কীভাবে একটি রিটার্ন নীতি খসড়া করবেন: গ্রাহকদের খুশি করুন এবং ধরে রাখুন!

রিটার্ন নীতি একটি ইকমার্স ব্যবসার একটি অবিচ্ছেদ্য অংশ গঠন করে। এটি পণ্যের রিটার্ন সম্পর্কিত শর্তাবলী অন্তর্ভুক্ত করে। রিটার্ন সংক্রান্ত সমস্ত প্রয়োজনীয় ধারাগুলি এই নীতিতে সহজ ভাষায় উল্লেখ করতে হবে যাতে সেগুলি বোঝা সহজ হয়। রিটার্ন পলিসি কিছু নির্দিষ্ট উপায়ে ব্যবসাকে উপকৃত করে যা আপনি এই নিবন্ধটি দেখার সাথে সাথে শিখবেন।

কথিত আছে যে, ক্রেতাদের 57% একটি সহজ এবং নির্ভরযোগ্য রিটার্ন পলিসি আছে এমন অনলাইন স্টোরগুলিতে যান৷ আপনি এই লেখার মধ্য দিয়ে যাওয়ার সাথে সাথে আপনি কীভাবে একটি রিটার্ন পলিসি লিখবেন, এতে কী অন্তর্ভুক্ত করবেন, কখন এটি আপডেট করতে হবে এবং আরও অনেক কিছু শিখবেন। কীভাবে কার্যকর একটি খসড়া তৈরি করা যায় তা বোঝার জন্য আমরা ছোট ব্যবসার রিটার্ন নীতির উদাহরণ শেয়ার করেছি।

ইকমার্স ব্যবসায় রিটার্ন নীতি: সংজ্ঞা 

একটি রিটার্ন পলিসি হল নিয়ম ও প্রবিধানের একটি সেট যা ব্যাখ্যা করে যে একটি নির্দিষ্ট আইটেম ফেরত দেওয়ার সিদ্ধান্ত নেওয়ার ক্ষেত্রে একজন গ্রাহক কী আশা করতে হবে। এটি গ্রাহকদের জানতে সাহায্য করে যে আপনি একটি পণ্য ফেরত দেওয়ার ক্ষেত্রে অর্থ ফেরত, স্টোর ক্রেডিট, উপহার ভাউচার বা বিনিময় অফার প্রদান করেন কিনা। এটি সেই আইটেমগুলি সম্পর্কেও তথ্য প্রদান করে যেগুলি ফেরতের জন্য যোগ্য এবং শর্তাবলী, যদি থাকে, একই সাথে সম্পর্কিত৷ একটি আইটেম ফেরত দেওয়ার জন্য যে কোনও চার্জ কাটা হয় এবং ফেরত প্রক্রিয়ার আনুমানিক সময়ও এই নীতিতে উল্লেখ করা হয়েছে। একটি জরিপ অনুযায়ী, সমস্ত পণ্যের 30% শতাংশে পড়ে যেখানে অনলাইন স্টোর থেকে কেনা ফেরত দেওয়া হয় ইট-ও-মর্টার জন্য 8.89% দোকানে।

ব্যবসায়িকদের অবশ্যই একটি কঠোর এবং স্পষ্টভাবে সংজ্ঞায়িত রিটার্ন নীতি স্থাপন করতে হবে যাতে রিটার্ন প্রক্রিয়াটি প্রবাহিত হয়। তবে গ্রাহকের সুবিধার কথা মাথায় রেখে এটির খসড়া তৈরি করতে হবে। ব্যবসার রিটার্ন সম্পর্কে খোলা থাকা উচিত কারণ এটি আরও গ্রাহকদের আকৃষ্ট করতে সহায়তা করে।

রিটার্ন নীতির সম্পূরক

আপনি নিম্নলিখিতগুলির সাথে আপনার রিটার্ন নীতির পরিপূরক করতে পারেন:

কোন রিফান্ড নীতি

একটি নো-রিফান্ড নীতি অন্তর্ভুক্ত করুন যাতে আপনি নির্দিষ্ট বা কোনো আইটেমের রিফান্ড প্রদান করেন না। এটি উল্লেখ করা গুরুত্বপূর্ণ যাতে আপনার গ্রাহকদের একটি পরিষ্কার ধারণা থাকে যে তারা পণ্য ফেরত দেওয়ার জন্য অর্থ ফেরত পাবেন না। যদি আপনি বিনিময়ের অনুমতি দেন, তাহলে আপনি একই কথা উল্লেখ করতে পারেন।

সমস্ত বিক্রয় চূড়ান্ত নীতি

এই নীতিতে বলা হয়েছে যে গ্রাহকের দ্বারা কেনা আইটেমগুলির কোনও রিটার্ন, ফেরত বা বিনিময় নেই। এই ধরনের পলিসি বেশিরভাগ পচনশীল আইটেমের জন্য।

মানিব্যাক গ্যারান্টি

এতে বলা হয়েছে যে গ্রাহকরা যেকোনো কারণে তাদের পণ্য ফেরত দিতে পারেন এবং তাদের অর্থ ফেরত পেতে পারেন। আপনি আপনার বিবেচনার ভিত্তিতে সমস্ত পণ্য বা সীমিত আইটেমগুলিতে এটি প্রদান করতে পারেন।

রিটার্ন পলিসি কিভাবে ব্যবসায়িকদের উপকার করে?

গ্রাহক-কেন্দ্রিক রিটার্ন নীতিগুলি গ্রাহকদের উপকার করতে পারে বলে মনে হতে পারে কিন্তু তারা শেষ পর্যন্ত ব্যবসার উপকার করে। এখানে কিভাবে:

1. একটি অনুগত গ্রাহক বেস প্রতিষ্ঠা করে

ক্রেতারা গ্রাহকদের সর্বোত্তম স্বার্থ বিবেচনা করে একটি সহজ রিটার্ন নীতি প্রদান করে এমন ব্র্যান্ডগুলি থেকে পণ্য কেনার জন্য উন্মুখ। এইভাবে, আপনি বারবার কেনাকাটার সাক্ষী হতে পারেন এবং একটি বিশ্বস্ত গ্রাহক বেস তৈরি করতে পারেন। পরিসংখ্যান প্রকাশ করে যে অনেক হিসাবে ক্রেতাদের 64% বলুন যে ফেরত বা বিনিময়ের সময় একটি নেতিবাচক অভিজ্ঞতা ব্র্যান্ডের একটি খারাপ চিত্র তৈরি করে। তারা আবার সেই ব্র্যান্ড থেকে কেনাকাটা করতে দ্বিধা করবে। 

2. ওয়ার্ড অফ মাউথ পাবলিসিটি

যখন গ্রাহকরা একটি মসৃণ রিটার্ন বা বিনিময় প্রক্রিয়া অনুভব করেন, তখন তারা অন্যদের কাছে আপনার ব্র্যান্ডের সুপারিশ করতে পারে। এইভাবে আপনি আরও গ্রাহকদের আকৃষ্ট করতে পারেন এবং বিক্রয় বাড়াতে পারেন।

3. প্রতারণামূলক রিটার্নের বিরুদ্ধে গার্ড

গ্রাহকদের স্বার্থ বিবেচনা করে স্পষ্টভাবে সংজ্ঞায়িত রিটার্ন নীতি প্রতারণামূলক রিটার্ন থেকে রক্ষা করে।

রিটার্ন পলিসি তৈরির পদ্ধতি 

এখানে পদ্ধতিগতভাবে একটি রিটার্ন নীতি তৈরি করার পদ্ধতি রয়েছে:

1. একটি বিন্যাস নির্বাচন করে শুরু করুন. আপনি রেফারেন্সের জন্য একটি 30-দিনের রিটার্ন পলিসি টেমপ্লেট বা অন্যান্য এই জাতীয় নীতি টেমপ্লেটগুলি অনলাইনে উপলব্ধ ব্যবহার করতে পারেন।
2. আপনার রিটার্ন নীতিতে আপনি যে ধারাগুলি অন্তর্ভুক্ত করতে চান তা নির্বাচন করুন। আপনি অনলাইনে স্ট্যান্ডার্ড রিটার্ন পলিসি ক্লজ পাবেন। আপনি আপনার নিজস্ব কিছু যোগ করতে পারেন বা আপনার অনন্য নীতি তৈরি করতে সেই ধারাগুলিতে কিছু পরিবর্তন করতে পারেন।
3. নীতির একটি ব্লুপ্রিন্ট তৈরি করুন এবং তাদের ইনপুট এবং পরামর্শের জন্য আপনার শীর্ষ ব্যবস্থাপনার সাথে শেয়ার করুন।
4. এমন ভাষা ব্যবহার করুন যা বোঝা সহজ।
5. নীতিমালা চূড়ান্ত করে প্রকাশ করুন।

একটি রিটার্ন নীতি আঁকার পদক্ষেপ

আপনাকে একটি রিটার্ন নীতি আঁকতে সাহায্য করার জন্য এখানে একটি সংক্ষিপ্ত রূপরেখা রয়েছে:

1. রিফান্ডের ধরন

রিটার্নের জন্য আপনি যে ধরনের রিফান্ড শুরু করতে চান তা নির্ধারণ করে শুরু করুন। এটি গ্রাহকের ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট বা স্টোর ক্রেডিটে জমা করা সম্পূর্ণ অর্থ ফেরত হতে পারে। বিকল্পভাবে, আপনি টাকা ফেরত দেওয়ার পরিবর্তে বিনিময় বিকল্পও প্রদান করতে পারেন। অনুরূপভাবে, কিছু পরিমাণ বা বাদ শিপিং চার্জ এবং অবশিষ্ট ফেরত ক্রেডিট আরেকটি বিকল্প.

2. দিনের সংখ্যা

আপনি কত দিন রিটার্ন গ্রহণ করবেন তা হল গুরুত্বপূর্ণ তথ্য যা আপনি আপনার রিটার্ন নীতিতে মিস করতে পারবেন না। পোশাকের ব্র্যান্ডগুলি সাধারণত 30 দিনের উইন্ডো প্রদান করে। আপনি এটি খসড়া করতে একটি 30-দিনের টেমপ্লেট ব্যবহার করতে পারেন। অন্যদিকে, পচনশীল আইটেমগুলির অবশ্যই 3-5 দিনের মতো অনেক ছোট উইন্ডো থাকতে হবে। একইভাবে, বই এবং গহনার টুকরাগুলির বেশিরভাগই কম সময় থাকে। আপনি আপনার পছন্দ অনুযায়ী বিভিন্ন পণ্যের জন্য দিনের সংখ্যা নির্বাচন করতে পারেন। একটি জরিপ অনুযায়ী, উত্তরদাতাদের 23% কমপক্ষে 14 দিন পর্যন্ত রিটার্ন উইন্ডো আশা করুন। অন্য দিকে, 63% তাদের পণ্য ফেরত দেওয়ার জন্য একটি 30-দিনের উইন্ডো পছন্দ করে।

3. প্রয়োজনীয় তথ্য

পণ্য ফেরত দিতে এবং ফেরত দাবি করার জন্য তাদের যে তথ্যগুলি তৈরি করতে হবে তা আপনাকে অবশ্যই উল্লেখ করতে হবে। এটি ক্রয়ের রসিদ হতে পারে, লেনদেন নাম্বার, বা মত।

4. পণ্যের অবস্থা

প্রত্যাবর্তনের সময় পণ্যটি কী অবস্থায় থাকবে তা স্পষ্টভাবে উল্লেখ করুন। গ্রহণযোগ্য নয় এমন কিছু অবশ্যই নীতিমালায় উল্লেখ করতে হবে।

5. কোথায় ফিরবেন?

কোথায় পণ্য ফেরত দেওয়া যাবে তাও উল্লেখ করতে হবে। গ্রাহকরা সারা দেশের যেকোনো আউটলেটে এটি ফেরত দিতে বা বিনিময় করতে পারেন কিনা, আপনার শহরে বা শুধুমাত্র যেখান থেকে এটি কেনা হয়েছে তা উল্লেখ করা উচিত।

একটি ভাল রিটার্ন নীতির অন্তর্ভুক্তি এবং বর্জন

আপনার রিটার্ন পলিসিতে আপনাকে কী অন্তর্ভুক্ত করতে হবে তা আমাদের এক নজরে দেখে নেওয়া যাক:

• যে আইটেমগুলিতে আপনি রিটার্ন গ্রহণ করেন এবং যেগুলি আপনি করেন না
• একটি রিটার্ন শুরু করার পদ্ধতি
• যেভাবে আপনি একটি আইটেম ফেরত দেওয়ার জন্য গ্রাহককে ফেরত দেবেন
• বিভিন্ন জিনিস ফেরত দেওয়ার সময়সীমা
• ফেরত দেওয়ার সময় আইটেমগুলি যে অবস্থায় থাকা উচিত
• একটি আইটেম ফেরত দেওয়ার জন্য চার্জ ধার্য করা হয়
• ক্ষতিগ্রস্থ এবং হারিয়ে যাওয়া আইটেমগুলির জন্য রিটার্ন নীতি
• রিফান্ড, এক্সচেঞ্জ এবং ভাউচারের মতো অন্যান্য সম্পর্কিত কোম্পানির নীতির লিঙ্ক।
• যোগাযোগের তথ্য
• রিফান্ড প্রক্রিয়া করতে আনুমানিক সময় লাগে
• তৃতীয় পক্ষের ওয়ারেন্টি সম্পর্কে তথ্য, যদি থাকে।

রিটার্ন পলিসি থেকে আপনার যা বাদ দেওয়া উচিত তা এখানে:

• বিভ্রান্তিকর ভাষা এবং জার্গনের ব্যবহার এড়ানো গুরুত্বপূর্ণ
• প্রক্রিয়াটিকে জটিল এবং সময়সাপেক্ষ করবেন না
• আপনি রেফারেন্সের জন্য ছোট ব্যবসার রিটার্ন নীতির উদাহরণগুলি পরীক্ষা করতে পারেন তবে অন্য কোনও ব্যবসার নীতি যেমন আছে তেমন কপি করবেন না। 

একটি কার্যকর রিটার্ন নীতি তৈরি করা: বাস্তব জীবনের উদাহরণ সহ টিপস লেখা

একটি কার্যকর রিটার্ন নীতির খসড়া কীভাবে তৈরি করা যায় তা বুঝতে সাহায্য করার জন্য আসুন আমরা আপনাকে দুটি বাস্তব-জীবনের রিটার্ন নীতির উদাহরণ দিয়ে দেখি:

1. চিরন্তন

এভারলাস্টের রিটার্ন পলিসি বেশ সোজা। ব্র্যান্ডটি স্পষ্টভাবে বলে যে শুধুমাত্র অব্যবহৃত এবং তাদের আসল প্যাকিংয়ে থাকা পণ্যগুলিই ফেরত পাওয়ার যোগ্য হবে। রিটার্ন শুধুমাত্র ক্রয় থেকে 30 দিনের মধ্যে গ্রহণ করা হবে. রিটার্ন পৃষ্ঠায় উল্লেখ করা কয়েকটি সহজ ধাপে রিটার্ন করা যেতে পারে। ব্র্যান্ডের রিটার্ন পলিসি এর স্বচ্ছতা এবং এটি যে সুবিধা দেয় তার জন্য প্রশংসা করা হয়।

2. মাইপ্রোটিন

মাইপ্রোটিন একটি এক্সক্লুসিভ FAQ বিভাগ তৈরি করেছে যা এর রিটার্ন নীতি সম্পর্কিত সমস্ত বড় এবং ছোট প্রশ্নের উত্তর দেয়। এর মধ্যে একটি পণ্য কীভাবে ফেরত দেওয়া যায়, কোনো আইটেম ত্রুটিপূর্ণ হলে কী করতে হবে, ফেরত দেওয়ার কোনো খরচ আছে কি না এবং আরও অনেক কিছুর মতো প্রশ্ন অন্তর্ভুক্ত। এটি একটি সম্পূর্ণ নির্দেশিকা যা গ্রাহকদের ব্র্যান্ডের রিটার্ন নীতির সাথে সম্পর্কিত সমস্ত ধারা বোঝা সহজ করে তোলে। এটি একটি অনন্য পদ্ধতি যা গ্রাহকদের জন্য রিটার্ন অভিজ্ঞতাকে সুবিধাজনক করতে সাহায্য করেছে। 

আপনার রিটার্ন পলিসি প্রদর্শনের স্থান

এখানে এমন কিছু জায়গা রয়েছে যেখানে আপনি আপনার রিটার্ন নীতি প্রদর্শন করতে পারেন:

• রিটার্ন পলিসি জানাতে আপনার ওয়েবসাইটে একটি এক্সক্লুসিভ পৃষ্ঠা তৈরি করুন
• আপনার ওয়েবসাইটের প্রতিটি পৃষ্ঠায় এটি উল্লেখ করুন। আপনি ফুটারের সাথে এটি লিঙ্ক করতে পারেন।
• এটি আপনার চেকআউট পৃষ্ঠা এবং অর্থপ্রদানের স্ক্রিনে উল্লেখ করুন
• প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নাবলী বিভাগে আপনার রিটার্ন পলিসি সম্পর্কে গ্রাহকরা যা জানতে চান তা সব বলুন
• ইট এবং মোটর স্টোরগুলিকে অবশ্যই তাদের ক্যাশ কাউন্টার বা প্রবেশ পথের কাছে ফেরত নীতিটি উল্লেখ করতে হবে।

দক্ষ রিটার্ন পরিচালনা: কৌশল 

আপনার রিটার্নগুলি দক্ষতার সাথে পরিচালনা করতে আপনাকে সহায়তা করার জন্য এখানে কয়েকটি টিপস রয়েছে:

• প্রথমত, আপনাকে অবশ্যই আপনার রিটার্ন প্রক্রিয়া যতটা সম্ভব সহজ করতে হবে এবং সুবিধা নিশ্চিত করতে প্রক্রিয়াটি পরিষ্কারভাবে বর্ণনা করতে হবে। প্রক্রিয়াটি অবশ্যই অনেকগুলি পদক্ষেপের সাথে জড়িত নয় এবং সময়সাপেক্ষ হওয়া উচিত নয়। 
• ত্রুটির সুযোগ ছাড়াই সহজে আয় প্রক্রিয়া করতে উন্নত খুচরা প্রযুক্তিতে বিনিয়োগ করুন। আপনার POS সিস্টেমটি পরিচালনা করা সহজ এবং দ্রুত ডেটা প্রক্রিয়া করতে সক্ষম হওয়া উচিত। রিটার্ন কয়েক ক্লিকে প্রক্রিয়া করা উচিত. গবেষণা দেখায় যে ক্রেতাদের 30% দ্রুত ফেরতের জন্য উন্মুখ.
• গ্রাহক একটি পণ্য ফেরত দেওয়ার সাথে সাথে এটি করার কারণ সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করুন। এটা হতে পারে কারণ মাপ মাপসই হয়নি, পণ্যটি ক্ষতিগ্রস্ত হয়েছে, শৈলী পছন্দ হয়নি বা অন্য কোনো কারণে। এই রিটার্ন ডেটা সমন্বিত করুন, এটি বিশ্লেষণ করুন এবং রিটার্নের সংখ্যা কমাতে এটি ব্যবহার করুন। এটি আপনাকে গ্রাহকদের দ্বারা কোন পণ্যগুলি পছন্দ করছে না সে সম্পর্কেও একটি ধারণা দেবে। সুতরাং, আপনি সেই অনুযায়ী আপনার ইনভেন্টরি সামঞ্জস্য করতে পারেন।
• রিটার্নকে ব্যবসার ক্ষতি হিসাবে দেখা উচিত নয়। পরিবর্তে, তারা একটি বিক্রয় সুযোগ বিবেচনা করা আবশ্যক. আপনি আপনার পণ্য আপসেল করতে পারেন হিসাবে একটি রিটার্ন আরো বিক্রয় হতে পারে. এটি আপনার গ্রাহক বেসকেও বাড়িয়ে তুলতে পারে কারণ ক্রেতা এবং ফেরতকারী একই ব্যক্তি নাও হতে পারে। রিটার্ন এবং এক্সচেঞ্জ আপনাকে আপনার গ্রাহক পরিষেবা প্রদর্শন করতে এবং একটি ইতিবাচক ধারণা তৈরি করতে দেয়।

উপসংহার

প্রত্যাবর্তন নীতিগুলি বোঝা সহজ হতে হবে। একটি রিটার্ন শুরু করার পদ্ধতিটি অবশ্যই সহজ হতে হবে। ব্যবসায়িকদের তাদের ওয়েবসাইট এবং অ্যাপে রিটার্ন এবং রিফান্ড সংক্রান্ত সমস্ত ধারা উল্লেখ করা উচিত। পরিসংখ্যান তা প্রকাশ করে অনলাইন ক্রেতাদের 49% পণ্য অর্ডার করার আগে রিটার্ন পলিসি চেক করুন। প্রতি কয়েক মাসে নীতি পর্যালোচনা এবং আপডেট করার পরামর্শ দেওয়া হয় এবং এর মধ্যে যেকোন পরিবর্তন অবশ্যই গ্রাহকদের কাছে জানাতে হবে। উন্নত খুচরা প্রযুক্তির ব্যবহার দ্রুত এবং পদ্ধতিগতভাবে রিটার্ন প্রক্রিয়াকরণে সহায়তা করে। খুচরা বিক্রেতাদের কাজ সহজ করার জন্য তাদের বিনিয়োগ বিবেচনা করা আবশ্যক. সুস্পষ্টভাবে রিটার্ন নীতি সংজ্ঞায়িত করার জন্য সময় এবং প্রচেষ্টা বিনিয়োগ করা সমান গুরুত্বপূর্ণ। উপরে ভাগ করা টিপস একই সঙ্গে সাহায্য করা উচিত.