ઓર્ડર ટુ કેશ (OTC) પ્રક્રિયા દરેક વ્યવસાયનો એક ભાગ છે. તેમાં ઓર્ડર પ્લેસમેન્ટથી લઈને પેમેન્ટ મેળવવા અને તેની નોંધણી કરવા સુધીના તમામ પગલાં સામેલ છે. ઓટીસી તરીકે પણ ઓળખાય છે, ચોક્કસ રેકોર્ડ જાળવવા માટે પ્રક્રિયા અસરકારક રીતે હાથ ધરવામાં આવવી જોઈએ. જ્યારે અગાઉના વ્યવસાયો પ્રક્રિયાને મેન્યુઅલી સંચાલિત કરતા હતા, તેમાંથી મોટાભાગના, આ દિવસોમાં, વિવિધ OTC પગલાં પૂર્ણ કરવા માટે ઓટોમેશનનો ઉપયોગ કરે છે. એકંદર આવક વધારવા માટે ઓટોમેશનનો ઉપયોગ કરીને સમગ્ર ઓર્ડર-ટુ-કેશ પ્રક્રિયાને સુવ્યવસ્થિત કરી શકાય છે. 10% થી 15%. આ લેખમાં, તમે ઓર્ડર-ટુ-કેશ વ્યવસાય પ્રક્રિયામાં સામેલ વિવિધ પગલાઓ, તેના ફાયદા અને વધુ વિશે બધું શીખી શકશો.
વ્યવસાયમાં ઓર્ડર-ટુ-કેશ પ્રક્રિયા: અર્થ અને તેની આવશ્યકતા
વ્યવસાયો તેમની ઓર્ડર-ટુ-કેશ પ્રક્રિયાઓ તેમની જરૂરિયાતોને ધ્યાનમાં રાખીને બનાવે છે જેથી કરીને તેમની ઓર્ડર પ્લેસમેન્ટ અને ચુકવણી પ્રક્રિયાને સુવ્યવસ્થિત કરી શકાય અને તેમના રોકડ પ્રવાહ પર નજર રાખી શકાય. મુખ્ય વ્યવસાયિક નિર્ણયો લેવા માટે આ માહિતી જરૂરી છે.
OTC પ્રક્રિયાને અસરકારક રીતે હેન્ડલ કરવી મહત્વપૂર્ણ છે અને પ્રક્રિયામાં વ્યાખ્યાયિત કર્યા મુજબ વિવિધ વિભાગોએ તેમની ફરજો નિભાવવાની જરૂર છે. જેવા કાર્યો ઓર્ડર મેનેજમેન્ટ, ક્રેડિટ મેનેજમેન્ટ અને પેમેન્ટ કલેક્શનને વધુ સારી રીતે મેનેજ કરી શકાય છે જ્યારે ઑર્ડર-ટુ-કેશ બિઝનેસ પ્રક્રિયા અસરકારક હોય.
વ્યવસાયો અસરકારક અમલીકરણ માટે OTCનો લાભ લઈ શકે છે ઓર્ડર પરિપૂર્ણતા અને ગ્રાહક અનુભવ વધારીને વેચાણમાં વધારો. આ હાંસલ કરવા માટે, ઓટોમેશન દ્વારા પ્રક્રિયાને ઑપ્ટિમાઇઝ કરવી મહત્વપૂર્ણ છે.
ઓર્ડરથી રોકડ એડવાન્સ સુધીના પગલાં કેવી રીતે થાય છે?
જો આપણે ઓર્ડર ટુ કેશ પ્રોસેસ ફ્લો ચાર્ટને ધ્યાનમાં લઈએ તો કુલ 8 પગલાં છે. અહીં આ પગલાંઓ પર એક નજર છે:
- ઓર્ડર પ્લેસમેન્ટ - પ્રક્રિયામાં પ્રથમ પગલું ગ્રાહક ઓર્ડર પ્લેસમેન્ટ છે. આ ઑનલાઈન પ્રોડક્ટ ખરીદવા માટે ઑર્ડર આપનાર વ્યક્તિ અથવા ઈમેલ દ્વારા બલ્ક ઑર્ડરની વિનંતી મોકલતો વ્યવસાય હોઈ શકે છે.
- ઓર્ડર મેનેજમેન્ટ - પ્રક્રિયામાં આગળનું પગલું ઓર્ડર મેનેજમેન્ટ છે. આ સુનિશ્ચિત કરે છે કે ગ્રાહકો દ્વારા આપવામાં આવેલ ઓર્ડરને સરળ ઓર્ડર પરિપૂર્ણતા માટે સંબંધિત વિભાગને નિર્દેશિત કરવામાં આવે છે. આ પગલા દરમિયાન, ઇન્વેન્ટરી એ જોવા માટે તપાસવામાં આવે છે કે ઓર્ડર કરેલ માલ ડિસ્પેચ માટે ઉપલબ્ધ છે કે નહીં.
- ક્રેડિટ મેનેજમેન્ટ - વ્યક્તિઓ અને વ્યવસાયો બંને ક્રેડિટ પર ઉત્પાદનો ખરીદી શકે છે. વ્યવસાયો માટે ગ્રાહકની ક્રેડિટ પેમેન્ટનું કાળજીપૂર્વક સંચાલન કરવું જરૂરી છે. આમાં તેમની મંજૂરી માટે સોફ્ટવેર દ્વારા ક્રેડિટમાં કરવામાં આવેલી ચૂકવણીઓ ચલાવવાનો સમાવેશ થાય છે.
- ઓર્ડર પરિપૂર્ણતા અને શિપિંગ - એકવાર ચુકવણી પ્રાપ્ત થઈ જાય, પછીનું પગલું એ ઉત્પાદન મોકલવાનું છે. સલામત શિપમેન્ટ અને સમયસર ડિલિવરી સુનિશ્ચિત કરવા માટે સંખ્યાબંધ વસ્તુઓનું સચોટ સંચાલન કરવું આવશ્યક છે. આમાં ડિલિવરી સમયમર્યાદાની ગણતરીનો સમાવેશ થાય છે. ઓટોમેશનનો અમલ કરીને, આ પગલું રોકડ પ્રક્રિયા ફ્લો ચાર્ટને ક્રમમાં લઈ શકે છે સુવ્યવસ્થિત રીતે સંચાલિત કરવામાં આવશે.
- ઇન્વોઇસિંગ અને બિલિંગ - ગ્રાહકોને ચુકવણી કરવા માટે વ્યવસાયોએ ચોક્કસ માહિતી સાથે ઇન્વૉઇસ જારી કરવાની હોય છે. OTC પ્રક્રિયામાં આ એક આવશ્યક પગલું છે. ભરોસાપાત્ર ગ્રાહક ઇન્વૉઇસિંગ સિસ્ટમનો ઉપયોગ આપમેળે ઇન્વૉઇસ જનરેટ કરવામાં મદદ કરી શકે છે. માનવીય ભૂલના અવકાશ વિના આ કાર્ય પૂર્ણ કરવાની આ એક ઝડપી રીત છે.
- મળવાપાત્ર હિસાબ - એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેર આ પગલાને અસરકારક રીતે પાર પાડવામાં મદદ કરી શકે છે. આવી સૉફ્ટવેર સિસ્ટમ્સ એવી સુવિધાઓથી સજ્જ છે જે ઓવરડ્યુ ઇન્વૉઇસેસ તેમજ નજીકના મુદતવીતી ઇન્વૉઇસને ટ્રૅક કરે છે. તેઓ પુનરાવર્તિત અપરાધીઓને પણ પ્રકાશિત કરે છે જેથી તમારી ટીમ તેમની સામે જરૂરી પગલાં લઈ શકે અને પેટર્નને અટકાવી શકે.
- ચુકવણી સંગ્રહ - ગ્રાહકો નેટ બેન્કિંગ, ડેબિટ/ક્રેડિટ કાર્ડ અને વોલેટ સહિત વિવિધ મોડનો ઉપયોગ કરીને ચૂકવણી કરે છે. મોટા ભાગના વ્યવસાયો પેમેન્ટ સોફ્ટવેરને ઝડપથી પેમેન્ટ કલેક્શન પ્રક્રિયામાંથી પસાર થાય છે. આ સૉફ્ટવેર સિસ્ટમ્સ વ્યવસાયોને ચુકવણી ક્યારે કરવામાં આવે છે તે જોવા અને બાકી ચૂકવણીઓનો ટ્રૅક રાખવા માટે સક્ષમ કરે છે.
- માહિતી વ્યવસ્થાપન - વ્યવસાય પ્રક્રિયાને રોકડ કરવા માટે આ છેલ્લું પગલું છે. ડેટા મેનેજમેન્ટ મહત્વપૂર્ણ છે કારણ કે તે કોલેટેડ ડેટાનું વિશ્લેષણ કરીને વ્યવસાયો સુધારણાના અવકાશને જોઈ શકે છે.
ઓર્ડર-ટુ-કેશ પ્રક્રિયાને ઑપ્ટિમાઇઝ કરતી વખતે ધ્યાનમાં લેવાના પરિબળો
અહીં કેટલાક પરિબળો છે જે ઓર્ડર-ટુ-કેશ પ્રક્રિયાને ઑપ્ટિમાઇઝ કરવામાં મદદ કરી શકે છે:
- પ્રદર્શન ધોરણની સ્થાપના
પ્રક્રિયાને ઑપ્ટિમાઇઝ કરવા માટે, તમારી પાસે યોગ્ય પ્રદર્શન ધોરણ હોવું આવશ્યક છે. વિવિધ તબક્કામાં પ્રક્રિયા હાથ ધરવા સાથે સંકળાયેલા તમારા તમામ કર્મચારીઓને આ પ્રક્રિયાથી વાકેફ કરવા જોઈએ.
- અદ્યતન સિસ્ટમ્સનો ઉપયોગ
ઑર્ડર પ્લેસમેન્ટ, પેમેન્ટ કલેક્શન, એકાઉન્ટિંગ અને અન્ય પ્રક્રિયાઓ માટે અદ્યતન સિસ્ટમ્સનો ઉપયોગ પ્રક્રિયાને ઑપ્ટિમાઇઝ કરવા માટે નિર્ણાયક છે. આ સોફ્ટવેરનો ઉપયોગ કરીને ભૂલોનો અવકાશ ઓછો થાય છે. તદુપરાંત, તેમના ઉપયોગ સાથે પ્રક્રિયા વધુ ઝડપથી અને વ્યવસ્થિત રીતે હાથ ધરવામાં આવે છે. વ્યવસાયોએ તેમના કાર્યોને ઝડપી બનાવવા અને કાર્યક્ષમતા સુનિશ્ચિત કરવા માટે નવીનતમ સૉફ્ટવેર સિસ્ટમ્સ પર સ્વિચ કરવું જોઈએ અને જૂની તકનીકથી છૂટકારો મેળવવો જોઈએ.
- માહિતી વિશ્લેષણ
ગ્રાહકોના ઓર્ડર અને પેમેન્ટ પેટર્નને તપાસવા માટે તમારા દ્વારા કાર્યરત વિવિધ સૉફ્ટવેર સિસ્ટમ્સમાંથી ગ્રાહક ડેટાને એકત્રિત કરવું મહત્વપૂર્ણ છે. આ ગ્રાહકોની ખરીદીની વર્તણૂકથી સંબંધિત સમજદાર માહિતી પ્રદાન કરે છે અને તેનો ઉપયોગ તમારી ઓર્ડર-ટુ-કેશ પ્રક્રિયાને ઑપ્ટિમાઇઝ કરવા માટે થઈ શકે છે. નિયમિત દેખરેખ વિવિધ સ્તરે કંપનીના પ્રદર્શનનું મૂલ્યાંકન કરવામાં પણ મદદ કરે છે. આ સુધારણાના અવકાશને સમજવામાં મદદ કરી શકે છે.
ઓર્ડર-ટુ-કેશ ઓટોમેશનના ફાયદા
અહીં ઓર્ડર-ટુ-કેશ ઓટોમેશનના વિવિધ ફાયદાઓ પર એક નજર છે:
- ગ્રાહક સંતોષ
સુવ્યવસ્થિત ઓર્ડર-ટુ-કેશ પ્રક્રિયા ગ્રાહક સંતોષનો આધાર બનાવે છે. તે ફક્ત અદ્યતન ઓટોમેશન ટૂલ્સના ઉપયોગથી પ્રાપ્ત કરી શકાય છે. ઓર્ડર પ્લેસમેન્ટ, ઓર્ડર મેનેજમેન્ટ, પેમેન્ટ કલેક્શન, ઓર્ડર પરિપૂર્ણતા અને ડેટા મેનેજમેન્ટ સહિત ઓટીસી પ્રક્રિયાના વિવિધ પગલાઓ પર ઓટોમેશનનો ઉપયોગ કરીને, વ્યવસાયો કાર્યક્ષમતા સુનિશ્ચિત કરી શકે છે અને ગ્રાહક અનુભવને વધારી શકે છે. તે કંપનીની વિશ્વસનીયતામાં વધારો કરે છે.
- ખર્ચ ઘટાડો
ઓટોમેશન માનવીય ભૂલોની શક્યતા ઘટાડવામાં મદદ કરે છે અને તેના કારણે વ્યવસાયે જે કિંમત ચૂકવવી પડે છે. પ્રક્રિયામાં સુધારો કરવાથી કંપનીના ઓપરેશનલ ખર્ચ અને ઓવરહેડ ખર્ચમાં ઘટાડો કરવામાં પણ મદદ મળે છે.
- આવકમાં વધારો કરે છે
ઓટોમેશન સંતુષ્ટ ગ્રાહકો માટે માર્ગ મોકળો કરે છે. ગ્રાહકો કે જેઓ તમારા ઉત્પાદનો અને સેવાઓથી સંતુષ્ટ છે તેઓ પુનરાવર્તિત ઓર્ડર કરે તેવી શક્યતા છે જેથી આવકમાં વધારો થાય. તેઓ વર્ડ-ઓફ-માઉથ પબ્લિસિટી પણ પ્રદાન કરે છે જે તમારી બ્રાંડમાં જાહેર રસ પેદા કરે છે અને વધુ ગ્રાહકોને આકર્ષે છે. આ આવક જનરેશનમાં મદદ કરે છે. જેમ જેમ તમારું વેચાણ વધતું જાય તેમ તેમ તમે વ્યવસાયના વિસ્તરણની યોજના બનાવી શકો છો.
ઉપસંહાર
ગ્રાહક સરળતાથી ઓર્ડર આપી શકે અને અનુસરતા પગલાં સરળતાથી પૂર્ણ થાય તેની ખાતરી કરવા માટે ઓર્ડર-ટુ-કેશ પ્રક્રિયાને અસરકારક રીતે સંચાલિત કરવી મહત્વપૂર્ણ છે. વ્યવસાયો કે જેઓ આ પ્રક્રિયાને કાર્યક્ષમ રીતે સંચાલિત કરે છે તે ગ્રાહકોનો સંતોષ વધારવા અને આવકનું ઉત્પાદન વધારવામાં સક્ષમ છે. ઓટોમેશન કંપનીને ખર્ચ ઘટાડવામાં પણ મહત્ત્વપૂર્ણ છે.
ઓર્ડર-ટુ-કેશ પ્રક્રિયામાં ઘણા મૂવિંગ ઘટકો અને અવલંબનનો સમાવેશ થાય છે, ખાસ કરીને નોંધપાત્ર વેચાણ વોલ્યુમ ધરાવતી કંપનીઓ માટે. શેડ્યૂલ પર તેમના બિલ ચૂકવવા માટે કંપનીઓ તેમના ગ્રાહકો પર આધાર રાખે છે. મોડી ચૂકવણી કંપનીની કાર્યકારી મૂડી ઘટાડે છે, જે બદલામાં પગારપત્રક, વેન્ડરની સમયસર ચૂકવણી અને કર્મચારીઓના મનોબળને અસર કરે છે. આ પરિબળો સમસ્યાને વધુ તીવ્ર બનાવી શકે છે અને ઓર્ડર-ટુ-કેશ પ્રક્રિયા પર હાનિકારક અસર કરી શકે છે.
ઓર્ડર મેનેજમેન્ટ પોતે એક વ્યાપક પ્રક્રિયા છે. તેમાં વિવિધ પગલાં શામેલ છે જે ગ્રાહક સંતોષ તરફ દોરીને સીમલેસ ઓર્ડર પરિપૂર્ણતાની ખાતરી કરે છે. જેમ જેમ ગ્રાહક ઓર્ડર આપે છે, ઓર્ડર મેનેજમેન્ટની સમગ્ર પ્રક્રિયા શરૂ થાય છે. આમાં ઓર્ડરની વિગતો વેરહાઉસને મોકલવી, ઉત્પાદનો સ્ટોકમાં ઉપલબ્ધ છે કે કેમ તે તપાસવું, ઓર્ડર કરેલી વસ્તુઓને યોગ્ય પેકેજિંગ સામગ્રી સાથે પેક કરવી અને તેને યોગ્ય રીતે લેબલ કરવું શામેલ છે.
ઓર્ડર-ટુ-કેશ પ્રક્રિયા ગ્રાહક ઓર્ડર આપવા સાથે શરૂ થાય છે અને તે ઓર્ડરની ડિલિવરી સાથે સમાપ્ત થાય છે. આ પ્રક્રિયામાં કેટલાક પગલાં સામેલ છે અને વિવિધ વિભાગો સાથે સંબંધિત વિશેષ ટીમો દ્વારા તેનું સંચાલન કરવામાં આવે છે. ઓર્ડર પરિપૂર્ણતા, શિપમેન્ટ, ઇન્વોઇસિંગ, ચુકવણી સંગ્રહ અને અન્ય ઘણા પગલાં આ પ્રક્રિયાનો એક ભાગ બનાવે છે. બીજી બાજુ, પ્રાપ્તિ માટે ચૂકવણીમાં, તેમના વ્યવસાય માટે માલ ખરીદતી અને પ્રાપ્ત કરતી કંપનીઓનો સમાવેશ થાય છે.
