ईकामर्स पूर्ति के लिए स्वचालित आदेश प्रबंधन की प्रासंगिकता

ऑर्डर प्रबंधन आपके ई-कॉमर्स व्यवसाय का एक महत्वपूर्ण पहलू है। यह इन्वेंट्री प्रबंधन और ऑर्डर प्रोसेसिंग के बीच एक कड़ी का काम करता है। सदियों से, ऑर्डर लेना और उनका प्रबंधन करना एक मैनुअल प्रक्रिया रही है। पारंपरिक दुकानों में, विक्रेता आपका ऑर्डर लेता है और आपके सामने ही उसे प्रोसेस करता है। लेकिन ई-कॉमर्स में, एक साथ कई ऑर्डर आते हैं। क्या मैनुअल प्रोसेसिंग सही तरीका है?

ई-कॉमर्स उद्योग में कई विक्रेता शिपिंग , इन्वेंट्री प्रबंधन, वेयरहाउस प्रबंधन और यहां तक ​​कि रिटर्न हैंडलिंग में भी स्वचालन की ओर बढ़ रहे हैं। लेकिन, हम अक्सर निर्बाध ऑर्डर प्रोसेसिंग के लिए स्वचालित ऑर्डर प्रबंधन के महत्व को भूल जाते हैं। आइए देखें कि निर्बाध ई-कॉमर्स संचालन के लिए स्वचालित ऑर्डर प्रबंधन का क्या महत्व है।

ऑर्डर मैनेजमेंट क्या है? 

ऑर्डर प्रबंधन से तात्पर्य आपकी ईकामर्स वेबसाइट पर आने वाले ऑर्डर को संभालने की प्रक्रिया से है। यदि आप इसे एक छतरी दृश्य से देखते हैं, तो ऑर्डर मैनेजमेंट सब कुछ बिक्री के बाद चलने की प्रक्रिया है। इसमें आने वाले आदेशों को संसाधित करना, उन्हें शिपिंग करना और रिटर्न संभालना शामिल है।

विशिष्ट आदेश प्रबंधन प्रक्रिया

नीचे दी गई छवि ऑर्डर पूर्ति आपूर्ति श्रृंखला का स्पष्ट विवरण देती है । अधिकांश विक्रेता ऑर्डर प्राप्त करने वाले क्षेत्र पर ध्यान नहीं देते। मैन्युअल प्रक्रियाओं और मानवीय त्रुटियों के कारण, विक्रेता अक्सर कुछ ऑर्डर छोड़ देते हैं या संचालन में तालमेल की कमी के कारण उन्हें समय पर पूरा नहीं कर पाते।

आदेश प्रबंधन में स्वचालन क्या है? 

स्वचालन और प्रबंधन का तात्पर्य ऑर्डर के आयात और प्राप्ति की प्रक्रिया को स्वचालित करना है ताकि उन्हें सीधे उस गोदाम या भंडारण सुविधा द्वारा संसाधित किया जा सके जहां आप अपने उत्पाद देते हैं। यदि आप किसी तृतीय-पक्ष समाधान का उपयोग करते हैं , तो आप उनके पैनल में ऑर्डर आयात कर सकते हैं, जिससे कोई भी ऑर्डर छूट न जाए और आपकी इन्वेंट्री, ऑर्डर और प्रोसेसिंग के बीच तालमेल बना रहे।

ऑर्डर प्रबंधन में स्वचालन प्राप्त करने के लिए, आप कई ऑर्डर प्रबंधन प्रणालियों का उपयोग कर सकते हैं या शिपरोकेट जैसे एकीकृत समाधान के साथ काम कर सकते हैं जो आपको 12 से अधिक वेबसाइटों और मार्केटप्लेस से ऑर्डर को स्वचालित रूप से आयात करने की सुविधा प्रदान करता है।

ईकामर्स के लिए ऑर्डर मैनेजमेंट में ऑटोमेशन का महत्व

किसी भी आदेश को मत छोड़ो

स्वचालित प्रबंधन प्रणाली से आने वाले ऑर्डर छूटने की संभावना कम हो जाती है। मैन्युअल प्रणाली में, एक जैसे या मिलते-जुलते ऑर्डर छूट जाने की संभावना रहती है। स्वचालित प्रणाली से आपको अपने ऑर्डर को व्यवस्थित रखने और समय पर संसाधित करने में मदद मिलती है।

मानव त्रुटियों को कम किया

मैनुअल ऑर्डर प्रोसेसिंग सिस्टम में इंसानों को हस्तक्षेप करना पड़ता है और पूरे सिस्टम को खुद ही संभालना पड़ता है। इससे अक्सर कई मानवीय त्रुटियां हो जाती हैं जिन्हें स्वचालित ऑर्डर प्रबंधन प्रणाली से टाला जा सकता है। उदाहरण के लिए, यदि आपको सौ ऑर्डर मिलते हैं और आप उनमें से केवल निन्यानवे को ही मैन्युअल रूप से रिकॉर्ड करते हैं, तो एक ग्राहक आपके सोशल मीडिया और अन्य प्रोफाइल पर गड़बड़ी पैदा कर सकता है। स्वचालित ऑर्डर प्रबंधन प्रणाली ऐसी त्रुटियों से बचने में मदद करती है और आपके ग्राहकों को त्वरित ऑर्डर प्रोसेसिंग के साथ एक सहज अनुभव प्रदान करती है।

बेहतर पूर्वानुमान

एक स्वचालित प्रणाली के साथ, आप अपनी भविष्य की बिक्री का बेहतर अनुमान लगा सकते हैं क्योंकि आने वाले आदेशों के बारे में आपको वास्तविक समय में एक विचार होगा। ऑपरेशन के दौरान दृश्यता में वृद्धि हुई है, और आप वर्कफ़्लो को प्राथमिकता दे सकते हैं, बजट और योजना में सुधार कर सकते हैं और एसएलए अपेक्षाओं को पूरा कर सकते हैं। 

तेजी से उठा और पैकिंग

एक ऑर्डर प्रबंधन प्रणाली में अक्सर इन्वेंट्री प्रबंधन और ऑर्डर प्रबंधन के बीच सिंक्रोनाइज़ेशन शामिल होता है। इससे आपको रीयल-टाइम मॉनिटरिंग की सुविधा मिलती है और आप विभिन्न वेयरहाउस और चैनलों में ऑर्डर को बहुत तेज़ी से प्रोसेस कर सकते हैं। मैन्युअल या सेमी-ऑटोमेटेड सिस्टम का उपयोग करके ऑर्डर को प्रोसेस करने में एक दिन लगता है; जबकि इस सिस्टम से आप इसे कुछ ही घंटों में प्रोसेस कर सकते हैं।

रियल-टाइम इन्वेंटरी अपडेट

एक स्वचालित सूची और आदेश प्रबंधन प्रणाली के साथ, आप वास्तविक समय में अपनी सूची को अपडेट कर सकते हैं और अपनी संपूर्ण इनबाउंड पूर्ति प्रक्रिया को सिंक्रनाइज़ कर सकते हैं। आदर्श रूप से, जब भी आपको कोई आदेश मिलता है, तो स्टॉक को एक आइटम को कम करना होगा जिसे संसाधित करने की आवश्यकता है। यह आपको अपनी इन्वेंट्री के बारे में वास्तविक समय का डेटा देता है, और आप भविष्य के आउटपुट का पूर्वानुमान लगा सकते हैं।

बेहतर ग्राहक अनुभव

ऑटोमेशन आपको ढेर सारे कोलडेटेड डेटा तक पहुंच देता है। इसलिए, जब भी कोई ग्राहक आपको उनकी क्वेरी के बारे में कॉल करता है, तो ग्राहक सहायता टीम तुरंत एक ही बार में टन डेटा देख सकती है, उन्हें आवश्यक जानकारी के माध्यम से फ़िल्टर कर सकती है और ग्राहक को संतोषजनक उत्तर दे सकती है। यह बातचीत को कम करता है और समय के साथ मुड़ता है और अधिक कुशल ग्राहक अनुभव स्थापित करने में मदद करता है। 

व्यावहारिक विश्लेषण प्राप्त करें

अंत में, स्वचालित ऑर्डर प्रबंधन के साथ, आप उपयोगी विश्लेषण प्राप्त कर सकते हैं जो आपकी इन्वेंट्री, सबसे अधिक बिकने वाले उत्पादों, जिन उत्पादों को आपको अधिक बढ़ावा देने की आवश्यकता है, आदि के बारे में भविष्य के निर्णय लेने में मदद कर सकता है। ये अंतर्दृष्टि आपको रुझानों के अनुसार बदलाव करने और अपनी प्रक्रिया को अनुकूलित करने के लिए अपने संचालन का गहन विश्लेषण करने में मदद करती हैं।

आदेश प्रबंधन प्रक्रिया

ऑर्डर प्रबंधन प्रक्रिया ग्राहक द्वारा ऑर्डर देने के बाद शुरू होती है और उसी के लिए भुगतान करती है। फिर ऑर्डर का विवरण स्टोर या उसके गोदाम में भेजा जाता है जहां इन्वेंट्री संग्रहीत की जाती है। गोदाम कार्यकर्ता आदेश को चुनता है, इसे पैक करता है, और इसे खरीदार को भेजता है।

ऑर्डर प्रबंधन का अंतिम चरण ग्राहकों की प्रतिक्रिया लेना और यह जांचना है कि क्या वे खरीदारी से खुश हैं। आदेश प्रबंधन के तीन चरणों पर एक नज़र:

चरण 1: आदेश प्राप्त करना

ऑर्डर प्रबंधन प्रक्रिया का पहला चरण तब शुरू होता है जब कोई ग्राहक ऑर्डर देता है। आपको ऑर्डर और उसके विवरण प्राप्त होते हैं। फिर, आप ऑर्डर स्वीकार करते हैं और उसका भुगतान प्राप्त करते हैं। भुगतान प्राप्त होने के बाद, आप ऑर्डर का विवरण अपने गोदाम में भेजते हैं ताकि गोदाम प्रबंधक ऑर्डर को शिपमेंट के लिए तैयार कर सके।

चरण 2: ऑर्डर भरना

इस चरण में, आप अपने ग्राहक के आदेश को पूरा करते हैं। इस चरण को 3 अलग-अलग चरणों में विभाजित किया गया है:

चरण 1: उठा

किसी ऑर्डर को पूरा करने का पहला चरण पिकिंग प्रक्रिया से शुरू होता है। इसमें, उत्पादों को गोदाम से लाया जाता है । आमतौर पर, गोदामों में अलग-अलग उत्पादों से भरी अलमारियां होती हैं। इसलिए, गोदाम के कर्मचारी ऑर्डर की आवश्यकताओं के अनुसार सही आइटम चुनते हैं। ऑर्डर किए गए आइटम को चुनने के बाद, उसे पैकिंग स्टेशन पर भेज दिया जाता है।

चरण 2: पैकिंग

पैकिंग स्टेशन न केवल उन्हें आसानी से जहाज करने के लिए आइटम पैक करता है। स्टेशन सही पैकेजिंग सामग्री का उपयोग करने के लिए भी प्रभारी है ताकि उत्पाद ग्राहकों तक पहुंचे और अच्छी स्थिति में हो। उदाहरण के लिए, नाजुक वस्तुओं को एयर तकिए और बबल रैप जैसे पैकेजिंग आवेषण की आवश्यकता होती है। और अगर उत्पादों को अनुचित तरीके से पैक किया जाता है, तो वे संक्रमण में क्षतिग्रस्त हो सकते हैं।

चरण 3: शिपिंग

आपके द्वारा ऑर्डर लेने और उसे पैक करने के बाद, अगले, आपको इसे शिप करना होगा। गोदामों में निम्नलिखित बातों को ध्यान में रखते हुए आदेश दिया गया है:

1. अटैच किया जा रहा नौवहन पर्ची और चालान
2. ऑर्डर को शिप के रूप में चिह्नित करना
3. ट्रैकिंग ईमेल के साथ ग्राहक को शिपिंग पुष्टि भेजना

विशेष रूप से, आप चुन सकते हैं, पैक कर सकते हैं, और जहाज के उत्पाद केवल तभी हो सकते हैं जब व्यापार में स्टॉक के सभी उत्पाद हों। जब उत्पाद उपलब्ध नहीं होता है, तो आपको केवल दो विकल्पों के साथ छोड़ दिया जाता है - या तो ग्राहक को चालू करें या ड्रॉपशीपिंग मॉडल का उपयोग करके इसे बाद की तारीख तक स्थगित कर दें।

ड्रॉपशीपिंग के लिए, आप उत्पाद को आपूर्तिकर्ता से खरीद सकते हैं जब उत्पाद स्टॉक से बाहर हो। आपूर्तिकर्ता आपको एक तारीख प्रदान करेगा जब आपको नया स्टॉक प्राप्त करने की सबसे अधिक संभावना होगी। बदले में, आप अपने ग्राहक को एक अस्थायी तारीख दे सकते हैं जब वे ऑर्डर प्राप्त करने की सबसे अधिक संभावना रखते हैं।

स्टेज 3: बिक्री के बाद की हैंडलिंग

अंतिम चरण बिक्री के बाद संभाल रहा है। इस स्तर पर, आप ग्राहकों के साथ अनुवर्ती कार्रवाई करते हैं, उन्हें अपनी प्रतिक्रिया देने के लिए कहें और यह सुनिश्चित करें कि वे अपनी खरीद से संतुष्ट हैं। इस चरण में रिटर्न और रिफंड भी शामिल हैं।

आउटसोर्सिंग आदेश पूर्ति द्वारा आदेश और सूची प्रबंधन में सुधार

ई-कॉमर्स फुलफिलमेंट की पूरी प्रक्रिया को स्वचालित करना अक्सर महंगा पड़ सकता है। साथ ही, कई बार ऑर्डर में अचानक इतनी बढ़ोतरी नहीं होती, जो कि कभी-कभार ही होता है। इसलिए, ऐसे हालात में शिपरोकेट फुलफिलमेंट जैसे 3PL फुलफिलमेंट प्रदाताओं को अपने फुलफिलमेंट कार्यों को आउटसोर्स करना सबसे अच्छा विकल्प है।

शिपरोकेट फुलफिलमेंट आपको संपूर्ण वेयरहाउसिंग, इन्वेंट्री प्रबंधन, ऑर्डर प्रबंधन और शिपिंग समाधान प्रदान करता है। आपको बस अपना इन्वेंट्री शिपरोकेट फुलफिलमेंट सेंटर पर भेजना है, पैकेजिंग, शिपिंग और रिटर्न जैसी सभी जिम्मेदारियां हम संभाल लेंगे। आप अपने ग्राहकों के करीब इन्वेंट्री स्टोर कर सकते हैं और डिलीवरी की गति दोगुनी तेज कर सकते हैं। पूरी तरह से स्वचालित सिस्टम के साथ, आप अपने ऑर्डर प्रोसेसिंग की गति बढ़ा सकते हैं और उत्पादों को जल्दी शिप कर सकते हैं।

निष्कर्ष

स्वचालित ऑर्डर प्रबंधन प्रणाली आपके लिए कई तरह से फायदेमंद हो सकती है। स्वचालन में निवेश करने से पहले इसके सभी लाभ और हानियों का अच्छी तरह से विश्लेषण कर लें। यह अनुमान लगाया जा रहा है कि आने वाले वर्षों में अधिकांश ई-कॉमर्स आपूर्ति श्रृंखला संचालन स्वचालित हो जाएंगे। बदलते रुझानों के अनुसार खुद को ढालें ​​ताकि आप दूसरों से पहले प्रतिस्पर्धात्मक बढ़त हासिल कर सकें।