રિટેલ મેનેજરો, વિભાગના વડાઓ અને કંપનીના અધિકારીઓને પૂછો કે વ્યવસાય પર કયા દસ્તાવેજની સૌથી નોંધપાત્ર અસર છે. પ્રતિભાવોની વિશાળ શ્રેણી હશે. તેમ છતાં, મોટાભાગના લોકો સહમત થશે કે એક દસ્તાવેજ, ખરીદી ઓર્ડર (અથવા પીઓ), ઘણી કામગીરીઓ માટે આવશ્યક છે જ્યારે વારંવાર અવગણવામાં આવે છે.
પરચેઝ ઓર્ડર શું છે?
ખરીદીના ઓર્ડર એ દસ્તાવેજો છે જે ખરીદદારો ઓર્ડર આપતી વખતે સપ્લાયરોને મોકલે છે. દરેક ખરીદી ઓર્ડર ખરીદી વિનંતીની વિગતોનો ઉલ્લેખ કરશે, જેમ કે ઓર્ડરનું વર્ણન, વસ્તુઓની સંખ્યા, સંમત કિંમત અને ચુકવણીની શરતો. ખરીદી ઓર્ડર નંબર પણ સામેલ છે.
ખરીદીના ઓર્ડર ખરીદનાર અને વિક્રેતા વચ્ચે સીમલેસ વ્યવહાર સુનિશ્ચિત કરવામાં મદદ કરે છે, તેમ છતાં તેઓ ખરીદી પ્રક્રિયામાં થોડા વધારાના તબક્કા ઉમેરે છે. તેઓ આખરે અપૂર્ણ અથવા ખોટો ઓર્ડર મોકલવાની શક્યતા ઘટાડવામાં મદદ કરે છે. બીજા શબ્દોમાં કહીએ તો, આ દસ્તાવેજો ખરીદદારોને તેમની વિનંતી વેચનારને સીધી અને સ્પષ્ટ રીતે ઓળખવાની તક આપે છે.
પરચેઝ ઓર્ડર પ્રક્રિયા સમજાવી
ખરીદી ઓર્ડર પ્રક્રિયામાં વધુ સારી અને ઝડપી પ્રક્રિયા માટે ઘણી કાનૂની ચેકપોઇન્ટ્સ અને મંજૂરી પ્રક્રિયાઓનો સમાવેશ થાય છે. નીચે આપેલા પગલાઓ છે જે સામાન્ય રીતે ખરીદીના ઓર્ડર પસાર કરે છે:
ખરીદ વિનંતી (PR) ની રચના
ખરીદી માટે મંજૂરી મેળવવા માટે, એક માંગણીકર્તા એક દસ્તાવેજ તૈયાર કરે છે. ક્લિયરન્સ મેળવતા પહેલા, તેને બદલી શકાય છે, તેના પર વિસ્તૃત કરી શકાય છે અથવા તો કાઢી નાખવામાં આવી શકે છે.
પરચેઝ ઓર્ડરની રજૂઆત
કિંમતો, ડિલિવરી, નિયમો અને શરતો પર સંમત થયા પછી અને ખરીદીની વિનંતી સ્વીકારવામાં આવ્યા પછી ખરીદી ઓર્ડરને અંતિમ સ્વરૂપ આપી શકાય છે. સંસ્થાઓ સામાન્ય રીતે નોંધપાત્ર વ્યવહારો માટે તેમના પસંદગીના વિક્રેતાઓને દરખાસ્ત માટે વિનંતી (RFP) મોકલે છે. ઓર્ડર બહાર પાડવામાં આવે તે પહેલાં કેટલાક નાણાકીય અધિકારીઓએ ખરીદીને મંજૂર કરવી આવશ્યક છે. પસંદ કરેલ સપ્લાયરને સામાન્ય રીતે PO ઇલેક્ટ્રોનિકલી મોકલવામાં આવે છે.
વિક્રેતા ખરીદ ઓર્ડર સ્વીકારે છે
માંગણીકર્તા પરચેઝ ઓર્ડર રેકોર્ડ કરે છે અને ડિલિવરીની રાહ જોતી વખતે તેને ફાઇલ કરે છે. જો કોઈ માહિતી અધૂરી અથવા ખોટી હોય તો સપ્લાયર ફેરફારો માટે પૂછી શકે છે. પછી સપ્લાયર, જો જરૂરી હોય તો, ઈમેલ અથવા ઈ-પ્રોક્યોરમેન્ટ પ્લેટફોર્મ દ્વારા સંશોધિત ખરીદ ઓર્ડરને અધિકૃત કરે છે.
એકવાર માલ અથવા સેવાઓની ડિલિવરી અથવા રેન્ડર કરવામાં આવે તે પછી તે સ્વીકૃત માપદંડોનું પાલન કરે છે કે કેમ તે ચકાસવા માટે કંપની ખરીદીનું મૂલ્યાંકન કરશે. સામાનમાં સાઇન ઇન કરવા માટે 'ગુડ્સ રિસીવ્ડ' નોટનો ઉપયોગ કરવામાં આવે છે.
ચુકવણી અને મંજૂરી
જ્યારે ઇન્વૉઇસ પ્રાપ્ત થાય છે, ત્યારે તેની સરખામણી ખરીદી ઑર્ડર સાથે કરવામાં આવે છે. ઇન્વૉઇસની ચુકવણી નિર્દિષ્ટ ચુકવણીની શરતો અનુસાર કરવામાં આવે છે, જો બધું સચોટ હોય.
પરચેઝ ઓર્ડર કેવી રીતે બનાવવો?
ખરીદી ઓર્ડર બનાવવાનું સોફ્ટવેર વ્યવસાય માલિકો માટે ઓનલાઈન ઉપલબ્ધ છે, પરંતુ તમે મૂળભૂત વર્ડ અથવા એક્સેલ દસ્તાવેજ સાથે સરળતાથી તમારા ઓર્ડર ફોર્મ્સ બનાવી શકો છો.
અહીં કેટલીક મહત્વપૂર્ણ વિગતોનો ઉલ્લેખ કરવો જોઈએ:
- તારીખે જારી
- જરૂરી ઉત્પાદનો અને જરૂરી દરેક ઉત્પાદનનો જથ્થો
- ઉત્પાદનો વિશેની માહિતી, જેમ કે એસકેયુ, મોડેલ નંબરો અને બ્રાન્ડ નામો
- દરેક ઉત્પાદન માટે યુનિટ દીઠ કિંમત
- ડિલિવરીની તારીખ
- પોસ્ટ કોડ
- વ્યવસાય વિગતો જેમ કે કંપનીનું નામ, સંપર્ક માહિતી અને શિપિંગ અને બિલિંગ સરનામાં
- ચુકવણીની શરતો જેમ કે "ડિલિવરી વખતે ચૂકવણી" અથવા પૂર્વનિર્ધારિત ચુકવણી તારીખ માટેના વિકલ્પો
ડિજિટલ પરચેઝ ઓર્ડરના લાભો
વિલંબિત ખરીદી ઓર્ડર પ્રક્રિયા આજના આધુનિક, સ્પર્ધાત્મક સમયમાં તમારી સંસ્થાને પ્રતિકૂળ અસર કરી શકે છે. ખરીદી ઓર્ડર પ્રક્રિયાને મેન્યુઅલ પ્રોસેસિંગ અને જૂની પદ્ધતિઓમાંથી અપગ્રેડ કરવાની જરૂર છે, જે ફાયદાકારક અને ખર્ચ બચત કરતાં વધુ નુકસાનકારક અને સમય લેતી હોય છે.
આ મુશ્કેલીનો સામનો કરવા માટે તમારી ખરીદી પ્રક્રિયાને સ્વચાલિત કરવી એ એક ઉત્તમ પદ્ધતિ છે. ડિજિટલ ટેક્નોલોજીનો ઉપયોગ કરીને, જટિલ પ્રક્રિયાઓ સરળતાથી કામ કરે છે.
અહીં કેટલાક અનિવાર્ય કારણો છે કે શા માટે દરેક વ્યવસાય માલિક પાસે ખરીદ ઓર્ડર મેનેજમેન્ટ સિસ્ટમ સાથે પ્રાપ્તિ ઉકેલ હોવો જોઈએ. ડિજિટલ ખરીદી ઓર્ડર માટેની સિસ્ટમ્સ આ કરી શકે છે:
- કોઈપણ ખોટ કે વિલંબ વિના પરચેઝ ઓર્ડર મેનેજમેન્ટ કાર્યક્ષમતામાં સુધારો
- ખરીદ ઓર્ડર પ્રક્રિયા કાર્યક્ષમતાને બૂસ્ટ કરો
- પ્રાપ્તિ ઓર્ડરની મંજૂરીને વેગ આપો
- ઓર્ડર અને સ્ટોકના સંચાલનને સુવ્યવસ્થિત કરો
- વચ્ચેની ક્રિયાપ્રતિક્રિયાને વધારવી વિક્રેતાઓ અને ખરીદદારો
- પ્રાપ્તિની છેતરપિંડી અટકાવો
સારાંશ
કોષ્ટકો, નાણાકીય નિવેદનો અને એકાઉન્ટિંગ બેલેન્સ કોઈપણ સંસ્થા માટે નિર્ણાયક છે. પરંતુ મૂળભૂત દસ્તાવેજ જે તમામ વ્યવસાયિક કામગીરીને નિયંત્રિત કરે છે તે ખરીદી ઓર્ડર છે. દસ્તાવેજનો આ ભાગ કામગીરીનું મૂલ્યાંકન કરવા અને ભવિષ્ય માટે વ્યવસાયમાં વલણોની આગાહી કરવા માટે પણ મહત્વપૂર્ણ છે.
પરંતુ માત્ર સાચો ખરીદ ઓર્ડર જ કામ કરતું નથી. વ્યવસાયોએ સુનિશ્ચિત કરવું પડશે કે ઓર્ડર કરેલ ઉત્પાદન સમયસર અને સંપૂર્ણ સ્થિતિમાં ગ્રાહક સુધી પહોંચે. તમારા ઈકોમર્સ વ્યવસાય માટે કાર્યક્ષમ લોજિસ્ટિક્સ સેવા મેળવવા માટે, પ્રતિષ્ઠિત કંપની પર આધાર રાખવો શ્રેષ્ઠ છે જેમ કે શિપ્રૉકેટ. શિપ્રૉકેટ જેવા ઈકોમર્સ ડિલિવરી પ્લેટફોર્મ સાથે, વ્યવસાયો એક છત હેઠળ 25+ વિશ્વસનીય કુરિયર સેવાઓમાંથી પસંદ કરી શકે છે અને સમગ્ર ભારતમાં 24000+ પિન કોડ પર તેમના ઉત્પાદનો મોકલી શકે છે.
