खरीद आदेश: परिभाषा, प्रक्रिया और लाभ

खुदरा प्रबंधकों, विभाग प्रमुखों और कंपनी के अधिकारियों से पूछें कि किस दस्तावेज़ का व्यवसाय पर सबसे महत्वपूर्ण प्रभाव पड़ता है। प्रतिक्रियाओं की एक विस्तृत श्रृंखला होगी। फिर भी, अधिकांश इस बात से सहमत होंगे कि एक ही दस्तावेज़, खरीद आदेश (या पीओ), कई कार्यों के लिए आवश्यक है जबकि अक्सर अनदेखी की जाती है।

क्रय आदेश क्या है?

क्रय आदेश वे दस्तावेज़ होते हैं जिन्हें खरीदार ऑर्डर देते समय आपूर्तिकर्ताओं को भेजते हैं। प्रत्येक खरीद आदेश खरीद अनुरोध के विवरण निर्दिष्ट करेगा, जैसे ऑर्डर विवरण, वस्तुओं की संख्या, सहमत मूल्य और भुगतान शर्तें। क्रय आदेश संख्या भी शामिल है।

खरीद आदेश खरीदार और विक्रेता के बीच निर्बाध लेनदेन सुनिश्चित करने में मदद करते हैं, भले ही वे खरीदारी प्रक्रिया में कुछ अतिरिक्त चरण जोड़ते हों। वे अंततः अपूर्ण या गलत क्रम में भेजने की संभावना को कम करने में मदद करते हैं। दूसरे शब्दों में, ये दस्तावेज़ खरीदारों को विक्रेता से सीधे और स्पष्ट रूप से ज्ञात होने के लिए अपना अनुरोध करने का मौका देते हैं।

खरीद आदेश प्रक्रिया की व्याख्या की

खरीद आदेश प्रक्रिया में बेहतर और तेज प्रसंस्करण के लिए कई कानूनी जांच बिंदु और अनुमोदन प्रक्रियाएं शामिल हैं। खरीद ऑर्डर आमतौर पर निम्नलिखित चरणों से गुजरते हैं:

खरीद अनुरोध (पीआर) का निर्माण

खरीद के लिए अनुमोदन प्राप्त करने के लिए, एक मांगकर्ता एक दस्तावेज तैयार करता है। मंजूरी प्राप्त करने से पहले, इसे बदला जा सकता है, विस्तारित किया जा सकता है, या यहाँ तक कि इसे समाप्त भी किया जा सकता है।

क्रय आदेश जारी करना

खरीद आदेश को कीमतों, वितरण, नियमों और शर्तों पर सहमति के बाद अंतिम रूप दिया जा सकता है और खरीद अनुरोध स्वीकार कर लिया गया है। संगठन आमतौर पर महत्वपूर्ण लेनदेन के लिए अपने पसंदीदा विक्रेताओं को प्रस्ताव के लिए अनुरोध (RFP) भेजते हैं। आदेश जारी किए जाने से पहले कुछ वित्तीय प्राधिकरणों को खरीदारी की स्वीकृति देनी होगी। चुने गए आपूर्तिकर्ता को आम तौर पर इलेक्ट्रॉनिक रूप से पीओ भेजा जाता है।

विक्रेता खरीद आदेश स्वीकार करता है

मांगकर्ता खरीद आदेश रिकॉर्ड करता है और डिलीवरी की प्रतीक्षा करते समय इसे फाइल करता है। यदि कोई जानकारी अधूरी या गलत है तो आपूर्तिकर्ता बदलाव के लिए कह सकता है। आपूर्तिकर्ता, यदि आवश्यक हो, तो ईमेल या ई-प्रोक्योरमेंट प्लेटफॉर्म द्वारा संशोधित खरीद आदेश को अधिकृत करता है।

कंपनी यह सत्यापित करने के लिए खरीद का मूल्यांकन करेगी कि सामान या सेवाएं वितरित या प्रदान किए जाने के बाद यह स्वीकृत मानदंडों का अनुपालन करता है या नहीं। माल में हस्ताक्षर करने के लिए 'माल प्राप्त' नोट का उपयोग किया जाता है।

भुगतान और स्वीकृति

जब चालान प्राप्त होता है, तो इसकी तुलना खरीद आदेश से की जाती है। चालान का भुगतान निर्दिष्ट भुगतान शर्तों के अनुसार किया जाता है, बशर्ते सब कुछ सही हो।

खरीद आदेश कैसे तैयार करें?

खरीद आदेश निर्माण सॉफ्टवेयर व्यापार मालिकों के लिए ऑनलाइन उपलब्ध है, लेकिन आप अपने ऑर्डर फॉर्म को मूल वर्ड या एक्सेल दस्तावेज़ के साथ आसानी से बना सकते हैं।

यहां उल्लेख किए जाने वाले कुछ महत्वपूर्ण विवरण दिए गए हैं:

• दिनांक को जारी किया गया

• आवश्यक उत्पाद और आवश्यक प्रत्येक उत्पाद की मात्रा

• उत्पादों के बारे में जानकारी, जैसे SKUs, मॉडल नंबर, और ब्रांड का नाम

• प्रत्येक उत्पाद के लिए प्रति यूनिट मूल्य

• वितरण की तारीख

• डाक कोड

• व्यावसायिक विवरण जैसे कि कंपनी का नाम, संपर्क जानकारी और शिपिंग और बिलिंग पते

• भुगतान की शर्तें जैसे "डिलीवरी पर भुगतान" या पूर्व निर्धारित भुगतान तिथि के विकल्प

डिजिटल खरीद आदेश के लाभ

विलंबित खरीद आदेश प्रक्रिया आज के आधुनिक, प्रतिस्पर्धी समय में आपके संगठन पर प्रतिकूल प्रभाव डाल सकती है। खरीद आदेश प्रक्रिया को मैन्युअल प्रसंस्करण और पुरानी विधियों से उन्नत करने की आवश्यकता है, जो फायदेमंद और लागत-बचत की तुलना में अधिक हानिकारक और समय लेने वाली हैं। 

इस कठिनाई से निपटने के लिए अपनी खरीद प्रक्रिया को स्वचालित करना एक उत्कृष्ट तरीका है। डिजिटल तकनीक के इस्तेमाल से जटिल प्रक्रियाएं सुचारू रूप से काम करती हैं।

यहां कुछ सम्मोहक कारण दिए गए हैं कि प्रत्येक व्यवसाय स्वामी के पास खरीद आदेश प्रबंधन प्रणाली के साथ एक खरीद समाधान क्यों होना चाहिए। डिजिटल खरीद ऑर्डर के लिए सिस्टम कर सकते हैं:

• बिना किसी नुकसान या देरी के खरीद आदेश प्रबंधन दक्षता में सुधार करें
• क्रय आदेश प्रसंस्करण क्षमता को बढ़ावा दें
• खरीद आदेशों के अनुमोदन में तेजी लाएं
• ऑर्डर और स्टॉक की हैंडलिंग को कारगर बनाएं
• बीच आपसी मेलजोल बढ़ाएं विक्रेताओं और खरीदार 
• खरीद धोखाधड़ी को रोकें

सारांश

तालिकाएँ, वित्तीय विवरण और लेखा शेष किसी भी संगठन के लिए महत्वपूर्ण हैं। लेकिन मौलिक दस्तावेज जो सभी व्यावसायिक कार्यों को नियंत्रित करता है वह खरीद आदेश है। दस्तावेज़ का यह भाग प्रदर्शन का मूल्यांकन करने और भविष्य के लिए व्यवसाय में रुझानों की भविष्यवाणी करने के लिए भी महत्वपूर्ण है। 
लेकिन केवल एक सही खरीद आदेश काम नहीं करता है। व्यवसायों को यह सुनिश्चित करना होता है कि ऑर्डर किया गया उत्पाद ग्राहक तक समय पर और सही स्थिति में पहुंचे। अपने ईकामर्स व्यवसाय के लिए एक कुशल रसद सेवा प्राप्त करने के लिए, किसी प्रतिष्ठित कंपनी पर भरोसा करना सबसे अच्छा है Shiprocket. शिपरॉकेट जैसे ईकामर्स डिलीवरी प्लेटफॉर्म के साथ, व्यवसाय एक छत के नीचे 25+ विश्वसनीय कूरियर सेवाओं में से चुन सकते हैं और अपने उत्पादों को पूरे भारत में 19000+ पिन कोड में भेज सकते हैं।