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हम ऐसी दुनिया में रहते हैं जहां डिजिटल संदेश एक सेकंड के भीतर भेजे जाते हैं। इसने लिखित शब्दों को स्थानांतरित करने के पारंपरिक तरीकों से हमारा संपर्क खो दिया है। इस दर पर, आने वाली पीढ़ी को शायद यह भी पता नहीं चलेगा कि पत्र और लिफाफा क्या होता है। पत्र लिखना और लिफाफे को संबोधित करना सरल लग सकता है, लेकिन छोटी-छोटी गलतियों के परिणामस्वरूप पत्र गुम हो सकता है। क्या आपने कभी सोचा है कि लिफाफे को संबोधित करते समय सही नामकरण क्या है?
किसी लिफाफे को संबोधित करना तुच्छ लग सकता है, लेकिन यह यह सुनिश्चित करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है कि आपके लिखे हुए पत्र अपने गंतव्य तक सही ढंग से और समय पर पहुंचें। पत्र लिखने और लिफाफे को संबोधित करने की खोई हुई कला में पुराने स्कूल का एक सुंदर आकर्षण है।
शब्दों को प्रसारित करने का यह एक पारंपरिक तरीका होने के बावजूद, यह एक आवश्यक कौशल है जो हर किसी के पास होना चाहिए। इस लेख में, हम एक लिफाफे को संबोधित करने के सही कदमों के साथ-साथ इसके महत्व के बारे में विस्तार से बताएंगे।
लिफ़ाफ़े का महत्व कोई ऐसी चीज़ नहीं है जिसके बारे में आज के लोग जानते होंगे क्योंकि अधिकांश लोग पत्र को कछुआ गति से भेजा जाने वाला कार्य मानते हैं। हालाँकि, औपचारिक निमंत्रण या यहाँ तक कि एक पेशेवर पत्र भेजते समय इसके महत्व को समझना आवश्यक है। लिफ़ाफ़े उतने ही महत्वपूर्ण हैं जितना कि यह संदेश देता है और उनके महत्व का विवरण नीचे दिया गया है:
लिफ़ाफ़े लिंक्डइन प्रोफ़ाइल या आपके कार्य पोर्टफोलियो का विकल्प नहीं हैं। यह प्राप्तकर्ता को यह नहीं बताता कि आप अद्वितीय क्यों हैं या आप कितने प्रतिभाशाली हैं। लिफाफा बस आपकी ईमानदारी, मानवता और व्यक्तित्व का प्रतिनिधित्व करता है। इसका आपकी योग्यताओं, कौशलों आदि से कोई लेना-देना नहीं है। यह डींगें नहीं मारता बल्कि अपने प्राप्तकर्ता का ध्यान आकर्षित करके आपको उनके सामने अपना प्रतिनिधित्व करने में मदद करता है।
हालाँकि यह आपके सभी संदेशों पर ज़ोरदार प्रभाव नहीं डाल पाएगा। ऐसा तब तक नहीं होगा जब तक आपका संदेश देखने के बाद प्राप्तकर्ता यह निर्धारित नहीं कर लेता कि यह प्रभावी था या नहीं।
जब आप ध्यान के केंद्र को उलट देते हैं, तो हो सकता है कि आप पत्र न भेजें क्योंकि यह आपके पाठकों पर प्रभाव नहीं डालेगा।
किसी लिफ़ाफ़े पर लेबल लगाने के लिए कुछ पूर्वावश्यकताएँ होती हैं। आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आपके पास डाक टिकट के साथ प्राप्तकर्ता का सही नाम और पता हो। किसी लिफाफे पर लेबल लगाने का तरीका जानने के लिए नीचे चार चरण सूचीबद्ध हैं:
अलग-अलग आयोजनों के लिए अलग-अलग पते की आवश्यकता होती है, और इस प्रकार, लिफाफे पर पते की प्रक्रिया भी बदल जाएगी। व्यावसायिक आयोजनों, शादियों, संवेदनाएँ भेजने आदि जैसे अधिक औपचारिक अवसरों के लिए, विधि भिन्न हो सकती है।
1. शादी के निमंत्रण: ये निमंत्रण औपचारिक माने जाते हैं. इसलिए लिफाफे पर प्राप्तकर्ता का पूरा नाम अवश्य भरना चाहिए। प्राप्तकर्ता का पूरा पता भी मौजूद होना चाहिए। नीचे दिए गए उदाहरण की जाँच करें:
2. पीओ बॉक्स: यदि आप किसी व्यक्ति के पीओ बॉक्स में एक पत्र भेजने का इरादा रखते हैं, तो आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आप लिफाफे पर उनका नाम, शहर और ज़िप कोड और स्पष्ट रूप से लिखें। हालाँकि, यहां आप सड़क के नाम के बजाय पीओ बॉक्स नंबर का उल्लेख करेंगे।
3. व्यवसाय: जब आप किसी विशिष्ट कंपनी को पत्र भेजते हैं, तो आपको प्राप्तकर्ता के नाम के साथ उसकी कंपनी/विभाग का नाम भी शामिल करना होगा। इस तरह पत्र सही व्यक्ति तक पहुंचेगा।
4. पोस्टकार्ड: यह लेबलिंग का एक विशेष रूप है, जहां पोस्टकार्ड पर प्रेषक का पता और नाम का उल्लेख नहीं किया जाएगा। कार्ड के दाहिनी ओर प्राप्तकर्ता के नाम के साथ एक संक्षिप्त नोट और एक डाक टिकट भी संलग्न होगा।
5. परिवार: किसी लिफाफे पर परिवार का लेबल लगाते समय, आप प्राप्तकर्ता के स्थान पर पूरे परिवार के नाम का उपयोग कर सकते हैं। हालाँकि, सूत्र विधि प्राप्तकर्ता के स्थान पर सभी का नाम शामिल करना है।
यहाँ पेचीदा हिस्सा है. सही डाक टिकट चुनते समय आप अक्सर भ्रमित हो सकते हैं। किसी भी पार्सल या पत्र के लिए डाक शुल्क की गणना करना काफी सरल है। इसे समझने के लिए आप स्थानीय डाकघर से भी परामर्श ले सकते हैं। अलग-अलग लिफाफों और पत्रों की डाक दरें अलग-अलग होती हैं। आपकी सहायता के लिए यहां एक सूची दी गई है:
इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आज पत्र भेजने का साधन क्या है, लिफाफे को संबोधित करने का तरीका जानना एक ऐसा कौशल है जो हर किसी के पास होना चाहिए। यह निश्चित रूप से सबसे जटिल विज्ञान नहीं है, लेकिन निश्चित रूप से एक प्राथमिक कौशल है जिसकी आपको आवश्यकता होगी। एक लिफाफे को संबोधित करने से आपको प्रचार के बिना अपने प्राप्तकर्ता का ध्यान आकर्षित करने में मदद मिलेगी। यह आसानी से प्राप्तकर्ता का ध्यान खींचने के लिए एक केंद्रित दृष्टिकोण अपनाता है। लिफाफे पर एक लेबल को संबोधित करने के लिए आपको प्राप्तकर्ता की सटीक जानकारी की आवश्यकता होती है। पूरा नाम, पता, भवन का नाम और इकाई संख्या, शहर, राज्य और पिन कोड पर समझौता नहीं किया जा सकता है।
प्रेषक और प्राप्तकर्ता के ये विवरण कहां जाते हैं, इसकी स्थिति को समझना यह सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक है कि आपका पत्र सही स्थान पर सही व्यक्ति तक पहुंचे। भ्रम से बचने के लिए संबोधन स्पष्ट रूप से किया जाना चाहिए। उपयोग किया जाने वाला स्टाम्प आपके लिफाफे के आकार और वजन पर निर्भर करता है। यह निश्चित रूप से एक सरल तकनीक है जिसमें आप कुछ ही समय में महारत हासिल कर सकते हैं।
यह काफी सरल है. प्राप्तकर्ता के नाम से पहले 'ध्यान या ध्यान दें' से प्रारंभ करें। दूसरी पंक्ति में व्यवसाय का नाम लिखें, और फिर अगली पंक्ति में भवन का नाम और सड़क का पता जोड़ें। अंतिम पंक्ति में, शहर, राज्य और ज़िप कोड जोड़ें।
लिफाफे पर आवश्यक टिकटों की संख्या आपके स्थान और पार्सल के आकार और वजन पर निर्भर करेगी।
इस स्पष्ट कारण के अलावा कि लिफाफे/पार्सल को अपने गंतव्य तक पहुंचने के लिए सही पते की आवश्यकता होती है, यह समय पर डिलीवरी भी सुनिश्चित करता है। यह कठिन मंजिलों तक पहुंचने में भी मदद करता है।
आपको लिफाफे पर पता इस तरह लिखना चाहिए कि पढ़ने और समझने में आसानी हो। आपको यह भी सुनिश्चित करना चाहिए कि पता सही और अद्यतन है। कुछ डाक सेवाओं में विशेष नियम भी हो सकते हैं जिनका आपको मेल करते समय पालन करना होगा।
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