुमच्या व्यवसायाच्या आकारापेक्षा स्वतंत्र, तुम्हाला व्यवहार पूर्ण केल्यावर तुमच्या खरेदीदारांना पावती द्यावी लागेल. तुमच्या खरेदीदारांना पेमेंटचा पुरावा देताना ते तुम्हाला तुमचा रोख प्रवाह ट्रॅक करण्यास सक्षम करते.

हा लेख तुम्हाला पेमेंट पावतीबद्दल माहित असणे आवश्यक असलेल्या सर्व गोष्टींचा तपशील देतो.

पेमेंट पावती: ते काय आहे ते जाणून घ्या

विक्रेत्याने पेमेंट किंवा विशिष्ट व्यवहार पूर्ण केल्याचा पुरावा म्हणून जारी केलेला दस्तऐवज पेमेंट पावती म्हणून ओळखला जातो. हे सुनिश्चित करते की विक्रेत्याला विक्री केलेल्या सर्व उत्पादनांसाठी किंवा सेवांसाठी रक्कम प्राप्त झाली आहे. पूर्ण व्यवहार पूर्ण झाल्यावर तो दिला जातो.

पेमेंट पावतीचा वापर पेमेंटचा पुरावा म्हणून केला आहे 5000 वर्षांहून अधिक अमेरिकन न्यूमिझमॅटिक सोसायटीनुसार. जुन्या मेसोपोटेमियन विक्रेत्यांपासून ते 21 व्या शतकातील ईकॉमर्स विक्रेत्यांपर्यंत, पेमेंटचा पुरावा अनेक स्वरूपात दिला गेला. आज, व्यवसाय हे कागदाच्या शीटवर किंवा डिजिटल प्रती म्हणून जारी करतात. 

जेव्हा वस्तू किंवा सेवांच्या समूहासाठी आगाऊ ठेवी किंवा आंशिक देयके केली जातात तेव्हा ग्राहकाला पावत्या देखील दिल्या जातात. 

देयक पावती सहसा बीजक सह गोंधळून जाते. जरी या संज्ञा एकमेकांच्या बदल्यात वापरल्या जात असल्या तरी त्या समान नाहीत. देयक पावती हे सुनिश्चित करते की विक्रेत्याला पेमेंट मिळाले आहे आणि बीजक हे एक दस्तऐवज आहे जे ग्राहकाला देय देण्याबाबत सूचित करते. दोघांमधील सर्वात महत्त्वाचा फरक असा आहे की इनव्हॉइस वस्तू आणि सेवांसाठी देयकाची विनंती करते आणि पावती हे एक दस्तऐवज आहे जे खरेदी केलेल्या उत्पादनांसाठी किंवा सेवांसाठी केलेल्या देयकाची पुष्टी करते.

पेमेंट पावतीची सामग्री

पेमेंट पावतीचे स्वरूप काही फरक पडत नाही. आपण काही तपशील समाविष्ट करणे आवश्यक आहे जे विसरले जाऊ नयेत. पेमेंट पावतीचे आवश्यक घटक आहेत:

• शीर्षक: हेडिंग हा एक आदेश आहे ज्याचा उल्लेख पेमेंट दस्तऐवजावर नेहमी केला पाहिजे.
• पावती क्रमांक: विशिष्ट व्यवहार ओळखण्यास तुम्हाला सक्षम करण्यासाठी हा संख्या, वर्णमाला किंवा दोन्हींचा एक अद्वितीय क्रम आहे.
• व्यवसाय तपशील: विक्रेत्याचा पत्ता, नाव आणि संपर्क तपशील सूचित करणे आवश्यक आहे.
• देय दिनांक: भरलेल्या पेमेंटची अचूक तारीख पावतीमध्ये जोडणे आवश्यक आहे.
• देय रक्कम: तुम्ही प्रत्येक उत्पादनाच्या किंमतीसह आणि एकूण भरलेल्या रकमेसह ग्राहकांनी खरेदी केलेल्या उत्पादनांची यादी देखील समाविष्ट करणे आवश्यक आहे.
• केलेल्या खरेदीचे तपशील: गुणवत्ता, लहान उत्पादन वर्णन, इत्यादी, देयक पावतीमध्ये जोडणे आवश्यक आहे.
• कर, शुल्क आणि जाहिराती: कर किंवा व्हॅट पेमेंट पावतीमध्ये जोडणे आवश्यक आहे. त्यावर सेवा शुल्क आणि सवलत देखील सूचित करणे आवश्यक आहे. 

आवश्यकतेनुसार, तुम्ही खालील तपशील देखील जोडणे आवश्यक आहे:

• ग्राहकाची माहिती: खरेदीदाराचे नाव, पत्ता आणि संपर्क तपशील जोडला जाऊ शकतो.
• देयक पद्धत: लोक वेगवेगळ्या पर्यायांद्वारे पेमेंट करू शकतात आणि तुम्ही पेमेंटच्या या वेगवेगळ्या पद्धती स्वीकारल्यास, तुम्हाला पैसे कसे दिले गेले हे देखील समाविष्ट करू शकता.
• बील क्रमांक: हा विशिष्ट इनव्हॉइससाठी एक अनन्य क्रमांक आहे आणि पेमेंट केल्यावर, तुम्ही सुलभ क्रॉस-रेफरन्सिंग सक्षम करण्यासाठी पावतीवर बीजक क्रमांक जोडू शकता.
• पेमेंटची पडताळणी: पेमेंट सत्यापित करण्यासाठी तुम्ही स्वाक्षरी वापरू शकता. स्वाक्षरी डिजिटल किंवा हस्तलिखित असू शकतात.

पेमेंटची पावती: व्यवसाय आणि ग्राहकांसाठी महत्त्व

व्यवसायांसाठी महत्त्व

कोणत्याही व्यवसायातील लेखा उद्देशांसाठी पेमेंटच्या सर्व पावत्यांचे रेकॉर्ड असणे महत्त्वाचे आहे. देयक पावत्या वर्षभरात केलेल्या किंवा ठराविक कालावधीत केलेल्या सर्व खरेदीसाठी रेकॉर्ड मेंटेनर असू शकतात. 

जेव्हा तुमची कर घोषणा आणि कपातीचा दावा करण्याची योग्य वेळ असते, तेव्हा या पावत्यांचे रेकॉर्ड प्रक्रिया पूर्ण करणे अधिक सोपे करते. हे व्यवसाय खरेदीवरील तुमचे खर्च वेगळे करण्यास देखील मदत करते. 

हे रेकॉर्ड ऑडिट आणि अशा इतर घटनांदरम्यान देखील कामी येतात. जेव्हा एखादा व्यवसाय पेमेंट पावती जारी करतो, तेव्हा ते एक पारदर्शक व्यवसाय असल्याचे दर्शविते. यामुळे ग्राहकांचा विश्वास वाढतो आणि व्यवसाय अधिक ग्राहक-केंद्रित होतो.

ग्राहकांसाठी महत्त्व

ग्राहकांसाठी वैध पेमेंट पावती महत्त्वाची असते विशेषत: जेव्हा त्यांना त्यांची खरेदी परत करायची असते, वॉरंटी मागायची असते, रिफंडची विनंती करायची असते, इ. सामान्यत: केलेल्या विशिष्ट विक्रीच्या अटींच्या अधीन असतात आणि पेमेंट पावती हे सिद्ध करते की तुम्ही त्या व्यवसायातून खरेदी केली आहे. . 

या पावत्या आणि पावत्यांचे सुव्यवस्थित आणि सातत्यपूर्ण रेकॉर्ड असल्याने ग्राहकांना समस्या उद्भवल्यावर भौतिक पुरावा ठेवता येईल. पेमेंट पावत्या ग्राहकांचे बजेट आणि खाते अधिक चांगले बनविण्यात मदत करतात. 

पावत्या ग्राहकांना त्यांची कर कपात वाढवण्याची परवानगी देतात. जर ते व्यवसायाचे मालक देखील असतील तर, कर भरताना त्यांच्या सर्व खर्चाचा मागोवा ठेवणे आवश्यक आहे. जरी कार्ड स्टेटमेंट्स व्यवहार दर्शवितात, तरी ते कर भरताना सिद्ध करण्यासाठी पुरेसे नाहीत. 

पेमेंट पावती प्रदान करणे आवश्यक आहे का?

प्रत्येक देशाचे स्वतःचे नियम आणि नियम असतात. तथापि, व्यवहार पूर्ण झाल्यानंतर खरेदीचा पुरावा प्रदान करण्याची शिफारस बहुतेक देशांमध्ये केली जाते. ऑस्ट्रेलिया हा एक देश आहे जिथे हे अनिवार्य मानले जात नाही.

ग्राहकाने विनंती केली नसतानाही पेमेंट पावत्या दिल्या जातील. आंतरराष्ट्रीय व्यापारात, विक्रेत्याने ग्राहकाच्या देशाशी संबंधित कायद्यांकडे लक्ष देणे अत्यावश्यक आहे. हे जाणून घेणे देखील महत्त्वाचे आहे की वेगवेगळ्या उद्योगांमध्ये पावत्यांशी संबंधित नियम वेगळे आहेत. 

अटींमध्ये फरक करणे: पेमेंट पावती, विक्री पावती आणि बीजक

खालील तक्ता पेमेंट पावत्या, विक्री पावत्या आणि इनव्हॉइसमधील मुख्य फरक हायलाइट करते.

	चलन	विक्री पावती	पैसे भरल्याची पावती
हे काय आहे?	व्यवसाय मालकाने त्यांच्या ग्राहकांना त्यांच्या वस्तू आणि सेवांच्या देय देयकाबद्दल सूचित करण्यासाठी पाठवलेला दस्तऐवज बीजक म्हणून ओळखला जातो.	विक्री पावती ही एक औपचारिक दस्तऐवज आहे जी ग्राहकाला विक्रेत्याकडून प्राप्त होते ज्यात खरेदी केलेल्या वस्तूंच्या संचासाठी त्यांची देय रक्कम असते	वस्तू आणि सेवांसाठी केलेल्या खरेदीसाठी पेमेंट प्राप्त झाले आहे हे कबूल करण्यासाठी विक्रेत्याने खरेदीदारास जारी केलेल्या पेमेंटचा पुरावा आहे
उद्देश	चलन हे असे दस्तऐवज आहेत जे वैयक्तिकृत केले जाऊ शकतात आणि ते सर्व व्यवसायांद्वारे क्रेडिटवर त्यांच्या उत्पादनांसाठी वापरले जाऊ शकतात	त्यांची एक सामान्य रचना आहे आणि त्यांना त्वरित पैसे मिळण्यासाठी दिले जातात आणि ते क्रेडिट मर्यादेवर कोणतेही विस्तार देत नाहीत	केलेल्या खरेदीसाठी पेमेंटचा पुरावा म्हणून पेमेंट पावत्या दिल्या जातात
वापर	हे आवर्ती किंवा एकल-विक्रीसाठी जारी केले जाऊ शकतात	किरकोळ सेवांसाठी त्वरित पेमेंटसाठी विक्रेता पावत्या एकदा जारी केल्या जातात	याचा वापर विक्रीच्या अटींवर आधारित परताव्यासाठी आणि पुनर्स्थापनेसाठी दावा करण्यासाठी केला जाऊ शकतो
ते कधी जारी केले जाते?	देय पेमेंट, पेमेंटची तारीख, एकूण देय रक्कम आणि ज्या कालावधीत पेमेंट केले जाणे आवश्यक आहे त्यासह उत्पादनाच्या वितरणावर चलन दिले जातात	खरेदी पूर्ण झाल्यानंतर लगेचच विक्री पावत्याही दिल्या जातात.	दिले पोस्ट पेमेंट केले
फायदा	ते मोजणीच्या उद्देशाने मदत करतात आणि ते तुम्हाला सर्व विक्री आणि यादीचा मागोवा ठेवण्यात मदत करतात	विक्रेता आणि खरेदीदार यांच्यातील खरेदी पुरावा दस्तऐवज म्हणून कार्य करते	व्यवसायांमुळे होणाऱ्या खर्चावर कर आणि कपातीचा दावा करण्यात मदत करते

तुमच्या पेमेंटची पावती तयार करणे: वेगवेगळ्या पद्धती

पेमेंट पावती टेम्पलेट सहजपणे बनवता येते. पेमेंट पावती तयार करण्यासाठी वेगवेगळ्या पद्धती आहेत. हे तुम्हाला तुमच्या ग्राहकांना पावत्या देण्यास सहज मदत करू शकतात आणि ते तुम्हाला तुमची आर्थिक आणि लेखा प्रक्रिया ऑप्टिमाइझ आणि व्यवस्थित करण्यास देखील सक्षम करतात. पेमेंट पावती तयार करण्यासाठी येथे तीन वेगवेगळ्या पद्धती आहेत:

• ऑनलाइन टेम्पलेट: आज, इंटरनेट तुम्हाला पेमेंट पावत्या व्युत्पन्न करण्यासाठी अनेक पूर्वनिर्मित किंवा पूर्व-डिझाइन केलेले ऑनलाइन टेम्पलेट प्रदान करते. ही सर्वात सोपी पद्धत आहे जी तुम्ही पावती बनवण्यासाठी वापरू शकता. टेम्प्लेट डिझाईन करण्यात तुमचा बराच वेळ वाचण्यास मदत होईल. Microsoft Word, PandaDoc, इ., ऑनलाइन टेम्पलेट्स वापरून अगदी सहजतेने पावत्या तयार करण्यात मदत करतात. 
• पावती पुस्तक: ही पूर्व-मुद्रित पुस्तके आहेत जी तुम्हाला हस्तलिखित पद्धतींद्वारे देय पावत्या देण्यास मदत करतात. ते तुम्हाला पेमेंटचे पुरावे सहजपणे तयार करण्याची परवानगी देतात आणि त्यांच्याकडे कार्बन कॉपी पेपरच्या शीटसह रिक्त पृष्ठे आहेत ज्यामुळे तुम्ही एकाच वेळी दोन प्रती बनवू शकता. 
• आपले स्वतःचे बनवा: तुम्ही फक्त तुमचे टेम्पलेट डिझाइन करू शकता. ऑनलाइन अनेक सॉफ्टवेअर उपलब्ध आहेत जे तुम्हाला ऑनलाइन पावत्या तयार करण्यासाठी सानुकूल टेम्पलेट्स तयार करण्याची परवानगी देतात.

ग्राहकांना पेमेंट पावती कशी पाठवायची?

एकदा तुम्ही पेमेंट पावती जारी केल्यानंतर, तुम्ही ती तुमच्या ग्राहकाला पाठवली पाहिजे. येथे दोन मार्ग आहेत ज्याद्वारे तुम्ही ग्राहकाला तुमची पेमेंट पावती वितरीत करू शकता:

• ऑफलाइन पावती: कागदी पावत्या ग्राहकांना सर्वाधिक वापरल्या जाणाऱ्या आणि जारी केलेल्या पावत्या आहेत. ते 20 व्या शतकातील आहे. या पावत्या थेट ग्राहकाला दिल्या जाऊ शकतात किंवा नंतर मेल सेवेद्वारे त्यांच्या पत्त्यावर पाठवल्या जाऊ शकतात. येथे काही उदाहरणे आहेत:
  • लेखी पावत्या: ही हस्तलिखित पत्रके आहेत ज्यात व्यवहाराची तारीख, व्यवसायाचे नाव, वस्तूंचे वर्णन इत्यादी तपशील समाविष्ट आहेत.
  • मुद्रित पावत्या: हे पॉइंट-ऑफ-सेल सिस्टमद्वारे व्युत्पन्न केले जातात. त्यांच्याकडे बारकोड, QR कोड आणि इतर तपशील असू शकतात.

• ऑनलाइन पावत्या किंवा ई-पावत्या: आजच्या जगात जगणे, श्वास घेणे आणि ऑनलाइन खरेदी करणे, ई-पावत्या अत्यंत लोकप्रिय आहेत. साठी दिलेल्या पावत्या आहेत ऑनलाईन व्यवहार आणि हे हस्तलिखितांपेक्षा अधिक कार्यक्षम आणि राखण्यास सोपे आहेत. काही उदाहरणांमध्ये हे समाविष्ट आहे:
  • ईमेल पावत्या: ते इलेक्ट्रॉनिक मेलद्वारे पाठवले जातात आणि त्यांच्याकडे हस्तलिखितामध्ये समान डेटा असतो.
  • मोबाईल पावत्या: तुम्ही भविष्यातील संदर्भासाठी खरेदी ट्रॅकिंग, व्यवहार इतिहास इत्यादी वैशिष्ट्यांसह तुमच्या मोबाइल फोनवर पावत्या स्कॅन, शेअर आणि स्टोअर करू शकता.
  • डिजिटल पेमेंट पुष्टीकरण: जेव्हा तुम्ही इलेक्ट्रॉनिक पेमेंट किंवा नेट बँकिंग ऍप्लिकेशन वापरता तेव्हा हे जारी केले जातात. त्यामध्ये व्यवहार आयडी आणि व्यवहाराच्या वेळेसह समान माहिती असते.

पेमेंट पावत्या डिझाईन आणि डिस्पॅच करण्यासाठी सर्वोत्तम व्यावसायिक पद्धती

अराजकता आणि अव्यवस्था टाळण्यासाठी पेमेंट पावत्या डिझाइन करणे आणि पाठवणे चांगले व्यवस्थापित करणे आवश्यक आहे. येथे काही व्यावसायिक पद्धती आहेत:

• पेमेंट पावत्या तयार करणे: तुमचे बीजक फार क्लिष्ट नसावे. त्यांच्याकडे आवश्यक तपशील असणे आवश्यक आहे आणि आणखी काही नाही. त्यामध्ये प्रति आयटम, प्रमाण आणि एकूण किंमतीसह केलेल्या खरेदीची एक आयटम सूची असणे आवश्यक आहे. हे तुम्हाला गोंधळ टाळण्यास अनुमती देईल आणि यामुळे संघटना आणि कार्यक्षम व्यवस्थापनास प्रोत्साहन मिळेल.
• प्रभावी रेकॉर्ड-कीपिंग: लहान व्यवसाय प्रभावीपणे चालवण्यासाठी रेकॉर्ड-कीपिंग, रेकॉर्ड हाताळणी आणि रेकॉर्ड ऑर्गनायझेशन अनिवार्य आहेत. ते प्रवेश करण्यायोग्य आणि व्यवस्था केलेले असले पाहिजेत जेणेकरून जेव्हा तुम्हाला त्यांची गरज असेल तेव्हा तुम्ही ते कोणत्याही अडचणीशिवाय घेऊ शकता.
• नियतकालिक पुनरावलोकन आणि अनुकूलन: तुमच्यासाठी वेळोवेळी तुमच्या जुन्या नोंदी तपासणे आणि तुमच्या संस्थेच्या पद्धती आणि तुमच्या ग्राहकांना पावती पोहोचवण्याच्या पद्धती या दोन्ही सुधारण्यासाठी आवश्यक बदल आणि रुपांतरे करणे आवश्यक आहे. तुम्ही वेळोवेळी पुनरावलोकन करता तेव्हा, तुमची कार्यक्षमता सुधारण्यासाठी तुम्ही तुमच्या प्रक्रियांना अनुकूल करू शकता.
• शाश्वत पर्याय: तुमची स्थिरता उद्दिष्टे साध्य करण्यासाठी तुम्ही इलेक्ट्रॉनिक पावत्या देण्याचा विचार करू शकता. शिवाय, हे हाताळणे, प्रवेश करणे आणि देखरेख करणे अधिक सोपे आहे.

इनव्हॉइसिंग सॉफ्टवेअर: तुमच्या पेमेंट पावत्या अखंडपणे व्युत्पन्न करा

इन्व्हॉइसिंग चालू ठेवणे कठीण असू शकते. मॅन्युअली केल्यावर त्यांना भरपूर ऊर्जा लागते. द्वारे प्रक्रिया स्वयंचलित करणे बीजक साधन मॅन्युअल प्रक्रियेसह येणारे सर्व ओझे टाळण्यास मदत करू शकते. इन्व्हॉइसिंग सॉफ्टवेअर वापरण्याचे येथे काही फायदे आहेत:

• डेटामध्ये वर्धित अचूकता
• इनव्हॉइस ट्रॅकिंग पद्धतींचे सरलीकरण
• डुप्लिकेशन आणि अशा इतर त्रुटी कमी करते
• स्ट्रीमलाइन संसाधने
• सुलभ प्रवेशयोग्यता आणि वर्धित संस्था

निष्कर्ष

पेमेंट पावती हा विक्रेत्याने ग्राहकाला दिलेल्या पेमेंटचा पुरावा आहे. ग्राहकाने वस्तू आणि सेवांच्या खरेदीसाठी पैसे भरताच ते जारी केले जाते. पावती नेहमी भरतीसह प्रमाण आणि वैयक्तिक किंमतीसह खरेदी केलेल्या सर्व वस्तूंचा तपशील देते. अतिरिक्त कर आणि खरेदीची तारीख देखील दर्शविली आहे. हा दस्तऐवज ग्राहक आणि विक्रेता दोघांसाठी अत्यंत मौल्यवान आहे. त्यांची विक्री, खरेदी, खर्च आणि रोख प्रवाह यांचा मागोवा घेण्यासाठी दोघांनाही नोंदी ठेवणे आवश्यक आहे. जेव्हा तुम्हाला कर, सवलत, परतावा इत्यादींसाठी अर्ज करण्याची आवश्यकता असते तेव्हा हे देखील उपयुक्त ठरते. आज, पावत्या यापुढे हस्तलिखित कराव्या लागणार नाहीत, तुम्ही त्या सॉफ्टवेअरद्वारे सहजपणे ऑनलाइन तयार करू शकता ज्यामुळे तुम्ही नेहमी डिजिटल रेकॉर्ड ठेवू शकता.