বাণিজ্যিক চালান: মসৃণ শিপিংয়ের চাবিকাঠি

বিজনেস ইনভয়েস হল বৈশ্বিক বাণিজ্য এবং সমুদ্রের মালবাহী চালানের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ রেকর্ডগুলির মধ্যে একটি। এটি বিক্রেতা (রপ্তানিকারক) দ্বারা ক্রেতার (আমদানিকারক) কাছে জারি করা একটি আন্তর্জাতিক লেনদেনে ক্রেতা এবং বিক্রেতার মধ্যে একটি চুক্তি এবং বিক্রয়ের প্রমাণ হিসাবে ব্যবহৃত একটি আইনি নথি। বিজনেস ইনভয়েস আইটেমগুলির মালিকানা বা শিরোনাম প্রকাশ করে না যা বিক্রি হচ্ছে, এর বিপরীতে বিল অফ লডিং. তবে, শুল্ক এবং কর নির্ধারণ এবং মূল্যায়ন শুল্ক ছাড়পত্রের জন্য প্রয়োজনীয়। বিক্রি হওয়া পণ্যের মূল্য(গুলি), মান এবং পরিমাণ সবই ব্যবসার চালানে নির্দিষ্ট করা আছে। লেনদেন সম্পূর্ণ হওয়ার আগে ক্রেতা এবং বিক্রেতার সম্মত হওয়া যেকোনো বাণিজ্য বা বিক্রয় শর্তাবলীও এতে অন্তর্ভুক্ত করা উচিত।

এটি আর্থিক লেনদেনের জন্যও প্রয়োজনীয় হতে পারে (যেমন একটি ক্রেডিট পত্রের সাথে অর্থ প্রদানের সময়) এবং ক্রেতার ব্যাঙ্ককে অর্থপ্রদানের জন্য বিক্রেতার কাছে তহবিল প্রকাশের অনুমোদনের প্রয়োজন হতে পারে। শিপিংয়ের জন্য একটি বাণিজ্যিক চালানে প্রয়োজনীয় তথ্য। একটি বাণিজ্যিক চালান পূরণ করার সময়, তথ্যটি স্পষ্টভাবে এবং সঠিকভাবে পূরণ করা হয়েছে তা নিশ্চিত করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।

একটি বাণিজ্যিক চালানের বিন্যাস কি?

রপ্তানিকারকদের দ্বারা আমদানিকারকদের সরবরাহ করা একটি অপরিহার্য নথি যা বিক্রেতার বিলের সমতুল্য একটি বাণিজ্যিক চালান হিসাবে পরিচিত। আমদানিকারকরা আমদানিকারক দেশের শুল্ক প্রক্রিয়ার মাধ্যমে শিপমেন্টগুলি তৈরি করে তা নিশ্চিত করতে অন্যান্য প্রাসঙ্গিক শিপিং নথির পাশাপাশি এই চালানগুলি ব্যবহার করে। বাণিজ্যিক চালানগুলি বিমান এবং জাহাজের মাল পরিবহনের জন্য একটি বাধ্যতামূলক নথি। এতে নিম্নলিখিত তথ্য রয়েছে:

• ভোক্তার চালানের বিবরণ
• কাস্টমস কর্তৃপক্ষ
• এজেন্টরা জড়িত
• মালবাহী ফরওয়ার্ডিং অংশীদার
• সংশ্লিষ্ট ব্যাংকিং প্রতিষ্ঠান

বাণিজ্যিক চালান ট্যাক্স অন্তর্ভুক্ত করে না, কারণ আন্তর্জাতিকভাবে আবদ্ধ লেনদেন স্থানীয় করের অধীন নয়। রপ্তানিকারকদের অবশ্যই নিশ্চিত করতে হবে যে সমস্ত বিবরণ সঠিক বিন্যাসে সঠিকভাবে যোগ করা হয়েছে যাতে করে চালান সহজে কাস্টমস পরিষ্কার করতে পারেন. চালানের উপর করের প্রয়োগ বাণিজ্যিক চালানের নির্ভুলতা দ্বারা নির্ধারিত হয়। তাই, মূল বিষয় হল বাণিজ্যিক চালান সুনির্দিষ্ট এবং পয়েন্টে রাখা। 

কমার্শিয়াল ইনভয়েস এর গুরুত্ব কি?

একটি বাণিজ্যিক চালান হল একটি গুরুত্বপূর্ণ নথি যা একটি চালানের লেনদেন এবং সংশ্লিষ্ট অর্থপ্রদানের শর্তাবলী সম্পর্কে স্পষ্টীকরণ প্রদান করে। অধিকন্তু, শুল্ক বিভাগগুলি পাঠানো পণ্যের মূল্য নির্ধারণ করতে এই নথিটি ব্যবহার করে। সরকারও এটি ব্যবহার করে আমদানি এবং রপ্তানি যাচাই করার জন্য নথি প্রসেস এখানে একটি বাণিজ্যিক চালানের অন্যান্য ফাংশনগুলির একটি তালিকা রয়েছে:

• বিক্রয়ের প্রমাণ হিসাবে কাজ করে
• Mainations রেকর্ড
• পেমেন্ট গ্যারান্টি নিশ্চিত করে
• ক্রেতাদের শোষণ এড়ায়
• বকেয়া পেমেন্টের জন্য একটি অনুস্মারক হিসাবে কাজ করে
• অর্ডার সঠিকতা পরীক্ষা করে 
• কার্যকরী মূলধনের প্রয়োজনীয় তহবিল সংগ্রহ করতে সক্ষম করে

আপনি কিভাবে একটি বাণিজ্যিক চালান পূরণ করবেন?

একটি বাণিজ্যিক চালান পূরণ করার জন্য কোন আদর্শ বিন্যাস নেই। যাইহোক, এতে অবশ্যই একগুচ্ছ নির্দিষ্ট উপাদান থাকতে হবে। বিক্রেতা এবং ক্রেতা পক্ষের সাথে প্রাসঙ্গিক বিশদ বিবরণ, চালানের বিশদ বিবরণ, লেনদেনের বিশদ, ইত্যাদি, কিছু উপাদান যা অবশ্যই নথিতে উপস্থিত থাকতে হবে। একটি বাণিজ্যিক চালান আরও ভালভাবে বুঝতে আপনাকে সাহায্য করার জন্য এখানে কয়েকটি উপাদান বিশদভাবে ব্যাখ্যা করা হয়েছে:

• চালানের বর্ণনা: একটি চালানের মধ্যে বিষয়বস্তু বর্ণনা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ. এটি একটি বাণিজ্যিক চালানের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ অংশ। এটি কর্তৃপক্ষকে আপনি যে সমস্ত কিছু শিপিং করছেন তার সম্পূর্ণ ওভারভিউ দেয়। আপনার চালানের মধ্যে প্রতিটি উপাদানের জন্য আপনাকে অবশ্যই এটি পৃথকভাবে করতে হবে। 
• এইচএস কোড বা কমিউনিটি কোড: আপনার চালানের প্রতিটি একক আইটেম তার থাকতে হবে এইচএস কোড. কোথায় এবং কিভাবে শুল্ক এবং কর প্রয়োগ করতে হবে তা জানতে এই কোডগুলি আপনার চালানগুলিকে শ্রেণিবদ্ধ করে৷ আপনি যদি এই কোডটি না জানেন তবে আপনি এটি দেখতে পারেন।
• মাত্রিভূমি: এটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ কারণ এটি পণ্যগুলি কোথায় উত্পাদিত হয়েছিল তা হাইলাইট করে। এর উপর ভিত্তি করে আপনার একটি CO নথির প্রয়োজন হতে পারে চালান নীতি আমদানিকারক কোম্পানির।
• সার্জারির incoterms: এই আন্তর্জাতিক চুক্তির উপর ভিত্তি করে মান চুক্তি শর্তাবলী. ইনকোটার্মগুলি নিম্নলিখিত দিকগুলিতে স্বচ্ছতা নিয়ে আসে:
• চালানের বীমা, চালান, শুল্ক শুল্ক ইত্যাদির জন্য দায়িত্ব
• যিনি পরিবহণ ও যাত্রার সময়কালের দায়িত্বে থাকেন
• ঝুঁকি গ্রহণকারী এবং ডেলিভারির খরচ

আপনি কীভাবে আপনার চালানে বাণিজ্যিক চালান যোগ করবেন?

সাধারণত, আপনার বাণিজ্যিক চালানের তিনটি কপি প্রয়োজন। আপনি যে দেশ থেকে রপ্তানি করছেন তার একটির প্রয়োজন হবে, অন্যটি প্রাপক দেশ হবে এবং শেষটি ভোক্তার কাছে যাবে৷ আপনাকে প্যাকেজের বাইরের প্যাকিং তালিকার খামে দুটি রাখতে হবে এবং শেষটি ভোক্তার জন্য প্যাকেজের ভিতরে থাকবে। 

সেরা বাণিজ্যিক চালান টেমপ্লেট কোনটি?

অনলাইন থেকে বেছে নেওয়ার জন্য প্রচুর বাণিজ্যিক চালান টেমপ্লেট এবং নমুনা রয়েছে। যদিও কোনো নির্দিষ্ট বাণিজ্যিক চালান বিন্যাস নেই, প্রয়োজনীয় তথ্যের অধিকাংশই সমস্ত টেমপ্লেট জুড়ে একই রকম এবং মানসম্মত। আপনি যে টেমপ্লেটটি চয়ন করুন না কেন, নিশ্চিত করুন যে নিম্নলিখিত বিবরণগুলি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে:

লেনদেনের সাথে সম্পর্কিত তথ্য:

• চালান নম্বর
• চালান তারিখ
• অর্ডার নম্বর
• মোট বিক্রির পরিমাণ
• মুদ্রা
• অর্থ প্রদান নির্দেশনাবলী

রপ্তানিকারক এবং আমদানিকারক সম্পর্কিত তথ্য:

• রপ্তানিকারক/বিক্রেতার তথ্য (নাম, ঠিকানা, ফোন নম্বর, ইত্যাদি)
• রপ্তানিকারক/বিক্রেতার ট্যাক্স শনাক্তকরণ নম্বর (যেমন VAT, EORI, ইত্যাদি)
• আমদানিকারক/ক্রেতার তথ্য (নাম, ঠিকানা, ফোন নম্বর, ইত্যাদি)
• আমদানিকারক/ক্রেতার ট্যাক্স শনাক্তকরণ নম্বর (যেমন VAT, EORI, ইত্যাদি)
• দলের তথ্য জানান

পণ্যদ্রব্যের শিপিং সম্পর্কিত তথ্য:

• বিল অফ লেডিং নম্বর
• ফরোয়ার্ডিং এজেন্ট
• HS কোড
• পণ্যের একটি স্পষ্ট বিবরণ (প্যাকেজের সংখ্যা, ইউনিট, ওজন ইত্যাদি)
• Incoterm যার অধীনে পণ্যদ্রব্য বিক্রি করা হয়েছে
• পণ্যের উৎপত্তি
• চলিত
• রপ্তানির তারিখ, পরিবহনের উপায় এবং চূড়ান্ত গন্তব্য
• শিপারের স্বাক্ষর

কিভাবে একটি বাণিজ্যিক চালান তৈরি করবেন?

একটি বাণিজ্যিক চালান তৈরি করার কোন আদর্শ পদ্ধতি নেই। যাইহোক, এখানে একটি সাধারণ চালান তৈরির সম্পূর্ণ প্রক্রিয়ার একটি ওভারভিউ রয়েছে:

• ধাপ 1 - আপনার প্রয়োজনীয় সমস্ত তথ্য সংগ্রহ করা: আপনার বাণিজ্যিক চালান তৈরি করার আগে, আপনাকে সমস্ত প্রয়োজনীয় তথ্য খুঁজে বের করতে হবে। এর মধ্যে রয়েছে যে ধরনের পণ্য পাঠানো হচ্ছে, পরিমাণ, ওজন, আনুমানিক মূল্য এবং চালানের বিবরণ। বিক্রেতা এবং ক্রেতার ঠিকানা এবং যেকোনো ট্যাক্স নম্বর গুরুত্বপূর্ণ তথ্য।
• ধাপ 2 - একটি টেমপ্লেট নির্বাচন করা: বেশ কয়েকটি ব্যবসার তাদের ব্র্যান্ড প্রদর্শনের জন্য একটি পূর্ব-নির্ধারিত টেমপ্লেট রয়েছে। এটি নিশ্চিত করে যে সমস্ত প্রয়োজনীয় তথ্য নথিতে উপস্থিত রয়েছে। 
• ধাপ 3 - প্রয়োজনীয় বিবরণ পূরণ করুন: আপনার সংগ্রহ করা সমস্ত তথ্য এখন চালানে রাখা যেতে পারে। আপনি টাইপ বা লিখতে চয়ন করতে পারেন. যাইহোক, সুস্পষ্টতা বাড়ানোর জন্য টাইপিং একটি ভাল বিকল্প। 
• ধাপ 4 - অন্যান্য নথি: চালানের প্রকৃতির উপর নির্ভর করে, অতিরিক্ত নথির প্রয়োজন হবে, যেমন লেডিং বিল, প্যাকিং তালিকা, রপ্তানি লাইসেন্স ইত্যাদি। 
• ধাপ 5 - চালান পাঠানো: একবার আপনি চালানটি সম্পন্ন করলে, আপনাকে এটি ক্রেতা এবং অন্যান্য পক্ষের কাছে পাঠাতে হবে, যেমন মালবাহী এগানো এবং কাস্টমস কর্মকর্তারা। 

কখন একটি বাণিজ্যিক চালান প্রয়োজন?

একটি বাণিজ্যিক চালান হল সমস্ত আন্তর্জাতিক লেনদেনের জন্য প্রয়োজনীয় একটি নথি। এটি বিভিন্ন পরিস্থিতিতে ব্যবহৃত হয়। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যখন এক দেশ থেকে অন্য দেশে পণ্য রপ্তানি করেন, তখন আপনার গ্রাহককে একটি বাণিজ্যিক চালান দেওয়া উচিত। আপনি যদি আমদানি করেন, তাহলে আপনাকে আপনার সরবরাহকারীর কাছ থেকে একটি পেতে হবে। 

কাস্টমস কর্তৃপক্ষ তাদের সিস্টেমের মাধ্যমে আপনার পণ্য পরিষ্কার করার জন্য আপনার চালানের একটি অনুলিপি প্রয়োজন। বিলম্ব এবং প্রত্যাখ্যান এড়াতে এটিতে সমস্ত প্রয়োজনীয় বিবরণ রয়েছে তা নিশ্চিত করা গুরুত্বপূর্ণ। অধিকন্তু, এটি আইনি সমস্যাগুলির ক্ষেত্রে রেকর্ড রাখার প্রক্রিয়াতে সহায়তা করে।

বাণিজ্যিক চালান প্রয়োজনীয়তা

আন্তর্জাতিক বাণিজ্যে জড়িত সকল ভারতীয়দের জন্য 1962 সালের শুল্ক আইনের অধীনে বাণিজ্যিক চালান প্রয়োজন। এগুলি ভারতের বৈদেশিক বাণিজ্য নীতি দ্বারাও নিয়ন্ত্রিত হয়। বাণিজ্যিক চালানগুলির নিম্নলিখিত প্রয়োজনীয়তা রয়েছে:

• শিপার এবং ভোক্তার নাম, ঠিকানা এবং প্রাসঙ্গিক তথ্য
• চালানের বিবরণ সহ একটি পুঙ্খানুপুঙ্খ নথি
• চালানের দাম
• চালানের মোট মূল্য
• পেমেন্ট বিবরণ এবং শর্তাবলী

শিপিংয়ের জন্য বিশদ:

আপনি যখন আন্তর্জাতিকভাবে পণ্য প্রেরণ করেন, তখন বাণিজ্যিক চালানগুলি বাণিজ্যের সুবিধার্থে প্রয়োজনীয় একটি প্রাথমিক নথি। কাস্টমস পদ্ধতির মাধ্যমে সহজ প্রক্রিয়াকরণ নিশ্চিত করতে, আপনার চালানে কিছু তথ্যের মূল অংশ থাকা উচিত। এর মধ্যে নিম্নলিখিতগুলি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে:

• চালানের সমস্ত অংশের বর্ণনা, পরিমাণ, ওজন এবং মূল্য
• নাম, ঠিকানা, বিক্রেতা এবং ক্রেতার তথ্য
• অর্থপ্রদান শর্তাদি
• উৎপত্তি দেশ এবং পরিবহন মোড, এবং গন্তব্য দেশের বিবরণ
• ট্যাক্স নম্বর এবং নিবন্ধন বিবরণ

একটি লেনদেনের বিশদ বিবরণ:

নীচে তালিকাভুক্ত সমস্ত লেনদেনের বিবরণ বাণিজ্যিক চালানের প্রয়োজনীয়তা। আপনাকে অবশ্যই নিম্নলিখিতগুলি উল্লেখ করতে হবে:

• পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে মূল্যের মত লেনদেনের শর্তাবলী নির্দেশ করুন, অর্থপ্রদান পদ্ধতি, এবং ডেলিভারি শর্তাবলী।
• অন্যান্য প্রাসঙ্গিক ফি সহ প্রযোজ্য করগুলি নির্দেশ করুন৷
• বিল অফ লেডিং, প্যাকিং তালিকা, ইত্যাদির মতো নথি অন্তর্ভুক্ত করুন।

বাণিজ্যিক চালান এবং প্যাকিং তালিকার মধ্যে পার্থক্য

বাণিজ্যিক চালানে তালিকাভুক্ত লেনদেন এবং চালানের তথ্য অবশ্যই প্যাকিং তালিকার সাথে সঙ্গতিপূর্ণ হতে হবে।

যদিও উভয় নথিতে প্রয়োজনীয় তথ্য অত্যন্ত অনুরূপ এবং বিক্রেতা/রপ্তানিকারক উভয়েরই সমস্যা, দুটি নথি খুবই ভিন্ন উদ্দেশ্যে কাজ করে।

বহন করা আইটেমগুলির শারীরিক বিবরণের উপর ফোকাস সহ, প্যাকিং তালিকাটি আরও যৌক্তিক উদ্দেশ্যে কাজ করে। উপরন্তু, রপ্তানিকারকের দ্বারা সরবরাহকৃত সমস্ত পণ্য নিখুঁত অবস্থায় প্রাপ্ত হয় তা নিশ্চিত করার জন্য এটি স্টক-কিপিং এবং ইনভেন্টরির উদ্দেশ্যে ব্যবহার করা হয়। এর সাথে কোনো মতবিরোধ বা দাবি থাকলে এই নথিটি প্রয়োজনীয় হবে জাহাজ তৈরির কোম্পানি, কাস্টমস, বা পণ্যের ক্রেতা এবং বিক্রেতার মধ্যে।

অন্যদিকে, বাণিজ্যিক চালান শর্তাবলী, শর্তাবলী এবং অর্থপ্রদানের তথ্য সহ পরিবহন করা আইটেমগুলির বিক্রয়ের জন্য আর্থিক লেনদেন বর্ণনা করে।

কমার্শিয়াল ইনভয়েস এবং প্রোফর্মা ইনভয়েসের মধ্যে পার্থক্য

নীচের সারণীটি প্রোফর্মা এবং বাণিজ্যিক চালানের মধ্যে মূল পার্থক্যগুলিকে হাইলাইট করে৷

বাণিজ্যিক চালান	প্রফর্মা চালান
বাণিজ্যিক চালানগুলি এমন নথি যা শিপমেন্ট-পরবর্তী পর্যায়ে একটি ভূমিকা পালন করে।	প্রফর্মা চালানগুলি প্রি-শিপমেন্ট পর্যায়ে একটি ভূমিকা পালন করে।
বাণিজ্যিক চালান হল নোটিশ যা আপনাকে ক্রয়কৃত আইটেমগুলির জন্য অর্থপ্রদানের জন্য আপনার ক্রেতাদের অনুরোধ করতে সহায়তা করে।	প্রোফর্মা ইনভয়েসগুলি আপনার ভোক্তাদের বুঝতে সাহায্য করে যে তারা মূল্য, পরিমাণ, গুণমান এবং বিতরণ শর্তাবলীর ক্ষেত্রে কী আশা করতে পারে।

কমার্শিয়াল ইনভয়েস এবং ট্যাক্স ইনভয়েসের মধ্যে পার্থক্য

আসুন ট্যাক্স এবং বাণিজ্যিক চালানের মধ্যে প্রধান পার্থক্যগুলির মধ্যে ডুব দেওয়া যাক।

বাণিজ্যিক চালান	ট্যাক্স চালান
একজন বিক্রেতার বিল হল একটি বাণিজ্যিক চালান। এটি ভোক্তাকে পাঠানো পণ্যের প্রকৃত মূল্য নির্ধারণ করতে সহায়তা করে।	পণ্য ও পরিষেবার জন্য ধার্য চার্জকে ট্যাক্স ইনভয়েস বলা হয়।
কর এবং শুল্কের মূল্যায়ন সহ ক্রেতা এবং বিক্রেতার সনাক্তকরণে সহায়তা করে	চার্জ করা পরিমাণের প্রতি প্রদেয় ট্যাক্স নির্দিষ্ট করে

রপ্তানির জন্য বাণিজ্যিক চালান

একটি কোম্পানি যে অ্যান্টিভাইরাস সফ্টওয়্যার বিক্রি করে এবং তার পরিষেবাগুলি অন্য দেশে রপ্তানি করে তাদের লেনদেনের বিবরণ নথিভুক্ত করতে বাণিজ্যিক চালান ব্যবহার করতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, যদি কোম্পানিটি প্রায় রুপি বিক্রি করে। মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রে একজন গ্রাহকের জন্য 10,000 মূল্যের পরিষেবা, বাণিজ্যিক চালানে পণ্যের বিবরণ, ইউনিটের মূল্য, মোট মূল্য, বিক্রেতা এবং ক্রেতার বিবরণ, অর্থপ্রদানের শর্তাবলী, বিতরণ শর্তাবলী ইত্যাদির মতো তথ্য থাকবে। 

এটি কাস্টমস কর্তৃপক্ষের জন্য একটি আইনি নথি হিসাবে কাজ করে যাতে ক্রেতার ডেলিভারির সময় পরিশোধের জন্য শুল্ক এবং কর নির্ধারণ করে। বিলম্ব এড়াতে, শিপিং প্রক্রিয়ায় বাধা এড়াতে কোম্পানিকে এই সমস্ত বিবরণ উল্লেখ করা নিশ্চিত করতে হবে। 

একটি বাণিজ্যিক চালান পূরণ না করার ঝুঁকিগুলি কী কী?

এটা বরং স্পষ্ট যে বাণিজ্যিক চালান একটি আইনি দলিল এবং প্রয়োজনীয়তা। একটি সঠিক বাণিজ্যিক চালান প্রদানে ব্যর্থতা রপ্তানি প্রক্রিয়ায় বাধা সৃষ্টি করতে পারে। এটি শিপিং বিলম্বের কারণ হতে পারে এবং আপনাকে জরিমানা প্রদানের ঝুঁকিতে ফেলতে পারে। যেহেতু এই নথিটি শুল্ক ঘোষণার জন্য ব্যবহার করা হয়, যেকোন ভুল তথ্যের কারণে পরিমাণ এবং শুল্ক কম পরিশোধ করা হতে পারে যার বড় আইনি প্রভাব থাকতে পারে। 

উপসংহার

একটি বাণিজ্যিক চালান সঠিকভাবে পূরণ করা একটি আইনি প্রয়োজন৷ এটি করতে ব্যর্থ হলে দীর্ঘ হোল্ড-আপ এবং শিপিং বিলম্বের খরচ হতে পারে। প্রদত্ত যে একটি বাণিজ্যিক চালান শুল্ক ঘোষণার উদ্দেশ্যেও ব্যবহার করা হয়, যে কোনও ভুল তথ্য সঠিক পরিমাণে শুল্ক এবং করের বকেয়া পরিশোধ না করতে পারে এবং তাদের আইনি প্রভাব ফেলতে পারে।