অন ​​টাইম ইন পূর্ণ (OTIF): ইকমার্স সাফল্যের জন্য একটি মূল মেট্রিক

OTIF বা অন টাইম ইন ফুল হলো লজিস্টিকস শিল্পে কর্মক্ষমতা মূল্যায়নের জন্য ব্যবহৃত একটি মেট্রিক। বিগত বছরগুলোতে এই পারফরম্যান্স মেট্রিকটির গুরুত্ব বেড়েছে, কারণ অনেক বড় সংস্থা তাদের কর্মক্ষমতা পরিমাপ করতে এটি ব্যবহার করা শুরু করেছে। ই-কমার্স লজিস্টিকসে OTIF বিশেষ তাৎপর্য অর্জন করেছে। কোম্পানিগুলো কর্মীদের উৎপাদনশীলতা বাড়াতে এবং গ্রাহকদের সন্তোষজনক পরিষেবা প্রদানের জন্য এটিকে একটি প্রধান পারফরম্যান্স সূচক (KPI) হিসেবে ব্যবহার করছে।

এই নিবন্ধে, আমরা কীভাবে OTIF গণনা করতে হয়, সরবরাহ শৃঙ্খলে এর গুরুত্ব, এটিকে উন্নত করার টিপস, সরবরাহের বাইরে এর প্রভাব এবং আরও অনেক কিছু শেয়ার করেছি। আপনি যখন এই নিবন্ধটি পড়া শেষ করবেন ততক্ষণে আপনি সম্পূর্ণ ধারণায় সময় সম্পর্কে একটি পরিষ্কার বোঝার বিকাশ করবেন। চল শুরু করা যাক!

OTIF এর সংজ্ঞা এবং পূর্ণরূপ

কোনো সরবরাহকারী প্রতিশ্রুতিবদ্ধ সময়সীমার মধ্যে এবং অর্ডার অনুযায়ী সম্পূর্ণ পরিমাণে পণ্য সরবরাহ করতে সক্ষম কি না, তা নির্ধারণ করার জন্য OTIF গণনা করা হয়। সরবরাহকারীদের দক্ষতা বৃদ্ধির লক্ষ্যে ২০১৭ সালে এই ধারণাটি চালু করা হয়েছিল। যেসব সরবরাহকারী সময়মতো পণ্য সরবরাহ করতে ব্যর্থ হয়েছিল বা প্রতিশ্রুতি অনুযায়ী সম্পূর্ণ অর্ডার সরবরাহ করেনি, তাদের উপর জরিমানা আরোপকারী প্রথম সংস্থাগুলোর মধ্যে ওয়ালমার্ট অন্যতম ছিল। তখন থেকেই OTIF সাপ্লাই চেইনের কার্যকারিতা মূল্যায়নের একটি মাধ্যম হয়ে উঠেছে। সময়মতো ডেলিভারি নিশ্চিত করার পাশাপাশি, এটি ইনভেন্টরি পরিকল্পনা এবং অর্ডার পূরণের প্রক্রিয়াকে অপ্টিমাইজ করার মাধ্যমে স্টোরের সামগ্রিক কার্যক্রম উন্নত করতে সহায়তা করে । সাপ্লাই চেইন মডেলের কার্যকারিতা মূল্যায়নের জন্য OTIF একটি KPI (কী পারফরম্যান্স ইন্ডিকেটর) হিসেবে ব্যবহৃত হচ্ছে।

ইকমার্স লজিস্টিকসের প্রসঙ্গে OTIF এর তাৎপর্য

ইকমার্স ব্যবসাগুলোর অন্যতম একটি চ্যালেঞ্জ হলো নিরাপদ ও সময়মতো ডেলিভারি নিশ্চিত করার জন্য সঠিক শিপিং পার্টনার নির্বাচন করা । ইকমার্স লজিস্টিকসের প্রেক্ষাপটে ‘অন টাইম ইন ফুল’ (OTIF) একটি বিশেষ তাৎপর্য লাভ করেছে, কারণ এটি ব্যবসাগুলোকে তাদের ডেলিভারি প্রক্রিয়ার কার্যকারিতা মূল্যায়ন ও উন্নত করতে সাহায্য করে। পিকিং, প্যাকিং এবং শিপিং-এর মতো প্রক্রিয়াগুলো সময়মতো ও দক্ষতার সাথে সম্পন্ন হচ্ছে কিনা, তা নির্ধারণের মাধ্যমে এটি শিপিং পার্টনারদের কর্মক্ষমতা পরিমাপ করতে সাহায্য করে। এই সমস্ত পর্যায়ের কর্মক্ষমতা চূড়ান্ত ডেলিভারিকে প্রভাবিত করে। OTIF সাপ্লাই চেইনের কোন ধাপে উন্নতির প্রয়োজন তা শনাক্ত করতে সাহায্য করে এবং এর ফলে ইকমার্স স্টোরগুলোকে প্রক্রিয়াটির উপর আরও বেশি নিয়ন্ত্রণ পেতে সহায়তা করে। এই তথ্যের সাহায্যে, তারা আরও ভালোভাবে পরিকল্পনা করতে পারে এবং সময়মতো ডেলিভারি নিশ্চিত করার জন্য বিভিন্ন পর্যায়ে উদ্ভূত সমস্যাগুলো মোকাবেলা করতে পারে। ইকমার্স ব্যবসাগুলোকে ৮০%-৯০% এর মধ্যে একটি OTIF হার বজায় রাখার পরামর্শ দেওয়া হয়।

OTIF বিয়ন্ড লজিস্টিকসের বিস্তৃত প্রভাব অন্বেষণ করা

যদিও OTIF মূলত লজিস্টিকসের প্রেক্ষাপটে পরিচিত, ব্যবসার ক্ষেত্রে এর একটি বৃহত্তর ভূমিকা রয়েছে। প্রতিষ্ঠানগুলো যখন তাদের OTIF হার বাড়িয়ে সাপ্লাই চেইন প্রক্রিয়াকে উন্নত করে, তখন তারা ব্যবসার বিভিন্ন ক্ষেত্রে উন্নতি দেখতে পায়। OTIF-এর একটি ব্যাপক প্রভাব হলো খরচ সাশ্রয়। কীভাবে? যেহেতু এটি ডেলিভারি প্রক্রিয়াকে অপ্টিমাইজ করে এবং সময়মতো ডেলিভারির সংখ্যা বাড়ায়, তাই ব্যবসাগুলোকে দ্রুত শিপিং ফি দিতে হয় না। সময়মতো ডেলিভারি সামগ্রিক গ্রাহক অভিজ্ঞতা উন্নত করতেও সাহায্য করে। দেখা গেছে যে, যেসব স্টোর সময়মতো ডেলিভারি দেয়, তাদের পুনরায় কেনাকাটার সম্ভাবনা বেশি থাকে। গবেষণায় দেখা গেছে যে, ৫৫% গ্রাহক সেইসব ব্র্যান্ড থেকে কেনাকাটা করতে পছন্দ করেন যারা দ্রুত এবং সময়মতো ডেলিভারি দেয়।

কিভাবে OTIF গ্রাহক সন্তুষ্টি এবং ব্র্যান্ড খ্যাতি প্রভাবিত করে?

OTIF সরবরাহকারীদের কর্মক্ষমতা এবং সরবরাহ শৃঙ্খল প্রক্রিয়ার দক্ষতা পরিমাপ করে। সরবরাহকারীরা যদি সময়মতো এবং সম্পূর্ণভাবে অর্ডার সরবরাহ করতে না পারে, তবে কোম্পানিগুলো তাদের জরিমানা করে। জরিমানা এড়াতে এবং গ্রাহক হারানোর ভয়ে সরবরাহকারীরা তাদের কর্মক্ষমতা উন্নত করার চেষ্টা করে। তাদের লক্ষ্য থাকে নিরাপদ ও সময়মতো ডেলিভারি দেওয়া এবং গ্রাহকদের কাছে পণ্যের সঠিক পরিমাণ পৌঁছানো নিশ্চিত করা। গ্রাহকরা সময়মতো ডেলিভারিকে প্রশংসা করেন। পণ্যের সঠিক ও সময়মতো ডেলিভারি গ্রাহক সন্তুষ্টির সাথে সরাসরি যুক্ত।

OTIF ইতিবাচক পদ্ধতিতে ব্র্যান্ডের খ্যাতিকেও প্রভাবিত করে। খুশি এবং সন্তুষ্ট গ্রাহকরা প্রায়ই ব্র্যান্ড সম্পর্কে ভাল কথা ছড়িয়ে দেয়। তারা তাদের পরিবার এবং বন্ধুদের এই ধরনের ব্র্যান্ড সুপারিশ. আজকাল অনেকেই ব্র্যান্ড সম্পর্কে ইতিবাচক পর্যালোচনা লিখতে সোশ্যাল মিডিয়ায় যান। এইভাবে, এটি মুখের প্রচারে সাহায্য করে এবং ব্র্যান্ডের খ্যাতি শক্তিশালী করে। 

কিভাবে OTIF গণনা করতে হয় তার ধাপে ধাপে নির্দেশিকা

OTIF একটি সহজ সূত্র ব্যবহার করে গণনা করা যেতে পারে। আপনি কিভাবে এই গণনা করতে পারেন তা এখানে দেখুন:

এর জন্য, সময়মতো এবং সম্পূর্ণরূপে বিতরণ করা অর্ডারের সংখ্যাকে মোট অর্ডারের সংখ্যা দিয়ে ভাগ করুন। তারপরে, OTIF শতাংশ পেতে প্রাপ্ত উত্তরকে 100 দ্বারা গুণ করুন। এখানে সূত্র:

• ওটিআইএফ% = (সম্পূর্ণ অর্ডারে সময়ের সংখ্যা/মোট অর্ডারের সংখ্যা) * 100 

আসুন একটি উদাহরণের সাহায্যে এটি আরও ভালভাবে বুঝতে পারি:

উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি নির্দিষ্ট সপ্তাহে মোট 1,000টি অর্ডার পাঠিয়েছেন। এর মধ্যে, আপনি সময়মতো এবং সম্পূর্ণরূপে 840টি অর্ডার সরবরাহ করতে সক্ষম হয়েছেন এবং বাকিগুলি প্রতিশ্রুতি অনুযায়ী বিতরণ করা যায়নি। এখানে আপনি কিভাবে এটির OTIF হার গণনা করবেন:

এর মানে হল আপনার OTIF স্কোর 84%

কর্মক্ষমতা মূল্যায়নে সঠিক পরিমাপের গুরুত্ব

সরবরাহকারীর কর্মক্ষমতা সঠিকভাবে মূল্যায়ন করার জন্য সঠিকভাবে OTIF হার গণনা করা গুরুত্বপূর্ণ। আপনার সঠিক পরিসংখ্যান থাকলেই আপনি উন্নতির সুযোগ বুঝতে পারবেন এবং কর্মক্ষমতা বাড়ানোর জন্য একটি পরিকল্পনা প্রস্তুত করতে পারবেন। জরিমানার পরিমাণও OTIF গণনার উপর নির্ভর করে। সুতরাং, গণনায় সামান্য ভুলও ভুল গণনাকে এগিয়ে নিয়ে যেতে পারে।

ওটিআইএফ পরিমাপ সরবরাহকারী বা শিপিং ক্যারিয়ারের কর্মক্ষমতা মূল্যায়নের বাইরে যায়। নিম্ন ওটিআইএফ হারগুলি সরবরাহ চেইন প্রক্রিয়ার বিভিন্ন পর্যায়ে পরিকল্পনার অভাব, দুর্বল ব্যবস্থাপনা অনুশীলন এবং অন্যদের মধ্যে পুরানো গুদামজাতকরণ অনুশীলনকে নির্দেশ করে। বিভিন্ন স্তরে কর্মক্ষমতা মূল্যায়ন করার জন্য এর সঠিক পরিমাপ এইভাবে গুরুত্বপূর্ণ।

কখন কেপিআই হিসাবে OTIF ব্যবহার করা উপযুক্ত?

আপনি যদি নিম্নলিখিত চ্যালেঞ্জগুলির মুখোমুখি হন তবে এটি কেপিআই হিসাবে OTIF ব্যবহার করার সময়:

1. ডেলিভারিতে বিলম্ব

আপনি যদি বিলম্বিত ডেলিভারির সমস্যার সম্মুখীন হন, তাহলে KPI হিসাবে OTIF ব্যবহার করা আপনার জন্য সহায়ক হতে পারে। উপরে উল্লিখিত হিসাবে, সংস্থাগুলি এই ধারণার সাথে তাদের বিতরণ প্রক্রিয়াগুলিকে উন্নত করছে। এটি সমস্যাটি কোথায় রয়েছে তা সনাক্ত করতে সহায়তা করবে এবং আপনার ডেলিভারি দ্রুত করার সুযোগ দেবে

2. ভুল ডেলিভারি

যদি আপনার গ্রাহকরা পণ্যের সঠিক ডেলিভারি সম্পর্কে অভিযোগ করে থাকেন তাহলে আবারও আপনার OTIF কে KPI হিসেবে ব্যবহার করা উচিত। অভিযোগের মধ্যে অন্তর্ভুক্ত হতে পারে অর্ডারকৃতদের তুলনায় কম সংখ্যক আইটেম পাওয়া বা একটি ভুল আকার, ভুল রঙ বা সম্পূর্ণ ভিন্ন আইটেম পাওয়া। এটি সাধারণত আপনার গুদাম কর্মীদের অংশের অভাব প্রতিফলিত করে।

3. গুদাম প্রক্রিয়াকরণের সমস্যা

অন্য একটি ইঙ্গিত যে এটি একটি KPI হিসাবে OTIF ব্যবহার করার সময় যদি আপনি গুদাম প্রক্রিয়াকরণে সমস্যা দেখতে পান। এটি অর্ডার পূরণ প্রক্রিয়া বিলম্বিত করতে পারে এবং গ্রাহকদের মধ্যে অসন্তোষ সৃষ্টি করতে পারে।

সময়মতো এবং সম্পূর্ণ কর্মক্ষমতা বৃদ্ধির জন্য ব্যবহারিক টিপস এবং কৌশল

পূর্ণ স্কোর সময়মতো উন্নত করার জন্য এখানে কিছু টিপস রয়েছে:

• সর্বশেষ গুদাম ব্যবস্থাপনা সিস্টেম নিয়োগ

আপনার OTIF হার উন্নত করতে, আপনাকে অবশ্যই একটি উন্নত ওয়্যারহাউস ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম এবং সর্বাধুনিক অর্ডার-ট্র্যাকিং সফটওয়্যার ব্যবহার করতে হবে। এটি অর্ডার প্রসেসিং, পিকিং, ট্র্যাকিং এবং রিপোর্টিং- এর মতো কাজগুলোকে সুবিন্যস্ত করতে সাহায্য করবে , যার ফলে বিভিন্ন স্তরে কার্যকারিতা বৃদ্ধি পাবে।

• নির্ভরযোগ্য বিক্রেতাদের সাথে সহযোগিতা করুন

সরবরাহকারী এবং শিপিং ক্যারিয়ার বেছে নেওয়ার ক্ষেত্রে বিশ্বস্ত নামগুলি সন্ধান করুন এবং তাদের সাথে কার্যকরভাবে যোগাযোগ করুন।

• দক্ষ চাহিদা পূর্বাভাস নিশ্চিত করুন

কার্যকরী চাহিদা পূর্বাভাস এবং ইনভেন্টরি অপ্টিমাইজেশন সঠিক ইনভেন্টরি স্তর বজায় রাখতে সাহায্য করে, যা সময়মতো এবং কার্যকর ডেলিভারিতে সহায়ক হয়। নির্ভুল পূর্বাভাসের জন্য নির্ভরযোগ্য চাহিদা পূর্বাভাস টুলগুলিতে বিনিয়োগ করার পরামর্শ দেওয়া হয়।

• রুটের দক্ষ পরিকল্পনা

উন্নত রুট প্ল্যানিং সফ্টওয়্যার এমন ডেলিভারি রুট সনাক্ত করতে সাহায্য করে যা কম ট্রানজিট সময়ের দাবি করে এবং সামগ্রিক পরিবহন খরচ কমিয়ে দেয়। আপনার OTIF স্কোর বাড়ানোর জন্য এটিতে বিনিয়োগ করার জন্য অত্যন্ত সুপারিশ করা হয়।

স্ব-পরিচালিত লজিস্টিকসে OTIF সর্বোত্তম অনুশীলন বাস্তবায়নের জন্য টিপস

এখানে কিছু OTIF সেরা অনুশীলন রয়েছে যা আপনি স্ব-পরিচালিত লজিস্টিকসে গ্রহণ করতে পারেন:

1. বিলম্বের উৎস চিহ্নিত করুন- বিলম্ব যে কোনো স্তরে হতে পারে সরবরাহ চেইন প্রক্রিয়া. এটি আপনার গুদাম থেকে পণ্য বোর্ডিং সময় ঘটতে পারে, আপনার বিতরণ কেন্দ্রগুলি, অথবা আপনার শিপিং ক্যারিয়ারের শেষে। একটি উচ্চ OTIF হার অর্জন করতে, বিভিন্ন স্তরের নিরীক্ষণ করা এবং কোথায় বিলম্ব ঘটছে তা সনাক্ত করা গুরুত্বপূর্ণ। এই বিলম্বের কারণ খুঁজে বের করুন এবং সময়মত সমস্যার সমাধান করুন। যদি সমস্যাটি নিয়মিত হয়, তাহলে মূল কারণ চিহ্নিত করুন এবং সেই এলাকার উন্নতির জন্য কাজ করুন।
2. লিভারেজ অটোমেশন - আপনার OTIF স্কোর বাড়ানোর জন্য উন্নত সফ্টওয়্যার এবং টুল ব্যবহার করুন। এই সরঞ্জামগুলি মানুষের ত্রুটির সুযোগ কমায়, দক্ষতা বাড়ায় এবং ডেলিভারির গতি বাড়ায়। 
3. আপনার গ্রাহকদের অবহিত করুন - আপনি যদি ডেলিভারিতে বিলম্ব লক্ষ্য করেন, তাহলে গ্রাহককে সেই বিষয়ে অবহিত করার পরামর্শ দেওয়া হয়। OTIF সময়ের 100% অর্জন করা যায় না। যাইহোক, যদি গ্রাহকদের বিলম্ব এবং এর সম্ভাব্য কারণ সম্পর্কে অবহিত করা হয়, তবে এটি তাদের মধ্যে কম অসন্তোষ সৃষ্টি করতে পারে।

উপসংহার

OTIF সময়মতো এবং সম্পূর্ণরূপে আপনার পণ্য সরবরাহের চেয়ে আরও বেশি কিছু করে। এটি আপনার সামগ্রিক ব্যবসার উপর ইতিবাচক প্রভাব ফেলে এমন বিভিন্ন লজিস্টিক কার্যক্রমের কর্মক্ষমতা বাড়াতে সাহায্য করে। এটি গ্রাহকের সন্তুষ্টি বাড়ায়, গ্রাহকের আনুগত্য তৈরি করে, বিক্রয় বাড়ায়, ব্যবসায়িক ব্যয় হ্রাস করে এবং লাভের মার্জিন বাড়ায়। একটি ভাল OTIF স্কোর বজায় রাখার জন্য, আপনাকে অবশ্যই উন্নত সফ্টওয়্যার সিস্টেম নিয়োগ করতে হবে, নির্ভরযোগ্য সরবরাহকারীদের সাথে সহযোগিতা করতে হবে এবং নিয়মিতভাবে আপনার সাপ্লাই চেইন কার্যক্রম নিরীক্ষণ করতে হবে।