કેવી રીતે ખર્ચ નિયંત્રણ નફામાં વધારો કરે છે: તકનીકો, ઉદાહરણો અને સાધનો

તમારા વ્યવસાય માટે મજબૂત નાણાકીય પાયો બનાવવા અને તે નફો વધારવા માટે તમારા ખર્ચ પર પકડ મેળવવી મહત્વપૂર્ણ છે. જો તમે નિફ્ટી ખર્ચ નિયંત્રણ યુક્તિઓ જાણો છો, તો તમે તમારા પ્રોજેક્ટ બજેટને વળગી રહેવા અને દરેકમાંથી વધુ નફો મેળવવા માટે વધુ સારી રીતે સજ્જ હશો.

તેથી, ખર્ચ નિયંત્રણ વિશે વાસ્તવિક સોદો શું છે, તમારે તે શા માટે કરવું જોઈએ, અને તે ત્રાસદાયક ખર્ચને અંકુશમાં રાખવા માટે તમે કઈ અસરકારક પદ્ધતિઓનો ઉપયોગ કરી શકો છો? ચાલો અંદર ડૂબકી મારીએ અને તેને સૉર્ટ કરીએ.

ખર્ચ નિયંત્રણમાં આંતરદૃષ્ટિ 

ખર્ચ નિયંત્રણનો અર્થ એ છે કે તમારા નફાને વધારવા માટે વ્યવસાયિક ખર્ચને ઓળખવા અને ઘટાડવાનો, અને તે બજેટિંગ પ્રક્રિયાથી શરૂ થાય છે. તમે તે કેવી રીતે કરો છો તે અહીં છે: તમે આખરે તમારા આયોજિત બજેટ સાથે શું ખર્ચો છો તેની સરખામણી કરો છો. જો તમે તમારા આયોજન કરતાં વધુ સ્પ્લેશ કર્યું હોય, તો તે તમારા માટે આગળ વધવા અને વસ્તુઓને ઠીક કરવાનો સંકેત છે.

ઉદાહરણ તરીકે, આ લો. કહો કે તમે કોઈ ચોક્કસ ઉત્પાદન અથવા સેવાની પાછળ છો. શા માટે આસપાસ ન જુઓ અને વિવિધ સપ્લાયર્સ પાસેથી અવતરણ મેળવો? તમે ફક્ત તમારી જાતને વધુ સારી ડીલ લઈ શકો છો અને ખર્ચ બચાવી શકો છો.

જો કે, ખર્ચ નિયંત્રણ માત્ર પેની-પિંચિંગ વિશે નથી. જો તમે તમારા વ્યવસાયને કાળામાં રાખવા અને તેને વધતો જોવા માંગતા હોવ તો તે નિર્ણાયક છે.

ચાલો એક સેકન્ડ માટે પેરોલ વિશે વાત કરીએ; આ દિવસોમાં ઘણી બધી કંપનીઓ તેને આઉટસોર્સ કરે છે. શા માટે? ઠીક છે, કર કાયદાઓ હંમેશા બદલાતા રહે છે, અને જ્યારે પણ કોઈ કર્મચારી આવે છે અથવા જાય છે, ત્યારે તમારે રેકોર્ડ અપડેટ કરવાની જરૂર છે. જો કે, જો તમે પેરોલ કંપની મેળવો છો, તો તેઓ દરેકના વેતન અને કરને અલગ પાડશે. તે લાંબા ગાળે તમારો સમય અને નાણાં બચાવે છે.

કાર્યક્ષમ ખર્ચ નિયંત્રણના લાભો

પરંતુ તમારે ખર્ચ નિયંત્રણ પર શા માટે ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવું જોઈએ? અહીં કેટલાક ફાયદા છે જે તેની સાથે આવે છે:

• બજેટ પ્રોજેક્ટને ટ્રેક પર રાખવામાં મદદ કરે છે: બજેટ સેટ કરવાથી તમારી ટીમને અનુસરવા માટેની સ્પષ્ટ યોજના મળે છે. તે બતાવે છે કે પ્રોજેક્ટ ક્યારે પૂરો થવો જોઈએ, જે દરેકને કાર્યક્ષમ રીતે કામ કરવા માટે પ્રેરિત કરી શકે છે. આ પ્રોજેક્ટને સરળતાથી આગળ વધવામાં મદદ કરે છે.
• સારો નફો જાળવી રાખે છે: ખર્ચનું સંચાલન કરીને, તમે ખાતરી કરો છો કે પ્રોજેક્ટમાં જે રોકાણ કરવામાં આવ્યું છે તેના કરતાં વધુ નાણાં લાવે છે. આ પ્રવાહ નફાને સ્વસ્થ રાખે છે અને કંપનીની નાણાકીય પરિસ્થિતિમાં સુધારો કરે છે. વ્યવસાયને મજબૂત રાખવાની આ એક સ્માર્ટ રીત છે.
• ખર્ચને વધારે પડતા અટકાવે છે: ખર્ચ નિયંત્રણ પ્રોજેક્ટ ખર્ચને અંકુશમાં રાખવામાં મદદ કરે છે. જો ટીમને લાગે કે તેમને વધુ પૈસાની જરૂર છે, તો તેઓ નાણા વિભાગ સાથે વાત કરી શકે છે. આ રીતે, પ્રોજેક્ટ ચાલુ હોવાથી ખર્ચમાં અણધારી રીતે વધારો થતો નથી.

સફળ ખર્ચ નિયંત્રણના ઘટકો

તો, તમે પ્રોજેક્ટના ખર્ચ નિયંત્રણને હાંસલ કરવા અને તેનું નિરીક્ષણ કરવાનો સફળ પ્રયાસ કેવી રીતે કરશો? સારું, આ મુખ્ય પરિબળો ધ્યાનમાં લો: 

• વેતન ખર્ચ

મજૂરીની કિંમત એ છે કે તમે તમારા કામદારોને કેટલી ચૂકવણી કરો છો. લાભો અને કર જેવા તમામ વધારામાં ઉમેરો. જ્યારે તમે કોઈ પ્રોજેક્ટનું આયોજન કરી રહ્યાં હોવ, ત્યારે વિચારો કે તમને કેટલા લોકોની જરૂર પડશે અને કેટલા સમય માટે. આ તમને કુલ ખર્ચનો સારો ખ્યાલ મેળવવામાં મદદ કરે છે.

• સામગ્રી અને સાધનો

સામગ્રીની કિંમત તમને પ્રોજેક્ટ માટે ખરીદવા માટે જરૂરી તમામ સાધનો અને પુરવઠો આવરી લે છે. શરૂઆતમાં તમને જે જોઈએ છે તે જ નથી – પ્રોજેક્ટ દરમિયાન અને અંતમાં પણ તમારે શું મેળવવાની જરૂર પડી શકે છે તે વિશે વિચારો.

• વાસ્તવિક કિંમત

વાસ્તવિક કિંમત એ કુલ રકમ છે જે તમે પ્રોજેક્ટ પર શરૂઆતથી સમાપ્તિ સુધી લગાવો છો. તેમાં વેતન, સામગ્રી અને રસ્તામાં આવતા અન્ય કોઈપણ ખર્ચનો સમાવેશ થાય છે.

• ખર્ચ તફાવત

તમારું બજેટ શું હતું અને તમે આખા પ્રોજેક્ટના અમલીકરણમાં આખરે કેટલો ખર્ચ કર્યો તેની સરખામણી કર્યા પછી તમને ખર્ચમાં તફાવત મળે છે. ઉદાહરણ તરીકે, જો તમે 20 લાખ ખર્ચવાનું આયોજન કર્યું હતું, પરંતુ 25 લાખ ખર્ચ્યા, તો વેરિઅન્સનો ખર્ચ 5 લાખ છે. વધુ પડતા ખર્ચ પર ધ્યાન રાખવું સારું છે.

• તમારા રોકાણથી નફો

ROI એ જુએ છે કે પ્રોજેક્ટમાં તમે જે રોકાણ કર્યું તેની સરખામણીમાં કેટલો નફો થયો. જો તમે તમારા ખર્ચ કરતાં વધુ પૈસા કમાયા છો, તો તે એક સારો સંકેત છે. તેનો અર્થ એ કે તમારું રોકાણ યોગ્ય હતું.

ખર્ચને નિયંત્રિત કરવા માટેની 5 તકનીકો

હવે, ચાલો જોઈએ કે તમે તમારા વ્યવસાયના ખર્ચ પર નજર રાખી શકો તેવી પાંચ રીતો જોઈએ:

• તમારા બજેટનું કાળજીપૂર્વક આયોજન કરો: નવો પ્રોજેક્ટ શરૂ કરતા પહેલા, બેસીને તેનો કેટલો ખર્ચ થશે તે નક્કી કરવું અગત્યનું છે કારણ કે બજેટિંગ ખર્ચનો અંદાજ કાઢવામાં, નાણાંનું આયોજન કરવામાં અને ખર્ચમાં તફાવત પ્રમાણમાં ઓછો છે તેની ખાતરી કરવામાં મદદ કરે છે. દરેક વસ્તુ વિશે વિચારો - તમને કેટલા લોકોની જરૂર પડશે, તેમાં કેટલો સમય લાગશે અને તમે કઈ સામગ્રીનો ઉપયોગ કરશો. હંમેશા આશ્ચર્ય માટે બજેટમાં થોડી વધારાની રાખો, કારણ કે કેટલીકવાર વસ્તુઓમાં વધુ સમય લાગે છે, અથવા તમને તમે વિચાર્યું હતું તેના કરતાં વધુ સામગ્રીની જરૂર છે.
• તમારા ખર્ચને તપાસતા રહો: તમારા ખર્ચને નિયમિત રીતે જોવો એ સારો વિચાર છે. તમે બજેટને વળગી રહ્યા છો કે કેમ તે જોવા માટે - કદાચ સાપ્તાહિક અથવા માસિક - ચેકપોઇન્ટ્સ સેટ કરો. જો ટીમને વધુ સમય અથવા સામગ્રીની જરૂર હોય, તો તમે તેને વહેલા શોધી શકો છો અને બેંકને તોડ્યા વિના ફેરફારો કરી શકો છો.
• મોટા ફેરફારો માટે સિસ્ટમ રાખો: કેટલીકવાર, મોટા ફેરફારો થાય છે જે તમારા બજેટને અસર કરી શકે છે. કદાચ કોઈ સમસ્યા છે અથવા મોટો વિલંબ છે. આ ફેરફારોને ટ્રૅક કરવા માટે સિસ્ટમનો ઉપયોગ કરો, ખાતરી કરો કે તે જરૂરી છે અને તે મુજબ તમારું બજેટ ગોઠવો. 
• તમારો સમય સારી રીતે મેનેજ કરો: સમય એ પૈસા છે, જેમ તેઓ કહે છે. જો કોઈ પ્રોજેક્ટ તેની સમયમર્યાદા પર ચાલે છે, તો તમે વેતન અને સામગ્રી પર વધુ ખર્ચ કરશો. સારું સમય વ્યવસ્થાપન ખર્ચને ઘટાડવામાં મદદ કરે છે અને પ્રોજેક્ટને નફાકારક રાખે છે.
• તમે જે મૂલ્ય મેળવી રહ્યાં છો તેને ટ્રૅક કરો: આ એક હોંશિયાર યુક્તિ એકાઉન્ટન્ટ્સ ઉપયોગ કરે છે. તેઓ પ્રોજેક્ટનો કેટલો ભાગ પૂર્ણ થયો છે તે જુએ છે અને તેની બજેટ સાથે સરખામણી કરે છે. તે અનુમાન કરવામાં મદદ કરે છે કે પ્રોજેક્ટ નાણાકીય રીતે કેવી રીતે બહાર આવશે. તમે ટ્રેક પર છો અથવા તમારે કેટલાક ફેરફારો કરવાની જરૂર છે કે કેમ તે જોવાની આ એક સારી રીત છે.

ખર્ચના સંચાલન માટેના અભિગમો

ત્યાં ઘણી ખર્ચ નિયંત્રણ વ્યૂહરચનાઓ છે જે તમે તમારા ખર્ચને સંચાલિત કરવા અથવા ઘટાડવા માટે અમલમાં મૂકી શકો છો:

• સ્ટોકનું સંચાલન

તમારા સ્ટોકની સંભાળ રાખવાનો અર્થ એ છે કે ઉત્પાદનોની યોગ્ય માત્રા હાથમાં રાખવી, શ્રેષ્ઠ ઇન્વેન્ટરી રાખતી વખતે અંડરસ્ટોકિંગ અને ઓવરસ્ટોકિંગ અટકાવવું. તે સ્ટોરેજ પર નાણાં બચાવવામાં મદદ કરે છે, ખાતરી કરે છે કે તમે તેને વધારાના ચૂકવવા પર બગાડો નહીં વેરહાઉસિંગ ખર્ચ અપ્રચલિત ઉત્પાદનો માટે, અને તમારા રોકડ પ્રવાહને શ્રેષ્ઠ બનાવે છે.

• સપ્લાયર્સ સાથે સારી રીતે કામ કરવું

તમારા સપ્લાયર્સ સાથે ફાયદાકારક અને મજબૂત સંબંધો બાંધવાથી તમને વધુ સારી કિંમતો અને શરતો પર સંમત થવામાં મદદ મળી શકે છે. તે એવા સપ્લાયર્સ પસંદ કરવા વિશે પણ છે જે વિશ્વસનીય છે અને સારી કિંમત ઓફર કરે છે. સારો સંચાર દરેકને સાથે મળીને વધુ સારી રીતે કામ કરવામાં અને નાણાં બચાવવામાં મદદ કરે છે.

• તમારી પ્રક્રિયાઓને ઑપ્ટિમાઇઝ કરી રહ્યાં છીએ

પ્રક્રિયા ઑપ્ટિમાઇઝેશન એ વસ્તુઓ કરવા માટે વધુ નવીન રીતો શોધવા વિશે છે, જેમ કે બિનકાર્યક્ષમતાને દૂર કરવી અને તમારા ખર્ચમાં ઘટાડો કરવો. તેનો અર્થ એ છે કે તમારા વર્કફ્લોમાં સુધારો કરવો, સમસ્યાઓને ઠીક કરવા માટે અવરોધોને ઓળખવા અને પુનરાવર્તિત કાર્યોને સ્વચાલિત કરવા. ધ્યેય એ છે કે ઓછા કચરા સાથે વધુ કામ કરવું.

• કચરો ઘટાડો

કચરો ઘટાડવા માટે સંસાધનોનો સમજદારીપૂર્વક ઉપયોગ કરવો જરૂરી છે અને જો તમારે ન કરવું હોય તો વસ્તુઓને ફેંકી દેવાની જરૂર નથી, એટલે કે તમારા સંસાધનનો મહત્તમ ઉપયોગ કરવો. તેમાં રિસાયક્લિંગ, ઓછા કચરા સાથે ઉત્પાદનો બનાવવા અને ટકાઉ અને પર્યાવરણ પ્રત્યે સભાન રહેવાની રીતો શોધવાનો સમાવેશ થાય છે.

• હોંશિયાર ભાવો

તે તમે જે વેચો છો તેના માટે યોગ્ય કિંમતો સેટ કરવા વિશે છે, ગ્રાહકો શું ચૂકવશે તે વિશે વિચારીને, વસ્તુઓ બનાવવા માટે કેટલો ખર્ચ થાય છે અને અન્ય કંપનીઓ શું ચાર્જ કરે છે. આવી સ્પર્ધાત્મક કિંમત ગ્રાહકોને ખુશ રાખીને તમને એક ધાર અને સારો નફો આપે છે.

આ ભાવો વ્યૂહરચના જેનો તમે અહીં ઉપયોગ કરી શકો છો તેમાં કિંમત-વત્તા કિંમત, મૂલ્ય-આધારિત કિંમત અથવા ગતિશીલ કિંમતનો સમાવેશ થઈ શકે છે. 

ખર્ચ નિયંત્રણ માટે વિચલન વિશ્લેષણ લાગુ કરવું

જ્યારે આપણે 'વિવિધતા' વિશે વાત કરીએ છીએ, ત્યારે અમે બજેટ અને વાસ્તવિક ખર્ચ વચ્ચેનો તફાવત જોઈ રહ્યા છીએ. તે મેનેજરો માટે એવા વિસ્તારોને શોધવા માટે એક ઉપયોગી સાધન છે કે જેને થોડું ધ્યાન આપવાની જરૂર પડી શકે છે.

કંપની માટે દર મહિને આવનારા અને બહાર જતા તમામ નાણાં માટે આ તફાવતો તપાસવા માટે સારો વિચાર છે. સામાન્ય રીતે, તેઓ સૌથી પહેલા સૌથી મોટા તફાવતો પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરશે, કારણ કે આ કંપનીના એકંદરે કેવી રીતે કાર્ય કરે છે તેના પર સૌથી વધુ અસર થવાની સંભાવના છે.

ચાલો કહીએ કે, ઉદાહરણ તરીકે, એક ફર્નિચર કંપની શોધે છે કે તેઓએ તેમના આયોજન કરતા ₹3,75,000 વધુ સામગ્રી પર ખર્ચ્યા છે. તે તદ્દન મોટી બિનતરફેણકારી ભિન્નતા છે! તેઓ અન્ય સપ્લાયર્સ માટે આસપાસ જોવા માંગે છે જેઓ વધુ સારી કિંમતો ઓફર કરી શકે છે. આનાથી તેમને ભવિષ્યમાં વધુ પડતો ખર્ચ ટાળવામાં મદદ મળી શકે છે.

કેટલાક વ્યવસાયો વસ્તુઓ થોડી અલગ રીતે કરે છે. તેઓ માત્ર સૌથી મોટી રકમો પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવાને બદલે ટકાવારીની દૃષ્ટિએ નક્કી કરેલા બજેટમાંથી સૌથી વધુ તફાવત ધરાવતા કયા ખર્ચને જુએ છે.

કોઈપણ રીતે, ધ્યેય એક જ છે - સરળ રોકડ પ્રવાહ જાળવવા અને તમારા વ્યવસાયને સરળ રીતે ચલાવવા માટે.

કોસ્ટ મેનેજમેન્ટ ફ્રેમવર્કની અંદર ખર્ચ નિયંત્રણ

પ્રોજેક્ટ પ્રબંધન ખર્ચને પૂર્ણ થતા પહેલા પ્રોજેક્ટ પ્રવૃત્તિઓના તબક્કામાં યોગ્ય ધ્યાન અને દેખરેખની જરૂર છે. ખર્ચ નિયંત્રણ સિસ્ટમમાં કાર્ય, નિયંત્રણ અને પ્રોજેક્ટ ખર્ચ ઘટાડવા માટે તમારે વિશિષ્ટ પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ સોફ્ટવેર અને મેટ્રિક્સનો ઉપયોગ કરવો આવશ્યક છે. તમે તમારા ભાવિ પ્રોજેક્ટ્સને વિશ્લેષણ કર્યા પછી વધુ કાર્યક્ષમ પ્રોજેક્ટ્સમાં ફેરવી શકો છો.

કાર્યક્ષમ ખર્ચ વ્યવસ્થાપન હાંસલ કરવાનાં પગલાં

તમારા ખર્ચને નિયંત્રણમાં રાખવા માટેના ચાર મુખ્ય પગલાં છે:

• સેટ થઈ રહ્યું છે

સૌ પ્રથમ, તમારે તમારા ખર્ચ યોજનામાં શું ચાલી રહ્યું છે તે નક્કી કરવાની જરૂર છે. કોને સામેલ કરવાની જરૂર છે? ખર્ચ પર નજર રાખવા માટે તમે કયા સાધનોનો ઉપયોગ કરશો? તમે બધી સંખ્યાઓ કેવી રીતે ગોઠવશો? આને વહેલું સૉર્ટ કરવું પછીથી બધું સરળ બનાવે છે.

• તમારા સંસાધનોનું આયોજન કરો

આ પગલામાં, તમારે તમારા પ્રોજેક્ટ માટે તમને જરૂર પડશે તે બધું જ શોધી કાઢવું ​​​​જોઈએ, જે સામગ્રી અને માહિતીથી લઈને લોકો અને ક્લાઉડ કમ્પ્યુટિંગ સંસાધનો સુધી કંઈપણ હોઈ શકે છે. તમને દરેક વસ્તુની કેટલી અને કેટલા સમય માટે જરૂર છે તે નક્કી કરો. 

• બજેટ બહાર કામ

હવે, તમારે કાગળ પર કેટલાક નંબરો મૂકવાની જરૂર છે. જેમ જેમ તમે પ્રોજેક્ટમાં શું સમાવિષ્ટ છે તેના પર સ્પષ્ટ થશો, તમે ખર્ચ વિશે વધુ ચોક્કસ બની શકો છો. તેથી, પ્રોજેક્ટ મેનેજરોએ પહેલા પૂર્ણ થયેલા સમાન પ્રોજેક્ટ્સ જોવું જોઈએ, જે કેટલીક ઊંડી સમજ આપી શકે છે.

આનો સંપર્ક કરવાની બે રીત છે. ટોપ-ડાઉન અભિગમમાં, ઉપલા મેનેજમેન્ટ અથવા સંસ્થાના બોસ એ નક્કી કરે છે કે વસ્તુઓ કેટલો સમય લેવો જોઈએ અને તેની કિંમત કેટલી હોવી જોઈએ. બોટમ-અપ અભિગમમાં, દરેક ટીમ ફાળવેલ બજેટ અને તેમના વ્યક્તિગત કાર્યોની અવધિનો અંદાજ કાઢે છે. મેનેજમેન્ટ આ માહિતીનો ઉપયોગ પ્રોજેક્ટના અંદાજિત બજેટ અને સમયગાળો શોધવા માટે કરે છે. તમારી પરિસ્થિતિના આધારે બંને રીતો સારી રીતે કામ કરી શકે છે.

• ખર્ચ પર નિયંત્રણ રાખવું

હવે જ્યારે તમે તૈયાર છો અને દોડી રહ્યા છો, ત્યારે તમે શું ખર્ચ કરી રહ્યાં છો તેના પર નજીકથી નજર રાખો. વિવિધ પ્રોજેક્ટ ટીમોના ડેટાનું વિશ્લેષણ કરીને તમે જે ખર્ચ કરવાની યોજના બનાવી છે તેની સાથે તેની સરખામણી કરો. જો ખર્ચ તમારા બજેટ કરતાં વધી જાય, તો મેનેજરોએ ખર્ચ ઓવરરન્સને સમાયોજિત કરવા, બજેટમાંથી વિચલનો ઘટાડવા અને જ્યારે જરૂર પડે ત્યારે બજેટને મર્યાદિત કરવા માટે કેટલાક ફેરફારો કરવાની જરૂર પડી શકે છે.

અસરકારક ખર્ચ વ્યવસ્થાપન માટે સચોટ ખર્ચ રિપોર્ટિંગ સાથે તમારા ખર્ચ વિશે સારી, અપ-ટૂ-ડેટ માહિતી હોવી ખરેખર મહત્વપૂર્ણ છે. તમારે રીઅલ-ટાઇમ ખર્ચ ડેટા મેળવવા માટે ડેટા વિઝ્યુલાઇઝેશનનો ઉપયોગ કરવાની જરૂર પડશે અને કોઈપણ સમસ્યાને ઝડપથી શોધવા માટે આંતરદૃષ્ટિ. તમારે અંદાજપત્રીય ખર્ચમાંથી ભિન્નતા માપવા અને તરત જ સુધારાત્મક પગલાં લેવા જોઈએ.

પ્રોજેક્ટ્સમાં ખર્ચ વ્યવસ્થાપન તકનીકો

ચાલો તમને કેટલીક અસરકારક ખર્ચ નિયંત્રણ પદ્ધતિઓથી પરિચિત કરીએ:

• ખર્ચમાં ઘટાડો

ખર્ચ નિયંત્રણમાં તમારા ઉત્પાદન અથવા સેવાની ગુણવત્તા સાથે સમાધાન કર્યા વિના ઓછા ખર્ચ કરવાની રીતો શોધવાનો સમાવેશ થાય છે. તમે સપ્લાયર્સ પાસેથી વધુ સારા સોદા મેળવી શકો છો, તમારી કાર્ય પ્રક્રિયાઓને સરળ બનાવી શકો છો અથવા કાર્યક્ષમતામાં સુધારો કરવા વ્યૂહરચનાઓનો ઉપયોગ કરી શકો છો.

• ખર્ચ પર નજર રાખવી

તમારે કાળજીપૂર્વક જોવું જોઈએ કે તમારા ઉત્પાદનો બનાવવા અથવા તમારી સેવાઓ પ્રદાન કરવા માટે કેટલો ખર્ચ થાય છે. તે તમને તમારા પૈસા ક્યાં જાય છે તે સમજવામાં, વાજબી કિંમતો સેટ કરવામાં અને તમારા સંસાધનોનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો તે નક્કી કરવામાં મદદ કરે છે.

• બજેટ બનાવવું

બજેટ એ તમારા વ્યવસાય માટે નાણાકીય યોજના જેવું છે. તે દર્શાવે છે કે તમે ચોક્કસ સમયે કેટલા પૈસા કમાવવા અને ખર્ચવાની અપેક્ષા રાખો છો. તે તમને ખર્ચની મર્યાદા સેટ કરવામાં મદદ કરે છે અને જ્યારે તમે બજેટ કરતાં વધી રહ્યાં હોવ ત્યારે.

• પ્રમાણભૂત ખર્ચ આયોજન

આ પદ્ધતિમાં સામગ્રી, કાર્ય અને અન્ય ખર્ચાઓ માટે અપેક્ષિત ખર્ચ સેટ કરવાનો સમાવેશ થાય છે. પછી તમે આની સરખામણી તમે ખરેખર જે ખર્ચો છો તેની સાથે કરો. તે તમને બતાવે છે કે તમે તમારા કરતાં વધુ કે ઓછો ખર્ચ કરી રહ્યાં છો.

• કમાવેલ મૂલ્ય સંચાલન

તમે કેટલો ખર્ચ કર્યો છે અને કેટલો સમય લીધો તેની તુલનામાં તમે કેટલું પ્રોજેક્ટ કાર્ય પૂર્ણ કર્યું છે તેનો ટ્રૅક રાખવામાં આ પદ્ધતિ તમને મદદ કરે છે. પ્રોજેક્ટ બજેટ અને સમયસર રહે તેની ખાતરી કરવા માટે તે ઉપયોગી છે.

• તફાવતોનું વિશ્લેષણ

આ પદ્ધતિ એ સમજવા વિશે છે કે શા માટે તમારા વાસ્તવિક ખર્ચ તમારા આયોજિત બજેટથી અલગ હોઈ શકે છે. તે તમને કિંમતોમાં ફેરફાર અથવા એવા ક્ષેત્રો કે જ્યાં તમે તમારી જેમ કાર્યક્ષમતાથી કામ કરી રહ્યાં નથી તેવી બાબતોને શોધવામાં મદદ કરે છે.

• બજેટને વળગી રહેવું

તેનો અર્થ એ છે કે તમારા બજેટ સામે તમારા ખર્ચને નિયમિતપણે તપાસો. તમે શું કરી રહ્યાં છો તેના પર તમે નિયમિત તપાસ રાખો છો અને જો તમે તમારા બજેટ કરતાં વધુ ખર્ચ કરી રહ્યાં છો અથવા તો તેમાં ફેરફાર કરો છો.

• આઉટસોર્સિંગ

કેટલીકવાર, તમારા વ્યવસાયની બહાર કોઈને અમુક નોકરીઓ કરવા માટે મેળવવું સસ્તું હોય છે. આ તમને સાધનો અથવા તાલીમ જેવી વસ્તુઓ પર નાણાં બચાવવામાં મદદ કરી શકે છે.

• સતત સુધારણા પ્રક્રિયા (CIP)

આ પદ્ધતિમાં, તમે હંમેશા ખર્ચ નિયંત્રણમાં સતત વૃદ્ધિ લાવવાની રીતો શોધો છો. તમે સુધારો કરવા, ફેરફારો કરવા અને પછી જુઓ કે શું તે ફેરફારો તમને નાણાં બચાવવા માટે મદદ કરી રહ્યા છે.

ખર્ચ અંદાજ માટે અભિગમ

ખર્ચ અંદાજ એ ખર્ચના સંચાલનમાં એક મહત્વપૂર્ણ પગલું છે. તેથી, અહીં કેટલીક તકનીકો છે જે તમને સચોટ અંદાજ મેળવવામાં મદદ કરી શકે છે કારણ કે જટિલ વર્કફ્લો માટે બજેટિંગ પડકારરૂપ હોઈ શકે છે.

• પરિબળ અંદાજ

જ્યારે પ્રોજેક્ટ્સ શરૂ થાય છે, ત્યારે વ્યવસાયો ઘણીવાર તેમના વિશે બધું જાણતા નથી. તેઓ કદાચ બધી વિગતો અથવા સુવિધાઓ વિશે ચોક્કસ ન હોય. બદલાઈ શકે તેવા વિગતવાર બજેટ પર સમય બગાડવાને બદલે, તમે પરિબળ અંદાજનો ઉપયોગ કરી શકો છો. ખર્ચનો સામાન્ય ખ્યાલ મેળવવાની આ એક ઝડપી રીત છે. ઉદાહરણ તરીકે, મેન્યુફેક્ચરિંગમાં, એક નિયમ છે જે કહે છે કે જો તમે ફેક્ટરીનું કદ બમણું કરો છો, તો ખર્ચ સામાન્ય રીતે લગભગ 60% વધે છે.

• પેરામેટ્રિક અંદાજ

ભૂતકાળના પ્રોજેક્ટ્સને જોવું નવા ખર્ચની આગાહી કરવામાં મદદ કરે છે. તમે જૂના કોન્ટ્રાક્ટનો અભ્યાસ કરી શકો છો અને જોઈ શકો છો કે સામગ્રી અને મજૂર ખર્ચ કેવી રીતે સંબંધિત હતા, જેનો અર્થ છે કે અગાઉના કામોમાં અગાઉના કરારની કિંમતો, મૂલ્યો અને શ્રમ અને સામગ્રી વચ્ચેના સંબંધોનું વિશ્લેષણ કરો.

દાખલા તરીકે, તમે કદાચ જોશો કે એન્જિનિયરિંગ પ્રોજેક્ટ્સમાં જાડી ધાતુની શીટ્સ હંમેશા વધુ ખર્ચ કરે છે. સમાન નવા પ્રોજેક્ટ્સનું આયોજન કરતી વખતે તમે આ માહિતીનો ઉપયોગ કરી શકો છો.

• જથ્થાત્મક પરિબળ

જેમ જેમ કામ ચાલુ રહે છે, તેમ તમે પ્રોજેક્ટ વિશે વધુ જાણો છો. પછી, તમે તમારા અગાઉના અંદાજોને વધુ સચોટ બનાવવા માટે આ નવી માહિતીનો ઉપયોગ કરો. જ્યારે તમે પ્રોજેક્ટ પર કામ કરો છો ત્યારે તમને મળતા વાસ્તવિક ડેટા સાથે પ્રથમ અનુમાન અપડેટ કરવા જેવું છે.

• સંસાધન-આધારિત અંદાજ

કેટલીકવાર, સમયને ધ્યાનમાં લેવું મહત્વપૂર્ણ છે, ખાસ કરીને જ્યારે સંવેદનશીલ સંપત્તિ સાથે વ્યવહાર કરવામાં આવે છે. આ પદ્ધતિમાં, તમે અંદાજ લગાવો છો કે પ્રોજેક્ટનો દરેક પગ કેટલો સમય લેશે અને તેને કૅલેન્ડર પર મૂકો. સમયનો ટ્રૅક રાખવો એ ખર્ચ જોવા જેટલું જ મહત્વપૂર્ણ હોઈ શકે છે.

• એકમ-દર

આ એક સરળ પણ ઉપયોગી પદ્ધતિ છે. તમે એક નાના ભાગની કિંમત જુઓ અને તેનો ઉપયોગ કરીને કુલ કિંમતનો અંદાજ લગાવો. ઉદાહરણ તરીકે, જો એક પાઇપની કિંમત ₹1,200 છે અને તેને ઇન્સ્ટોલ કરવામાં એક કલાકનો સમય લાગે છે, અને અમને 20 પાઇપની જરૂર છે, તો અમે ₹24,000 અને 20 કલાકના કામનો અંદાજ લગાવી શકીએ છીએ. તે હંમેશા પરફેક્ટ હોતું નથી (ઘણા પાઈપોને ઇન્સ્ટોલ કરવું વધુ ઝડપી હોઈ શકે છે), પરંતુ તે એક મદદરૂપ પ્રારંભિક બિંદુ છે.

ખર્ચ વ્યવસ્થાપન નિયંત્રણ તકનીકો

અહીં ખર્ચ નિયંત્રણ પદ્ધતિઓની સૂચિ છે જેનો ઉપયોગ તમે તે બધા ખર્ચને સંચાલિત કરવા માટે કરી શકો છો:

લક્ષ્ય ચોખ્ખી આવક 

લક્ષ્યાંક ચોખ્ખી આવક એકાઉન્ટિંગ સમયગાળા માટે કરની ગણતરી કર્યા પછી અપેક્ષિત વ્યવસાયના નફાનો સંદર્ભ આપે છે. તે પ્રોજેક્ટ અથવા વ્યવસાયને તેની ઇચ્છિત આવક સ્તર આપવા માટે બજેટમાં ખર્ચનું શ્રેષ્ઠ સ્તર નક્કી કરે છે.    

તમે શૂન્ય બ્રેક-ઇવન અમાઉન્ટ અભિગમ અપનાવવાને બદલે તે લક્ષ્ય ચોખ્ખી આવકને પહોંચી વળવા માટે જરૂરી એકમોની સંખ્યા શોધવા માટે બ્રેક-ઇવન વિશ્લેષણ ફોર્મ્યુલામાં આ પદ્ધતિનો ઉપયોગ કરી શકો છો. તમે યોગદાન માર્જિન મેળવો છો કારણ કે તમે વેચાણમાંથી ચલ ખર્ચને બાદ કરો છો (વેચાણ - ચલ ખર્ચ). 

લક્ષ્ય ચોખ્ખી આવક (TNI) ફોર્મ્યુલા:

લક્ષ્યાંક ચોખ્ખી આવક = વેચાણ – ચલ ખર્ચ – નિશ્ચિત ખર્ચ

ક્યાં,

TNI = (એકમો x વેચાણ કિંમત) - (એકમો x ચલ ખર્ચ) - નિશ્ચિત ખર્ચ

આ સૂત્રો એકદમ સરળ છે. તમે તેનો ઉપયોગ બે રીતે કરી શકો છો:

જો તમને ખબર હોય કે તમે કેટલો નફો કરવા માંગો છો, તો તમે કેટલી વસ્તુઓ વેચવાની છે અથવા તમારે કેટલા પૈસા લાવવાની જરૂર છે તે તમે નક્કી કરી શકો છો.

અથવા, જો તમને તમારા વેચાણ અને ખર્ચનો વાજબી ખ્યાલ હોય, તો તમે જાણી શકો છો કે તમને કેટલો નફો થવાની શક્યતા છે.

• વિચલન વિશ્લેષણ

સમયગાળો અથવા પ્રોજેક્ટ માટે બજેટ અને વાસ્તવિક ખર્ચની સરખામણી કરવા માટે વિચલન વિશ્લેષણ યોગ્ય છે. જ્યારે વાસ્તવિક ખર્ચ તમારા નિર્ધારિત બજેટ કરતાં વધી જાય ત્યારે તમારી પાસે બિનતરફેણકારી ભિન્નતા હોય છે. સાનુકૂળ એવા હોય છે જ્યાં વાસ્તવિક ખર્ચ બજેટ કરતાં ઓછો રહે છે, જે તમારી અપેક્ષા કરતાં વધુ સારા વાસ્તવિક પરિણામો દર્શાવે છે. 

ઘણી ફેક્ટરીઓ ખાસ પ્રકારના એકાઉન્ટિંગનો ઉપયોગ કરે છે જે કામદારો, સામગ્રી અને ફેક્ટરી ચલાવવા જેવી વસ્તુઓ માટે 'સ્ટાન્ડર્ડ' ખર્ચ નક્કી કરે છે. તે તેમને જોવામાં મદદ કરે છે કે જ્યારે વાસ્તવિક ખર્ચ તેમની અપેક્ષા કરતા અલગ હોય છે.

દર મહિને, અને વર્ષના અંતે અથવા પ્રોજેક્ટ, નાણાકીય વિશ્લેષકો કોઈપણ મોટા તફાવતો પર નજીકથી નજર નાખે છે જ્યાં તેઓએ આયોજન કરતાં વધુ ખર્ચ કર્યો હોય. તેઓ એ જાણવાનો પ્રયાસ કરે છે કે આવું કેમ થયું અને ભવિષ્યમાં કેવી રીતે ઓછો ખર્ચ કરવો.

• કમાવેલ મૂલ્ય સંચાલન 

EVM ને પ્રોજેક્ટ હેલ્થ ચેક-અપ તરીકે વિચારો કે જે પ્રોજેક્ટ હજી ચાલુ હોય ત્યારે થાય છે. અહીં તે કેવી રીતે કામ કરે છે:

• તે શેડ્યૂલ અને ખર્ચ બંનેને જુએ છે જેમ તમે સાથે જાઓ છો.
• તે તમે ખરેખર શું ખર્ચ્યું છે તેની સાથે તમે અત્યાર સુધીમાં જે ખર્ચ કરશો એવું વિચાર્યું તેની સરખામણી કરે છે.
• આ તમને એ જોવામાં મદદ કરે છે કે તમે ટ્રેક પર છો અથવા વસ્તુઓ હાથમાંથી નીકળી રહી છે.
• EVM ની સુંદરતા એ છે કે તે તમને સમસ્યાઓને વહેલા શોધી કાઢવા દે છે. જો ખર્ચ વધી રહ્યો છે, તો મેનેજરો આગળ વધી શકે છે અને ખર્ચને ટ્રિમ કરી શકે છે. આ સામાન્ય રીતે એકંદરે વધુ સારા પરિણામો તરફ દોરી જાય છે.
• આત્યંતિક કિસ્સાઓમાં, જો EVM બતાવે છે કે ખર્ચ ટ્રેકથી દૂર છે અને રદ કરવું શક્ય છે, તો વ્યવસાય નાણાકીય આપત્તિ તરફ દોરી રહેલા પ્રોજેક્ટ પર પ્લગ ખેંચવાનું નક્કી કરી શકે છે.

કિંમત નિયંત્રણના વાસ્તવિક-વિશ્વ ઉદાહરણો

અહીં વિવિધ ઉદ્યોગોમાં ખર્ચ નિયંત્રણના કેટલાક ઉદાહરણો છે:

• ઉત્પાદન ઉદ્યોગ

ઉત્પાદનમાં, ઉત્પાદન પ્રક્રિયાઓને ઑપ્ટિમાઇઝ કરવા, સામગ્રીનો કચરો ઓછો કરવા અને કાર્યક્ષમતા વધારવામાં ખર્ચ નિયંત્રણ શૂન્ય છે. આ ઉદ્યોગની કંપનીઓ જસ્ટ-ઇન-ટાઇમ જેવી તકનીકો લાગુ કરે છે યાદી સંચાલન, દુર્બળ ઉત્પાદન અને ઓટોમેશન તેમની કામગીરીને સુવ્યવસ્થિત કરવા અને ઉત્પાદન/સેવાની ગુણવત્તાને બગડ્યા વિના ખર્ચમાં ઘટાડો કરે છે.

• સ્વાસ્થ્ય કાળજી 

ખર્ચ નિયંત્રણ એ હેલ્થકેર ઉદ્યોગનો અત્યંત નિર્ણાયક ભાગ છે, કારણ કે હેલ્થકેર સેક્ટરમાં તબીબી ખર્ચાઓ વધી રહ્યા છે. આ ક્ષેત્રની ખર્ચ નિયંત્રણ પ્રક્રિયામાં ખર્ચ-અસરકારક આરોગ્યસંભાળ તકનીકોને રોજગારી આપવા, સંસાધન ફાળવણીને ઑપ્ટિમાઇઝ કરવા અને સપ્લાયર્સ અને સેવા પ્રદાતાઓ સાથે કરારો અને વધુ સારા દરોની વાટાઘાટો જેવી વ્યૂહરચનાઓનો સમાવેશ થાય છે.

• રિટેલ 

માં રિટેલ સેક્ટર, દુકાનો યોગ્ય માત્રામાં સ્ટોક રાખવા અને તેમની સપ્લાય ચેઇનને ઑપ્ટિમાઇઝ કરવા પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરે છે. તેઓ આ લક્ષ્યોને હાંસલ કરવા માટે કાર્યક્ષમ ઇન્વેન્ટરી સિસ્ટમ્સ, સંકોચન મોનિટરિંગ, વિક્રેતાઓ સાથે સાનુકૂળ ભાવો માટે સોદાબાજી અને ખર્ચ-અસરકારક માર્કેટિંગ વ્યૂહરચનાઓ જેવી તકનીકોનો ઉપયોગ કરે છે.

ખર્ચ નિયંત્રણમાં અવરોધો

તમને ખર્ચને નિયંત્રિત કરવામાં કેટલીક મુશ્કેલીઓનો સામનો કરવો પડી શકે છે, જેમાં આ શામેલ હોઈ શકે છે:

• એકાઉન્ટિંગ સાથે ખર્ચ વિશ્લેષણનું મિશ્રણ
• બજેટ ગણતરીઓ અને અનુમાનો સુસંગત છે તેની ખાતરી કરવી
• વિવિધ સ્ત્રોતોમાંથી નાણાકીય ડેટાનું સંયોજન
• નાણાકીય સમયગાળા સાથે પ્રોજેક્ટ શેડ્યૂલને સંરેખિત કરવું
• પ્રોજેક્ટમાં ફેરફારો સાથે અનુકૂલન
• ખર્ચ નિયંત્રણ પ્રક્રિયાની કિંમતનું સંચાલન પોતે

ખર્ચ નિયંત્રણ માટે સોફ્ટવેર સોલ્યુશન્સ

વ્યવસાયોને તેમના ખર્ચ પર નજર રાખવામાં મદદ કરવા માટે ત્યાં ખર્ચ નિયંત્રણ સૉફ્ટવેરનો સમૂહ છે. ચાલો તેને તોડી નાખીએ:

• કોર ERP અને એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેર

એન્ટરપ્રાઇઝ રિસોર્સ પ્લાનિંગ (ERP) અને એકાઉન્ટિંગ સિસ્ટમ્સ આવશ્યક ખર્ચ-નિયંત્રણ વિભિન્ન સુવિધાઓ સાથે આવે છે, જેમ કે બિલ્ટ-ઇન વાસ્તવિક વિ. બજેટ સરખામણીઓ એકાઉન્ટ દ્વારા ઊંડાણપૂર્વકના નાણાકીય નિવેદનો માટે, અંતર્ગત ડેટા માટે ડ્રિલ-ડાઉન સાથે. 

તદુપરાંત, તમે મેન્યુફેક્ચરિંગ કંપનીઓ માટે પ્રમાણભૂત વિરુદ્ધ વાસ્તવિક ખર્ચની બિનકાર્યક્ષમ અને સારી રીતે સજ્જ ERP સિસ્ટમનો અમલ કરી શકો છો. આ પ્રમાણભૂત ખર્ચના ભિન્નતાઓમાં શ્રમના કલાકો અને કિંમતો, સામગ્રી માટેની ખરીદી કિંમત, સામગ્રીનો ઉપયોગ અને ઉત્પાદનના જથ્થા અથવા મશીનના કલાકોમાં ફેરફારને કારણે થતા ઓવરહેડ ખર્ચના વપરાશના તફાવતોનો સમાવેશ થાય છે.

• સ્માર્ટ શોપ ફ્લોર મોડ્યુલ્સ

મશીન લર્નિંગ, IoT સેન્સર્સ (ઇન્ટરનેટ ઓફ થિંગ્સ) અને AI (કૃત્રિમ બુદ્ધિ) સોફ્ટવેરનો ઉપયોગ કરતી સ્માર્ટ શોપ ફ્લોર એપ્લીકેશન બનાવવા માટે ERP સિસ્ટમની અંદર કોસ્ટ કંટ્રોલ સોફ્ટવેરમાં વિશિષ્ટ સુવિધાઓ છે. 

આ ફેક્ટરીના ફ્લોરના વોચડોગ્સ છે. જ્યારે ઉત્પાદન પ્રક્રિયાઓ ધોરણોથી વિચલિત થાય છે ત્યારે તેઓ અપવાદોને ટ્રિગર કરવા માટે રીઅલ-ટાઇમ ચેતવણીઓ શરૂ કરે છે. જેટલી વહેલી તકે તમે એક મેળવશો, તેટલો ઓછો સ્ક્રેપ અને પુનઃકાર્ય ખર્ચ તમે સહન કરશો. 

• નાણાકીય આગાહી અને બજેટિંગ સોફ્ટવેર

એડવાન્સ્ડ ફોરકાસ્ટિંગ અને બજેટિંગ સોફ્ટવેર બે સ્વરૂપોમાં આવે છે: તે કાં તો મોટી ERP સિસ્ટમનું સોફ્ટવેર મોડ્યુલ છે અથવા એક અલગ ટૂલ છે જે તમે તેની જાતે ખરીદી શકો છો. તે તમને ખર્ચ નિયંત્રણ વિચલન વિશ્લેષણ માટે વધુ સચોટ વેચાણ આગાહીઓ અને ખર્ચ બજેટ બનાવવામાં મદદ કરે છે. 

• એપી ઓટોમેશન સોફ્ટવેર

નવી ભરતી માટે તમારા ભાવિ શ્રમ ખર્ચમાં ઘટાડો કરીને, વૈશ્વિક માસ પેમેન્ટ્સ માટે ચૂકવણીપાત્ર અને વર્કલોડને 80% સુધી ઑપ્ટિમાઇઝ અને ઘટાડવા માટે તમે આ એકાઉન્ટ્સ ચૂકવવાપાત્ર (AP) ઓટોમેશન સોફ્ટવેરને ERP અને એકાઉન્ટિંગ સિસ્ટમ્સ સાથે સરળતાથી સંકલિત કરી શકો છો. 

• પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ સોફ્ટવેર

પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ સોફ્ટવેરમાં પ્રોજેક્ટ કોસ્ટિંગ, પ્રોજેક્ટ શેડ્યૂલ અંદાજ, રિસોર્સ પ્રોજેક્શન, કોસ્ટિંગ અને બજેટિંગ, વેરિઅન્સ એનાલિસિસ અને ગૅન્ટ ચાર્ટનો સમાવેશ થાય છે. સૉફ્ટવેર તમને વાસ્તવિક ખર્ચનું પોસ્ટ-પ્રોજેક્ટ મૂલ્યાંકન કરવામાં મદદ કરી શકે છે જે તમને સમાન પ્રોજેક્ટ્સ અને હરીફો સાથે કુલ ખર્ચ વિરુદ્ધ બજેટ અને બેન્ચમાર્ક દર્શાવે છે. 

ઉપસંહાર

વ્યવસાયની સફળતા માટે ખર્ચ નિયંત્રણ મહત્વપૂર્ણ છે. તે સ્માર્ટ ખર્ચ વિશે છે, માત્ર ખૂણા કાપવા માટે નહીં. બજેટ સેટ કરીને, ખર્ચનું વિશ્લેષણ કરીને અને આધુનિક સૉફ્ટવેરનો ઉપયોગ કરીને, તમે તમારી કંપનીના નાણાંને વધુ અસરકારક રીતે સંચાલિત કરી શકો છો. આ સાવચેતીપૂર્વકની દેખરેખ તમને સમસ્યાઓને વહેલી તકે શોધવા, જાણકાર નિર્ણયો લેવા અને અંતે નફો વધારવામાં મદદ કરે છે. સારું ખર્ચ નિયંત્રણ એ માત્ર ટૂંકા ગાળાની યુક્તિ નથી - તે લાંબા ગાળાના નાણાકીય સ્વાસ્થ્ય અને વૃદ્ધિ માટેની વ્યૂહરચના છે.