ऑर्डर टू कैश (ओटीसी) प्रक्रिया हर व्यवसाय का एक हिस्सा है। इसमें ऑर्डर प्लेसमेंट से लेकर भुगतान प्राप्त करने और उसे पंजीकृत करने तक सभी चरण शामिल हैं। इसे ओटीसी के रूप में भी जाना जाता है, सटीक रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए प्रक्रिया को कुशलतापूर्वक पूरा किया जाना चाहिए। जबकि पहले के व्यवसाय प्रक्रिया को मैन्युअल रूप से प्रबंधित करते थे, उनमें से अधिकांश, इन दिनों, विभिन्न ओटीसी चरणों को पूरा करने के लिए स्वचालन का उपयोग करते हैं। समग्र राजस्व बढ़ाने के लिए स्वचालन का उपयोग करके संपूर्ण ऑर्डर-टू-कैश प्रक्रिया को सुव्यवस्थित किया जा सकता है 10% 15% करने के लिए. इस लेख में, आप ऑर्डर-टू-कैश व्यवसाय प्रक्रिया में शामिल विभिन्न चरणों, इसके फायदों और बहुत कुछ के बारे में जानेंगे।
किसी व्यवसाय में ऑर्डर-टू-कैश प्रक्रिया: अर्थ और इसकी अनिवार्यता
व्यवसाय अपनी ऑर्डर-टू-कैश प्रक्रियाओं को अपनी आवश्यकताओं के लिए विशिष्ट बनाते हैं ताकि उनके ऑर्डर प्लेसमेंट और भुगतान प्रक्रिया को सुव्यवस्थित किया जा सके और उनके नकदी प्रवाह पर नजर रखी जा सके। प्रमुख व्यावसायिक निर्णय लेने के लिए यह जानकारी आवश्यक है।
ओटीसी प्रक्रिया को कुशलतापूर्वक संभालना महत्वपूर्ण है और प्रक्रिया में परिभाषित अनुसार विभिन्न विभागों को अपने कर्तव्यों को पूरा करने की आवश्यकता होती है। जैसे कार्य आदेश का प्रबंधनप्रभावी ऑर्डर-टू-कैश व्यवसाय प्रक्रिया लागू होने पर क्रेडिट प्रबंधन और भुगतान संग्रह को बेहतर ढंग से प्रबंधित किया जा सकता है।
व्यवसाय प्रभावी कार्यान्वयन के लिए ओटीसी का लाभ उठा सकते हैं आदेश पूरा और ग्राहक अनुभव को बढ़ाकर बिक्री बढ़ाएं। इसे प्राप्त करने के लिए, स्वचालन के माध्यम से प्रक्रिया को अनुकूलित करना महत्वपूर्ण है।
ऑर्डर से लेकर नकद अग्रिम तक के चरण कैसे चलते हैं?
यदि हम ऑर्डर टू कैश प्रोसेस फ्लो चार्ट पर विचार करें तो कुल 8 चरण हैं। यहां इन चरणों पर एक नजर है:
- ऑर्डर देना - इस प्रक्रिया में पहला कदम ग्राहक ऑर्डर प्लेसमेंट है। यह किसी उत्पाद को ऑनलाइन खरीदने के लिए ऑर्डर देने वाला कोई व्यक्ति हो सकता है या ईमेल के माध्यम से थोक ऑर्डर के लिए अनुरोध भेजने वाला व्यवसाय हो सकता है।
- प्रबंधन को आदेश दें - इस प्रक्रिया में अगला चरण ऑर्डर प्रबंधन है। यह सुनिश्चित करता है कि ग्राहकों द्वारा दिया गया ऑर्डर सुचारू ऑर्डर पूर्ति के लिए संबंधित विभाग को निर्देशित किया जाता है। इस चरण के दौरान, यह देखने के लिए इन्वेंट्री की जाँच की जाती है कि ऑर्डर किया गया सामान प्रेषण के लिए उपलब्ध है या नहीं।
- ऋण प्रबंधन - व्यक्ति और व्यवसाय दोनों क्रेडिट पर उत्पाद खरीद सकते हैं। व्यवसायों के लिए ग्राहक के क्रेडिट भुगतान को सावधानीपूर्वक प्रबंधित करना आवश्यक है। इसमें क्रेडिट में किए गए भुगतानों को उनकी मंजूरी के लिए सॉफ्टवेयर के माध्यम से चलाना शामिल है।
- ऑर्डर पूर्ति और शिपिंग - एक बार भुगतान प्राप्त हो जाने के बाद, अगला कदम उत्पाद को भेजना है। सुरक्षित शिपमेंट और समय पर डिलीवरी सुनिश्चित करने के लिए कई चीजों का सटीक प्रबंधन किया जाना चाहिए। इसमें डिलीवरी समय-सीमा की गणना करना शामिल है। स्वचालन को लागू करके, नकदी प्रक्रिया प्रवाह चार्ट के क्रम में यह कदम हो सकता है सुचारू रूप से प्रबंधित किया जाए.
- चालान और बिलिंग - व्यवसायों को भुगतान करने के लिए ग्राहकों को सटीक जानकारी के साथ चालान जारी करना होगा। यह ओटीसी प्रक्रिया में एक आवश्यक कदम है। एक विश्वसनीय ग्राहक चालान प्रणाली को नियोजित करने से स्वचालित रूप से चालान बनाने में मदद मिल सकती है। यह मानवीय त्रुटि की गुंजाइश के बिना इस कार्य को पूरा करने का एक त्वरित तरीका है।
- प्राप्य खाते - अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर इस कदम को कुशलतापूर्वक पूरा करने में मदद कर सकता है। ऐसे सॉफ़्टवेयर सिस्टम उन सुविधाओं से लैस हैं जो अतिदेय चालानों के साथ-साथ उन चालानों को भी ट्रैक करते हैं जो अतिदेय के करीब हैं। वे बार-बार अपराध करने वालों को भी उजागर करते हैं ताकि आपकी टीम उनके खिलाफ आवश्यक कार्रवाई कर सके और इस प्रवृत्ति को रोक सके।
- भुगतान संग्रह - ग्राहक नेट बैंकिंग, डेबिट/क्रेडिट कार्ड और वॉलेट सहित विभिन्न तरीकों का उपयोग करके भुगतान करते हैं। अधिकांश व्यवसाय भुगतान संग्रहण प्रक्रिया को तेजी से पूरा करने के लिए भुगतान सॉफ़्टवेयर का उपयोग करते हैं। ये सॉफ़्टवेयर सिस्टम व्यवसायों को यह देखने में सक्षम बनाते हैं कि भुगतान कब किया गया है और लंबित भुगतानों पर नज़र रखें।
- डाटा प्रबंधन - व्यवसाय प्रक्रिया को नकद करने के क्रम में यह अंतिम चरण है। डेटा प्रबंधन महत्वपूर्ण है क्योंकि एकत्रित डेटा का विश्लेषण करके ही व्यवसाय सुधार की गुंजाइश देख सकते हैं।
ऑर्डर-टू-कैश प्रक्रिया को अनुकूलित करते समय विचार करने योग्य कारक
यहां कुछ कारक दिए गए हैं जो ऑर्डर-टू-कैश प्रक्रिया को अनुकूलित करने में मदद कर सकते हैं:
- एक प्रदर्शन मानक स्थापित करना
प्रक्रिया को अनुकूलित करने के लिए, आपके पास उचित प्रदर्शन मानक होना चाहिए। विभिन्न चरणों में प्रक्रिया को पूरा करने में शामिल आपके सभी कर्मचारियों को इस प्रक्रिया से अवगत कराया जाना चाहिए।
- उन्नत प्रणालियों का उपयोग
ऑर्डर प्लेसमेंट, भुगतान संग्रह, लेखांकन और अन्य प्रक्रियाओं के लिए उन्नत प्रणालियों का उपयोग प्रक्रिया को अनुकूलित करने के लिए महत्वपूर्ण है। इन सॉफ़्टवेयर को नियोजित करने से त्रुटियों की गुंजाइश कम हो जाती है। इसके अलावा, उनके उपयोग से प्रक्रिया अधिक तेजी से और व्यवस्थित रूप से की जाती है। व्यवसायों को अपने कार्यों में तेजी लाने और दक्षता सुनिश्चित करने के लिए नवीनतम सॉफ्टवेयर सिस्टम पर स्विच करना चाहिए और पुरानी तकनीक से छुटकारा पाना चाहिए।
- डेटा विश्लेषण
ग्राहकों के ऑर्डर और भुगतान पैटर्न की जांच करने के लिए आपके द्वारा नियोजित विभिन्न सॉफ़्टवेयर सिस्टम से ग्राहक डेटा एकत्र करना महत्वपूर्ण है। यह ग्राहकों के खरीदारी व्यवहार से संबंधित व्यावहारिक जानकारी प्रदान करता है और इसका उपयोग आपके ऑर्डर-टू-कैश प्रक्रिया को अनुकूलित करने के लिए किया जा सकता है। नियमित निगरानी से विभिन्न स्तरों पर कंपनी के प्रदर्शन का आकलन करने में भी मदद मिलती है। इससे सुधार की गुंजाइश को समझने में मदद मिल सकती है.
ऑर्डर-टू-कैश ऑटोमेशन के लाभ
यहां ऑर्डर-टू-कैश ऑटोमेशन के विभिन्न लाभों पर एक नज़र डाली गई है:
- ग्राहक संतुष्टि
एक सुव्यवस्थित ऑर्डर-टू-कैश प्रक्रिया ग्राहक संतुष्टि का आधार बनती है। इसे केवल उन्नत स्वचालन उपकरणों के उपयोग से ही प्राप्त किया जा सकता है। ऑर्डर प्लेसमेंट, ऑर्डर प्रबंधन, भुगतान संग्रह, ऑर्डर पूर्ति और डेटा प्रबंधन सहित ओटीसी प्रक्रिया के विभिन्न चरणों में स्वचालन को नियोजित करके, व्यवसाय दक्षता सुनिश्चित कर सकते हैं और ग्राहक अनुभव को बढ़ा सकते हैं। इससे कंपनी की विश्वसनीयता बढ़ती है.
- लागत में कमी
स्वचालन मानवीय त्रुटियों की संभावना को कम करने में मदद करता है और इसके कारण किसी व्यवसाय को जो कीमत चुकानी पड़ती है उसे कम करने में मदद मिलती है। प्रक्रिया में सुधार से कंपनी के परिचालन खर्च और ओवरहेड लागत को कम करने में भी मदद मिलती है।
- राजस्व बढ़ाता है
स्वचालन संतुष्ट ग्राहकों के लिए मार्ग प्रशस्त करता है। जो ग्राहक आपके उत्पादों और सेवाओं से संतुष्ट हैं, वे बार-बार ऑर्डर देने की संभावना रखते हैं जिससे राजस्व में वृद्धि होती है। वे मौखिक प्रचार भी प्रदान करते हैं जिससे आपके ब्रांड में लोगों की रुचि पैदा होती है और अधिक ग्राहक आकर्षित होते हैं। इससे राजस्व सृजन में मदद मिलती है. जैसे-जैसे आपकी बिक्री बढ़ेगी, आप व्यवसाय विस्तार की योजना बना सकते हैं।
निष्कर्ष
यह सुनिश्चित करने के लिए ऑर्डर-टू-कैश प्रक्रिया को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करना महत्वपूर्ण है कि ग्राहक आसानी से ऑर्डर देने में सक्षम हो और उसके बाद आने वाले चरण सुचारू रूप से पूरे हों। जो व्यवसाय इस प्रक्रिया को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करते हैं वे ग्राहकों की संतुष्टि को बढ़ावा देने और राजस्व सृजन बढ़ाने में सक्षम होते हैं। कंपनी की लागत कम करने में ऑटोमेशन भी सहायक है।
ऑर्डर-टू-कैश प्रक्रिया में कई गतिशील घटक और निर्भरताएँ शामिल होती हैं, विशेष रूप से महत्वपूर्ण बिक्री मात्रा वाली कंपनियों के लिए। कंपनियाँ अपने बिलों का भुगतान समय पर करने के लिए अपने ग्राहकों पर निर्भर रहती हैं। देर से भुगतान से कंपनी की कार्यशील पूंजी कम हो जाती है, जिसके परिणामस्वरूप पेरोल, विक्रेता को समय पर भुगतान और कर्मचारी मनोबल प्रभावित होता है। ये कारक समस्या को बढ़ा सकते हैं और ऑर्डर-टू-कैश प्रक्रिया पर हानिकारक प्रभाव डाल सकते हैं।
ऑर्डर प्रबंधन अपने आप में एक व्यापक प्रक्रिया है। इसमें विभिन्न चरण शामिल हैं जो ग्राहकों की संतुष्टि के लिए निर्बाध ऑर्डर पूर्ति सुनिश्चित करते हैं। जैसे ही ग्राहक ऑर्डर देता है, ऑर्डर प्रबंधन की पूरी प्रक्रिया शुरू हो जाती है। इसमें ऑर्डर विवरण को गोदाम में भेजना, यह जांचना कि उत्पाद स्टॉक में उपलब्ध हैं या नहीं, ऑर्डर की गई वस्तुओं को उचित पैकेजिंग सामग्री के साथ पैक करना और उन्हें सही ढंग से लेबल करना शामिल है।
ऑर्डर-टू-कैश प्रक्रिया ग्राहक द्वारा ऑर्डर देने के साथ शुरू होती है और उस ऑर्डर की डिलीवरी के साथ समाप्त होती है। इस प्रक्रिया में कई चरण शामिल हैं और इन्हें विभिन्न विभागों से संबंधित विशेष टीमों द्वारा नियंत्रित किया जाता है। ऑर्डर पूर्ति, शिपमेंट, चालान, भुगतान संग्रह और कई अन्य चरण इस प्रक्रिया का हिस्सा हैं। दूसरी ओर, खरीद के लिए भुगतान में अपने व्यवसाय के लिए सामान खरीदने और प्राप्त करने वाली कंपनियां शामिल हैं।
